[Gestion administrative et comptable] La clé de la réussite
Un accompagnement pour la gestion de votre entreprise sans embauche, c’est possible !
Vous êtes en plein processus de création d’entreprise ? Vous devez estimer et interpréter les chiffres de votre structure ? Cependant, il n’est pas toujours évident de mettre en œuvre et coordonner les ressources de l’entreprise. Choisissez l’externalisation de la comptabilité et faites appel, sans embaucher, à un assistant administratif et comptable Officéo.
Prévoir, mesurer, contrôler et agir pour développer et pérenniser votre société : 4 engagements de votre assistant administratif et comptable Officéo.
[VIDÉO] Notre solution de préparation comptable
et de gestion administrative
Vous n’avez pas le temps de tout lire ? Officéo vous résume sa solution de préparation comptable en une vidéo !
Quels services contient cette solution et pourquoi devriez-vous opter pour celle-ci ?
Découvrez-le en cliquant sur le bouton Play !
L’assistance comptable : qu’est-ce qu’elle regroupe ?
L’assistance comptable, aussi appelée pré-comptabilité, consiste à effectuer des tâches qui relèvent de la gestion administrative et financière et de la comptabilité d’entreprise. Ses principales missions relèvent de la comptabilité générale et concernent les travaux d’enregistrements comptables et d’imputation comptable.
L’assistance comptable est assurée par un professionnel des chiffres qui représente souvent le bras droit du comptable car il lui apporte une aide au quotidien dans l’accomplissement des ses tâches.
La pré-comptabilité regroupe des missions administratives et d’assistance comptable comme :
- Le classement des documents comptables ;
- Le suivi de la trésorerie et les premiers gestes de gestion ;
- Le pointage comptable et lettrage comptable ;
- Les rapprochements bancaires ;
- La saisie comptable ;
- La gestion des notes de frais comptables ;
- L’amortissement comptable ;
- La relance des factures et le suivi des litiges ;
- La liaison avec l’expert comptable ;
- Les bilans comptables auto-entrepreneur ;
- Les démarches concernant la fiscalité en entreprise et l’impôt du dirigeant.
Les activités liées à l’assistance comptable sont diverses. Elles vont de la réalisation des opérations comptables courantes au suivi des immobilisations, en passant par la prise en main de la relation avec les banques. Un logiciel de gestion d’entreprise peut apporter une aide mais l’assistance comptable Officéo apporte une aide sur les opérations de consolidation financière, avec par exemple la production des comptes annuels et le contrôle des coûts et des charges.
Notre solution de gestion administrative et comptable
La gestion administrative et comptable Officéo vous épaule sur l’ensemble de ces missions et éventuellement d’autres missions de gestion de votre comptabilité d’entreprise. Elle veille à la bonne santé financière de votre société quelle que soit sa taille (TPE/PME, startup ou grande entreprise) en assurant entre autres, pour vous :
Classement et archivage des documents comptables
Votre assistant administratif et comptable prépare vos documents comptables (factures, taxe d’apprentissage, TVA, etc.) indispensables à l’établissement des déclarations par l’expert-comptable.
- Classement et archivage des factures d’achats ou de vente, des relevés bancaires, des bulletins de paies ou encore des bordereaux de charges sociales ;
- Suivi de la gestion formalisée et respect des délais de mise en archive des documents d’entreprise, dont les déclarations annuelles et déclarations fiscales.
Gestion et suivi de trésorerie d’entreprise
Les bases d’un bon suivi de trésorerie s’établissent par des opérations de rapprochement bancaire et vérification de solde. Anticiper les impératifs financiers, entretenir de bonnes relations avec ses partenaires et investisseurs tout en trouvant des solutions agiles, c’est là que se trouve notre force de proposition.
- Création et tenue des tableaux de trésorerie et bilans prévisionnels ;
- Référencement des documents de comptabilité, rédaction de rapports et plans de classement ;
- Gestion des notes de frais.
Pointage comptable
Vous souhaitez obtenir de l’aide pour votre gestion comptable et financière ? Votre gestion administrative et comptable par un assistant Officéo qui s’occupe pour vous de réaliser votre pointage comptable. Votre comptabilité est à jour, vous suivez le fonctionnement de vos comptes, ajustez les placements budgétaires, ou au contraire, repérez les manquements pour (ré)équilibrer votre trésorerie.
- Saisie et pointage comptable entre client et fournisseur ;
- Identification des incomplétudes de comptabilité, réctification de mouvements, enregistrement symétrique ;
- Vérification des écritures comptables ;
- Assistance validation de rapprochement bancaire.
Gestion des notes de frais
Courir après les justificatifs de frais professionnels ne sera plus qu’un mauvais souvenir. Confiez la gestion de vos notes de frais comptables à un professionnel de l’Office Management ! DAF, responsable comptable ou dirigeant d’entreprise à effectif limité : allégez votre masse salariale en économisant sur les coûts de traitement de vos salariés et de vos équipes. Exonérés de cotisations sociales, les frais professionnels sont soumis à un contrôle pointilleux des organismes en charge. Avec nos assistants administratifs et comptables, rien n’est laissé au hasard.
- Pilotage, gestion du processus de saisie comptable des frais de déplacement, des notes de frais ;
- Respect des règles fiscales, de l’exactitude des rapports de dépenses présentés et des justificatifs et assurance d’un contrôle strict du processus.
Relance facture impayée et suivi des litiges
Les retards de paiement peuvent être évités par une meilleure gestion des factures impayées. Les facteurs de réussite de ce processus sont la transversalité et la fluidité des échanges entre les chargés de recouvrement et le service administratif du client concerné. Plus de débiteurs laissés en sommeil ! Confiez le suivi rigoureux de vos états comptables et la relance facture impayée à un assistant Officéo.
- Gestion, relance et suivi des factures impayées ;
- Selon la procédure légale applicable, assistance de recouvrement à l’amiable.
Gestion des litiges clients
La gestion des litiges conditionne fortement l’expérience et la satisfaction clients. Un litige mal géré, c’est alors un coup dur pour toute la relation client, l’image de l’entreprise voire l’écosystème interne de l’entreprise dans son entièreté. Réactivité, communication interne agile, mise en place d’un rapport de compte à effectuer par les acteurs du litige, suivi poussé de la satisfaction client : fini les gestions de litiges clients contraignantes et chronophages, la solution de gestion administrative et comptable Officéo est là pour vous ! Officéo permet de mettre en place une préparation en amont et une bonne gestion des impératifs pour réduire considérablement le nombre de litiges clients.
- Règlement simple, avec arrondi, avec escompte ou partiel des factures ;
- Suivi des comptes clients ;
- Gestion des relances clients.
Aide à la déclaration TVA
Remplir et payer sa déclaration TVA professionnelle avec l’aide d’un assistant comptable Officéo, c’est l’assurance d’avoir l’esprit tranquille pour développer son activité. Lors du paiement des acomptes ou du bilan annuel, nos assistants s’adaptent rapidement à vos pics d’activité soudains et objectifs court-terme élevés.
- Comptabilisation de la TVA sur les achats courants et achats intracommunautaires ;
- Comptabilisation de TVA sur les ventes et déclarations de TVA ;
- Enregistrement de TVA ;
- Rectification de TVA collectée.
La fiscalité entreprise dirigeant
Dirigeants de SA, SAS, gérants minoritaires et égalitaire de SARL, gérants non associés de SARL ou sociétés de personnes : Officéo vous éclaire sur les démarches à suivre relevant de l’impôt sur les sociétés (IS) et du suivi de l’impôt sur le revenu (IR). Avec une souplesse opérationnelle réelle, nous nous engageons à déployer des assistants compétents pour les démarches fiscales à mettre en place lors de la création de votre entreprise.
Le secrétariat by Officéo
Chez Officéo, notre secrétariat est sans limite. Nous collaborons avec des assistantes spécialisées dans divers domaines. De ce fait, peu importe votre besoin administratif, nous avons les compétences qu’il vous faut :
- Assistance comptable & financière : saisie comptable, tenue des journaux, suivi des créances, préparation des bulletins de paie ;
- Assistance RH / Recrutement : diffusion des communication internes de l’entreprise, gestion du personnel, rédaction et mise à jour des contrats de travail ;
- ADV / Relation clients : préparation et gestion des commandes, suivi des paiements, gestion du standard et des appels téléphoniques ;
- Assistance Achats : gestion des échanges avec les fournisseurs, traitement des réclamations et et des retours, classement, tri et archivage de dossiers ;
- Assistanat de direction : accueil physique des visiteurs, préparation des comptes rendus, organisation des voyages professionnels.
Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo
O. : Quels sont les résultats obtenus depuis que vous avez fait appel à Officéo ?
J. M. : En déléguant toutes les tâches RH à vos équipes, j’ai pu bénéficier d’un gain de temps de plus de 50%. Du côté de la comptabilité, Officéo m’a permis, grâce à son efficacité sur les relances clients et les factures impayées, de libérer plus de 60% du temps qualifié.
Nos heureux clients
La gestion administrative et comptable par Officéo : choisir une gestion comptable polyvalente et multilingue
Votre assistant administratif et comptable Officéo, en plus de vous aider dans la gestion comptable de votre entreprise, peut se charger pour vous de votre secrétariat courant et de l’ensemble des tâches administratives et RH nécessaires au bon fonctionnement de votre entreprise tels que :
- Réception, filtrage et réorientation les courriers électroniques ;
- Edition les bulletins de salaires ;
- Mise à jour les dossiers du personnel (suivi des absences et des congés) ;
- Rédaction des comptes rendus et procès verbaux de réunion ;
- Vérification de la validité des informations traitées et rédiger des documents administratifs.
L’ensemble de nos services sont disponibles dans le cadre de missions de secrétariat et assistanat bilingue. Vous êtes en contact avec des clients et fournisseurs étrangers de l’entreprise, votre clientèle peut s’internationaliser ou demander des échanges ponctuels nécessitant des compétences administratives et linguistiques spécifiques : Officéo répond aussi à cela, sous 48 H nous apportons un assistant bilingue externalisé pour votre gestion comptable.
- Traduction et interprétation de divers documents échangés (rapports de synthèse, courriers, mails, etc.) ;
- Échanges en langue étrangère (réunions, standard télé.
Les avantages Officéo
Flexibilité totale
- Garanti sans impact sur la masse salariale ;
- 0 contingence sociale, 0 gestion RH ;
- Pas d’engagement de volume horaire ou de durée ;
- Une totale efficacité économique ;
- Sans embauche.
Sourcing premium
- Profils experts sélectionnés pour votre projet ;
- Immédiatement opérationnels sur site ou à distance ;
- Intervenants qualifiés aux références établies.
Fiabilité
- Remplacement immédiat en cas d’absence ou d’imprévu ;
- Prestation pilotée par Officéo via un Account Manager dédié ;
- Continuité de service garantie.
Rapidité et ubiquité
- Service opérable sous 48H si besoin ;
- Une solution disponible partout en France.
Officéo répond à vos questions et vous fait bénéficier d’une solution d’externalisation administrative flexible, experte, et à la mise en œuvre rapide. Vous pouvez nous joindre à votre convenance du lundi au vendredi de 9h à 19h.
Comment ça marche ?
Conçue pour qu’elle soit experte, moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un freelance en direct et plus souple qu’un CDD, notre solution d’assistance administrative s’engage à vous satisfaire en toutes circonstances. Faites-nous confiance, et choisissez à présent de vous recentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier.
Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.
Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.
Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.
Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !
Témoignage de Serge Estrade, client Officéo…
« Un geste que j’ai particulièrement apprécié. »
Témoignage vidéo de Serge Estrade, directeur d’Abeillon, une PME industrielle. Depuis plus de 40 ans, Abeillon conçoit, fabrique et distribue des flexibles semi-rigides.
O. : Qu’avez-vous pensé des compétences et des prestations de votre secrétaire ?
S.E. : Officéo a une connaissance très poussée de leurs assistantes et ont su répondre à ma demande avec la personne idéale. J’ai dès le début été satisfait des compétences de ma secrétaire. D’autant plus, que cette dernière a su développer de nouvelles compétences. Etant habitué à EBP, un logiciel de gestion et de comptabilité, je souhaitais que ma nouvelle assistante soit capable de manier ce logiciel. Officéo a donc mis en place une formation pour elle et cela sans aucun frais supplémentaire pour moi. Geste que j’ai particulièrement apprécié.
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Déjà assistant administratif et comptable
… et si vous donniez un nouveau souffle à votre carrière ?
Présent dans toute la France, nous recrutons constamment de nouveaux assistants administratifs et comptables pour accompagner les entreprises dans leur administration commerciale.
Si vous êtes intéressé(e), vous pouvez dès à présent déposer votre candidature. Nous pouvons également vous accompagner dans vos démarches afin de vous lancer à votre compte.
Pourquoi postuler chez Officéo ?
- Travaillez sans devoir prospecter : concentrez-vous sur ce que vous faites de mieux.
- Sécurisez vos revenus : dites adieu aux impayés.
- Partagez, échangez, rencontrez : une communauté de 6 000 assistants.
Je suis déjà assistant administratif et comptable
Questions fréquentes
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🧐 Comment choisir une secrétaire efficace et compétente pour votre gestion comptable ?
Au delà de sa polyvalence et son expertise, une assistante de gestion administrative et comptable efficace se distingue par sa réactivité. Elle sait gérer une situation urgente et est à l’écoute de ses interlocuteurs.
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🤷♂️ Pourquoi recourir à un secrétaire administratif et comptable indépendant plutôt qu’à un alternant ?
Un assistant alternant n’est pas totalement autonome et compétent. Il a besoin d’être constamment supervisé. En recourant à un secrétaire indépendant, vos besoins en assistance comptable sont pris plus rapidement en charge.
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🤔 Puis-je déléguer ma gestion comptable et administrative ?
Oui ! L’externalisation de la gestion comptable et administrative est une solution adaptée à toute taille de structure et au type de mission, qu’elle soit temporaire ou récurrente. L’externalisation permet de recourir à une solution ponctuelle comme récurrente, sans considérer les contraintes d’un équivalent temps plein et des charges associées.
On se charge de votre administratif.
