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[Enregistrement facture vente] Importance & procédures

Lorsqu’une entreprise réalise elle-même sa propre comptabilité, elle utilise un logiciel spécifique afin d’enregistrer une facture de vente et les factures d’achat. Cet encodage particulier est également connu sous le terme d’enregistrement comptable. Une opération essentielle qui doit bien évidemment être maîtrisée par l’opérateur de saisie. Dans le cas contraire, la comptabilité risque d’être en défaut avec les conséquences qui en découlent.

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Définition d’une écriture de vente

Il est impératif d’établir une facture lorsqu’une prestation se termine ou au moment de la livraison d’un bien matériel. L’intégralité des factures est alors enregistrée dans la comptabilité avec une date d’émission. Cela correspond à une écriture de vente.

Afin que cette dernière soit comptabilisée selon la législation en vigueur, il est impératif de respecter trois sommes distinctes :

  • Tout d’abord le montant hors taxes.
  • Le montant de la TVA lorsque l’entreprise collecte la taxe.
  • Enfin, le montant TTC, c’est-à-dire la somme due par le client.

Enregistrer une facture de vente doit impérativement se faire selon une périodicité définie, qui est la même que l’établissement des factures. Idéalement, il faudra que l’opérateur de saisie s’occupe d’enregistrer les factures de vente de façon quotidienne ou de façon hebdomadaire.

Il faut savoir que l’intervalle maximal est défini selon la périodicité des déclarations de TVA. Par conséquent, si l’entreprise a opté pour le versement mensuel de la TVA, il est impératif que la saisie des factures s’effectue au minimum une fois par mois.

Quelles procédures utiliser pour enregistrer une facture de vente rapidement et de façon fiable ?

Pour saisir les écritures de vente, il est requis que l’entreprise utilise directement les fonctionnalités de son logiciel comptable. De cette manière, la comptabilité sera parfaitement tenue, sans la moindre perte de temps.

Voilà pourquoi un logiciel comptable s’avère essentiel, car il présente une fonctionnalité indispensable, à savoir la saisie guidée. Cette dernière est une forme d’automatisme calculant automatiquement la TVA avec un masque de saisie prédéfini.

Lorsqu’un lien a été établi entre le logiciel de facturation et la comptabilité, l’importation des écritures de vente demeure une autre procédure nécessaire.

Cependant, n’oubliez pas d’être précis dans le libellé d’écriture en indiquant précisément le numéro de facture et le nom du client. De cette manière, vous retrouverez plus facilement le document. Une telle procédure implique l’utilisation des comptes clients détaillés. Autrement dit, chaque client dispose de son propre compte permettant un pointage des factures plus aisé.

Comment s’assurer de la bonne saisie des écritures de vente ?

Différents contrôles peuvent être appliqués sur l’enregistrement comptable des ventes. C’est-à-dire que vous vérifiez le sens des crédits ainsi que le sens des débits, mais également le montant de la TVA ou l’équilibre entre les recettes et les dépenses.

Sur les factures enregistrées, il est nécessaire que cette dernière dispose de la mention « comptabilisée ». Cela évite de vous retrouver avec des doublons à la saisie. Pour éviter de vous retrouver avec une comptabilité incohérente et avec certaines erreurs, il est recommandé d’exécuter un contrôle des comptes de façon mensuelle. Cette procédure s’attarde sur le lettrage et sur le pointage afin d’éliminer toute anomalie.

La bonne procédure pour la saisie des écritures de vente

Pour l’identification rapide des documents, l’entreprise devra effectuer une saisie régulière de l’ensemble des pièces comptables. Par exemple, la présence d’un bon de commande, ce qui permettra à l’entreprise de réclamer la facture fournisseur. Cependant, s’il ne s’agit pas d’un bon de commande mais d’une facture, l’objectif n’est alors pas le même.

La saisie régulière permet également de définir plus précisément le montant de TVA à reverser selon la périodicité, c’est-à-dire de façon annuelle, trimestrielle ou mensuelle.

Mais il ne faut pas oublier que la saisie comptable constitue la base de la comptabilité. L’imputation comptable est absolument essentielle, car la moindre erreur peut avoir de lourdes conséquences. Ainsi, chaque opération concernée doit être rattachée à un compte spécifique et en aucun cas la tâche ne doit être négligée ou confiée à une personne incompétente. Elle nécessite bien évidemment des connaissances approfondies et une attention toute particulière.

Pour la bonne tenue des enregistrements comptables des ventes, il est fortement recommandé de s’appuyer sur des trames de saisie comptable. De cette manière, les comptes sont intégrés automatiquement dans l’écriture comptable. C’est une facilité particulièrement appréciable pour l’opérateur qui n’aura qu’à remplir le numéro de pièces, ainsi que les montants correspondants, c’est-à-dire un crédit ou un débit. Afin de profiter des trames de saisie comptable, le logiciel utilisé par l’entreprise doit disposer de cette fonctionnalité.

De cette façon, cette démarche permet de limiter les erreurs au moment de la saisie comptable, tout en gagnant du temps. Mais il est également possible d’aller encore plus loin dans le traitement comptable en utilisant l’automatisation de la comptabilité.

Le classement et l’encodage au moment de l’enregistrement comptable des ventes

La bonne tenue d’une comptabilité en entreprise implique de retrouver n’importe quel justificatif saisi. Ainsi, cette dernière doit comporter un numéro unique à chaque fois que l’enregistrement comptable est utilisé. De cette manière, la facture comporte un numéro unique et pour les factures de vente, c’est un numéro interne qui sera alors attribué par la société.

Concernant les factures d’achat, le numéro sera également créé par l’entreprise. Une fois la saisie des factures effectuée, l’entreprise devra veiller à son rangement dans des classeurs numérotés. Ces derniers peuvent d’ailleurs être physiques ou virtuels, mais le principe de rangement reste le même.

Une fois que l’exercice comptable est clôturé, la société se doit de conserver les factures, car elles serviront de pièces justificatives en cas de contrôle. C’est exactement le même cas de figure concernant d’autres documents comptables tels que les bons de commande.


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Questions fréquentes

  • Comment enregistrer une facture de vente dans un journal ?

    Pour effectuer l’enregistrement d’une écriture de vente, il est impératif de connaître le montant de la TVA lorsque la taxe est collectée, le montant hors taxes ainsi que le montant TTC de la vente. Une fois ces différents éléments en possession, l’opérateur de saisie aura la possibilité d’effectuer une écriture de vente en respectant les règles de saisie en matière de comptabilité :

    • Débit du compte 411 à hauteur du montant TTC correspondant à la vente ;
    • Crédit du compte 707 pour la vente de marchandises en indiquant le montant hors taxes de la vente ;
    • Crédit du compte 445710 selon le montant de la TVA collectée.
  • 💪 Comment enregistrer les ventes au comptant ?

    Les ventes au comptant sont des cas particuliers. Mais il est parfaitement possible d’effectuer leur enregistrement en utilisant pour cela une seule écriture au niveau du journal général, c’est-à-dire de la comptabilité de trésorerie. Néanmoins, il sera impératif d’enregistrer une écriture dans le journal des ventes ou des achats ainsi qu’une écriture comptable au niveau du journal de trésorerie concerné.

  • 💡Comment enregistrer une facture de vente avec TVA ?

    Au moment de l’enregistrement de vos factures d’achat, vous pouvez constater que le document présente plusieurs indications comme le montant de la TVA, le total hors taxes et le total toutes taxes comprises.

    Dans tous les cas, la règle suivante s’applique : TTC = HT + TVA.

    De ce fait, il est indispensable de comptabiliser la TVA en créditant le compte fournisseur, c’est-à-dire 401 par le montant TTC de la facture. Mais en contrepartie, vous débitez le compte de charge correspondant du montant hors taxes et vous débitez le compte 4456 par le montant de la TVA.

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