[VIDEO] Assistante de manager : fiche de poste

 

Quel est son rôle principal ?

L’assistante de manager, aussi appelée assistante de direction ou responsable d’appui administratif, est le bras droit d’un cadre dirigeant ou d’un chef de service. Son rôle principal est d’assister son supérieur dans la réalisation de ses missions en gérant son organisation quotidienne et en déchargeant de nombreuses tâches administratives.

Quelles sont les missions d’une assistante de manager ?

Les tâches d’une assistante de manager sont variées et nombreuses. Elles peuvent être regroupées en plusieurs catégories :

1. Gestion de l’agenda et organisation du travail du manager

• Gérer l’agenda du manager : prise de rendez-vous, planification des réunions, suivi des déplacements, etc.
• Organiser et préparer les réunions : envoyer les convocations, préparer les supports de présentation, rédiger les comptes rendus, etc.
• Gérer les notes de frais : collecter les notes de frais, les vérifier et les transmettre au service comptable.
• Assurer le suivi des dossiers en cours : relancer les collaborateurs, vérifier l’avancement des projets, etc.

2. Communication et relations interpersonnelles

• Répondre aux appels téléphoniques et aux e-mails du manager et des autres collaborateurs.
• Rédiger des courriers, des notes de synthèse et des comptes rendus de réunions.
• Accueillir les visiteurs et assurer la liaison avec les différents services de l’entreprise.
• Participer aux réunions et prendre des notes.
• Gérer les relations avec les prestataires et les fournisseurs : prise de contact, suivi des commandes, etc.

3. Gestion administrative et logistique

• Gérer les tâches administratives courantes : classement et archivage de documents, commande de fournitures, etc.
• Réserver les billets d’avion et d’hôtels pour les déplacements du manager.
• Gérer la comptabilité courante : suivi des notes de frais, remboursement des dépenses, etc.
• Commander du matériel et des fournitures pour le bureau.
• Organiser les événements : séminaires, conférences, etc.

4. Assistance informatique et bureautique

• Maîtriser les outils bureautiques : traitement de texte, tableur, présentation, messagerie électronique, etc.
• Aider le manager à utiliser les outils informatiques : résoudre les problèmes techniques, créer des documents, etc.
• Mettre à jour le site web de l’entreprise.

Quelles sont les compétences d’une assistante de manager ?

Les compétences techniques pour une assistante de manager

Bien qu’indispensable que les attachés de direction fassent preuve d’une grande polyvalence, il est également indispensable qu’ils aient d’autres compétences comme :

• La maîtrise des logiciels et outils informatiques ;
• Avoir des connaissances et des notions juridiques ;
• Une excellente présentation et une bonne expression à l’écrit comme à l’oral ;
• Aptitudes en gestion et en bureautique (maîtrise de la suite Office) ;
• La maîtrise de langues étrangères (surtout l’anglais).

Les qualités requises pour une assistante de manager

Exercer cette fonction, requiert de la part du professionnel un minimum de qualités humaines qui sont entre autres :

• L’organisation: étant appelé à gérer à la fois les coups de téléphone, les e-mails et le courrier, l’assistante de manager doit faire preuve de méthode afin d’assurer convenablement sa fonction. Afin d’optimiser au mieux son travail, elle doit également savoir trier les informations par ordre d’importance, savoir gérer différentes actions en même temps avec la même efficacité ;
• Le sens du contact humain: en relation aussi bien avec les différentes entités de l’entreprise qu’avec le monde extérieur, l’assistant manager doit savoir communiquer ;
• Le sens de l’écoute ;
• Faire preuve d’autonomie et de dynamisme ;
• Avoir le sens des responsabilités et être disponible ;
• La discrétion dans son environnement de travail.

Ainsi, il est indispensable d’avoir une grande maîtrise des outils de collaboration en ligne. Ils seront notamment utiles pour organiser son temps de travail ainsi que pour compiler certaines données. Il s’agit notamment d’outils de conservation et de partage de fichiers, de gestion des tâches, d’organisation des réunions, de messagerie instantanée, d’agenda partagé tels que : Trello, OneDrive, Google Drive, Doodle, SkyDrive, Dropbox, etc.

Comment faire pour devenir assistante de manager ? Quelle formation ?

Le métier d’assistante de manager faisant appel à de nombreuses compétences dans différents domaines, il est nécessaire de suivre une formation professionnelle avant de pouvoir exercer. Pour cela, il vous faudra une formation Bac + 2 minimum (BTS).

Les formations niveau Bac + 2

• Le BTS assistant manager ;
• Le BTS assistant de gestion PME et PMU ;
• Le DUT gestion des entreprises et des administrations.

Les formations niveau Bac + 3

• La Licence en Gestion ;
• La Licence professionnelle en Management des organisations ;
• Le Bachelor en Management ou en Gestion ;

Par ailleurs, pour une meilleure spécialisation, vous pouvez aller jusqu’au Master !

Quel est le salaire d’une assistante de manager ?

Niveau rémunération, en début de carrière, le salaire de l’assistante de manager est équivalent au SMIC. Cependant, ce salaire peut varier selon le type d’entreprise, de sa taille, du secteur d’activité et de la fiche de poste. Quoi qu’il en soit, le salaire est plus attractif en entreprise que dans une collectivité territoriale.

Une assistante de manager gagne en moyenne entre 1800 et 2300 € brut mensuel. Bien évidemment, le facteur de variation est l’ancienneté et le niveau d’étude.

Quelles sont les évolutions professionnelles possibles ?

L’évolution de l’assistante manager peut se faire à plusieurs niveaux. Cela peut être une évolution en compétences d’un métier à un autre (Assistante – Assistante de Direction – Attachée de Direction) ou une montée en spécialisation (Ressources Humaines – Communication – Achats…).

Quoi qu’il en soit, l’évolution la plus courante du poste d’assistant manager est vers celui d’Office Manager. Cependant, cela n’est simple que dans les PME et les TPE, car dans les grands groupes, le management conserve un aspect plus traditionnel. L’éventuelle montée vers le poste d’Office Manager se fera après avoir longuement engrangé de l’expérience.

L’assistante de manager peut également à l’issue de cela se voir confier une mission spécifique : chargée de formation, chargée de communication interne et externe ou n’importe quelle responsabilité fonctionnelle.

Enfin, il faut savoir qu’il est également possible pour un assistant manager d’évoluer vers le statut de freelance. Soit cumulé à un poste de salarié afin de varier les missions et accroître la rémunération, soit à exercer exclusivement.

Exercer le métier d’assistante de manager en freelance

Vous commencez de plus en plus à avoir des envies d’ailleurs ? Les offres de CDD et de CDI ne répondent pas à vos aspirations ? Sachez qu’il reste un modèle professionnel susceptible de vous intéresser !

L’assistante manager en freelance travaille pour le compte de particuliers, de professionnels ou même d’entreprises, mais de manière totalement autonome. Elle exerce sous le statut d’auto-entrepreneur et n’est donc pas salarié. En amont de toute négociation avec un potentiel client, l’assistante manager se doit d’établir ses tarifs ainsi que ses prestations, d’offrir des services pertinents et des devis professionnels.

Et pour plus de succès sur cette nouvelle voie, il convient de réaliser une étude de marché afin de s’assurer d’une demande adéquate.

Par où commencer sa voie vers l’indépendance ?

Afin de s’installer en tant qu’assistant indépendant vous devez suivre certaines étapes nécessaires :

• Une formation sur un domaine particulier ou un aspect non maîtrisé ;
• Une étude de marché pour votre projet ;
• Une étude économique qui comprend un business plan et un plan financier ;
• L’achat de matériels nécessaires : ordinateur, imprimante, etc. ;
• Le choix du statut juridique (micro-entrepreneur généralement) et l’enregistrement auprès de l’URSSAF ;
• Le lancement de l’activité et la prospection pour avoir des clients.

Entreprise : besoin de recrutement d’une assistante manager ?

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Points clés sur le métier d’assistante manager