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EHPAD, établissement, maison de retraite

Choisissez des prestations sur-mesure de qualité

Pour les établissements d’hébergement pour personnes âgées dépendantes, l’exigence n’est pas une option. Faire le choix d’externaliser vos missions administratives permet à vos équipes de se recentrer sur leur coeur de métier : le soin des personnes âgées.

C’est pourquoi nous construisons avec vous une solution dédiée à votre pôle administratif médical. Que vous soyez un EHPAD à Lille, un EHPAD à Paris ou une maison de retraite en Charente Maritime, nous maillons le territoire français avec la même efficacité. Générez des avantages supplémentaires pour vos collaborateurs ainsi qu’une qualité d’exécution accrue au sein de votre service.

J’ai besoin d’un.e assistant.e administratif.ive

L’efficacité économique et le confort de gestion en 48h

Un savoir-faire et un savoir-être

  • Des compétences choisies pour correspondre à vos besoins ;
  • Des attitudes de service en adéquation avec les standards du milieu médical ;
  • Une veille technique et réglementaire constante ;
  • Des contrôles qualité planifiés et une traçabilité rigoureuse.

Une souplesse et une maîtrise des coûts

  • Une organisation optimale des équipes.
  • Aucun coût masqué, vous payez uniquement pour le service rendu pour une totale efficacité économique.
  • Une souplesse en cas de fluctuation d’activité.

Un vrai confort de gestion

  • Confiez à votre adjoint administratif externalisé la gestion des équipes médicales : plannings, gestion des absences, recrutements.
  • Déléguez l’approvisionnement en produits, les commandes et la maintenance du matériel.

0 gestion RH

  • Bénéficiez de compétences garanties via des assistants administratifs polyvalents et expérimentés dans votre secteur d’activité.
  • Officéo vous fournit une assistance administrative sans processus de recrutement chronophage et sans embauche.

Confiez une partie de vos tâches administratives à un(e) adjoint(e) externalisé(e)

L’EHPAD, comme toute entreprise, publique ou privée, fait de plus en plus appel aux prestataires extérieurs en se recentrant sur son coeur de métier : soigner. Dans le cadre d’un remplacement ponctuel ou d’un pic d’activité, votre établissement peut faire appel à Officéo pour assurer les missions d’un adjoint administratif médical qualifié.

Secrétariat de direction d’EHPAD

Nos assistant(e)s administratif/ive spécialisé(e)s dans le domaine de la santé se chargent des tâches courantes de secrétariat de direction telles que :

  • Mise en relation entre la direction et les interlocuteurs internes et externes ;
  • Gestion des communications téléphoniques destinées à la Direction ;
  • Gestion des rendez-vous de la Direction ;
  • Suivi du courrier postal et du courrier électronique ;
  • Animation de la communication de la vie de l’établissement (notes de services, notes d’information, manifestations, journal interne) ;
  • Gestion des instances administratives : Conseil d’Administration, Conseil de la Vie Sociale, Comité Technique d’Etablissement, Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail, etc.

Accueil et gestion administrative des résidents d’EHPAD

  • Accueil téléphonique sur site, selon les heures souhaitées ;
  • Disponibilité sous 48h ;
  • Accueil physique, orientation des résidents, familles et visiteurs ;
  • Travaux de secrétariat associés pour l’ensemble de l’établissement.
  • Gestion administrative des résidents et familles ;
  • Permanence administrative sur site.

Ressources humaines d’EHPAD

  • Suivi du recrutement (mutations, contrats de droit public et privé, concours, demandes de stages) ;
  • Gestion du temps de travail (suivi des plannings, congés, compte épargne temps, heures supplémentaires, contrôle des badges de pointage) ;
  • Suivi des formations (plans de formation annuels, congés de formation professionnel) ;
  • Traitement des absences pour accident du travail, maladie ordinaire, maternité, longue maladie ou absence de longue durée ;
  • Suivi des salaires et primes du personnel de l’EHPAD ;
  • Traitement des échanges avec les instances administratives : CAPL, CTE, CHSCT, médecine du travail, MNH.

Service financier de l’EHPAD

  • Elaboration et suivi des budgets ;
  • Mise à jour de comptabilité de stock et comptabilité analytique ;
  • Suivi du règlement des factures, de l’encaissement des recettes, suivi de trésorerie ;
  • Suivi des travaux avec la Direction et le Service Technique.

Officéo s’engage

Votre adjoint(e) intervient sur place ou à distance, sous 48h. En plus d’une maîtrise de l’orthographe et de la terminologie médicale, il/elle peut apporter au sein de votre service sa maîtrise des outils informatiques parmi les logiciels courants en milieu médical : CRISTAL, LINK, IC DICT, Outlook, Word, Excel, PHARMA, CPAGE, Business Object, APOZEME, CHIMIO, etc. Avec une connaissance de la comptabilité publique, vous pouvez confier également les missions suivantes à votre assistant(e) administratif(ive) :

  • Gestion des déplacements avec procédures administratives lors des déplacements : cumul activités, conseil de l’ordre départemental, national, demande de remboursement de frais ;
  • Suivi des dossiers des patients, encaissement des soins externes en régie et hospitalisation ;
  • Vérification du mouvement des patients (entrées sorties) ;
  • Travail en collaboration avec les pharmaciens et équipes soignantes.

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Pour plus de renseignements, n’hésitez pas à entrer en relation avec nous par notre formulaire de contact ou au 01 49 70 98 63.

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