Malgré plusieurs relances, cela fait plusieurs semaines que vous attendez le paiement de votre client ? Mais rien n’y fait, le client ne se manifeste pas ? Bienvenue dans le monde impitoyable des créances ! Alors, comment se faire payer une facture ? Que faire face à un refus de payer une facture ? Comment faire une lettre de relance pour un client potentiel ?

Le non-paiement de facture est un problème assez récurrent dans la vie d’une entreprise. En moyenne, chaque année en France, 56 milliards d’euros de créances se trouvent impayées et seuls 2 milliards sont récupérées par les professionnels. C’est infime. Une bonne gestion de l’encours client est un enjeu fondamental pour toute entreprise surtout lorsque que l’on sait que 1 faillite sur 4 est causée par des factures impayées !

Et comme nous pensons à vous, nous vous avons concocté une liste de précieux conseils qui vous permettront tout d’abord de vous prévenir contre les impayés, parce que après tout l’idéal serait de ne jamais en avoir, non ? Et puis si cela arrive, pas d’inquiétude nous verrons aussi comment relancer un client débiteur, et comment assigner un client qui ne paie pas sa facture !

Que faire si le client refuse de payer une facture ?

Votre client refuse de payer une facture ? La première chose à faire est de lui adresser une Mise en Demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. Celle-ci consiste à avertir le client à l’amiable pour demander un remboursement.   Si vous n’avez eu aucune réponse à votre relance et vous n’avez trouvé aucun terrain d’entente, il vous est possible dans ce cas de saisir un tribunal ou d’entamer une procédure judiciaire. Le demandeur doit constituer un dossier complet avec des justificatifs et des preuves qu’il va transmettre à la juridiction en charge. Les deux parties seront convoquées, par la suite, pour une audience.

Étape 1 : Connaissez-vous vraiment vos clients ?

Avant de signer un contrat, Il est primordial de vous renseigner sur vos clients afin de vous prémunir d’un potentiel risque financier. Vous devez évaluer le risque sur la solvabilité de l’entreprise, c’est-à-dire sur sa capacité à rembourser ses dettes. Pour cela, Infolegale.fr met à votre disposition un outil appelé le Score de Solvabilité et qui permet d’analyser la santé financière d’une entreprise afin d’aider à mieux choisir ses clients. Le score est un outil d’aide à la décision qui se fonde sur de nombreuses informations telles que : les données légales sur la vie des entreprises, les bilans, la conjoncture économique, les paiements et contentieux en cours, etc. D’autres sites d’informations comme Infogreffe sont également à votre disposition et sur lesquels vous pouvez trouver une multitude de renseignements concernant votre futur client :

• Sa forme juridique,
• Son chiffre d’affaires,
• Son indicateur de rentabilité,
• Son flux de trésorerie,
• …

Vous disposez ainsi sur la toile, d’une panoplie d’informations, qui vous aideront à prendre la meilleure décision !

Étape 2 : Bien rédiger vos Conditions Générales de Ventes (CGV)

La mise au point des CGV est un élément clé d’anticipation ! En effet, vous pouvez éviter les impayés et sécuriser les créances grâce à vos conditions générales de vente. Elles permettent d’insérer des clauses particulières comprenant généralement :

• Les conditions générales de ventes ;
• Le barème des prix ;
• Les informations sur les rabais et ristournes éventuels ;
• Les conditions de règlements (délai de paiement des factures pénalités de retard).

Les CGV font souvent l’objet de négociations, les clients doivent prendre connaissance de ces conditions contractuelles et les accepter. Si ce n’est pas le cas, et que le client refuse de la signer, cela peut constituer un signal d’alarme. D’autres clauses commerciales sont également insérées dans la grande majorité des CGV :

• La clause de réserve de propriétés, qui prévoit que le fournisseur reste propriétaire du bien vendu jusqu’au paiement intégral du prix. Elle vous permettra une restitution de votre marchandise si celle-ci n’est pas réglée à échéance.
• La clause attributive de compétences, qui permet de fixer à l’avance en cas de litige la juridiction compétente, utile par exemple dans le cas où les relations d’affaires sont menées avec des entreprises installées loin du domicile ou à l’étranger.
• La clause pénale, qui prévoit les dommages et intérêts en cas de non-paiement à l’échéance.
• Et enfin, le dépôt de garantie et la clause résolutoire.

Étape 3 : Choisissez le bon mode de paiement

Étape 4 : Relance téléphonique

Arrivé à échéance et le client n’a pas payé sa facture ?Alors avant de se lancer à l’assaut du client et d’engager toute action de recouvrement, commencez par écouter votre client afin de comprendre les raisons de l’impayé. Ne perdez pas de temps et prenez vite contact avec le client par téléphone :

• Décrivez tout d’abord les faits en employant le bon ton de manière diplomate mais ferme ;
• Exprimer les conséquences que cela entraîne pour vous ;
• Écoutez votre client pour comprendre les motifs du retard (exprimez votre empathie).

Le client a peut-être fait un simple oubli ? Il fait face à des difficultés de trésorerie ? Il a malencontreusement égaré sa facture ? La banque a décidé de stopper le paiement ? Quel qu’en soit la raison, vous devez apporter une réponse adéquate et essayer de trouver une solution avec votre client !

Étape 5 : Mail de relance

Si après le contact téléphonique, la situation ne s’est toujours pas arrangée, adressez à votre interlocuteur un mail ou un courrier de relance. Indiquez également dans le courrier les indemnités de retard éventuelles que vous appliquerez si le client ne règle pas sa facture. Si votre relance reste sans effet, inutile de relancer à nouveau, et passez directement à l’étape de mise en demeure. Cela évite d’habituer les mauvais payeurs à attendre plusieurs relances avant de régler leurs factures.

Étape 6 : Mise en demeure

Malgré la lettre de relance, le client ne se manifeste toujours pas ? Dans ce cas, adressez-lui un courrier de mise en demeure de payer par lettre recommandée avec accusé de réception. La mise en demeure intervient après l’étape de relance comme un simple avertissement. Elle a cependant un impact beaucoup plus important que l’envoi d’un courrier de relance. C’est une lettre de recouvrement à l’amiable qui incite le débiteur à payer la facture dans un délai imparti avec de réels effets juridiques. Elle ne constitue pas d’obligation, mais est une preuve incontestable en cas d’action en justice. Si vous ne vous sentez pas de faire une mise en demeure de payer que ce soit par manque de temps ou pour tout autre raison, vous pouvez faire appel à un service de recouvrement. Leur méthode est de faire pression sur les débiteurs par le moyen de courrier de relances, de menaces et de mises en demeures. Si hélas malgré tous ces efforts, vous n’obtenez pas de réponses à vos courriers de mises en demeures, il vous reste une dernière solution  : assigner le client en justice.

Étape 7 : La manière forte, l’assignation du client !

L’assignation de paiement est procédure par lequel le demandeur intente un procès contre le défendeur devant un tribunal pour réclamer la somme due au client. Pour cela, l’idéal est de faire appel à un avocat. Néanmoins, recourir à un avocat peut constituer un obstacle pour les petites créances. Vous avez ainsi la possibilité de déposer une ordonnance d’injonction de payer. L’injonction de payer est une procédure assez simple, mais qui peut vite devenir contraignante si votre débiteur fait opposition. Dans ce cas, vous entrez alors dans un contentieux judiciaire. A l’inverse s’il ne conteste pas, le tribunal peut rendre l’ordonnance d’injection de payer exécutoire. A condition toutefois que vos documents soient valides et attestent de l’acceptation du client sur la réalisation des prestations ou de la vente du produit (devis, bons de commande, facture, CGV, etc.). Lorsque l’ordonnance a été rendue exécutoire par le juge, les huissiers de justice pourront intervenir à vos frais et procéder à la saisie du compte bancaire du débiteur comme de ses biens. Vous pouvez  depuis juin 2016 (loi Macron), avoir recours directement à un huissier sans passer par une ordonnance d’injonction de payer. Il s’agit d’une procédure simplifiée de recouvrement des petites créances dont le montant ne doit pas dépasser 4.000 euros.

Pour conclure

• Avant de signer un contrat, renseignez-vous sur vos clients,
• Prenez le temps de bien rédiger vos conditions générales de ventes,
• Veillez à choisir le bon mode de paiement,
• Mettez en place une méthode rigoureuse de suivi de vos paiements,
• Ne signez pas de nouveaux contrats tant que vous n’avez pas reçu le règlement du client,
• Et surtout, ne tolérez aucun retard de paiement ! Relancez vos clients immédiatement.

Ne négligez pas le suivi de votre facturation et de vos impayés. C’est indispensable afin d’éviter de passer par la case recouvrement et garder une bonne relation avec vos clients. Néanmoins, cette tâche administrative demande du temps et de l’énergie. Pour vous décharger de ce temps et pour une meilleure gestion de vos factures, n’hésitez pas à faire appel à une assistante de gestion des achats ou une assistante ADV externe. Vos assistants ADV indépendants se chargent du suivi rigoureux de vos états comptables et de la relance de vos factures impayées. Nous pouvons également vous aider pour d’autres démarches, telles que l’archivage, obligatoire dans la conservation des documents.

Questions fréquentes