Qu’est-ce que le métier d’assistante de manager ?

L’assistante de manager est une professionnelle exerçant en tant que collaboratrice hiérarchique directe d’un cadre supérieur ou d’un dirigeant. Elle l’assiste directement dans la réalisation de certains objectifs et elle est susceptible d’intervenir dans des secteurs d’activités différents.

[VIDEO] Assistante de manager : fiche métier

Une assistante de manager seconde quotidiennement le responsable dans les différents travaux de gestion. Son rôle est essentiel dans les entreprises, qu’elles soient petites, moyennes ou grandes.

Au-delà d’aider le responsable dans l’exécution des missions qui lui sont assignées, l’assistante de manager est à la fois juriste, comptable et secrétaire.

En clair, elle aide le manager dans le traitement de tous les dossiers qui lui incombent.

Quel est son rôle principal ?

Bien évidemment comme son nom l’indique, l’assistante de manager fait essentiellement de l’assistanat. Une fonction qui dans ce cas précis requiert une grande polyvalence et de nombreuses compétences. En effet, ses tâches sont axées à la fois sur de l’administratif, mais aussi sur la gestion comptable, l’élaboration du planning, sans oublier les prises de rendez-vous et bien d’autres tâches simplifiant le travail du manager.

Véritable bras droit du directeur, ce spécialiste se doit d’être en mesure de répondre à différentes situations de l’entreprise et à y trouver des solutions de manière autonome. Nul besoin de constamment demander l’avis de son supérieur. L’objectif étant justement que celui-ci soit déchargé de la plupart des décisions et tâches basiques.

À noter cependant que ses occupations dépendent généralement de la taille de la structure. Moins celle-ci est grande et plus l’assistant commercial aura des missions de différentes natures.

Dans la pratique, il est courant pour l’assistante de manager de s’occuper de tâches diverses et variées telles que :

• Recevoir les appels clients ;
• Editer certains documents comptables ;
• Gérer l’agenda de son manager ;
• Organiser les déplacements des commerciaux ;
• Joindre les fournisseurs ;
• S’assurer que la gestion des stocks soit à jour ;
• Coordonner le travail des secrétaires sous ses ordres ;
• Se charger de la paie des salariés…

Dans quels secteurs d’activité s’exerce ce métier ?

Le métier de secrétaire de manager s’exerce au sein de différents pôles d’entreprises privées ou d’établissement publics. Il peut s’agir du service client, du service comptabilité, du service ressources humaines, etc. Il peut donc se rattacher à un cadre supérieur de chacun de ces services. Le tout dépend du secteur d’activité de l’entreprise, mais aussi de sa taille.

Par ailleurs, sachez qu’il n’existe pas de secteurs d’activité précis dans lequel peut exercer ce professionnel. Marketing, Industrie, Commerce, Restauration… la profession offre de nombreuses opportunités d’emploi, et ce dans tous les secteurs économiques. Les débutants y ont par ailleurs toutes leurs chances.

Où exerce-t-elle ?

Le poste d’attachée de manager est présent et prisé dans de nombreuses entreprises et ce quel que soit le secteur d’activité et la taille. Il peut arriver dans de grandes sociétés que les managers aient besoin des services de plusieurs assistants de manager. Ce qui nécessitera que les assistants eux-mêmes aient des secrétaires.

L’assistante manager est susceptible d’exercer dans toutes les entités économiques qu’elles soient publiques ou privées, les associations et les collectivités territoriales. Des collectivités territoriales et locales qui obtiennent (en raison de la décentralisation) de plus en plus de missions dans des domaines différents : logement, éducation, transport, etc.

Il fera office de passerelle entre le manager et ses différents interlocuteurs. L’essentiel de son temps, il le passe au téléphone, devant un ordinateur et à gérer les différents dossiers.

Les missions d’une assistante de manager

De par ses attributions, l’assistante de manager est chargée des missions administratives et de gestion qui suivent :

• La liaison entre le manager et les différents services de l’entreprise ;
• L’organisation et la coordination des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l’entreprise ;
• La gestion des plannings ;
• La gestion des tâches administratives, comptables et de secrétariat ;
• La mise en place des différents accords de collaboration avec les fournisseurs ;
• La gestion, la mise à jour et le contrôle des dossiers (suivi des relances clients, contrats de maintenance du matériel, etc.)

Les compétences d’une assistante de manager

Les compétences techniques pour une assistante de manager

Bien qu’indispensable que les attachés de direction fassent preuve d’une grande polyvalence, il est également indispensable qu’ils aient d’autres compétences comme :

• La maîtrise des logiciels et outils informatiques ;
• Avoir des connaissances et des notions juridiques ;
• Une excellente présentation et une bonne expression à l’écrit comme à l’oral ;
• Aptitudes en gestion et en bureautique ;
• La maîtrise de langues étrangères (surtout l’anglais).

Les qualités requises pour une assistante de manager

Exercer cette fonction, requiert de la part du professionnel un minimum de qualités humaines qui sont entre autres :

• L’organisation: étant appelé à gérer à la fois les coups de téléphone, les e-mails et le courrier, l’assistante de manager doit faire preuve de méthode afin d’assurer convenablement sa fonction. Afin d’optimiser au mieux son travail, elle doit également savoir trier les informations par ordre d’importance, savoir gérer différentes actions en même temps avec la même efficacité ;
• Le sens du contact humain: en relation aussi bien avec les différentes entités de l’entreprise qu’avec le monde extérieur, l’assistant manager doit savoir communiquer ;
• Le sens de l’écoute ;
• Faire preuve d’autonomie et de dynamisme ;
• Avoir le sens des responsabilités et être disponible ;
• La discrétion dans son environnement de travail.

Les outils à maîtriser en tant qu’assistante de manager

Chaque métier et chaque secteur professionnel a ses exigences et ses prérequis. Il convient donc de s’en accommoder afin de parvenir à convenablement exercer sa profession.

Ainsi, en tant qu’assistant au XXIe siècle, il est indispensable d’avoir une grande maîtrise des outils de collaboration en ligne. Ils seront notamment utiles pour organiser son temps de travail ainsi que pour compiler certaines données. Il s’agit notamment d’outils de conservation et de partage de fichiers, de gestion des tâches, d’organisation des réunions, de messagerie instantanée, d’agenda partagé tels que : Trello, OneDrive, Google Drive, Doodle, SkyDrive, Dropbox, etc.

En raison de la polyvalence que requiert le poste, l’assistante de manager doit maîtriser d’autres outils tels que :

• Les outils bureautiques dont la suite office : Word, Excel, Outlook, PowerPoint, OneNote ;
• Les outils de communication ;
• Les outils de management ;
• Les progiciels de gestion intégrés…

Comment devenir assistante de manager ?

La formation pour devenir assistante de manager

Le métier d’assistante de manager faisant appel à de nombreuses compétences dans différents domaines, il est nécessaire de suivre une formation professionnelle avant de pouvoir exercer. Pour cela, il vous faudra une formation Bac + 2 minimum (BTS).

Par ailleurs, pour une meilleure spécialisation, vous pouvez aller jusqu’à la Licence et même au Master.

Les formations niveau Bac + 2

• Le BTS assistant manager ;
• Le BTS assistant de gestion PME et PMU ;
• Le BTS comptabilité et gestion des organisations ;
• Le DUT gestion des entreprises et des administrations ;
• Le DUT gestion administrative et commerciale des organisations ;
• Le DUT techniques de Commercialisation ;

Les formations niveau Bac + 3

• La Licence en Gestion ;
• La Licence professionnelle assistant export ;
• La Licence professionnelle en Management des organisations ;
• La Licence professionnelle en gestion PME et PMI ;
• Le Bachelor en Management ou en Gestion ;

Les formations Bac + 5

• le Master Direction des ressources humaines.

Quel est le salaire d’une assistante de manager ?

Niveau rémunération, il n’existe pas d’écarts abyssaux. En début de carrière, les assistantes de manager sont rémunérées à l’équivalent du SMIC. Cependant, il faut savoir que ce salaire peut varier selon le type d’entreprise, de sa taille, du secteur d’activité et de la fiche de poste. Quoi qu’il en soit, le salaire est plus attractif en entreprise que dans une collectivité territoriale.

Une assistante de manager gagne en moyenne entre 1500 et 2000 € brut mensuel. Bien évidemment, le facteur de variation est l’ancienneté et le niveau d’étude.

Quelles sont les évolutions professionnelles possibles ?

Vers quels métiers et secteurs puis-je me diriger ?

L’évolution naturelle de l’assistante de direction peut se faire à plusieurs niveaux. Cela peut être une évolution en compétences d’un métier à un autre (Assistante – Assistante de Direction – Attachée de Direction) ou une montée en spécialisation (Ressources Humaines – Communication – Achats…).

Quoi qu’il en soit, l’évolution la plus courante du poste d’assistant manager est vers celui d’Office Manager. Cependant, cela n’est simple que dans les PME et les TPE, car dans les grands groupes, le management conserve un aspect plus traditionnel. Une éventuelle montée vers le poste d’Office Manager qui se fera après avoir longuement engrangé de l’expérience.

L’assistante de manager peut également évoluer en quittant la filière dans laquelle elle se trouve, pour en embrasser une autre. Elle peut à l’issue de cela se voir confier une mission spécifique : chargée de formation, chargée de communication interne et externe ou n’importe quelle responsabilité fonctionnelle.

Enfin, il faut savoir qu’il est également possible pour un assistant manager d’évoluer vers le statut de freelance. Soit cumulé à un poste de salarié afin de varier les missions et accroître la rémunération, soit à exercer exclusivement.

Exercer le métier d’assistante de manager en freelance

Vous commencez de plus en plus à avoir des envies d’ailleurs ? Les offres de CDD et de CDI ne répondent pas à vos aspirations ? Sachez qu’il reste un modèle professionnel susceptible de vous intéresser !

D’aucuns s’y lancent déjà et exercent en tant qu’assistants de manager indépendants. L’assistant manager en freelance est une personne qui travaille pour le compte de particuliers, de professionnels ou même d’entreprises, mais de manière totalement autonome. Il exerce sous le statut d’auto-entrepreneur et n’est donc pas salarié.

À noter que dans sa quête de clients et afin de conduire une carrière de freelance réussie, la proposition de valeur se doit d’être formulée clairement et avec précision. En amont de toute négociation avec un potentiel client, l’assistante de manager se doit d’établir ses tarifs ainsi que ses prestations, d’offrir des services pertinents et des devis professionnels.

Et pour plus de succès sur cette nouvelle voie, il convient de réaliser une étude de marché afin de s’assurer d’une demande adéquate.

Par où commencer sa voie vers l’indépendance ? 

Afin de s’installer en tant qu’assistant indépendant ou assistant freelance vous devez suivre certaines étapes nécessaires :

• Une formation sur un domaine particulier ou un aspect non maîtrisé ;
• Une étude de marché pour votre projet ;
• Une étude économique qui comprend un business plan et un plan financier ;
• L’achat de matériels nécessaires : ordinateur, imprimante, etc. ;
• Le choix du statut juridique (micro-entrepreneur généralement) et l’enregistrement auprès de l’URSSAF ;
• Le lancement de l’activité et la prospection pour avoir des clients.

Entreprise : besoin de recrutement d’une assistante manager ?

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Points clés sur le métier d’assistante manager