▷ Optimisez votre classement de documents en entreprise
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Par manque de temps, vous ne pouvez pas classer efficacement vos documents ? Vous souhaitez avoir une aide dans le classement des dossiers administratifs ? Optez pour une solution souple, personnalisée et sans embauche. Finis le fouillis numérique contre-productif ou les archives incomplètes, place au classement de qualité, en toutes circonstances.

Optez pour une solution classement documents entreprise rentable

Parce que vous avez mieux à faire que de classer et organiser vos papiers, pourquoi ne pas confier ces tâches à un(e) assistant(e) indépendant(e) Officéo :

Mettez en place une gestion d’archive irréprochable

Classement-documents-entreprises-gestionLa mise en place d’une bonne gestion d’archives va simplifier la vie d’entreprise et permettre de :

  • Savoir quelles sont ses obligations légales d’archivage, de manière à les respecter
  • Mettre un processus de bonne conservation et communication des archives
  • Conserver les archives sur le long terme et d’y avoir accès à tout moment
  • Utiliser un plan de classement

Classez vos documents administratifs avec un processus fiable

Classement-documents-entreprises-classement

  • Élaborer un plan de classement ;
  • Définir la priorité des documents à traiter ;
  • Classer physiquement vos papiers ;
  • Classer les courriers entrants et sortants…

L’objectif de chaque étape est de pouvoir retrouver sans difficulté des documents qui jusque-là étaient dispersés çà et là dans vos locaux. S’organiser par client ? Organiser par type ? Classer par date ou ordonner par sujet ? Un classement par objectif est plus pertinent pour votre structure ? Pas le temps, ou une conduite du changement à mener ? Prenez le temps d’externaliser une partie de vos fonctions supports : le classement administratif maîtrisé en toutes circonstances vous libère de votre potentiel professionnel en vous permettant de vous concentrer sur l’essentiel.

Documents commerciaux, administratifs ou fiscaux… tous ces papiers font partie intégrante de la vie d’une entreprise. Au fil du temps ces derniers ont en effet la fâcheuse tendance à s’accumuler. Officéo vous propose de recevoir une aide à l’archivage et à la conservation des documents et dossiers administratifs de votre entreprise.

L’archivage de documents et des dossiers administratifs

  • classement-documents-entreprises-archivageÉlaboration du plan de tri et de conservation ;
  • Tri des dossiers et des documents à conserver et ceux à archiver ;
  • Archivage physique ou numérique (numérisation et archivage)…

L’objectif est de trier et de conserver les papiers par grandes catégories (fiches de paies, quittances, documents bancaires, documents fiscaux, papiers administratifs, documents commerciaux…) afin d’éviter une accumulation de papiers et d’obtenir un archivage efficace.

Que votre environnement de classement soit Google Drive, Dropbox, OneDrive ou un stockage interne, votre assistant administratif externalisé s’adapte. La hiérarchie établie lors de la mission de classement correspond à vos attentes professionnelles, avec une définition des rôles de chaque dossier éclaircie pour que vous puissiez prendre en main votre archivage à tout moment. Les fichiers les plus consultés sont rendus accessibles, les données de grands dossiers comme la comptabilité ou actes notariés sont classés par année.

En savoir plus sur notre solution


Une solution de classement et archivage des documents adaptée à vos besoins

classement-documents-entrepriseChaque classement de documents entreprise est unique. Il obéit bien évidemment à une logique et à une organisation rigoureuse mais, il sera le vôtre, établi par votre assistant(e) administratif(ive) Officéo en fonction de votre façon de travailler, de vos demandes et de vos besoins.

Le classement d’archivage est une activité chronophage. Avec un assistant Officéo, vos documents sont  triés, classés et répertoriés  afin d’optimiser votre temps de travail. Finies les recherches sans fin, votre assistant(e) peut créer pour vous un plan de classement clair et précis vous permettant de situer d’un coup d’œil le dossier qui vous est indispensable.

Plus d’énormes dossiers impossibles à manipuler, simplifiez-vous le classement documents entreprise, une fois le délai de conservation des documents  ou d’utilisation dépassé, ceux-ci seront archivés selon un  plan de classement identique à celui des dossiers en cours. Votre assistante administrative vous libérera ainsi de fastidieuses recherches dans des dossiers devenus trop encombrants.

D’autre part, si vous souhaitez passer du support papier au support numérique, votre expert peut vous accompagner dans cette transition…

classement de documents administratifs
Ordonner ses papiers, c’est y voir plus clair dans son travail mais également dans son esprit…

Gagner en efficacité grâce à la numérisation de vos dossiers

Classement-numérisation-documentsOptez pour la dématérialisation des documents : Si vous manquez de place pour entreposer vos archives les plus anciennes, n’hésitez pas à consulter votre assistante qui pourra vous proposer de numériser et indexer vos documents  qui conserveront toute leur valeur juridique et seront stockés sur une solution Cloud du marché (ou coffre-fort électronique) entièrement sécurisé  et resteront accessibles où que vous soyez pour peu que vous ayez accès à un ordinateur ou que vous ayez votre smartphone.

La solution Officéo vous libérera des contraintes liées au problème de l’accumulation des papiers qui risque d’être une entrave à votre efficacité dans votre travail quotidien. Le classement et archivage numérique sera, de toute façon, à effectuer à un moment ou à un autre si une entreprise prévoit de rester sur le marché encore un bon moment.

Découvrez la durée de conservation de vos documents 


Témoignage de Philippe Sulzer, client Officéo

temoignage client

« En tant que médecin, j’ai énormément de fiches patients à traiter, de la saisie à l’archivage en passant par les mises à jour et le classement de ces dernières. Ce traitement administratif me prenait une demi-journée par semaine… »

Témoignage complet 

 


Exemple : 3 tâches à confier à votre assistant Officéo

  1. Classement. En fonction de votre façon de travailler, de vos demandes et de vos besoins, votre office manager vous propose un plan de tri des dossiers en cours. Logique, rigoureux et personnalisé, celui-ci vous permet de situer instantanément le dossier qui vous est indispensable. Fini les recherches sans fin !
  2. Archivage. Une fois le dossier clôturé, les documents administratifs sont rangés physiquement selon un plan de tri identique à celui défini pour les dossiers en cours. Fini les recherches fastidieuses dans des dossiers devenus trop encombrants.
  3. Numérisation. En vue de leur conservation à long terme, vos documents les plus importants sont scannés, numérisés, indexés et classés sur votre coffre-fort numérique (disque dur, Dropbox, Google Drive, One Drive ou toute autre solution). Ainsi, ils sont accessibles 24h/24, 7j/7 depuis un ordinateur ou un smartphone. Fini les contraintes d’espace imposées par la durée légale de conservation des archives de votre société ! Toutes vos archives sont accessibles en un clic de souris.

Numérisation des documents : soyez en ordre aux yeux de la loi

Savez-vous que chaque document émis ou reçu par une entreprise dans l’exercice de son activité est assujetti à une durée légale de conservation ?

  • 10 ans pour les documents commerciaux (contrats, correspondances, commandes, etc.)
  • 10 ans pour les documents comptables (livres des comptes, bilans, inventaires, factures, documents bancaires, justificatifs de TVA, bons de commande, etc.)
  • Entre 5 et 10 ans pour les documents RH (registre du personnel, bulletins de paie, fiches fiscales des salariés, etc.)
  • 30 ans pour les documents sociaux (statuts d’entreprise, registres de présence aux conseils d’administration, rapports des gérants, rapports des commissaires aux comptes, etc.)


Nous avons la solution à vos besoins !

Vous êtes à la recherche d’un(e) secrétaire et vous souhaitez en savoir plus sur les missions de secrétariat courant que vous pouvez confier à nos services d’assistance administrative et comptable ? Nous pouvons vous venir en aide sur les champs suivants :

Etre rappelé 

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