[Gestion comptable] ▷ Définition, 5 outils & conseils

La gestion comptable d’une entreprise désigne toutes les tâches qui relèvent de la comptabilité génrale de l’entreprise.  consiste à réaliser la comptabilité générale de l’entreprise, Elle représente pour l’entreprise un enjeu important qui consiste à assurer la fiabilité de ses comptes et à établir des tableaux de bords et des procédures de contrôle.

La gestion comptable et financière de votre entreprise vous bouffe tout votre temps ? Entre la préparation de la comptabilité, les obligations, les prévisions et la fiscalité… En plus d’être très encadrée, cette activité peut vite se transformer en une tâche fastidieuse que vous craindrez d’approcher. Vous rendre cette tâche aisée est l’une des missions de nos assistants comptables.

Découvrez tous les éléments importants qui relèvent de la gestion de votre comptabilité et que vous devez connaître afin de mieux la maîtriser.

La gestion comptable d’une entreprise : définition

La gestion comptable d’une entreprise implique la réalisation de la comptabilité générale de l’entreprise. Cette tâche consiste aussi à gérer la fiabilité des comptes et à créer des tableaux de bords et des procédures de contrôle et de suivi des comptes. L’activité de gestion comptable a pour but de fournir l’information comptable au management de l’entreprise.

Les missions de la gestion comptable sont plusieurs :

• Réalisation des opérations comptables ;
• Administration de la trésorerie ;
• Garantie d’un suivi budgétaire ;
• Garantie d’un suivi des immobilisations ;
• Contrôle des coûts et des charges ;
• Réalisation des comptes annuels ;
• Réalisation des travaux d’inventaire ;
• Réalisation d’analyse financière.

Le rôle de la gestion comptable dans l’entreprise

La gestion comptable est une fonction délicate du fait de son importance dans l’entreprise, ils ‘agit en effet d’un rôle important qui sert à contrôler tous les comptes de l’entreprise tout en évitant les moindres erreurs. La gestion financière et comptable est généralement assurée par des experts qui ont les compétences requises pour gérer les flux de trésorerie. L’expert-comptable fait preuve de flexibilité et réalise des bilans financiers tout en faisant régulièrement l’état des finances.

Ainsi, la comptabilité n’est pas une fonction facultative pour l’entreprise mais une obligation légale. L’entreprise doit rendre chaque année des comptes annuels exempts d’erreurs et fidèles à la réalité.

La comptabilité d’une entreprise doit répondre à plusieurs critères afin de respecter les principes comptables en vigueur.

Les enjeux de la gestion comptable en entreprise

La gestion comptable est nécessaire et obligatoire pour toute entreprise qui souhaite être performante.  

Si l’entreprise n’optimise pas ses processus de gestion comptable et ne les adapte pas à son organisation, elle peut voir sa performance et sa rentabilité tomber en décadence.

• La transparence des informations : l’un des plus grands enjeux de la gestion comptable est de convertir des informations financières propres à l’entreprise dans un format clair, compréhensible et exploitable.
• Justifier la situation fiscale de l’entreprise auprès de l’administration fiscale : la gestion comptable est une obligation légale pour toutes les entreprises. Elle représente un moyen pour l’entreprise de justifier sa situation fiscale auprès de l’administration fiscale ou de se défendre en cas de litige. 
• Informer sur la situation financière de l’entreprise : les états financiers produits par la comptabilité ont pour but d’informer les gérants, actionnaires, investisseurs, etc. de la situation financière de l’entreprise. L’enjeu est plus significatif quand il faut convaincre les investisseurs ou les banquiers d’engager des fonds.
• Un pilotage optimisé de l’activité de l’entreprise : la gestion comptable est impossible à ignorer en entreprise car elle représente un outil de pilotage et de prise de décision. Les enjeux sont importants car la gestion comptable permet d’identifier les produits ou services qui génèrent le plus de CA, les moments propices où investir pour développer son activité, etc. La gestion comptable est un outil efficace pour comparer les chiffres réalisés aux prévisions financières établies. 

Comment réaliser une gestion comptable en entreprise ?

Pour faire une gestion comptable efficace dans votre entreprise, suivez ces étapes clés :

1. Organisez vos documents : classez et conservez soigneusement tous les relevés bancaires, les factures, les reçus et autres documents financiers pertinents. Cela facilitera l’accès aux informations nécessaires au moment opportun ;
2. Tenez un registre des transactions : utilisez un logiciel de comptabilité ou un tableur pour enregistrer toutes les transactions financières de votre entreprise, y compris les ventes, les achats, les paiements et les dépenses. Assurez-vous de noter les détails importants tels que les dates, les montants et les catégories de dépenses ;
3. Faites un suivi de votre trésorerie : gardez un œil attentif sur vos flux de trésorerie en enregistrant toutes les entrées et sorties d’argent. Réconciliez régulièrement vos relevés bancaires avec votre registre de transactions pour éviter les erreurs ou les oublis ;
4. Effectuez des rapprochements bancaires : comparez régulièrement vos relevés bancaires avec vos enregistrements comptables pour vous assurer que toutes les transactions sont correctement enregistrées et qu’il n’y a pas de disparités. Cela vous aidera à détecter les éventuelles erreurs ;
5. Établissez des rapports financiers : produisez des rapports financiers tels que le bilan, le compte de résultat et le tableau des flux de trésorerie. Ces rapports vous permettront d’évaluer la santé financière de votre entreprise et de prendre des décisions éclairées ;
6. Respectez les obligations fiscales : soyez à l’affût des réglementations fiscales en vigueur et veillez à ce que votre gestion comptable soit en conformité avec ces obligations. Payez vos impôts et déclarez vos revenus selon les délais et les modalités requis ;
7. Utilisez des outils de gestion comptable : les logiciels de comptabilité peuvent simplifier le processus de gestion comptable en automatisant certaines tâches chronophages et en offrant une meilleure visibilité sur vos finances. Explorez les options disponibles et choisissez ceux qui répondent le mieux à vos besoins.

En résumé, une gestion comptable efficace implique une organisation rigoureuse, un enregistrement précis des transactions, un suivi régulier de la trésorerie, des rapports financiers pertinents et un respect des obligations fiscales. L’utilisation des outils et des logiciels adaptés pour simplifier et optimiser ce processus est également nécessaire pour optimiser votre gestion comptable. Une bonne gestion comptable contribue à la stabilité financière et à la croissance de votre entreprise.

Comment simplifier la gestion comptable et financière en entreprise ?

Il existe de nombreuses méthodes pour simplifier la gestion comptable et financière dans une entreprise :

1. Utilisez un logiciel de comptabilité : le logiciel de comptabilité vous permettra d’automatiser de nombreuses tâches , telles que la saisie comptable, la gestion des factures et le suivi des dépenses.
2. Automatisez les processus de facturation : Utilisez des systèmes de facturation automatisée pour envoyer des factures, suivre les paiements et gérer les relances.
3. Engagez un comptable ou un expert financier : Si vous le pouvez, faites appel à un professionnel de la comptabilité ou de la finance pour vous aider à gérer efficacement vos finances et à optimiser votre situation fiscale.
4. Externalisez si nécessaire : Si la gestion comptable devient trop complexe, envisagez de faire appel à un service externe de comptabilité ou de gestion financière.

Top 5 des logiciels de gestion compta

Il existe une multitude d’outils de gestion comptable, voici une liste des 5 outils les plus intéressants :

1. Intuit Quickbooks : une solution de gestion en ligne. Il s’agit d’une application SaaS qui s’adresse aux TPEs et auto-entrepreneurs et qui leur permet d’assurer la gestion comptable et la facturation de manière simple et rapide. Cet outil propose plusieurs fonctionnalités comme : la gestion des ventes et des achats, l’envoi des devis et factures, le calcul automatique de la TVA, etc. ;
2. Odoo expenses : un outil qui permet la gestion comptable, la facturation et la gestion des notes de frais des employés. En un seul clic, vous pouvez créer, valider ou refuser les frais ;
3. Sage Compta et Facturation by Sage : le logiciel leader de gestion comptabilité, gestion commercial et paie pour PME. L’outil Sage compta et facturation est destiné aux petites entreprises et aux entrepreneurs. Il offre des fonctionnalités comme : la gestion des ventes et des achats, les reportings, la TVA et la gestion de trésorerie ;
4. EBP : un logiciel de gestion comptable et paie pour les TPEs et PMEs. Il propose plusieurs solutions qui s’adaptent à différents domaines : commerce , association, bâtiment, éducation, etc. Parmi ses fonctionnalités les plus importantes, on retrouve : la paie, le pilotage business, le CRM, la gestion commerciale, la fiscalité, la comptabilité et la gestion commerciale ;
5. Mooncard : une solution innovante sous forme de carte d’entreprise qui gère les paiements et les notes de frais. Cette carte permet, grâce à une solution d’intelligence artificielle, de payer et de gérer les frais professionnels de manière efficace. La solution permet également d’automatiser l’ensemble du processus administratif des déclarations de dépenses et de gestion des notes de frais.

Obligations comptables des entreprises

Certaines entreprises gèrent elles-mêmes leur comptabilité, cependant d’autres choisissent de faire appel à un prestataire externe. Lorsqu’il ne s’agit pas des tâches qui relèvent de l’assistance comptable, ces dernières doivent être confiées à un expert-comptable inscrit au tableau de l’Ordre. C’est le seul qui peut, de manière légale, tenir, vérifier, surveiller et redresser les comptes d’une entreprise.

Les obligations comptables varient selon la taille de l’entreprise mais il existe des obligations comptables qui sont communes à toutes les entreprises.

Obligations communes à toutes les entreprises

Toutes les entreprises doivent respecter et effectuer ces impératifs :

• L’enregistrement chronologique de leurs transactions financières ;
• L’établissement des factures ;
• La réalisation d’un inventaire annuel des éléments de l’entreprise à la fin de chaque exercice ;
• L’établissement des comptes annuels ;
• Le dépôt des comptes annuels auprès du greffe du Tribunal de commerce ;
• La détention d’un compte bancaire ;
• La conservation de la totalité des documents comptables pendant 10 ans minimum.

Obligations comptables des petites entreprises

Les petites entreprises qu’elles soient de personnes physiques ou morales, qui sont affiliées au régime réel simplifié d’imposition ont la possibilité de présenter leurs comptes annuels de manière simplifiée. Les petites entreprises doivent avoir en moyenne 10 salariés permanents, réaliser un chiffre d’affaires de moins de 700 000 euros et un bilan de moins de 350 000 euros. Il s’agit de y faire figurer uniquement les créances et les dettes à la fin de l’exercice comptable.

Les petites entreprises doivent faire un bilan simplifié de :

• L’actif immobilisé ;
• Les capitaux propres ;
• L’actif circulant ;
• Les prévisions ;
• Les charges et les produits constatés d’avance ;
• Les dettes.

Obligations comptables des grandes entreprises

Quant aux grandes entreprises, à savoir les entreprises qui comptent plus de 300 salariés et qui réalisent un chiffre d’affaires de plus de 18 millions d’euros par an, elles doivent introduire les éléments suivants :

• Le bilan annuel ;
• Le passif exigible ;
• Un tableau de financement ;
• L’actif réalisable disponible ;
• Le compte de résultat prévisionnel ;
• Le plan de financement prévisionnel.

Les maisons-mères et les groupes de sociétés sont aussi sollicitées de présenter un rapport de gestion ainsi que des comptes consolidés.

Les livres comptables obligatoires

Toutes les entreprises sans exception sont contraintes de tenir des documents comptables obligatoires. Appelés les livres comptables obligatoires, ces derniers ont pour but de répertorier toutes les opérations financières des entreprises.

On distingue trois types de livres comptables :

• Le livre d’inventaire: obligatoire uniquement pour les entreprises qui sont soumises au régime d’imposition réel, sont apportés les éléments immobilisés, actifs et passifs ainsi que leur valeur comptable ;
• Le livre journal: liste les opérations financières qui font évoluer l’actif de l’entreprise selon leur ordre chronologique ;
• Le grand livre des comptes : reprend les opérations du livre journal en suivant le plan comptable général de l’entreprise.

Les déclarations obligatoires lors d’une création d’entreprise

Lors de la création d’une entreprise, on retrouve de nombreuses déclarations qui sont obligatoires. Les impératifs liés à la comptabilité et à la fiscalité sont dépendants du régime de déclaration.

Parmi ces déclarations, on y retrouve :

• La déclaration des résultats ;
• La déclaration des revenus ;
• La déclaration TVA ;
• Les charges sociales.

Comment prévenir les impayés dans une entreprise ?

La mauvaise gestion de trésorerie peut menacer la santé financière de la société. La trésorerie se compose de l’addition de plusieurs éléments : les liquidités disponibles, le solde de caisse, les comptes bancaires et les chèques postaux.

Afin de bien gérer sa trésorerie, il est primordial de connaître le montant de ces liquidités et les entrées d’argent pour après pouvoir anticiper les risques financiers et calculer la capacité de paiement de l’entreprise.

Une trésorerie bien gérée rime avec 0 impayé, mais comment faire pour prévenir les impayés ?

Ainsi, afin d’assurer l’équilibre financier de son entreprise et de faire face aux impayés, il est important de s’arrêter sur ces quelques points :

• Les contrats de collaboration ou de prestation proposés aux clients ;
• Maîtriser les clauses commerciales ;
• Connaître l’importance et la valeur des garanties ;
• Prévoir une clause résolutoire ou des pénalités de retard.

Les entreprises possèdent de nombreux de nombreux droits pour assurer le paiement de leurs prestations. De ce fait, pensez à prendre l’avis d’un avocat ou d’un expert-comptable en la matière.

La gestion comptable d’une entreprise peut paraître fastidieuse et très formalisée. Néanmoins, cette démarche est très importante et obligatoire pour la société et son économie. Un expert-comptable peut vous être utile si vous souhaitez vous décharger de toutes ces procédures et vous y retrouver dans toutes les obligations comptables qui s’avèrent souvent très complexes.

Pour une libération de toutes les formalités administratives et comptable et une meilleure maîtrise de sa comptabilité d’entreprise, une solution existe.

L’externalisation d’une partie ou de la totalité des activités liées à l’assistance comptable, vous permettra de vous libérer de toutes les tâches chronophages qui gangrènent votre quotidien et vous permet une meilleure gestion de votre comptabilité.

En effet, faire appel à un prestataire comme Officéo pour bénéficier d’un soutien dans toutes les tâches qui relèvent de la comptabilité est la meilleure chose à faire pour assurer la bonne santé financière de votre société.

Les risques d’une mauvaise gestion comptable et fiscale

Une bonne gestion comptable en entreprise est celle qui intègre et qui met en place des outils d’encadrement des relations commerciales avec les fournisseurs et les clients. Il est très important d’étudier les délais de paiement imposés par les fournisseurs ainsi que les délais de paiement des clients, cela afin d’anticiper toute erreur ou retard et avoir une bonne gestion de trésorerie.

La gestion comptable servira aussi d’évaluation pour les risques financiers et fera en sorte de les réduire, elle va étudier la gestion des stocks et l’atteinte ou pas des objectifs commerciaux.

La gestion comptable est tout simplement au cœur de l’entreprise et croise différents secteurs de l’entreprise et rassemble toutes les données nécessaires pour produire des indicateurs au dirigeant de l’entreprise. Sans les données fournies par la gestion comptable, le dirigeant ne verra pas les failles et les leviers sur lesquels il faudra appuyer pour améliorer la performance passeront à la trappe.

Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France

« […] En déléguant toutes les tâches RH à vos équipes, j’ai pu bénéficier d’un gain de temps de plus de 50%. Du côté de la comptabilité, Officéo m’a permis, grâce à son efficacité sur les relances clients et les factures impayées, de libérer plus de 60% du temps qualifié. « 

Témoignage complet 

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Questions fréquentes