[GESTION DE FACTURATION] Règles & logiciels

Si vous êtes entrepreneur, prestataire ou commerçant, vous avez obligatoirement déjà entendu parler de “facturation”. La facturation est une composante essentielle de toute entreprise. Elle permet d’assurer la traçabilité des opérations commerciales entre l’entreprise et un client.
Vous réglez et émettez des factures, pourtant saviez-vous que la facturation est strictement réglementée?  La gestion de facturation regroupe un ensemble de règles à suivre, le respect de mention légale ainsi que les modalités de conservation des documents concernés.

Les règles de la facturation

La création de factures est réglementée par le Code du commerce et par le Code Général des Impôts (CGI). Toute opération de ventes entre des professionnels doit se matérialiser par une facture. Pour les opérations avec des particuliers, la facturation est également obligatoire. C’est le cas, par exemple, pour les achats de produits ou les prestations réalisées à des fins professionnelles.

Toute opération dont le montant TTC (Toutes taxes comprises) dépasse 25 euros, il y a aussi obligation de facturation. Toutefois, une facture peut être délivrée à la demande du client même si ce montant n’est pas atteint.

Les mentions obligatoires

Toute facture retrouvée sans l’une de ces mentions sera considérée comme nulle.

• La date d’émission ;
• Le numéro d’identification ;
• La date de réalisation de la vente ou de la prestation de services ;
• Les informations pour l’identification de l’entreprise ;
• Les informations pour l’identification du client ;
• Le numéro pour situer le bon de commande ;
• Les numéros d’identification à la TVA pour l’entreprise et son client (si le client est une entreprise) ;
• La description du produit ou service : désignation, marque, référence, matériaux de fabrication, main d’œuvre pour prestation, quantité, prix unitaire hors taxes et taux de TVA, remise et autres rabais ;
• Le prix catalogue ;
• Indication si il y une exonération de TVA ;
• Le prix a payé TTC ;
• L’adresse de facturation lorsque celle-ci n’est pas faite au siège social de l’entreprise ;
• Les conditions générales de vente : les modalités de paiement et de remboursement.

Lorsqu’une entreprise fait affaire avec différents profils de clients, elle doit mettre en place un système d’organisation des factures. Regrouper les entreprises qui sont soumises aux mêmes conditions de facturation simplifie l’étape de suivi du paiement.

Les supports utilisés pour la facturation

Une facture peut être éditée sur support papier ou sur un support électronique. L’administration fiscale définit les méthodes de validation d’une facture électronique. Il s’agit de :

• La signature électronique ;
•  L’échange de données informatisées pour la transmission des factures ;
• L’utilisation d’une méthode mise en place par l’entreprise qui offre une piste d’audit fiable entre la facture et la prestation ou le produit vendu.

Par ailleurs, l’administration fiscale reconnaît comme facture électronique, la numérisation d’une facture précédemment sous format papier.

Gestion de facturation et conservation des factures

En matière de conservation des documents de facturation, les entreprises sont également soumises à des règles strictes. En effet, la facture constitue une preuve en cas d’audit fiscal. Afin de pouvoir vous justifier, vous devez conserver la facture pendant 6 ans à compter de la date d’émission. L’article L123-22 du code de commerce préconise un délai plus long, 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice.

La gestion de facturation prend en compte la conservation des factures et doit assurer que les documents archivés soient facilement accessibles, et ce, dans les meilleures conditions. Dans le but de garantir une bonne conservation des factures clients, il importe de trouver une solution qui correspond à vos besoins. La durée de stockage des documents variant selon leur nature, il faut faire un tri et un classement spécifique.

 La conservation des factures peut se faire de deux manières. La première consiste à faire des doubles sur support papier. Les factures doivent être faites en deux exemplaires au minimum. L’un des exemplaires est transmis au client et le second est conservé par l’entreprise. La seconde méthode de conservation consiste à faire un double sous format  électronique.

Vous pouvez stocker les factures dans un local dédié à la fonction d’archive ou alors confier cette tâche à un tiers. L’externalisation des archives est une solution légale qui permet aux entreprises de réduire les coûts liés à la gestion des archives.

Les logiciels pour la gestion de facturation

L’édition et la gestion des factures sont des tâches qui consomment des ressources en personnel, en temps et en argent. Pour faire des économies, il est intéressant d’utiliser un logiciel professionnel de gestion de facturation.

En fonction de la nature de l’activité de l’entreprise, il est nécessaire de faire un choix orienté. Pour les entreprises de négoce, les factures doivent être reliées aux bons de commande, aux bons de livraison et au mouvement de stock. A contrario, pour les entreprises de construction, les factures doivent être reliées au devis.

Pourquoi utiliser les logiciels pour la gestion de facturations ?

Les principaux arguments de ces outils sont l’automatisation des tâches et la sécurité. En effet, un logiciel permet de créer un modèle standard de facture pouvant se répéter à l’infini. Les mentions légales conformes à l’opération commerciale exécutée sont inscrites sans erreur.

En outre, il est possible de transmettre automatiquement les factures à un logiciel comptable et de suivre en temps réel le règlement des factures. Cela permet un gain de temps considérable et réduit les risques d’erreurs lors des saisies comptables.

Les obligations liées aux logiciels de gestion de facturation

L’utilisation des logiciels de gestion de facturation est reconnue par les autorités fiscales sous la condition que ces derniers soient conformes aux exigences. Ils doivent assurer l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données.

Le logiciel doit être attesté par une certification établie par un organisme accrédité ou tout au moins par une attestation individuelle délivrée par l’éditeur.

En bref