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Mis à jour le : 19 mars 2024
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Publié par Fabien Laffargue

[Aide administrative association] Vie associative réussie

Guide complet pour gérer une association

 

Vous recherchez une aide administrative pour votre association ? Les démarches administratives vous semblent trop complexes ? Une association bien organisée est une association qui peut se développer. Bien gérer votre association permet d’accéder à des subventions, permet d’attirer de nouveaux membres et porter plus loin les valeurs de votre structure. Officéo maîtrise l’art de vous placer aux premières loges d’une vie associative réussie grâce à une administration gérée sereinement et quand vous en avez besoin.

 

gestion administrative association

 

L’aide administrative d’une association peut-elle être externalisée ?

Comment externaliser ? Qui se charge de déléguer ?

La gestion d’une association est généralement assurée par une équipe composée par un président, un vice-président, un administrateur, un secrétaire et un trésorier.

L’attribution des rôles et des missions est libre pour pouvoir assurer le bon fonctionnement de l’association. Néanmoins, ce sont habituellement les administrateurs et les secrétaires qui se chargent de la gestion administrative.

  1. Vous êtes une association ?
  2. Besoin d’aide pour éditer et diffuser vos supports de communication auprès de vos membres ?
  3. Vous souhaitez développer vos activités et optimiser le fonctionnement de votre association ?
  4. Vous avez besoin d’une aide ponctuelle ou à moyen terme pour des travaux administratifs ?
  5. Embaucher une personne dédiée ne fait pas partie des plans de votre activité professionnelle  ?

—> Externalisez à un prestataire externe spécialisé dans les services de soutien administratif !

Pourquoi externaliser ses tâches administratives ?

L’objectif d’une association n’est pas l’enrichissement de ses membres ou la réalisation des activités commerciales générant des bénéfices, mais plutôt un objectif non lucratif qui dépend de la raison d’être de l’association.

Par ailleurs, certaines contraintes peuvent freiner le bon fonctionnement de votre vie associative :

  • Le manque de maîtrise : les démarches administratives ne sont pas toujours faciles à faire. Les associations ont besoin d’aide pour effectuer certains travaux qui nécessitent des connaissances de plus en plus pointues sur certains outils bureautiques par exemple ;
  • Les ressources limitées : qui n’encouragent pas les associations à embaucher.
  • La gestion administrative de fait de manière collégiale : vous souhaitez mieux répartir les tâches administratives au sein de votre association pour que les membres se concentrent sur d’autres priorités concernant la croissance de votre structure.

Il est donc nécessaire de faire appel à un assistant indépendant qui se charge de la gestion administrative et des démarches administratives de votre association !

Vous êtes une association ayant besoin d’un accompagnement administratif ?

Nombreuses sont les associations ou personnes aidées par des associations se heurtent à des difficultés administratives. La gestion des papiers administratifs peut parfois être une charge mentale importante.

Personnes à la retraite, situation d’isolation, ayant activité en marge : pour bénéficier d’aides sociales, il est nécessaire de connaître les bonnes procédures administratives.

Un assistant administratif Officéo peut intervenir dans votre association d’aide pour aider vos adhérents ou personnes rencontrant des difficultés administratives. Lors d’une intervention ponctuelle ou récurrente dans vos locaux, une secrétaire Officéo présente aux bénéficiaires les aides auxquelles ils peuvent prétendre.

Guidés, conseillés, ils peuvent alors effectuer leurs démarches administratives courantes. Les personnes rencontrant des difficultés financières réussissent à obtenir les aides dues : RSA, aide au logement, Couverture Médicale Universelle, etc. Vous continuez vos projets associatifs, et vous concentrez sur des missions prioritaires.

En savoir plus

Quels sont les périmètres d’actions de nos assistants pour une aide administrative d’une association ?

Officéo déploie une gamme de services permettant de répondre aux demandes les plus précises d’exécution administrative. Les associations travaillant avec Officéo ont généralement recours aux services suivants :

  • Traitement des courriers ;
  • Traitement de demandes d’adhésion ;
  • Classement et archivage des documents ;
  • Mise à jour de l’annuaire des adhérents ;
  • Rédaction de procès-verbal suite à une assemblée générale.

Les services rendus par nos gestionnaires administratifs et secrétaires indépendants ne se limitent pas seulement au rangement et au tri de vos documents. Ils peuvent comprendre la préparation de la comptabilité des associations (pré comptabilité) tout comme l’administration des devis, factures et commandes en cas de subventions spécifiques à votre association.

Plus que la gestion administrative générale de votre association, nos assistants peuvent vous venir en aide concernant des volets très précis de la vie associative ou de votre ONG :

  • Gestion financière et comptable ;
  • Obligations déclaratives et tenue des statuts ;
  • Organisation d’événéments associatifs ;
  • Gestion des moyens pour la mission associative ;
  • Contrôle de la fiscalité.

Comment gérer l’administration d’une association ?

Une gestion administrative réussie d’une association comprend les étapes suivantes :

  • Établir une structure organisationnelle solide : définissez les rôles et les responsabilités au sein de l’association, créez une hiérarchie claire et nommez des responsables pour chaque fonction clé.
  • Élaborer des procédures et des politiques internes : mettez en place des politiques et des procédures pour les opérations administratives telles que la gestion des membres, la tenue des réunions, la gestion des finances et la communication interne.
  • Gérer les membres et les adhésions : développez un processus d’adhésion clair, suivez les renouvellements, gérez la base de données des membres et fournissez un soutien approprié aux membres.
  • Gérer les finances : établissez un système de comptabilité, tenez des registres financiers précis, établissez et respectez un budget, effectuez des rapports financiers réguliers et assurez-vous de respecter les réglementations fiscales applicables.
  • Communiquer efficacement : établissez des canaux de communication clairs et utilisez-les pour informer les membres, les bénévoles, les partenaires et le grand public des activités de l’association. Utilisez des outils de communication tels que les sites web, les bulletins d’information électroniques, les médias sociaux, et organisez des réunions régulières.
  • Assurer le respect des réglementations légales : familiarisez-vous avec les lois et réglementations en vigueur concernant les associations à but non lucratif, notamment en matière de gouvernance, de responsabilités financières et de protection des données.
  • Évaluer et améliorer continuellement : surveillez les performances de l’association, sollicitez les commentaires des membres et des bénévoles, identifiez les domaines d’amélioration et mettez en œuvre des actions correctives pour renforcer l’efficacité de la gestion administrative.

Veuillez noter que ces étapes sont des lignes directrices générales et peuvent être adaptées en fonction des besoins spécifiques de chaque association.

Qui gère une association ? Quelle organisation ?

Une association se gère via 3 démarches et formalités incontournables : l’organisation des Assemblées générales de l’association, la rédaction des PV d’assemblée générale de l’association, l’obtention d’un agrément et des autorisations pour organiser des manifestations ponctuelles.

L’association est représentée par le gestionnaire de cette dernière, qui est en charge de tout ce qui relève de la vie civile de l’association. Le trésorier de l’association s’occupe des comptes de celle-ci et les secrétaires de la gestion administrative.

Quelles sont les obligations administratives d’une association ?

Les obligations administratives d’une association englobent plusieurs aspects essentiels visant à assurer la conformité légale et la transparence de ses activités. 

Celles-ci comprennent généralement :

  • La tenue rigoureuse de registres et de documents internes ;
  • La réalisation de déclarations auprès des autorités compétentes conformément à la législation en vigueur ;
  • Le maintien d’une gestion financière méticuleuse et transparente ;
  • La présentation périodique de rapports d’activités et financiers ;
  • Le respect des normes et des réglementations propres au domaine d’activité de l’association. 

L’accomplissement consciencieux de ces obligations s’avère crucial pour garantir la crédibilité, la légalité et la viabilité à long terme de l’association dans son environnement opérationnel et juridique.


Pourquoi faire appel à la société Officéo pour apporter une aide administrative à votre association ?

Flexibilité totale

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  • Garanti sans impact sur la masse salariale ;
  • 0 contingence sociale, 0 gestion RH ;
  • Pas d’engagement de volume horaire ou de durée ;
  • Une totale efficacité économique ;
  • Sans embauche.

Sourcing premium

Expertise

  • Profils experts sélectionnés pour votre projet ;
  • Immédiatement opérationnels sur site ou à distance ;
  • Intervenants qualifiés aux références établies.

Fiabilité

Fiabilité

  • Remplacement immédiat en cas d’absence ou d’imprévu ;
  • Prestation pilotée par Officéo via un Account Manager dédié ;
  • Continuité de service garantie.

Rapidité et ubiquité

Rapidité

  • Service opérable sous 48H si besoin ;
  • Une solution disponible partout en France.

[Plus d’infos sur nos garanties juridiques et conformité RH sur notre FAQ].

Pour bénéficier de notre solution experte, sans embauche et rapide à mettre en place, vous pouvez nous contacter via Le formulaire. Nous nous chargeons de prendre contact au moment le plus opportun pour vous.

Vous pouvez également nous joindre par téléphone du lundi au vendredi de 9h à 19h sans interruption.


Questions

  • ❓ Quelles sont les tâches administratives d’une association ?

    1. Traitement de la comptabilité
    2. Gestion des adhésions, des membres
    3. Communication interne et externe.

  • 💡 Une aide administrative indépendante à domicile, c’est possible ?

    Oui ! Vous avez la possibilité de convenir du lieu de travail et d’intervention de votre assistante externe. Il est parfois avantageux pour une association de ne définir que quelques jours d’intervention à distance.

  • 💰 Quel est le tarif d’une aide pour démarche administrative d’une association ?

    Les tarifs sont déterminés par la nature des missions administratives souhaitées, la récurrence, le type d’intervention (sur site ou à distance) et le degré d’expertise impliqué. Chaque prestataire propose un devis qui lui est propre selon ses différents paramètres.

  • 🔍 Qui peut m’aider à remplir les papiers de démarches administratives en association ?

    En tant qu’association, vous avez beaucoup de sujets administratifs à gérer. Pour avoir un support, vous pouvez faire appel à un assistant administratif expert. Des entreprises prestataires de services administratifs spécialisées comme Officéo, vous permettent d’accéder à des profils experts en 48h et partout en France.

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