Classement documents entreprise : comment gagner en productivité ?
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Vous êtes un professionnel libéral (avocat, médecin…), TPE/PME, grande entreprise ou encore une startup. Vous souhaitez avoir une aide dans le classement des dossiers administratifs ? Optez pour une solution souple, personnalisée et sans embauche.

Optez pour la solution classement documents entreprise Officéo

Parce que vous avez mieux à faire que de classer et organiser vos papiers, pourquoi ne pas confier ces tâches à une assistante Officeo :

Pourquoi veut-on mettre en place une bonne gestion d’archive ?

La mise en place d’une bonne gestion d’archives va vous simplifier la vie d’entreprise et permettre de :

  • savoir quelles sont ses obligations légales d’archivage, de manière à les respecter
  • mettre un processus de bonne conservation et communication des archives
  • conserver les archives sur le long terme et d’y avoir accès à tout moment
  • Utiliser un plan de classement

Les différentes étapes pour classer vos documents administratifs

  • Élaborer un plan de classement,
  • Définir la priorité des documents à traiter,
  • Classer physiquement vos papiers,
  • Classer les courriers entrants et sortants…

L’objectif de cette étape est de pouvoir retrouver sans difficulté des documents qui jusque-là étaient dispersés çà et là dans vos locaux.

Documents commerciaux, administratifs ou fiscaux… tous ces papiers font partie intégrante de la vie d’une entreprise. Au fil du temps ces derniers ont la fâcheuse tendance à s’accumuler. Officéo vous propose donc une aide à l’archivage et à la conservation des documents et dossiers administratifs de votre entreprise.

L’archivage de documents et des dossiers administratifs

  • Élaboration du plan de tri et de conservation,
  • Tri des dossiers et des documents à conserver et ceux à archiver,
  • Archivage physique ou numérique (numérisation et archivage)…

L’objectif est de trier et de conserver les papiers par grandes catégories (fiches de paies, quittances, documents bancaires, documents fiscaux, papiers administratifs, documents commerciaux…) afin d’éviter une accumulation de papiers et d’obtenir un archivage efficace.

Une solution de classement et archivage des documents adaptées à vos besoins

classement-documents-entrepriseChaque classement de documents entreprise est unique. Il obéit bien évidemment à une logique et à une organisation rigoureuse mais, il sera le vôtre, établi par votre assistante administrative Officéo en fonction de votre façon de travailler, de vos demandes et de vos besoins.

Tous vos documents seront  triés, classés et répertoriés  afin d’optimiser votre temps de travail. Finies les recherches sans fin, votre assistante pourra créer pour vous un plan de classement clair et précis vous permettant de situer d’un coup d’œil le dossier qui vous est indispensable.

Plus d’énormes dossiers impossibles à manipuler, simplifiez-vous le classement documents entreprise, une fois le délai de conservation des documents  ou d’utilisation dépassé, ceux-ci seront archivés selon un  plan de classement identique à celui des dossiers en cours. Votre assistante administrative vous libérera ainsi de fastidieuses recherches dans des dossiers devenus trop encombrants.

D’autre part, si vous souhaitez passer du support papier au support numérique, votre expert peut vous accompagner dans cette transition…

Gagner en efficacité grâce à la numérisation de vos dossiers

Optez pour la dématérialisation des documents : Si vous manquez de place pour entreposer vos archives les plus anciennes, n’hésitez pas à consulter votre assistante qui pourra vous proposer de numériser et indexer vos documents  qui conserveront toute leur valeur juridique et seront stockés sur une solution Cloud du marché (ou coffre-fort électronique) entièrement sécurisé  et resteront accessibles où que vous soyez pour peu que vous ayez accès à un ordinateur ou que vous ayez votre smartphone sous la main.

La solution Officéo vous libérera des contraintes liées au problème de l’accumulation des papiers qui risque d’être une entrave à votre efficacité dans votre travail quotidien. Le classement et archivage numérique sera, de toute façon, à effectuer à un moment ou à un autre si une entreprise prévoit de rester sur le marché encore un bon moment.

–> Découvrez la durée de conservation de vos documents !

 


Témoignage de Philippe Sulzer, client Officéo

temoignage client

« En tant que médecin, j’ai énormément de fiches patients à traiter, de la saisie à l’archivage en passant par les mises à jour et le classement de ces dernières. Ce traitement administratif me prenait une demi-journée par semaine… »

 –> Témoignage complet <–

 

 

 


Nous avons la solution à vos besoins !

Vous souhaitez en savoir plus sur les missions de secrétariat courant que vous pouvez confier à votre assistant Officéo ? Nos intervenants peuvent vous venir en aide sur les champs suivants :

Pour bénéficier de notre solution experte, sans embauche et rapide à mettre en place, cliquez sur le bouton “NOUS CONTACTER” via le bandeau en bas de page. Notre service commercial se charge de prendre contact avec vous dans les plus brefs délais.

Vous pouvez également nous joindre par téléphone au 01 49 70 98 63.

classement documents entreprise

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