Votre administration des ventes par un assistant Officéo
Confiez votre ADV à un assistant, sans embaucher !
Votre entreprise fait face à la dure concurrence du marché ? Vous souhaitez, en urgence ou non, trouver un assistant polyvalent ou adv qui maîtrise chaque étape de la gestion commerciale et logistique, de la vente à l’après-vente, en passant par les relances factures clients et la gestion des impayés ? Cependant vous ne souhaitez pas embaucher.
Une solution : déléguez votre ADV administration des ventes à un assistant Officéo. Vous gagnez ainsi un temps précieux pour vous consacrer à la croissance de votre entreprise.
Quelles sont les missions de votre futur administrateur des ventes externalisé ?
Sélectionné pour son efficacité, sa polyvalence et son expérience, votre assistant Officéo prend en charge pour vous le service ADV (Administration Des Ventes) de votre entreprise et vous épaule dans la gestion commerciale et la gestion de la relation client de votre société.
Il assume pour vous toutes les responsabilités administratives liées au cycle de vente et gère tout le processus commercial depuis la prise de commande jusqu’à la livraison et la facturation clients. Flexible et réactif, votre assistant(e) ADV indépendant(e) vous accompagne sur plusieurs fronts :
- Gestion du processus de facturation et relances ;
- Enregistrement des factures de vente ;
- Expédition des commandes ;
- Contrôle et enregistrement des contrats de vente ;
- Coordination entre les différentes entités (commercial, transport, comptabilité) ;
- Contrôle des procédures administratives applicables lors des ventes réalisées ;
- Recouvrement de créances clients ;
- Définition des cahiers des charges pour les relations entre clients, fournisseurs, partenaires.
Créer un poste et intégrer un nouveau salarié impliquent des frais fixes, tout comme des démarches administratives lourdes. Le temps pour la formation et le suivi manquent en période de forte activité ou d’autres activités stratégiques et opérationnelles peuvent être prioritaires. Officéo l’a bien compris.
Faire le choix de soulager votre service d’ADV administration des ventes lors des périodes de forte activité, c’est choisir de vous décharger de contraintes parfois lourdes pour profiter d’un service professionnel de qualité. Votre futur(e) assistant(e) Officéo, peut entre également assumer les suivants :
Gestion des devis, gestion des commandes et suivi de facturation
Votre assistant gère en souplesse les envois de devis, les mouvements de matériels ou de services, les réceptions et exécutions de commandes, la facturation. Il vous fait ainsi gagner un temps précieux sur votre correspondance commerciale en s’occupant de toutes les formalités liées à la gestion des devis et des commandes. Votre gestion logistique / supply chain (appels d’offres aux transporteurs, négociations, gestion et suivi quotidien des expéditions) devient irréprochable, en toutes circonstances.
Parce que vos clients ne sont pas toujours prompt à régler leurs factures il est important de mettre en place un suivi de paiement et des relances de paiements selon un échéancier efficaces, tout en maintenant une bonne relation avec vos clients. Plus de débiteurs laissés en sommeil ! Confiez le suivi rigoureux de vos états comptables et la relance facture impayée à un assistant Officéo. Conserver toutes ses factures papier peut être encombrant et générer une perte de temps lorsqu’on les recherche. L’usage de la facturation électronique devenant progressivement obligatoire d’ici janvier 2020 autant s’y mettre dès maintenant. Votre assistant Officéo peut vous venir en aide sur ce sujet trop souvent reporter. Qu’est-ce qu’un client difficile ? Pourquoi un client devient difficile ? Pour savoir comment s’y prendre et bien répondre au besoin d’un tel client, il y a plusieurs méthodes existantes. Un Office Manager peut vous aider à mener cette mission grâce à son expérience et sa capacité à traiter avec des demandes complexes et des fortes exigences. Lors d’une résiliation, il faut détecter le problème le plus rapidement possible ! Il peut arriver qu’un client insatisfait effectue une réclamation auprès de votre organisation, cette réclamation client n’est pas à prendre à la légère. Un assistant expérimenté dans le traitement des réclamations clients vous serait très utile dans ce cas-là. Factures impayées, créances clients ne doivent pas faire partie du quotidien de votre entreprise ! Si c’est le cas, il faut agir rapidement pour que votre trésorerie n’en pâtisse pas. Pour vous, nos assistant(e)s Officéo prennent en charge les étapes d’un recouvrement amiable et une procédure forcée pour un paiement rapide. 
Suivi des factures et relance de paiements
Relance facture impayée et suivi des litiges
Dématérialisation des factures 
Gestion de client difficile
Traitement des réclamations
Recouvrement contentieux
Au contraire, vous avez besoin d’une intervention sur l’organisation de déplacements et d’événements (salons, réception d’une délégation, séminaire) ? De l’Office Management classique vous suffit ? La traduction / adaptation de vos supports de communication (site, plaquette, notice …) est prioritaire ? Officéo répond également à ces besoins, tout comme vos impératifs de déploiement de suivi à l’international pour :
- Intervenir sur une aide administrative spécifique au commerce international : contrôle de crédits documentaires, constitution de liasses, aide aux formalités (carnet ATA, certificat d’origine, certificat sanitaire …) ;
- Accompagner votre structure pour l’obtention d’aides financières à l’internationalisation ;
- Organiser votre présence sur des salons internationaux ;
- Gérer votre projet d’amélioration des flux administratifs (lean office).
Le secrétariat by Officéo
Chez Officéo, notre secrétariat est sans limite. Nous collaborons avec des assistantes spécialisées dans divers domaines. De ce fait, peu importe votre besoin administratif, nous avons les compétences qu’il vous faut :
- Assistance comptable & financière : saisie comptable, tenue des journaux, suivi des créances, préparation des bulletins de paie ;
- Assistance RH / Recrutement : diffusion des communication internes de l’entreprise, gestion du personnel, rédaction et mise à jour des contrats de travail ;
- ADV / Relation clients : préparation et gestion des commandes, suivi des paiements, gestion du standard et des appels téléphoniques ;
- Assistance Achats : gestion des échanges avec les fournisseurs, traitement des réclamations et et des retours, classement, tri et archivage de dossiers ;
- Assistanat de direction : accueil physique des visiteurs, préparation des comptes rendus, organisation des voyages professionnels.
Témoignage de Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain et cliente Officéo
O. : Comment quantifiez-vous ce qu’Officéo vous a apporté ?
L.M. : Avoir une collaboratrice extérieure à la société a une influence bénéfique sur les employés internes. Ils se comportent mieux avec elle. La charge de travail est également mieux gérée. Sur des tâches très consommatrices de temps, Officéo me permet de gagner 30 % sur mon temps de travail.
Pourquoi choisir la solution Officéo ?
Officéo vous explique sa solution d’externalisation de tâches administratives en la comparant à d’autres solutions.
Quels avantages vous offre notre solution et pourquoi devriez-vous opter pour celle-ci ?
Découvrez-le en appuyant sur le bouton ci-dessous !
Déléguez-nous votre ADV et concentrez-vous sur votre activité !
Un collaborateur pose des congés ou s’absente lors d’une période stratégique, ou votre société connaît un pic d’activité. Les commandes, factures, devis s’accumulent et vous manquez de temps ou de personnel pour les gérer mais vous ne souhaitez pas avoir recours à une embauche.
La solution : déléguez l’ADV administration des ventes de votre société à un assistant ADV Officéo. Vous aurez ainsi à votre disposition, sous 48h et partout en France, un chargé d’administration des ventes qui s’occupera de l’administratif de votre département commercial. Choisi pour sa capacité de communication, son aisance relationnelle et son expérience, il saura faire la liaison entre vos clients, vos fournisseurs et votre entreprise.
En choisissant Officéo, vous optez pour une solution efficace, rapide et sans embauche plus avantageuse que l’intérim et sans les contraintes de l’internalisation de ressources, qui vous permet de faire de réelles économies et de gagner un temps précieux que vous pouvez consacrer à votre cœur de métier.
Quels avantages grâce à Officéo ?
Flexibilité totale
- Garanti sans impact sur la masse salariale ;
- 0 contingence sociale, 0 gestion RH ;
- Pas d’engagement de volume horaire ou de durée ;
- Une totale efficacité économique ;
- Sans embauche.
Sourcing premium
- Profils experts sélectionnés pour votre projet ;
- Immédiatement opérationnels sur site ou à distance ;
- Intervenants qualifiés aux références établies.
Fiabilité
- Remplacement immédiat en cas d’absence ou d’imprévu ;
- Prestation pilotée par Officéo via un Account Manager dédié ;
- Continuité de service garantie.
Rapidité et ubiquité
- Service opérable sous 48H si besoin ;
- Une solution disponible partout en France.
Déjà assistant(e) ADV
… et si vous donniez un nouveau souffle à votre carrière ?
Déjà secrétaire spécialisée ou souhaitant devenir assistant(e) ADV, vous songez à vous mettre à votre compte ? Présent dans toute la France et pays limitrophes, nous recrutons constamment de nouveaux assistants ADV pour accompagner les entreprises.
Si vous êtes intéressé(e), vous pouvez dès à présent déposer votre candidature. Nous pouvons également vous accompagner dans vos démarches afin de vous lancer à votre compte.
Pourquoi postuler chez Officéo ?
- Travaillez sans prospecter : concentrez-vous sur ce que vous faites de mieux.
- Sécurisez vos revenus : dites adieu aux impayés.
- Partagez, échangez, rencontrez : une communauté de 6 000 assistants.
On se charge de votre administratif.
