Que doit contenir une lettre de relance pour facture impayée ?

Une lettre de relance pour facture impayée doit comprendre les éléments suivants :

• Le nom et l’adresse du créancier ;
• Le nom et l’adresse du client ;
• Les références relatives à la facture impayée ;
• Le montant de la facture impayée (en appliquant des pénalités de retard et de l’indemnité si le client est un professionnel) ;
• Le délai fixé au client pour régler ;
• Les démarches effectuées auparavant par le créancier (première lettre de relance, plusieurs appels téléphoniques, etc.) ;
• Le délai fixé au client pour payer le montant indiqué sur la lettre de relance.

Comment faire une lettre de relance client pour paiement facture ? 3 étapes clés

1. Préparer un bon dossier pour constituer la preuve de l’impayé

Le recouvrement de factures impayées repose sur la préparation d’un bon dossier. Vos chances pour gagner un contentieux seront plus accrues si votre dossier est solide et bien constitué.

Vous devez d’abord vous assurer de bien connaître votre client, une démarche qui consiste à vérifier toutes les informations qui concernent l’entreprise cliente pour avoir toutes les informations nécessaires.

Vous aurez besoin d’utiliser des outils performants pour assurer un suivi des échanges par mail, suivi de documents et confirmer la signature électronique des devis.

2. Mettre en place un plan de relance efficace

L’automatisation simplifie grandement la relance de factures impayées. La relance facturation est une tâche qui s’avère être tres fastidieuse et chronophage, donc l’utilisation d’un logiciel de gestion permet de gagner du temps.

Pour simplifier le recouvrement des factures, il est possible d’envisager plusieurs étapes ou actions : relance amiable par e-mail, une lettre de relance de facture impayée par courrier, lettre de relance avant mise en demeure, etc. A vous de décider quelle stratégie adopter et pour quel moyen de relance opter afin de recouvrir une facture impayée.

3. Utiliser les bons outils pour le paramétrage du plan de relance

Plusieurs logiciels sur le marché permettent de créer un plan de relance en paramétrant la date d’échéance de la facture, le nom de la relance et le nom du destinataire, etc.

Vous n’avez qu’à créer des relances automatiques et les personnaliser pour chaque client. Vous serez, ainsi, en mesure d’établir plusieurs stratégies de relance facturation pour chaque type de client tout en respectant les délais légaux. Par conséquent, toutes vos actions seront pilotées en ligne sans nuire à votre relation client.

Modèles de mail ou de courrier de relance facture impayée : 3 premières relances

Après avoir obtenu les informations sur votre client (sa situation financière, son intention de payer ou non, ce qu’il vous propose et ce qu’il ne vous propose pas…), vous pouvez décider de lui faire parvenir une lettre de relance ou un mail de relance par le biais du service commercial ou comptabilité. L’envoie d’une lettre de relance facturation par mail doit intervenir le plus tôt possible. Ci-dessous, nous vous proposons un modèle de lettre de relance facture impayée par mail.

Nom de votre entreprise Adresse Code postal Ville Téléphone Adresse mail Nom de l’entreprise cliente A l’attention de …. Adresse Code postal Ville Fait à [***], le [***]. Objet : Relance de paiement de la facture n°[***] Madame, Monsieur, Vous trouverez, jointe à ce courrier, la facture n°[***] datant du [***] d’un montant de [***]€. Sauf erreur de notre part, nous restons en attente du paiement de cette facture. Nous vous saurions gré de bien vouloir effectuer son règlement dans les délais les plus brefs. Dans le cas où votre règlement nous parviendrait avant la réception de ce courrier, nous vous prions de ne pas tenir compte de ce dernier. D’avance, nous vous remercions d’entreprendre le nécessaire et restons à votre entière disposition pour toute information complémentaire. Veuillez accepter, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations les plus distinguées. Tampon (Optionnel) Signature Prénom Nom

 

-> Retrouvez un modèle de lettre de relance pour facture impayée gratuit, en version téléchargeable WORD <-

Les 7 mentions indispensables d’une lettre de relance

• Identité du créancier : Raison sociale, adresse et coordonnées.

• Identité du débiteur : Nom et adresse du client en retard.

• Références de la pièce : Numéro exact de la facture et date d’émission.

• Montant total dû : En principal, augmenté des pénalités de retard et de l’indemnité forfaitaire de 40 € (B2B).

• Nouvelle date d’échéance : Délai clair accordé pour le paiement régulateur.

• Historique des échanges : Rappel des relances amiables précédentes (mails, appels).

• Copie des factures : Les duplicatas des pièces concernées doivent être joints.

Conseils supplémentaires pour rédiger votre relance de facture impayée 

La date de la relance doit être nécessairement inscrite sur la lettre. Si vous avez affaire à un client de mauvaise foi, il ne pourra pas se défausser.

L‘objet de la relance doit être clairement indiqué. Les dates, les numéros et les montants dus des factures impayées sont à inscrire dans la lettre de relance. D’un côté cela permet une transparence absolue de la part du créancier. De l’autre, le débiteur peut ainsi retrouver plus facilement et rapidement les factures impayées.

Les duplicatas des factures impayées doivent être jointes à la lettre de relance. Il est tout à fait possible que votre client ne soit pas rigoureux dans sa gestion de facture.

Enfin, n’oubliez pas d’être courtois. Votre client peut seulement avoir eu un contre-temps financier, nul besoin d’être agressif. Néanmoins une lettre de relance facturation doit être ferme.

Le client ne vous paie pas même après cette première relance ? Pas de soucis ! Nous vous avons préparé un modèle de mail ou courrier pour une deuxième et troisième relance que vous pouvez télécharger en un seul clic :

Modèle de lettre 2ème relance

Modèle de lettre 3ème relance

Quand relancer une facture impayée ?

La lettre de relance doit être envoyée en cas d’impayé, c’est-à-dire au moment où le délai de paiement de la facture est arrivé à son terme. A ce moment-là, le client est considéré en retard de paiement de sa facture, ainsi une procédure de recouvrement pourrait être engagée.

Si il n’y a pas eu de réponse à la première relance client, il est possible d’envoyer une deuxième lettre de relance. Cependant, si votre facture reste impayée après trois lettres de relance, il faut envoyer une lettre de mise en demeure.

Combien de relances avant mise en demeure ?

Lorsqu’il s’agit de relancer une facture impayée, il est important de suivre une approche structurée afin de garantir le recouvrement des créances tout en maintenant une relation cordiale avec le client. Le nombre de relances avant de passer à une mise en demeure peut varier en fonction de la situation spécifique et des politiques de l’entreprise. Toutefois, il est courant de procéder à trois relances avant d’envisager une mise en demeure formelle.

Première relance

Généralement effectuée peu de temps après la date d’échéance de la facture, afin de rappeler au client l’existence d’un paiement en retard.

Cette relance peut être envoyée par e-mail ou par courrier, en indiquant clairement le montant dû, la date d’échéance et les conséquences éventuelles en cas de non-paiement.

Deuxième relance

La seconde relance met davantage l’accent sur les conséquences potentielles du non-paiement, telles que des frais de retard ou des mesures supplémentaires.

Cette relance peut également contenir des options de paiement alternatives ou des arrangements de remboursement si le client rencontre des difficultés financières.

Troisième relance

À ce stade, il est recommandé d’adresser une relance plus formelle, mentionnant explicitement la possibilité d’une mise en demeure ou de recours légaux si le paiement n’est pas effectué dans un délai raisonnable.

Il est essentiel de garder à l’esprit que chaque cas de facture impayée est unique, et qu’il peut être nécessaire d’adapter le nombre de relances en fonction de la relation avec le client et des circonstances spécifiques. Il est également recommandé de consulter un conseiller juridique ou un professionnel des recouvrements pour obtenir des conseils adaptés à votre situation particulière.

Quelles démarches après plusieurs relances de facture impayée ?

Dans le cas où votre client ne serait toujours pas enclin à payer après avoir effectué vos relances, voici les démarches auxquelles vous pourriez recourir pour le recouvrement de vos factures impayées  :

• une mise en demeure avec lettre recommandée avec accusé de réception ;
• une injonction de payer ;
• un commissaire de justice* (dans certains cas, si la somme ne dépasse pas 5000 euros, vous pouvez vous faire payer par un commissaire),
• ou encore l’affacturage.

Les pénalités de retard

Si après plusieurs relances, votre client ne paient toujours ses factures, il est de votre droit de réclamer des pénalités de retard. Elles sont applicables dès le premier jour de retard.

La mise en demeure

Une mise en demeure correspond à la dernière étape d’un recouvrement à l’amiable avant le recours à la justice. Elle correspond à une lettre envoyée en recommandé avec accusé de réception répondant à des mentions obligatoires. Dès l’émission de cette mise en demeure, le client est considéré juridiquement comme étant en retard de paiement.

L’injonction à payer

L’injonction à payer doit être précédée de l’envoi d’une lettre de mise en demeure. C’est une procédure simple permettant à un créance de recouvrer des factures impayées. Elle intervient après une phase de relance à l’amiable.

Le créancier doit d’abord rédiger une requête d’injonction à payer. Elle doit ensuite être adressée à un juge qui prendra une décision favorable ou non.

Les professionnels du recouvrement

Il est tout à fait possible de recourir à des interlocuteurs spécialisés pour une relance de facture impayée.

Lors d’un recouvrement judiciaire, les commissaires de justice obligent votre client à payer, notamment si celui-ci ne s’exécute pas spontanément.

Une société de recouvrement, souvent surnommée chasseur de dettes, est une autre solution, néanmoins coûteuse. Elle se charge à votre place de relancer, de manière insistante, votre client.

*Loi Macron du 6 août 2015 (n°2015-990)

Quels sont les avantages de la relance facture impayée par mail ?

Une relance facture impayée par mail peut paraître moins agressive que l’envoi d’une lettre de relance recommandée directe. Cette dernière est toutefois obligatoire si votre débiteur ne donne pas de suite à votre relance.

En plus d’être une approche plus diplomate, un mail est une première trace écrite de la demande de votre entreprise. En cas de saisie de la justice, une copie de mail a une valeur juridique mais ne doit constituer la seule preuve. L’envoi par mail d’une relance facturation reste tout de même moins coûteux qu’un envoi postal d’une lettre de relance.

Enfin si l’échéance vient seulement d’être dépassée, l’envoi par mail est beaucoup plus rapide. Il peut ainsi régler un problème de facture impayée plus rapidement. Cette première relance par mail peut d’ailleurs être doublée d’une relance téléphonique.

Le contact direct est dans tous les cas à privilégier avec le débiteur pour maintenir une relation saine et professionnelle face à une situation qui peut parfois avoir de lourdes conséquences en entreprise.

Pourquoi externaliser la relance des factures impayées ?

Les relances des impayés sont un fardeau pour toutes les entreprises que ce soit TPE, TPI, PME ou ETI surtout quand elles sont gérées en interne. En effet, quand les relances des impayés n’apportent aucune valeur ajoutée à l’entreprise et exigent parfois même une création de poste, il est temps de penser à une alternative.

Faire appel à un prestataire de services pour la relance de vos clients et débiteurs est une solution que vous propose Officéo.

L’externalisation de la relance facturation peut s’avérer être un choix judicieux pour les nombreux avantages qu’elle peut vous offrir :

• Réaliser des économies, réduire des frais de consommables et gagner en trésorerie ;
• Bénéficier d’une valeur ajoutée en permettant à vos équipes de se concentrer sur le cœur du métier de l’entreprise ;
• Gagner en efficacité et en productivité grâce à des factures impayées relancées à la date définie pour une meilleure rentabilité ;
• Hausser la satisfaction client en préservant les relations clients et en évitant les éventuels litiges ;
• Vous ne payerez que pour les heures réellement effectuées.

Pourquoi choisir Officéo pour externaliser la relance de vos factures impayées ?

La gestion des retards de paiement ne doit plus être une tâche chronophage qui pollue vos forces vives. Avec Officéo, vous optez pour le « back-office as-a-service » : une solution ultra-flexible, fiable et augmentée pour sécuriser votre trésorerie. Nous ne faisons pas de simple mise en relation, nous déployons un service clé en main s’appuyant sur des assistants indépendants expérimentés et pilotés par un account manager dédié.

En choisissant notre modèle, vous vous affranchissez des contraintes de l’internalisation (0 incidence sur la masse salariale) et de la rigidité du travail temporaire. Notre engagement est clair : nous fonctionnons sur du résultat, et non pas sur du temps passé. Nos talents interviennent à la demande (en mode stop & go) pour assurer le suivi des règlements et les relances pour factures impayées. Nous pilotons la performance de vos encaissements à travers des KPIs concrets, comme le maintien d’un DSO (Days Sales Outstanding) maîtrisé et un taux d’impayés clients relancés sous 8 jours. Libérez votre temps qualifié et confiez vos relances clients structurées à une équipe qui s’engage sur l’efficacité.

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Comment ça marche ?

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Cas Client : comment B. Braun a recouvré 750 000 € de créances et traité 4 500 dossiers en un temps record ?

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Questions fréquentes