▷ Une aide pour la gestion du courrier de votre entreprise !
ASSISTANT FREELANCE ACCÈS CLIENT

Enjeu prioritaire au sein de nombreuses entreprises comme administrations, chaque jour, les employés traitent un volume important de courriers à consulter, (re)diriger, imprimer, numériser et archiver.

C’est une organisation qui demande une rigueur à toute épreuve : les informations importantes, impératifs et échéances suivies font parti des procédures permettant le bonne santé de chaque entreprise. Vous êtes à la recherche d’un(e) secrétaire pour externaliser la gestion de votre courrier et  garder le bon rythme en se concentrant sur votre cœur de métier ?

 Une solution de gestion de courrier adaptée pour votre entreprise

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  • Gestion des correspondants
  • Correspondance entre services
  • Suivi de l’archivage et de la mise en corbeille
  • Gestion des types de courriers et documents associés

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  • Notification par mail
  • Validation du courrier avant diffusion
  • Capture des e-mails
  • Gestion des accusés de réception

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  • Communication concernant les courriers non-traités
  • Suivi et traçabilité
  • Gestion des absences
  • Gestion des redirections

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  • Rattachement de réponses
  • Génération de réponse type
  • Redirection vers d’autres services
  • Note d’information

Raccourcissez les délais de traitement. Réduisez les coûts d’impression. Diminuez l’utilisation des navettes. Faites le choix de solutions administratives développées pour vous, afin de suivre, tracer et superviser à la perfection le traitement de vos courriers électroniques comme papier.

Des délais de traitement optimisés

gestion-courrier-entreprise-délaiLe traitement des emails et du courrier représente beaucoup de temps sur la journée de travail, parfois même le soir et le week-end. L’Observatoire de la Responsabilité Sociétale des Entreprises (ORSE) révèle que 56 % des utilisateurs consacrent plus de 2h chaque jour à la gestion des courriels. 38 % des utilisateurs reçoivent plus de 100 messages chaque jour et le temps passé en moyenne pour reprendre le fil de sa pensée quand on est interrompu par l’arrivée d’un mail est de 64 secondes.

Optimisée, la gestion de votre courrier externalisée permet d’intégrer des réponses types adaptées à chaque cas de figure comme l’adoption d’un plan de classement. Suivant vos besoins, un process de traitement clair et identifié par tous peut s’intégrer à vos habitudes internes. Gardez le contrôle à tout moment.

À distance, ou au sein de votre structure, votre assistant(e) opère à plusieurs étapes de la gestion de courrier dans votre entreprise :

  • Tri du courrier : votre Office Manager se charge du dépouillement effectué avec un premier tri de votre courrier entrant (urgent, important, inclassable, à jeter, etc.).
  • Traitement du courrier : votre futur(e) secrétaire externalisé(e) analyse et traite votre courrier en fonction des consignes reçues. Il prépare pour vous une réponse, une facture, un devis ou tout autre document (rédaction, frappe, mise en forme, mise à la signature, etc.). Il se charge également de l’envoi du courrier sortant (mise sous pli, adressage, affranchissement).
  • Classement du courrier : avec votre assistant(e) administratif(ive) indépendant(e), votre courrier est classé selon vos impératifs professionnels pour que vous puissiez toujours travailler sur un dossier complet contenant les derniers documents reçus et envoyés.

La gestion du courrier, aussi pour les expatriés

En plus de la gestion des courriers en entreprise, notre service de gestion du courrier des expatriés peut vous intéresser. Gardez une adresse en France pour y recevoir vos courriers. Votre office manager Officéo les numérise pour vous et les dépose dans votre espace personnel (Disque dur, Dropbox, Google Drive, One Drive…).

Expatrié, personne souvent en déplacement, ayant plusieurs domiciles ou DRH d’une société, Officéo vous propose une gestion simplifiée de votre portefeuille de contrat pour gérer votre courrier. Vous pouvez alors assurer une bonne continuité dans la réception rapide des courriers, sans embauche et sans engagement.

La réexpédition de vos documents et colis à l’adresse de votre choix, dans le monde entier est assurée, avec une prise en main dès 48h si votre besoin est urgent.

Le courrier « personnel » de vos salariés

Entreprise, vous mettez un point d’honneur à organiser l’envoi et la réception du courrier personnel de vos salariés ? Cette démarche peut comprendre beaucoup de lettres, colis et expresses. Ce service doit être suivi en permanence : en cas d’absence de la personne en charge ou de congé prévu, nos services d’assistance administrative et comptable répondent à votre besoin pour reprendre les choses en main !

Faites le choix d’une gestion des emails entrants et sortants irréprochable

gestion-courrier-entreprise-emailsDans votre entreprise où le courrier revêt une importance particulière (établissements financiers, assurances, administrateurs de biens, etc.), choisissez d’externaliser votre service courrier.

Des prestataires spécialisés dans l’Office Management vous apportent l’expertise d’une gestion efficace des flux courrier pour contribuer à la performance globale de votre entreprise.

Parce que la messagerie est un canal important pour chaque entreprise, collectivité locale ou secteur privé, nous vous proposons une assistance dans le nettoyage et traitement de vos boîtes mails.Pour plus de sécurité et de valeur ajoutée, ne laissez plus un seul email de côté malgré une réception d’un lourd volume de demandes par jour. Une fois que vous lui aurez donné accès à votre boîte mail, votre Office Manager se charge aussi de la gestion des emails :

  • Ouverture et tri des emails par critère d’urgence et par thème
  • Destruction des spams
  • Réponse aux emails selon les consignes reçues

Une collaboration avec nos services de gestion de courrier électronique comme papier peut vous éviter bien des frais et vous libérer de ce précieux temps qui vous manque. Les tâches récurrentes qui vous prennent chaque jour beaucoup de temps vous empêchant de vous consacrer sur votre votre cœur de métier sont prises en charge, sans embauche, et dans les meilleurs délais.


Témoignage de Corinne Jonas, cliente Officéo

« Trouver une secrétaire pour une demi-journée, c’est très compliqué. Et trouver un profil de qualité l’est d’autant plus. Avec Officéo le premier point n’était plus un problème, quant au second, ils s’en sortent haut la main en mettant à notre disposition des assistants compétents et qualifiés. »

 –> Témoignage complet <–


Officéo répond à vos besoins !

Vous recherchez des informations complémentaires sur les tâches de secrétariat courant que vous pouvez confier à votre Office Manager externalisé ? Pour la gestion de votre cabinet d’avocat ou cabinet médical, notre entreprise de gestion administrative peut vous venir en aide sur les missions suivantes :

Questions fréquentes

  • ✉️ Quelles sont les étapes d’une bonne gestion de courrier ?

    Pour une gestion optimale du courrier entrant, il faut d’abord le réceptionner et l’ouvrir avant de l’enregistrer. Une fois trié, le courrier est transmis au destinataire pour être traité. Après cela, le courrier est à classer et archiver.

  • 💡 Quels bénéfices peut-on en tirer ?

    Trier et gérer efficacement le courrier influence la réactivité et la qualité du service fourni par les départements d’une entreprise. Optimiser et déléguer la gestion du courrier entrant supprime les pertes de données pour gagner en productivité.

  • ⭐️ Comment optimiser encore plus la gestion du courrier ?

    Il faut bien choisir les équipes chargées du courrier (discrétion, fiabilité, rapidité de tri et distribution), établir, respecter les consignes et l’organisation du temps de travail.


Bénéficiez de notre solution Officéo expertesans embauche et flexible !
Pour nous contacter :

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