[Archivage des factures] Règles & Exigences

Qu’elles soient à destination de clients ou fournisseurs, les factures doivent être conservées par l’entreprise. Obligation légale, l’archivage des factures doit être prudemment géré par l’entreprise. En effet, des règles strictes sont à suivre sous faute de lourdes sanctions. Dans cet article, découvrez toutes les règles à connaître sur l’archivage de facture.

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Qu’est-ce que l’archivage de facture ? 

L’archivage des factures est le processus de conservation des factures en entreprise.
L’archivage assure à l’entreprise une sécurité : en cas de litige ou contentieux et évidemment lors d’un contrôle d’activité. La conservation des factures fait partie des obligations légales d’une entreprise. 

Comment conserver des factures en entreprise ?

Pendant longtemps les factures en entreprise étaient conservées uniquement en format papier. Depuis plusieurs années, elles sont également conservées en format électronique. Le processus d’archivage est donc double : pour le format papier et le format électronique.
Les entreprises qui génèrent un nombre important de transactions doivent impérativement mettre en place un système de suivi des factures et d’archivage, au risque de compliquer le processus. 

La conservation de facture en format papier

La conservation de facture en format papier est obligatoire. L’entreprise peut faire le choix de conserver la facture en format électronique. Cet archivage numérique peut-être directement effectué par l’entreprise ou un tiers. Des règles précises doivent être suivies pour effectuer cet archivage numérique.  Selon les articles A102 B-1 et B-2 du livre des procédures fiscales que vous pouvez retrouvez sur cette page officielle : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000034311685/

• La numérisation de la facture doit être une copie exacte ;
• Tout ajout, remarque ou modification annoté sur la facture doit figurer sur le fichier numérique ;
• Les couleurs doivent être identiquement reproduites ;
• La facture numérisé doit être conservée sous format PDF ou sous format PDF A/3.

Dans le cas où l’entreprise ne peut respecter ces règles, elle doit se contenter de la facture format papier au risque d’être lourdement sanctionnés.

La conservation de papier format électronique

Quant à la facture initialement sous format électronique, elle ne peut être conservée sous format papier. Elle doit être conservée sous le format électronique pendant au moins 3 ans. Durant ces 3 ans, la facture au format électronique est maîtresse. D’ailleurs elle peut vous être spécifiquement réclamé par l’administration fiscale. 

Combien de temps faut-il conserver les factures ?

Les entreprises sont dans l’obligation légale de conserver les factures pendant 6 ans à compter de la date de l’émission de la facture. Selon l’article L102B du Livre des procédures fiscales “les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de six ans.”

L’article L123-22 du code de commerce prévoit des durées de conservation plus longues : les factures clients et fournisseurs et tous autres documents financiers doivent être conservés pendant 10 ans à compter de la fin de l’exercice. 

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect des règles de conservation des factures ? 

La conservation de facture est une obligation légale définie par plusieurs règles strictes. Les entreprises qui ne suivent pas les règles en matière d’archivage des factures  risquent plusieurs sanctions : 

• Une pénalité de 50% des montants facturés ;
• Un rejet de déduction des charges, qui entraîne la taxation d’un bénéfice supplémentaire ;
• Un rejet de comptabilité, qui entraîne l’exécution d’une procédure de rectification contradictoire par l’administration fiscale. Ce qui entraînera un re calcul du bénéfice de l’entreprise sur la période concernée. 

Les exigences de l’archivage

L’organisation du système d’archivage nécessite des exigences. Il doit être en mesure de garantir durablement les propriétés suivantes, qui pourraient être utilisées comme pièces justificatives à l’égard du fisc : 

• L’authenticité de l’origine de la facture ;
• L’intégrité de contenu de la facture ;
• La lisibilité de la facture (sur le format papier comme sur le format électronique).

L’archivage des factures exige d’avoir recours à un système d’archivage électronique selon la norme NF Z42-013. Les systèmes et processus d’archivage doivent être détaillés dans une documentation spécifique. Ils sont testés et contrôlés régulièrement pour s’assurer qu’ils sont toujours en mesure de répondre à toutes les exigences ci-dessus et pour pouvoir le démontrer si nécessaire.

Questions fréquentes sur l’archivage des factures