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L’Office Management est un métier qui se trouve entre celui d’assistant de direction et de responsable administratif. L’office management regroupe des tâches qui relèvent de la logistique, gestion économique et gestion RH de l’entreprise. La personne en charge de l’office management est amenée à réaliser plusieurs tâches à la fois.
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Le métier d’Office Manager se situe hiérarchiquement entre un « secrétaire de direction » et un « responsable administratif ». Maîtrisant la conduite de projet et ayant l’expérience de poste à responsabilités, les Office Managers Officéo sont force de proposition pour améliorer l’organisation administrative d’un bureau et sa productivité. Ils assument en outre pleinement un rôle de gestion et d’interface avec la clientèle, les banques et les administrations, les services internes et vos fournisseurs.
Office Management : un support stratégique pour votre entreprise
Sa fonction correspond grossièrement à celle d’un assistant « haut gradé ». Il peut effectuer les missions traitées habituellement par un assistant de direction qualifié mais également celles traitées par un responsable administratif.
Le plus souvent, il a un rôle de bras droit du dirigeant ou de la direction. En effet, seul l’Office Manager peut effectuer les tâches qui lui sont déléguées, faute d’expertise et de temps pour la direction.
Les missions dont il peut se charger sont toutes d’ordre administratif mais pourront également toucher le juridique ou la comptabilité. Ci-dessous, nous allons voir les fronts où l’Office Manager peut intervenir.
[L’Office Management en entreprise] Fiche Métier office manager
Qu’est-ce que le métier d’Office Manager ou d’Office Mangement?
Le rôle d’un Office Manager est d’épauler le directeur général dans la gestion de ses missions quotidiennes pour lui permettre de libérer du temps à consacrer à ses tâches commerciales et managériales. L’Office Manager veille au bon fonctionnement et à la bonne gestion administrative de l’entreprise. Ses missions relèvent principalement de l’administratif, comptabilité et ressources humaines.
Les missions d’un Office Manager ?
L’Office Manager exerce aussi bien dans les petites que dans les grandes entreprises. Ses missions principales consistent à :
- Veiller au bon fonctionnement et à la supervision du bureau ;
- Gérer les appels téléphoniques entrants ;
- Gérer la vie de l’entreprise et veiller au bien-être des collaborateurs ;
- Classer et traiter les factuers ;
- Traiter le courrier entrant et sortant ;
- Gérer les ressources humaines de l’entreprise ;
- Effectur diverses tâches bureautiques ;
- Gérer l’agenda de travail administratif et gérer les commandes fournisseurs ;
- Organiser la gestion commerciale.
Les compétences d’un office manager en entreprise
Il n’existe pas de compétences définies pour exercer le métier d’Office Manager. Généralement les compétences d’un bon Office Manager sont celles d’un bon gestionnaire d’entreprise. Parmi ses compétences clés :
- Polyvalence et autonomie ;
- Être à l’écoute de ses collaborateurs ;
- Avoir le sens de la communication ;
- Une bonne gestion du stress ;
- Être force de proposition ;
- Une très bonne organisation.
Quelle formation pour devenir office manager ?
Afin d’exerce le métier d’office manager, il est requis d’avoir minimum un Bac +2. Plusieurs formations permettent l’accès à ce métier, on retrouve :
- BTS assistant de gestion PME-PMI ;
- BTS comptabilité ;
- DUT gestion des entreprises et de l’administration.
Des parcours universitaires (licences et masters) en gestin d’entreprise et management sont également envisageables. Une formation d’office manager qui permet l’obtention d’une certification professionnelle d’assistant de direction est également possible.
Quel est le salaire d’un office manager ?
L’office manager se voit attribuer une part de salaire fixe et une autre variable. Un office manager touche un salaire mensuel brut qui se situe entre 2 100 € et 5 000 €. Il s’agit d’une estimation car le salaire d’office manager dépend de plusieurs critères : son expérience, ses responsabilités, ses missions et la taille de l’entreprise dans laquelle il exerce. Un office manager en début de carrière peut gagner entre 25 000 € à 30 000 € brut annuel. Pour un office manager un peu plus expériementé, avec minimum 5 ans d’expérience, le salaire grimpe jusqu’à 50 000 € à 60 000 € brut annuel.
Témoignage de Pierre Granges, responsable IT dans le département Support & Sourcing chez Allianz France – Client Officéo
O. : Quels sont les résultats obtenus depuis que vous avez fait appel à nous ?
P.G. : Très rapidement, nos ressources internes se sont refocussées car nous avons optimisé nos process. Grâce à Officéo, nous avons pu développer de nouvelles expertises et dégager du temps qualifié et apporter une solution rapide et fiable aux clients.
Déléguez vos missions d’Office Management
Les missions qu’assument nos Office Managers varient selon le client mais voici quelques unes des activités typiques d’Office Management que notre entreprise d’assistance administrative et comptable prend en charge :
- Utilisation de logiciels informatiques dont logiciels de messagerie, de collecte et tri de bases de données ;
- Développement et mise en oeuvre de système administratifs par exemple pour gérer les dossier ;
- Enregistrement des frais de dossier et management du budget ;
- Organisation de l’aménagement du bureau et maintenance des articles de papeteries et de l’équipement ;
- Organisation et supervision de réunions avec l’équipe interne ;
- Supervision du recrutement, de la formation et de l’intégration du personnel ;
- Suivi de l’effectif du personnel adéquat pour anticiper les absences et les pics d’activité ;
- Évaluation de performance du personnel ;
- Répartition de la charge du travail du personnel ;
- Mise en œuvre et promouvoir les politiques relatives à l’égalité et à la diversité ;
- Rédaction des rapports pour les top managers et assurer des présentations ;
- Réponse aux demandes et plaintes des clients.
Pourquoi choisir la solution Officéo pour de l’Office Management ?
Officéo vous explique sa solution d’externalisation de tâches administratives en la comparant à la solution de recrutement CDD/CDI.
Quels avantages vous offre la solution Officéo et pourquoi devriez-vous opter pour celle-ci ?
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Les avantages d’opter pour un Office Manager Officéo
Flexibilité totale
- Garanti sans impact sur la masse salariale ;
- 0 contingence sociale, 0 gestion RH ;
- Pas d’engagement de volume horaire ou de durée ;
- Une totale efficacité économique ;
- Sans embauche.
Sourcing premium
- Profils experts sélectionnés pour votre projet ;
- Immédiatement opérationnels sur site ou à distance ;
- Intervenants qualifiés aux références établies.
Fiabilité
- Remplacement immédiat en cas d’absence ou d’imprévu ;
- Prestation pilotée par Officéo via un Account Manager dédié ;
- Continuité de service garantie.
Rapidité et ubiquité
- Service opérable sous 48H si besoin ;
- Une solution disponible partout en France.
Et comment ça marche concrètement ?
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Témoignage de Françoise Fley, cliente Officéo
« J’ai pu être témoin de l’efficacité et de la rapidité d’Officéo en voyant ma masse de travail s’alléger considérablement de jour en jour. Officéo m’a apporté un gain de temps dans le traitement des tâches grâce à un travail efficace et sérieux. Ce qui m’a énormément soulagée dans mon travail de comptable dont je ne voyais pas le bout. »
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L’Office Management en 3 points
❓ Je recherche un.e Office Manager, quelle solution choisir ?
Le métier d’Office Manager n’est pas connu de tous, il se situe entre « secrétaire de direction » et « responsable administratif ». Un Office Manager maîtrise la gestion de projet et occupe des postes à responsabilités. De ce fait, il est très important de bien choisir son prestataire. Faire confiance à un Office Manager Officéo, c’est signer pour de la qualité, de la compétence, de la productivité et de l’organisation. Un prestataire externe comme Officéo, peut vous fournir un profil qualifié et qui répond à toutes vos exigences.
💡 Comment choisir l’Office Manager parfait ?
En plus d’être débrouillard, flexible et très organisé, un bon Office Manager c’est une personne ayant 5 qualités principales : avoir de la culture et des valeurs, prendre la défense de ses collaborateurs, être à l’écoute, pouvoir prendre des décisions, rechercher l’excellence, avoir le sens de l’innovation et être de bonne humeur.
💰 Quel est le tarif d’un.e Office Manager indépendant.e ?
Il n’est pas toujours évident d’avoir une fourchette de prix pour un Office Manager indépendant. Certains facturent trop bas pour se faire le plus de clients possibles, d’autres facturent trop cher. Les Offices Managers indépendants, tout comme les autres freelances, fixent leur prix sur un Taux Journalier Moyen qui s’élève à 265 €. Ce prix peut varier d’un Office Manager à un autre selon le domaine de spécialité et l’expérience.
