[Lettre de recouvrement] Mentions obligatoires + exemple
La lettre de recouvrement, souvent appelée lettre de relance, est utilisée par une entreprise ou une organisation pour rappeler à un client ou à un débiteur qu’une facture n’a pas été payée à la date d’échéance.
Avant d’entamer une procédure de recouvrement de créance judiciaire, les articles 56 et 58 du Code de procédure civile obligent le créancier à effectuer une procédure de recouvrement de créance amiable.
Certaines étapes doivent ainsi être effectuées telles que les relances par appel téléphonique et courrier avec une lettre simple.
Cependant si cela ne s’avère pas payant, il est temps d’envoyer une lettre de recouvrement de créances avec accusé de réception. Cette lettre peut constituer une preuve en cas de recours à la justice.
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Comment rédiger une lettre de recouvrement ?
Afin de rédiger une lettre de recouvrement de créances, veillez à préciser les mentions obligatoires suivantes :
- Le nom et les coordonnées de la société créancière ;
- Le nom de la personne chargée du recouvrement de créance, et les coordonnées s’il s’agit d’une entreprise tierce, comme une société de recouvrement de créance ou un cabinet de recouvrement ;
- Le nom et les coordonnées de l’entreprise débitrice ;
- Les montants et les intérêts de la ou les factures impayées, ainsi que la date et les modalités de paiement ;
- Les pénalités de retard qui courent à compter de la mise en demeure.
Les frais de recouvrement générés en dehors d’un titre exécutoire sont à la charge du créancier, selon l’article L. 111-8 du code des procédures civiles. Ces frais désignent les frais de dossier, de recouvrement ainsi que de correspondance. Un titre exécutoire découle d’une décision de justice. Cela suppose alors qu’un recouvrement judiciaire a été enclenché et appliqué par un huissier de justice.
Ce courrier est à transmettre lorsque les premières phases de recouvrement de créance amiable ont été épuisées pour régulariser les retards de paiement : appels téléphoniques et mails.
Modèle de lettre de recouvrement
Voici un des modèles de lettres de recouvrement possibles :
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Nom de l’entreprise du créancier Nom de la personne chargée du recouvrement Nom de l’entreprise débitrice Fait à [***], le [***]. Objet : Lettre de recouvrement – facture n°[***] Madame, Monsieur, (ou seulement Monsieur [***], // Madame [***], dans le cas où vous auriez connaissance du récepteur) Selon la facture n°[…] datant du […], vous nous êtes redevable de la somme de […] € selon les modalités suivantes : […] Nous vous saurions gré de bien vouloir effectuer son règlement dans les délais les plus brefs. Dans le cas où votre règlement nous parviendrait avant la réception de ce courrier, nous vous prions de ne pas tenir compte de ce dernier. D’avance, nous vous remercions d’entreprendre le nécessaire et restons à votre entière disposition pour toute information complémentaire. Veuillez accepter, Madame, Monsieur, (ou seulement Monsieur [***], // Madame [***], dans le cas où vous auriez connaissance du récepteur) l’expression de nos salutations les plus distinguées. Tampon (Optionnel) |
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Il ne faut pas oublier de joindre la photocopie de la ou les factures que le débiteur doit régler.
Bon à savoir : il existe un temps de prescription concernant les dettes. Si le créancier est un professionnel, il dispose de deux ans pour agir. Dans ce cas d’un litige entre particulier, le délais de cinq ans.
Quels sont les délais avant d’entamer une procédure de recouvrement de créance judiciaire ?
Que ce soit dans le cadre de relances amiables ou suite à une mise en demeure, le client dispose d’un délai de 30 jours pour remplir ses obligations. Si passé ce délai, vous n’avez toujours pas de réponse, il est dans votre droit de mettre en place une procédure de recouvrement de créance judiciaire.
J’ai besoin d’aide dans mes procédures de recouvrement de créance
Témoignage de Nelly Fourgous, directrice associée de l’Agence Indie, cliente Officéo
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En bref
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📋 C’est quoi une procédure de recouvrement ?
Une procédure de recouvrement est un ensemble de démarches effectuées par un créancier dans le but de récupérer les fonds qui lui sont dus par un débiteur qui n’a pas honoré ses engagements de paiement selon les termes convenus. Cette procédure peut prendre plusieurs formes, allant de la simple relance amiable (lettre rappel de paiement) à des actions en justice.
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❓ Comment écrire une lettre de recouvrement ?
Une lettre de recouvrement doit contenir les points suivants : l’identité du créancier, l’adresse du débiteur, le numéro et la date de la facture, l’origine de la créance, le montant de la facture, la date d’échéance, une demande de paiement dans un délai déterminé.
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✉️ Comment reconnaître une vraie lettre d’huissier ?
Lorsque vous recevez une lettre de recouvrement, vérifiez l’identité du créancier et la somme réclamée. La lettre doit obligatoirement mentionner : la dénomination de la société de recouvrement, son adresse, l’indication qu’elle procède à un recouvrement à l’amiable, le nom de la personne à qui vous devez de l’argent, le fondement, le montant de la dette, l’indication que les frais de recouvrement amiable restent à régler par le créancier.
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