[Administration des ventes] Un incontournable dans l’entreprise

Noyau central de l’entreprise, le service d’ADV contrôle et gère les rapports entre l’entreprise et les clients. Il joue sur le bon fonctionnement des relations commerciales d’une firme depuis les commandes en passant par la facturation et les litiges jusqu’aux livraisons. Pour réussir ces missions, il interagit également avec les opérateurs externes qui agissent pour l’activité de l’entreprise. Toutes les marques mettent la satisfaction client au cœur de leur préoccupation et l’ADV en est le principal outil pour y arriver.

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L’administration des ventes, quésaco ?

L’administration des ventes en entreprise concerne tous les procédés mis en œuvre dans la réalisation des commandes clients. Le concept réunit des processus comme la réception des commandes, des marchandises ainsi que la planification du transport jusqu’au client final. Il englobe également le suivi, la facturation et l’envoi des commandes et la gestion des activités commerciales. Cette fonction est visible dans toutes les branches de l’entreprise quelle que soit sa taille.

Quelle est l’utilité de l’administration des ventes en entreprise ?

La place de l’administration des ventes au sein des entreprises privées ou publiques est primordiale. Elle a plusieurs cordes à son arc et intervient dans des domaines variés (dans les industries, les sociétés commerciales et les services). Les tâches qui attendent le responsable ADV varient en fonction du secteur dans lequel il évolue.

L’administration des ventes en entreprise agit dans le bon déroulement des ventes entre la firme et la clientèle : de la proposition commerciale au SAV. Cette fonction est le pilier du cycle de vente et le gage d’une meilleure satisfaction client, permettant d’améliorer le chiffre d’affaires de l’entreprise. La gestion ADV requiert de nombreuses compétences administratives, financières et commerciales afin d’assurer une mise en application optimale des processus internes de l’entreprise.

Quels sont les indicateurs de l’ADV ?

L’administrateur des ventes est un passe-partout qui veille au respect des conditions et des délais de paiement ainsi que la mise en place des tableaux de bord. Ces derniers permettent d’effectuer les évaluations nécessaires de suivi de l’activité de l’entreprise. 

Plusieurs indicateurs KPI composent le tableau de bord de ce service. Parmi eux, on peut noter :

• L’indicateur de qualité : il s’agit, par exemple, du niveau d’erreurs (prix, délai…) lors de la saisie de commande. Le niveau de service comme le taux de respect des délais en est aussi concerné ;
• L’indicateur d’activité ou de productivité : le nombre de factures, d’avoirs, de commandes… Ces KPI mesurent le taux de production du service. Parmi les applications existantes, vous pouvez gérer la répartition des charges et des embauches ainsi que l’effectif d’assistant(es) ADV selon la charge commerciale et administrative ;
• L’indicateur de performance : celui-ci peut mettre en avant les scores des études de satisfaction : la rapidité de la prise de commande, la qualité de l’accueil téléphonique, etc.

Quelles sont les missions de la fonction ?

Planifier et suivre les commandes

Dans un premier temps, l’administration des ventes en entreprise veille à la bonne exécution des commandes et garantit le respect des délais de livraison et d’expédition auprès des clients. Il revient à l’administrateur des ventes d’enregistrer les commandes sur l’ERP et d’informer le service de production par la suite. 

Celui-ci doit également suivre l’état d’avancement de la commande jusqu’au client. Son quotidien s’articule autour de l’émission des bons de livraison et des accusés de réception en vue d’éloigner tout éventuel litige. Il est également chargé de planifier les livraisons auprès du service logistique ou des transporteurs.

L’administrateur des ventes s’occupe des contrats de vente auprès des clients ou des prestataires. Par ailleurs, il transmet les informations nécessaires et disponibles à la gestion des stocks afin de prévoir et d’organiser les commandes du client. D’un côté, il vérifie la disponibilité des produits et gère l’approvisionnement des points de vente. De l’autre, il renseigne ses supérieurs sur les informations relatives aux ventes via les indicateurs de performance (dans les tableaux de bord de suivi).

Coordonner les acteurs externes et internes

Afin de garantir la bonne réalisation des ventes, la mission de l’ADV consiste à faciliter les relations entre les services internes (finance, achat, informatique, comptabilité …). La gestion des relations quotidiennes avec les clients de l’entreprise (téléphone, e-mails, etc.) et avec les fournisseurs concernés comme les sociétés de livraison, par exemple, lui appartient. 

L’administrateur des ventes fait office d’intermédiaire entre tous les différents pôles de l’entreprise. Il prend également en charge l’organisation d’ateliers, de séminaires ou d’évènements qui regroupent les prestataires et branches de l’entreprise.

Gérer la facturation et son avancée

L’administrateur des ventes s’assure de la bonne transmission des données administratives entre les parties prenantes. Celui-ci est amené à répondre à des appels d’offres et de négocier les conditions de vente auprès des clients. Il garantit le respect des normes de livraison et de qualité ainsi que celui des processus et des pratiques relatifs aux étapes de la vente dans un cahier des charges bien précis.

Il lui incombe de gérer la facturation et les avoirs clients. C’est également son rôle de traiter et de résoudre les impayés ou les éventuels litiges qui peuvent exister avec les fournisseurs ou les clients. 

Pour cela, il établit des contrats de vente et des documents tels que les certificats d’origine. Les litiges peuvent être liés à des produits défectueux, des retards de livraison ou encore des marchandises dont la qualité est insuffisante. Dans tous les cas de figure, l’administrateur des ventes est habilité à trouver la solution la plus adaptée pour atteindre son but ultime : la satisfaction client.

Lorsqu’on occupe cette fonction, il est important de faire preuve de rigueur, de motivation et de détermination. Il faut également miser sur une méthode bien soudée et maîtriser les outils de communication adaptés pour la validation du processus de vente. Processus assez complexe qui nécessite l’intervention de différents services en fonction du niveau des commandes auquel l’entreprise est confrontée.

Comment faire de l’administration des ventes en entreprise ?

Un BAC+2 de type DUT comptabilité-gestion ou commerce, un BTS, un DESCF ou un DECF sont de bons tremplins pour accéder au métier d’administrateur des ventes. 

Les employeurs apprécient également les postulants qui disposent d’un BAC+5, issus d’une école de commerce ou d’une université classique. 

Quel que soit le niveau du candidat, il devra avoir fait ses preuves en finance, en commerce, en comptabilité ou en gestion. Les écoles de commerce offrent un enseignement bilingue très recherché par les recruteurs. En revanche, les masters professionnels permettent de posséder des connaissances accrues et opérationnelles du métier.

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