Qu’est ce que la permanence téléphonique externalisée ?

La permanence téléphonique externalisée est un service qui consiste à confier la gestion de ses appels entrants à un prestataire externe (secrétaires à distance, centres de relation client, assistants indépendants…). Au lieu de traiter les appels en interne, l’entreprise délègue cette mission à des professionnels dont c’est le métier.

Concrètement, le prestataire répond aux appels au nom de l’entreprise, filtre les demandes, prend des messages, oriente les interlocuteurs, gère les prises de rendez-vous ou fournit les premières informations utiles. Le tout selon des consignes précises définies en amont.

Ce service permet notamment de :

• assurer une réponse professionnelle et continue (plage horaire élargie, absence, surcharge, congés) ;
• éviter les appels manqués ;
• gagner du temps pour se concentrer sur son cœur de métier ;
• offrir une meilleure expérience aux clients, partenaires ou patients.

L’importance d’une permanence téléphonique externalisée

De nos jours, aucune société ne peut se permettre de perdre un appel et donc potentiellement un rendez-vous, une demande devis, un nouveau client, ou l’information qui fera la différence. N’oublions pas aussi que le standard contribue à l’image professionnelle de l’entreprise.

Facteur de fidélisation, composante de la démarche commerciale et du sens de l’accueil, un bon accueil téléphonique et physique est aussi une meilleure organisation interne qui va vous faire gagner en temps et en efficacité. A l’inverse, un mauvais accueil vous nuit insidieusement, à chaque instant, sans pour autant que vous ne le sachiez.

D’où l’importance de confier votre permanence téléphonique à des professionnels indépendants, qui répondront rapidement, sauront conseiller les appelants, apporter des réponses à leurs questions et les orienter, si besoin, vers le bon service.

Joignable en temps réel pour vos prospects, clients ou partenaires, vous êtes à-même de séduire et attirer vos prospects. Solution de pour fidéliser et satisfaire vos clients, vous évitez également les démarchages et appels téléphoniques parasites.

Comment choisir le prestataire idéal pour ma permanence téléphonique externalisée ?

Choisir la bonne personne pour prendre en charge votre permanence téléphonique n’est pas facile. Il faut prendre en compte un certain nombre de critères pour être sûr de tomber sur la perle rare. En voici quelques uns :

• Qualité de l’accueil : optez pour un prestataire capable d’offrir un accueil clair, professionnel et chaleureux à chaque appel.
• Amplitude horaire : vérifiez que ses horaires couvrent vos besoins (horaires étendus, gestion des pics, continuité du service).
• Expertise sectorielle : privilégiez un prestataire qui connaît votre domaine pour mieux répondre aux demandes spécifiques.
• Services proposés : comparez les options (prise de messages, agenda, filtrage, multilingue, reporting) selon vos attentes.
• Flexibilité : assurez-vous que le service est adaptable à vos volumes et personnalisable à votre image.
• Tarification transparente : choisissez une formule claire, sans frais cachés, alignée avec votre budget.
• Technologie fiable : préférer un prestataire doté d’outils modernes (plateforme de suivi, notifications, statistiques).
• Confidentialité : garantissez la sécurité des données et la conformité RGPD.
• Réputation : consultez les avis et références pour évaluer la fiabilité et la satisfaction des clients.

Officéo pour votre permanence téléphonique externalisée

À côté de votre secrétariat courant ou d’autres tâches de comptabilité, gestion commerciale ou d’organisation d’événements, votre assistant Officéo prend en charge vos appels téléphoniques, s’occupe d’orienter et renseigner vos clients et autres partenaires. Il note les messages importants afin que vous sachiez toujours qui a appelé et pourquoi, et les transmet accompagnés éventuellement des dossiers afférents (devis, facture, rdv, demande d’informations…).

Officéo est le prestataire de services administratifs numéro 1 en France. Notre offre ? Une solution clé en main, avec d’une part une aide administrative effectuée par une secrétaire indépendante qualifiée et expérimentée, et d’autre part une continuité de la prestation tout au long du processus, assuré par un service client garantissant votre pleine satisfaction. Avec nous, vous vous assurez la collaboration d’un partenariat solide, avec un suivi rigoureux constant sur nos assistant(e)s multilingues spécialisé(e)s en fonction de votre profil et de vos besoins.

Choisir Officéo c’est bénéficier d’un service de qualité sous 48h partout en France, s’appuyant sur une assistante polyvalente, qui prendra en charge votre travail de secrétariat courant, et saura s’adapter à vos besoins pour vous accompagner dans le développement de votre entreprise.

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Sur quels secteurs/taille d’entreprise intervient Officéo ?

Médical/Paramédial

Professionnel de la santé, Officéo assure votre accueil téléphonique (et physique) et prend en charge les demandes de vos patients sur votre lieux de travail. Nos secrétaires médicales indépendantes gèrent vos appels médicaux et votre agenda selon vos instructions. Officéo s’adresse également aux professions libérales non réglementées, comme les naturopathes.

Officéo vous assure un remplacement de votre secrétaire immédiat en cas d’absence, un gain de temps sur vos charges salariales, en plus du gain de temps réel. Vous ne perdez aucun appel, et n’êtes pas dérangé lors des consultations pour mener votre activité en toute sérénité.

Juridique

Avocat, notaire, huissier, la force de votre étude ou cabinet est un accueil physique comme téléphonique irréprochable. Nos équipes d’assistant(e)s assurent votre permanence téléphonique selon vos besoins sur place (dans votre cabinet notarial, à votre bureau ou dans votre salle d’attente), répondent en votre absence et gèrent vos appels conformément à vos directives.

Lorsque vous êtes au tribunal, restez tout de même disponible. Votre standard ne sera plus saturé d’appels entrants, fini les débordements, vos demandes à traiter sont pré-qualifiées. Quand vous vous penchez sur des dossiers importants, ne soyez plus dérangé : votre secrétaire juridique indépendant(e) réceptionne vos appels et transfèrent au besoin les demandes urgentes suivant vos consignes.

Grandes entreprises

Grande entreprise : dans le respect de votre cahier des charges, nos assistant(e)s Officéo prennent en charge au sein de votre structure votre secrétariat téléphonique et répondent aux besoins de votre société : astreinte, veille téléphonique, débordement, VPC, assistance technique, SAV.

Pas le temps de prendre les appels, même quand vos collaborateurs sont eux aussi surchargés ? Notre service de permanence téléphonique traite la réception de vos appels pendant des plages horaires définies, avec intervention dans vos locaux pour vous permettre de gagner en efficacité.

En période de forte activité commerciale, de nombreuses demandes, toutes variées, arrivent en masse : votre secrétaire externalisé(e) traite les appels et prend les messages pour rediriger vers les instances appropriées (SAV, suivi des commandes, réclamations, commercial, etc).

Une croissance au sein de votre entreprise se profile, vous souhaitez apporter aux membres de votre comité de direction un accueil téléphonique de grande qualité. Vos appels sont reçus à la demande pour élargir les plages horaires d’accueil.

Directeur au sein de votre organisation, vos responsabilités imposent de ne rien laisser au hasard, aucun appel ne doit être négligé. Vous exercez plusieurs activités au sein de votre entreprise et souhaitez pouvoir répondre à toutes les demandes. Pour ces besoins et bien d’autres encore, votre future(e) Office Manager indépendant(e) est la réponse.

Association

Pour votre association, aucun appel n’est perdu. Avec une intervention dans vos locaux, un décroché rapide et personnalisé pour un accueil humain et chaleureux mènent vos missions associatives à un développement.

Oubliez les pertes d’appels : la gestion totale est garantie lors de la missions dans vos locaux. Vos appels entrants sont redirigés vers chaque service, secteur ou collaborateur concerné suivant le besoin de l’interlocuteur. Les messages sont pris en note lors de vos absences, avec un suivi vers votre agenda personnel.

PME

En intervention chez un client, vous devez vous absenter et ne pouvez répondre aux appels entrants. Profitez de la disponibilité d’une externalisation, en ayant toujours un interlocuteur pour les appels destinés à vos locaux.

Vous êtes agent immobilier, travaillez au sein d’une SS2I, effectuant de déplacements réguliers ou êtes en période de congés ? Pas de panique, nous répondons à votre besoin de réactivité en toutes circonstances. Vous êtes informé ou non des appels et de leur traitement. Vottre assistant(e) administratif(ive) s’adapte à vos besoins, quand vous le souhaitez.

Organismes publics

En tant que maire, vous vous devez d’assurer un accueil téléphonique adapté lors d’une situation exceptionnelle, comme une canicule. Nos secrétaires indépendant(e)s répondent aux appels reçus dans vos locaux pour transmettre les coordonnées de l’appelant et l’objet de l’appel à votre cellule en charge du traitement des demandes.

Vous souhaitez élargir les horaires d’accueil de votre Chambre de Commerce et d’Industrie ? Votre futur(e) assistant(e) administratif(ive) assure votre accueil téléphonique pour vous permettre de recevoir et transférer les appels et informations importantes aux administrés.

Votre collègue est absent(e), vous avez besoin que son office soit repris en main ? Choisissez un(e) secrétaire externalisé(e) pour recevoir les appels liés aux absences en appliquant les procédures mises en place en interne de votre structure.

Face à des pics d’appels, votre standard est sursollicité ? Même en situation de difficulté, vous pouvez faire appel à nous, vos messages sont pris en charge et la mise en relation est assurée. Officéo arrive en support pour répondre à vos débordements d’appels lors des pics d’activité chez vous.

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La solution Officéo qui répond à vos besoins

Vous souhaitez confier d’autres tâches de secrétariat courant à nos services d’assistance administrative et comptable ? Celles-ci peuvent vous venir en aide sur les missions suivantes :

• Le classement documents entreprise,
• La gestion du courrier et des emails,
• La saisie de données,
• Le traitement du courrier entrant et sortant,
• Les formalités / démarches administratives,
• La rédaction de comptes rendus,
• La rédaction et mise en forme de texte,
• Une secrétaire bilingue.

Optez pour une solution plus souple qu’un contrat de travail (CDI ou CDD), moins coûteux que l’intérim et plus fiable qu’un freelance en direct. Vous êtes à la recherche d’un(e) secrétaire ? Nous vous invitons à cliquer sur le bouton “NOUS CONTACTER” ci-dessous. Vous avez également la possibilité de nous joindre au numéro suivant : 01 49 70 98 63.

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