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Mis à jour le : 13 février 2024
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Publié par Julia Bothin

[Processus de facturation] Importance & étapes

S’il y a bien un élément de gestion ADV qui vous permet de gagner en efficacité et en temps, il s’agit du processus de facturation en entreprise

Cependant, il demeure particulièrement réglementé, tout en étant récurrent et obligatoire. Mais en l’appréhendant de la bonne façon, le processus deviendra un atout pour votre société.

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Qu’est-ce qu’un processus de facturation

Le processus de facturation en entreprise se caractérise par un ensemble d’étapes que l’entreprise doit respecter afin de recevoir le paiement d’une facture. Mais, il s’agit également d’optimiser ce processus, pour éviter de perdre du temps sur des opérations chronophages et répétitives. De plus, de nombreuses entreprises ont un traitement de la facturation ralenti à cause de l’utilisation du papier.

Or, le traitement électronique de la facturation est aujourd’hui une démarche essentielle.

Les règles à respecter pour un processus de facturation réussi

Comme vous pouvez vous en douter, n’importe quelle activité professionnelle dispose d’une obligation de facturation.

  • Cela concerne aussi bien la vente de services ou de produits à d’autres professionnels ;
  • La vente de services ou de produits à des particuliers qui ont besoin d’une facture ;
  • Mais également les services à des particuliers à partir du moment où le montant est supérieur à 25 € TTC.

L’établissement d’une facture demeure un impératif et cette dernière servira de preuve juridique et de justificatifs comptables par rapport à la prestation. Mais la facture reste soumise à des règles très particulières et parmi les plus importantes d’entre elles vous trouvez :

  • L’obligation que la facture soit rédigée en français ;
  • Celle-ci doit être créée en deux exemplaires dont l’un sera conservé par l’entreprise et le deuxième par le client ;
  • Une date d’émission doit être indiquée ainsi qu’une date de prestations correspondant au service ou à la vente ;
  • Un numéro unique peut être associé à la facture en se basant sur une séquence chronologique continue ;
  • Toutes les informations d’identification obligatoire concernant l’acheteur, mais également le vendeur ;
  • L’obligation d’intégrer le taux de TVA afin de distinguer le prix de vente hors taxes du prix de vente TTC ;
  • Enfin, il est important que l’entreprise précise les conditions de paiement, la durée légale et les pénalités.

Une règle supplémentaire s’ajoute à partir de 2026. Elle concerne la digitalisation des factures, donc il est impératif d’anticiper la loi concernant le format de facture électronique.

Comment se déroule le processus de facturation ?

Bien que la réglementation soit stricte dans la facturation, elle reste standardisée. De ce fait, il est possible d’automatiser votre processus, en suivant des règles simples. En adoptant une facturation efficiente, vous gagnerez du temps d’un point de vue comptable et administratif, mais c’est également une façon d’affirmer le sérieux de votre entreprise vis-à-vis de votre clientèle.

La mise en place d’un processus digitalisé

d’abord, il est fortement recommandé de vous orienter vers la digitalisation du processus de suivi facturation. La première raison s’explique par le fait que la facture électronique deviendra obligatoire à partir de 2026. 

Mais surtout, la digitalisation vous évite un travail chronophage en automatisant un maximum le processus pour établir vos factures. D’ailleurs, les logiciels de facturation sont aujourd’hui très simples d’utilisation et particulièrement fiables.

Mettre en place un devis

À partir du moment où votre entreprise vend des services, avant même d’évoquer la facturation, un devis personnalisé s’impose. C’est une façon d’établir une relation de confiance entre votre entreprise et votre clientèle. Mais surtout, vous cadrez votre prestation et lorsque le client désire des services supplémentaires, vous pouvez directement vous référer au devis émis précédemment. 

Encore une fois, un logiciel de facturation performant vous permettra de réaliser des devis en seulement quelques clics et si nécessaire de les transformer en facture. Résultat, vous bénéficiez d’un véritable gain de temps sur le processus.

La création d’un carnet d’adresses de votre clientèle

La fidélisation de votre clientèle est un autre aspect important. C’est également une façon de croire dans vos prestations ou la vente de vos produits. Il serait préjudiciable de rentrer systématiquement les informations concernant un client récurrent. 

Ainsi, il suffit de l’enregistrer une seule fois dans votre logiciel de facturation et d’utiliser les données directement présentes. Ainsi, le processus de traitement des factures est encore une fois grandement simplifié.

L’automatisation des abonnements et des relances

Vous avez déjà un emploi du temps particulièrement chargé et vous n’avez pas envie de perdre du temps pour relancer un client qui n’a pas payé une facture. 

Ce processus peut une nouvelle fois être automatisé en fonction des conditions de paiement que vous avez établi. Ainsi, vos clients ne vous oublient pas et cette automatisation aura pour objectif de réduire le délai des impayés.

L’intégration du paiement en ligne

Sur la facture, vous pouvez indiquer vos coordonnées bancaires afin de recevoir un virement pour votre prestation ou la vente de votre produit. Mais aujourd’hui, vous pouvez aller encore plus loin en intégrant directement des liens sur vos factures électroniques. Pour le paiement, le client n’aura qu’à cliquer sur le lien de votre facture pour payer à distance en utilisant sa carte de crédit.

Une façon rapide et sécurisée pour payer, tout en vous démarquant de la concurrence avec un service supplémentaire.

La lecture de KPIs et l’intégration comptable

Lorsque le client accepte votre devis, vous allez créer une facture correspondant à la prestation. De plus, le client aura la possibilité de régler sa facture via un lien envoyé sur votre facture électronique. Mais vous pourriez aller encore plus loin avec l’intégration directe de votre facture dans votre comptabilité.

Ce processus reste possible avec un logiciel compatible qui fera le lien avec votre compte bancaire. Il s’agit d’une centralisation des données s’accompagnant également de fonctions supplémentaires comme des indicateurs de performance et d’autres fonctions de suivi. De cette manière, vous savez précisément où en est votre chiffre d’affaires et votre rentabilité.


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Questions fréquentes

  • Quelles sont les étapes d’un processus de facturation ?

    Il existe 6 étapes distinctes concernant le processus de facturation en entreprise. Tout commence par la digitalisation de la facturation, puis établit un devis qui peut se transformer en facture en quelques clics, suivi de la création du carnet d’adresses client. Les trois dernières étapes concernent l’automatisation des abonnements et des relances, le fait d’offrir des facilités de paiement en ligne ainsi que l’intégration comptable afin d’obtenir des indicateurs de performance.

    Il est donc nécessaire de suivre brièvement les 6 étapes venant d’être évoquées dans le but d’optimiser le processus de facturation.

  • 💪Comment organiser la facturation ?

    Tout d’abord, il est impératif de mettre en place une organisation efficace pour éviter de perdre du temps. Concernant les conditions de paiement de l’entreprise, elles doivent clairement être établies, d’où l’importance de bien communiquer sur le sujet. N’hésitez pas non plus à préciser les limites de la gratuité. Lorsque vous avez un doute sur la solvabilité d’un de vos clients, évitez de vous mettre en difficulté financière et demandez à un acompte. Une fois la prestation établie ou la vente du produit, réclamez tout de suite le paiement. Enfin, il faudra trouver le bon rythme concernant la relance client.

  • 💡Comment optimiser le processus de facturation ?

    Afin d’optimiser le processus de facturation en entreprise, n’hésitez pas à créer des factures traditionnelles pour vos acomptes. Sur celles-ci, vous renseignez le montant total de la prestation du produit avec un solde égal à l’acompte déjà versé.

    Toujours dans un processus d’optimisation, vous précisez que le taux de TVA appliqué correspond bien à vos services et à vos produits.

    Enfin, n’hésitez pas à supprimer une facture erronée après envoi. En cas d’erreur sur la facturation, vous ne pouvez pas vous retrouver avec un trou dans la numérotation des factures. Dans ce cas-là, il faudra émettre une facture rectificative ou émettre un avoir.

 

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