▷ Mise en forme et rédaction documents administratifs | Officéo
ASSISTANT FREELANCE ACCÈS CLIENT

Un discours à écrire, des lettres à rédiger, une correspondance administrative, un rapport, procès-verbal ou un suivi client à mettre en forme ? Vous ne disposez pas du temps suffisant pour vous atteler à cette tâche complexe et rébarbative ? Gagnez du temps en déléguant la rédaction administrative de documents à un(e) assistant(e) externalisé(e), sans embauche, et en 48h.

Mise en forme courrier administratif : Optez pour la solution Officéo

La rédaction administrative est d’une importance capitale pour votre entreprise, quelle que soit sa taille (TPE/PME, cabinet libéral ou grande entreprise). En effet celle-ci permet, en cas de problème, de garder une trace écrite de vos différents échanges avec l’administration. Un langage clair, maîtrisé et circonstancié est de rigueur pour bâtir une communication efficace avec l’interlocuteur professionnel.

Parce que la rédaction documents peut se révéler être une tâche compliquée, déléguez la gestion de vos lettres administratives à votre assistant(e) Officéo, professionnel(le) de l’organisation, du classement des papiers administratifs. Il/Elle se charge de rédiger et de mettre en forme votre courrier administratif. Le contenu est adapté selon le contexte et le destinataire tout en respectant les règles de base de la correspondance administrative.

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Choisissez la rentabilité : déléguez la rédaction de vos documents administratifs

Un discours à faire, un projet à présenter, une documentation à mettre à jour, une lettre de relance de paiement ou un courrier de mise en demeure : votre assistance administrative et comptable Officéo met en forme toutes vos idées grâce à ses compétences et expériences en secrétariat courant.

De par sa formation de secrétaire, votre futur(e) assistant(e) administratif(ive) est à même de vous assister dans la rédaction des documents que vous souhaitez créer. Elle se charge pour vous de la formulation et de la présentation de vos textes. En quelques instants, elle peut :

  • Remanier un texte ;
  • Organiser un document de manière logique et efficace ;
  • Intervertir des paragraphes ;
  • Numéroter des pages ;
  • Agrémenter vos documents d’une en-tête ou d’un pied de page afin d’en faciliter la lecture.

À la livraison de documentations par votre imprimeur ou par un autre service de votre entreprise, elle se charge de la relecture et corrige les coquilles, les erreurs de texte ou encore les problèmes de pagination. Vous disposez alors d’un texte qui répondra à vos attentes et sera prêt à être communiqué à tous vos interlocuteurs.

Des méthodes efficaces, un suivi de satisfaction garanti

Dans la courtoisie rédactionnelle, l’objectivité, clarté et logique d’expression, votre votre futur(e) secrétaire indépendant(e) intervient pour la rédaction de chaque document administratif, quand vous l’avez besoin.

Il/elle peut vous fournir des modèles pour pouvoir reprendre la main en interne à tout moment, et ce même une fois la mission d’externalisation achevée.

Une mise en page irréprochable

L’organisation de chaque document dans l’espace de la page et les différences typographiques contribuent plus qu’on ne le pense à la compréhension de chaque message. La présentation de vos documents administratifs est donc d’une grande importance puisqu’elle fait ressortir des indices visuels qui guident et facilitent la lecture de l’usager.

Une communication solide et professionnelle avec chaque interlocuteur

Même si votre correspondant est absent physiquement et se trouve dans l’impossibilité de réagir à vos sollicitations, il est un interlocuteur à soigner comme les autres. C’est pourquoi votre secrétaire indépendant(e) se charge de lui construire une place dans les échanges administratifs appropriés en démontrant une maîtrise de la situation et anticipant les éventuelles difficultés d’interprétation.

Une relation qui respecte votre client, usager, fournisseur ou collègue est établie en toutes circonstances. L’organisation visuelle est respectée selon les attentes administratives et vos consignes, le document comprend toutes les informations nécessaires pour optimiser les échanges.

La position de l’administration est présentée clairement à l’interlocuteur

Lors d’un échange avec un citoyen, client, collaborateur, supérieur ou fournisseur, il est parfois nécessaire de prendre des initiatives. Pour que le document à adresser soit dénué d’ambiguïté, votre secrétaire indépendant(e) présente avec clarté et précision la position administrative à transmettre.

Qu’il s’agisse d’accorder, réclamer, refuser, mettre en garde, proposer des solutions alternatives ou envoyer des rappels, les positions sont toujours facilement identifiées par votre interlocuteur. Vos procédures administratives sont mieux suivies en interne. Votre suivi administratif s’en trouve renforcé.

Un lexique compréhensible pour l’interlocuteur est utilisé

Le lexique utilisé dans la rédaction de vos documents administratifs est adapté à chaque destinataire. Votre future secrétaire administratif(ive) est attentif(ive) à apprécier le bien-fondé d’habitudes d’écriture liées à une « culture » administrative. Les termes trop techniques sont simplifiés si besoin, les ambiguïtés explicités selon les normes rédactionnelles courantes.


Témoignage d’un client Officéo

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Robert, médecin, 52 ans

Je suis médecin en ville et je fais appel à une Assistante Officeo pour le classement des papiers, des travaux bureautiques et la numérisation des documents importants et notamment de certains dossiers patient.

 


Les garanties Officéo

Plus flexible que l’intérim.

Plus experte que la sollicitation
d’un stagiaire.

Plus rapide que l’embauche
en CDD.

Continuité de service
en cas d’absence.

Externalisez votre secrétariat courant

La solution Officéo vous permet de vous concentrer sur l’essentiel, développer votre entreprise. En plus de vous libérer du travail de rédaction, de relecture, de correction et de mise en forme,notre entreprise de gestion administrative peut vous venir en aide sur les différents champs suivants :

Officéo prend en charge votre courrier. Mise sous plis, envois tri du courrier administratif ou campagnes marketing, la gestion du courrier est maîtrisée selon votre besoin. Contactez-nous au 01 49 70 98 63 ou via ce formulaire et nous vous proposerons une solution de service administratif rapide, flexible et adaptée.

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