[SECRÉTARIAT] ➤ Notre solution rapide & sans embauche 🏆

Votre entreprise traverse une période de forte activité, vos secrétaires sont submergés, mais vous ne pouvez pas vous permettre d’embaucher un nouveau salarié ? Vous manquez de temps pour gérer les dossiers prioritaires, et l’administratif s’accumule déjà ?

Libérez du temps de travail pour vos opérationnels tout en accédant à un service d’assistance de secrétariat fiable, agile et expert. Dans cet article, découvrez notre offre et notre modus operandi. 

[VIDEO] Le service de secrétariat simplement !

Qu’est-ce que le service secrétariat ?

Le secrétariat désigne l’ensemble des activités de soutien administratif essentielles au bon fonctionnement d’une entreprise ou d’une organisation. Le service de secrétariat joue aussi un rôle clé dans la communication interne et la coordination des tâches administratives, contribuant ainsi à l’efficacité opérationnelle. 

C’est le plus souvent la secrétaire qui s’en occupe. Son rôle consiste à décharger son responsable de toutes les tâches administratives répétitives et chronophages qui polluent son quotidien. En assurant ces fonctions, le secrétariat contribue à la fluidité des opérations quotidiennes, permettant aux autres départements de se concentrer sur leurs activités principales.

Quelles sont les tâches de secrétariat ?

Les tâches de secrétariat englobent une large gamme de responsabilités, allant de la gestion administrative à la coordination des communications internes et externes. Sélectionnée pour son efficacité, sa polyvalence et son expérience, la secrétaire indépendante vous épaule en assurant une multitude de tâches essentielles pour le bon fonctionnement quotidien peut importe la taille de votre structure ou encore votre secteur d’activité.

Pour votre secrétariat, votre assistant administratif sur site ou en à distance se chargera entre autres des services administratifs suivants :

En option : secrétariat bilingue

Vous n’avez pas les ressources administratives et linguistiques pour traiter avec vos clients et fournisseurs étrangers ? Opter pour un assistant Officéo bilingue est la solution clé en main qui va vous alléger la vie.

Des questions sur Officéo ?

Quels sont les différents types de services de secrétariat ?

Le secrétariat est loin d’être un service unique. Il se décline en plusieurs formules pour épouser la réalité de chaque type d’entreprise.

Pourquoi externaliser son secrétariat ?

Externaliser son secrétariat consiste à confier la gestion administrative de votre entreprise à un prestataire spécialisé. Cette solution offre de nombreux avantages pour les petites structures, les indépendants ou les entreprises en croissance, en permettant de gagner du temps, de réduire les coûts et de bénéficier d’un service professionnel et flexible. En voici les principaux avantages :

1. Gain de temps : confier la gestion administrative à un prestataire permet de se concentrer sur son cœur de métier et sur les missions à forte valeur ajoutée.
2. Réduction des coûts : pas besoin d’embaucher un salarié à temps plein et de gérer les charges sociales, les congés ou la formation ; vous payez uniquement le service dont vous avez réellement besoin.
3. Flexibilité : le volume et la nature du travail peuvent être ajustés en fonction de vos besoins, ce qui est particulièrement utile lors des périodes de forte activité ou pour des missions ponctuelles.
4. Professionnalisme : les prestataires spécialisés disposent des compétences et des outils nécessaires pour assurer un secrétariat efficace, précis et conforme aux standards professionnels.
5. Continuité : même en cas d’absence ou de surcharge, le service est maintenu, ce qui garantit une réactivité constante et une image professionnelle auprès de vos clients et partenaires.

À noter : bien que l’externalisation présente de nombreux avantages, il est important de rester vigilant sur certains points. La confidentialité des informations doit être protégée, la communication avec le prestataire doit être régulière pour éviter toute perte de lien avec l’entreprise, et il convient de choisir un prestataire fiable et compétent afin de garantir la qualité du service.

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Pourquoi déléguer votre secrétariat à une assistante administrative Officéo ?

L’administratif de votre entreprise, notamment le suivi de vos contrats et de vos obligations légales, vous pèse ou vous échappe ? La rédaction, la mise en conformité et la gestion documentaire ne doivent plus être des tâches à faible valeur ajoutée qui polluent vos forces vives.

Avec Officéo, passez d’un back-office rigide et subi à un back-office hybride, expert et fiable. Nous vous proposons le back-office as-a-service : flexibilisé, fiabilisé, augmenté.

Que vous traversiez une phase de croissance nécessitant une structuration de vos process de conformité, ou que vous ayez besoin d’un quick-fix hyper-agile face à une urgence juridique, nous déployons une solution immédiatement opérationnelle.

Libérez votre temps qualifié : productivisez vos ressources clés en déléguant l’organisation de vos obligations légales. Notre promesse s’appuie sur une philosophie claire : une prestation pilotée aux résultats, et non au temps passé. N’opérez plus l’accessoire, contrôlez-le.

Notre solution, comparée et expliquée

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Cas client : comment Allianz a absorbé un pic d’activité administratif sans embaucher ?

Face à une hausse temporaire mais critique du volume de dossiers à traiter, le groupe Allianz devait épauler ses équipes internes en urgence pour maintenir un niveau de service irréprochable. Les délais d’un recrutement classique et la rigidité de l’intérim n’étaient pas adaptés à ce besoin fluctuant.

Pour pallier cette urgence, Officéo a déployé une solution d’assistance administrative sur-mesure qui a permis de résorber le backlog de dossiers, de fluidifier la gestion du back-office et de libérer les collaborateurs internes de la surcharge de travail, le tout sans engagement à long terme.

LIRE LA SUCCESS STORY COMPLETE 

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Notre champ d’action : 6 pôles d’expertise pour votre entreprise

Pour répondre à l’ensemble de vos besoins, nos services administratifs couvrent un spectre complet, piloté par les résultats et non par le temps passé.

• Assistanat administratif : tri et priorisation des emails, saisie de documents, traitement du courrier, relances, et création de tableaux de suivi.

• Office Management & juridique : gestion des commandes, coordination logistique, interface avec les prestataires, mais aussi suivi et mise à jour des contrats légaux.

• Administration des ventes (ADV) : de la création de devis à la facturation, en passant par la gestion des litiges simples et le suivi des encaissements.

• Pré-comptabilité : saisie des factures, rapprochements bancaires, notes de frais, et préparation pour la transmission au cabinet comptable.

• Ressources humaines : gestion administrative du personnel, onboarding, transmission des variables de paie, et suivi des dossiers salariés.

• Assistanat commercial : pré-qualification des leads entrants, phoning sur fichiers qualifiés, et mise à jour du pipeline commercial.

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La solution Officéo est :

Flexible

• hybride (à distance et sur site)
• piloté aux résultats
• stop & go, à la demande
• nativement évolutif

Fiable

• embarquement structuré
• intervenants qualifiés aux références établies
• continuité de service assurée
• pilotage par un account manager dédié.

Augmentée

• talents calibrés pour votre projet
• best practices d’un réseau de 6000 intervenants
• maîtrise technologique : logiciels d’automatisation, IA agentique…
• du résultat, pas du temps passé.

Comment ça fonctionne ?

Qualification

Nous auditons vos attentes et objectifs.

Proposition

Nous concevons la meilleure solution pour vous.

Embarquement

Nous déployons, avec vous, étape par étape.

Pilotage

Nous veillons à l’atteinte des objectifs fixés.

Je souhaite être rappelé(e)

Je vous appelle directement : 01 49 70 98 63

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L’offre d’emploi Officéo !

Vous êtes un assistant administratif ou une assistante administrative indépendante ou souhaitez lancer votre activité d’indépendant ? Rejoignez l’aventure Officéo !

Pourquoi Officéo ?

Le secrétariat en 4 points