Officéo Pro Bono

Pour votre établissement public ou privé (université, faculté), votre service d’intérêt général ou tout autre structure gérée par une association, Officéo propose une assistance administrative adaptée :

• Le classement et l’archivage de documents ;
• Organisation des réunions (dates et supports) ;
• Rédaction des comptes-rendus ;
• Mise à jour du site internet (nominations, mise en lignes des synthèses de conférence, contenu …) ;
• Le traitement du courrier et la gestion de base mail ;
• Gestion des affaires courantes ;
• La permanence téléphonique ;
• La simplification des formalités administratives ;
• Mise en forme et relecture de documents.

Autres prestations en ressources humaines ;

• Gestion des éléments de paie, congés, tickets restaurant, médecine du travail, formation, convention de stage ;
• Aide au recrutement : rédaction d’offre, pré-sélection des CVs.

Pour en savoir plus sur l’administration d’une association, voici nos aides administratives :

• Comment gérer l’administration de son association ;
• Comment élire le conseil d’administration d’une association ;
• Comment créer une association sans conseil d’administration ;
• Comment fonctionne le conseil d’administration d’une association ;
• Tout savoir sur la création d’une association ;
• Tout savoir sur le rôle d’une secrétaire dans une association ;
• Tout savoir sur le statut juridique d’une association ;
• Le rôle du secrétaire général dans une association ;
• Comment démissionner du poste de secrétaire dans une association.

Ces missions sont souvent réalisées en étroite en collaboration avec le secrétaire général, les membres du Directoire ou de l’expert-comptable. Que vous soyez une organisation caritative, un établissement médico-social, un hôpital ou un EHPAD, Officéo peut intervenir sur toutes les missions de gestion d’association financière, fiscale ou administrative suivantes :

• Suivi de la trésorerie ;
• Reporting avec le cabinet comptable et le CAC ;
• Préparation du bilan ;
• Rapprochement bancaire ;
• Budgétisation ;
• Préparation des paiements mensuels ;
• Contrôle de gestion ;
• Notes de frais …

Autres prestations gestion / comptabilité :

• La gestion des notes de frais ;
• Le suivi et la relance des factures ;
• L’accompagnement et suivi de vos exercices fiscaux (statut fiscal, taxe sur les salaires, impôt sur les sociétés etc.) et exercices comptables associatifs ;
• L’aide à la gestion des flux comptables pour la trésorerie ;
• L’utilisation des tableaux de suivi de trésorerie Excel.

Aux côtés d’une secrétaire d’association indépendante, vous pouvez déléguer l’organisation de vos évènements associatifs importants :

• Organisation d’un séminaire ou événement associatif ;
• Gestion et organisation de projets événementiels : programme de leadership, conférences, tables rondes, assemblées générales (AGE, AGO) ;
• Organisation générale : analyse des besoins et des objectifs, définition des objectifs, rétroplanning, benchmark et coordination des intervenants, des prestataires et des participants ;
• Organisation budgétaire : budget prévisionnel et post-événement, définition des seuils de rentabilité, dossiers de partenariats ;
• Gestion du temps de présence des membres de l’association ;
• Mise en place d’un café associatif ou d’un bar associatif ;
• Suivi des tâches effectuées par les membres de l’association.

Organisation logistique et administrative :

• Analyse des besoins, benchmark des lieux et des fournisseurs, rétro-planning, suivi de production, gestion administrative liée aux événements (contrats, factures …) ;
• Suivi des participants : rédaction des invitations, e.mailings, gestion des inscriptions.