[GESTION DE FACTURATION] ▷ Règles, logiciels et plus💸
Si vous êtes entrepreneur, prestataire ou commerçant, vous avez obligatoirement déjà entendu parler de “facturation”. La facturation est une composante essentielle de toute entreprise. Elle permet d’assurer la traçabilité des opérations commerciales entre l’entreprise et un client.
Vous réglez et émettez des factures, pourtant saviez-vous que la facturation est strictement réglementée? La gestion de facturation regroupe un ensemble de règles à suivre, le respect de mention légale ainsi que les modalités de conservation des documents concernés.
Que doit contenir une facture ?
Toute facture retrouvée sans l’une de ces mentions sera considérée comme nulle.
- La date d’émission ;
- Le numéro d’identification ;
- La date de réalisation de la vente ou de la prestation de services ;
- Les informations pour l’identification de l’entreprise ;
- Les informations pour l’identification du client ;
- Le numéro pour situer le bon de commande ;
- Les numéros d’identification à la TVA pour l’entreprise et son client (si le client est une entreprise) ;
- La description du produit ou service : désignation, marque, référence, matériaux de fabrication, main d’œuvre pour prestation, quantité, prix unitaire hors taxes et taux de TVA, remise et autres rabais ;
- Le prix catalogue ;
- Indication si il y une exonération de TVA ;
- Le prix TTC ;
- L’adresse de facturation lorsque celle-ci n’est pas faite au siège social de l’entreprise ;
- Les conditions générales de vente : les modalités de paiement et de remboursement.
Lorsqu’une entreprise fait affaire avec différents profils de clients, elle doit mettre en place un système d’organisation des factures. Regrouper les entreprises qui sont soumises aux mêmes conditions de facturation simplifie l’étape de suivi du paiement.
Quelles sont les règles de facturation à respecter ?
Au delà des mentions obligatoires de la facture, il existe d’autres règles à respecter pour les entreprises.
1- Quand émettre une facture ?
La création de factures est réglementée par le Code du commerce et par le Code Général des Impôts (CGI). Toute opération de ventes entre des professionnels doit se matérialiser par une facture. Pour les opérations avec des particuliers, la facturation est également obligatoire. C’est le cas, par exemple, pour les achats de produits ou les prestations réalisées à des fins professionnelles.
Toute opération dont le montant TTC (Toutes taxes comprises) dépasse 25 euros, il y a aussi obligation de facturation. Toutefois, une facture peut être délivrée à la demande du client même si ce montant n’est pas atteint.
2- Conservation des factures
La gestion de facturation est très importante et se doit de respecter certains règles, notamment en matière de conservation des documents de facturation. En effet, la facture constitue une preuve en cas d’audit fiscal. Afin de pouvoir vous justifier, vous devez conserver la facture pendant 6 ans à compter de la date d’émission. L’article L123-22 du code de commerce préconise un délai plus long, 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice.
La gestion de facturation prend en compte la conservation des factures et doit assurer que les documents archivés soient facilement accessibles, et ce, dans les meilleures conditions. Dans le but de garantir une bonne conservation des factures clients, il importe de trouver une solution qui correspond à vos besoins. La durée de stockage des documents variant selon leur nature, il faut faire un tri et un classement spécifique.
La conservation des factures a radicalement évolué avec la dématérialisation. Aujourd’hui, la gestion des archives s’articule autour de deux méthodes, avec une transition accélérée vers le tout-numérique :
- Le format électronique (la nouvelle norme) : Avec l’entrée en vigueur de la réforme de 2026, l’archivage numérique sécurisé devient incontournable. Il s’effectue via des coffres-forts numériques certifiés ou directement sur votre PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire). Cette méthode garantit l’inaltérabilité, la pérennité des données et le maintien d’une Piste d’Audit Fiable (PAF), strictement exigée par l’administration fiscale.
- Le support papier (en voie de disparition) : Historiquement, la règle imposait d’éditer chaque facture en double exemplaire (un pour le client, un pour les archives physiques de l’entreprise). Si cette méthode reste légalement tolérée pour les factures historiques ou celles échappant encore à l’obligation de dématérialisation, elle est aujourd’hui déconseillée aux PME et ETI en raison de son coût de stockage et de sa lourdeur administrative.
3- Les supports utilisés pour la facturation
Une facture peut être éditée sur support papier ou sur un support électronique, impérativement en français. L’administration fiscale définit les méthodes de validation d’une facture électronique. Il s’agit de :
- La signature électronique ;
- L’échange de données informatisées pour la transmission des factures ;
- L’utilisation d’une méthode mise en place par l’entreprise qui offre une piste d’audit fiable entre la facture et la prestation ou le produit vendu.
Par ailleurs, l’administration fiscale reconnaît comme facture électronique, la numérisation d’une facture précédemment sous format papier.
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À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront être capable de recevoir les factures dématérialisées via des PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires). L‘envoi sera également obligatoire pour les ETI et GE à la même date. Les PME et micro-entreprises seront concernées par l’obligation d’envoi à partie du 1er septembre 2027.
Les logiciels pour la gestion de facturation
L’édition et la gestion des factures sont des tâches qui consomment des ressources en personnel, en temps et en argent. Pour faire des économies, il est intéressant d’utiliser un logiciel professionnel de gestion de facturation.
En fonction de la nature de l’activité de l’entreprise, il est nécessaire de faire un choix orienté. Pour les entreprises de négoce, les factures doivent être reliées aux bons de commande, aux bons de livraison et au mouvement de stock. A contrario, pour les entreprises de construction, les factures doivent être reliées au devis.
Pourquoi utiliser les logiciels pour la gestion de facturations ?
Les principaux arguments de ces outils sont l’automatisation des tâches et la sécurité. En effet, un logiciel permet de créer un modèle standard de facture pouvant se répéter à l’infini. Les mentions légales conformes à l’opération commerciale exécutée sont inscrites sans erreur.
En outre, il est possible de transmettre automatiquement les factures à un logiciel comptable et de suivre en temps réel le règlement des factures ce qui rend plus facile le suivi de trésorerie. Cela permet un gain de temps considérable et réduit les risques d’erreurs lors des saisies comptables.
Enfin, d’autres avantages clés incluent une conformité légale assurée, contribuant ainsi à renforcer l’image de marque de votre structure.
Les obligations liées aux logiciels de gestion de facturation
L’utilisation des logiciels de gestion de facturation est reconnue par les autorités fiscales sous la condition que ces derniers soient conformes aux exigences. Ils doivent assurer l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données.
Le logiciel doit être attesté par une certification établie par un organisme accrédité ou tout au moins par une attestation individuelle délivrée par l’éditeur.
Top 5 des meilleurs logiciels de facturation pour PME et GE
| Logiciel | Points forts pour PME/GE |
|---|---|
| Pennylane |
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| Xero | Plateforme comptable cloud avec facturation intégrée, automatisation bancaire, nombreux modules et intégrations, bien adaptée aux entreprises en croissance. |
| Zoho Books | Outil complet d’accounting + facturation avec suivi des dépenses, commandes et rapports, évolutif avec écosystème Zoho. |
| Sage Business Cloud Accounting / Sage 100 | Solutions robustes et évolutives pour PME/ETI, incluant facturation, comptabilité, finance et intégration ERP. |
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Le meilleur des logiciels n’est rien sans un bon pilote. Pour éviter toutes erreurs et faire en sorte que votre investissement logiciel porte ses fruits, il convient de le compléter avec une solution aussi performante que vos outils.
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Questions fréquentes
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❓ Qui s’occupe de la gestion de facturation ?
La gestion de la facturation est prise en charge en interne par votre personnel (comme un assistant ADV) ou via l’utilisation de logiciels dédiés. Vous pouvez également externaliser cette tâche en la confiant à un tiers pour optimiser vos ressources.
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📄 Comment conserver les factures ?
La conservation s’effectue désormais prioritairement sous format électronique sécurisé (PDP ou coffre-fort numérique) pour garantir la conformité à la réforme 2026 et l’intégrité des données. L’externalisation de cette gestion documentaire à un expert permet de sécuriser vos archives tout en optimisant vos coûts et votre espace de stockage.
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🗓️Combien de temps faut-il conserver une facture ?
En cas d’audit fiscal, vous devez obligatoirement conserver vos factures pendant 6 ans à compter de leur date d’émission. Toutefois, le Code de commerce (Article L123-22) préconise un délai de conservation s’étendant jusqu’à 10 ans après la date de clôture de l’exercice.
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