Comment gérer le pointage et le rapprochement bancaire ?

Le rapprochement bancaire fait partie des différents outils de contrôle dans la tenue des comptes contribuant à améliorer la gestion d’une entreprise. Il se déroule en différentes étapes où intervient le pointage. Pour mieux apprécier la relation entre les deux notions, voici un guide détaillé qui aborde le sujet.

La gestion du pointage

Le principe du pointage résume en quelque sorte le fonctionnement du rapprochement bancaire. Il consiste à marquer la correspondance ou non des différentes opérations enregistrées entre deux entités reliées. Le pointage s’assure également que chaque opération concernant simultanément ces dernières ait été bien prise en compte dans les deux comptabilités.

À noter que cette opération est de plus en plus automatisée et est assurée via des ERP (Enterprise Resource Planning) comme un logiciel de comptabilité. Cette dernière option permet de mettre facilement l’accent sur les opérations présentant des irrégularités, des erreurs éventuelles d’enregistrement sur les comptes.  Ainsi, vous pourrez distinguer sur l’extrait de compte un pointage scindé en deux.

• Celui des mouvements bancaires de sortie (débit) : le logiciel affiche une distinction entre les entrées et les sorties observées sur le compte de l’entreprise. La personne chargée du rapprochement devra ainsi préciser le type de sortie pour chaque ligne au débit présente sur la liste des opérations. Le logiciel se chargera ensuite de classer systématiquement les dépenses dans les achats. Il sera enfin demandé de renseigner les justificatifs correspondants à cette dépense juste avant de valider le pointage pour que le rapprochement soit effectué.
• Le pointage des mouvements d’entrée (crédit) : le processus est quasi similaire au précédent. À la différence qu’ici, les pièces comptables sont classées par type. Pour une sélection de factures fournisseurs par exemple l’ensemble des documents concernés apparaissent. La facture où l’avoir fournisseur passe ainsi en état rapproché. Même chose pour l’entrée remise de chèque.

En dehors de la formule automatique, il existe également des professionnels spécialisés en rapprochement et qui proposent des formules d’externalisation.

La gestion du rapprochement

L’objectif de la régularisation est de relever et corriger les incohérences entre les différentes écritures comptables. Afin d’effectuer un rapprochement qui sera utile dans l’amélioration de la gestion de votre compte, il faut respecter un processus strict.

Les éléments indispensables

Pour établir le rapprochement bancaire, il faut le relevé bancaire du mois ou de l’exercice comptable à rapprocher ainsi que du grand livre de la même période. Il faudra également se munir du document de rapprochement précédent afin d’examiner les soldes antérieurs et les accommodations à réaliser.

Le rapprochement

Une fois toutes ces informations réunies, il est possible de régulariser les données bancaires et les enregistrements comptables. Manuellement, il faut vérifier l’adéquation entre le solde de trésorerie et le solde en banque (solde final). 

Le document de rapprochement

Toutes les données issues du processus de rapprochement devront à terme être converties en document de rapprochement afin de faciliter un suivi mensuel adéquat des comptes.

Les mesures correctives

Cette étape est effectuée après le rapprochement. Elle consiste à identifier les erreurs sur les valeurs enregistrées et d’apporter les ajustements nécessaires. Il est alors plus facile de justifier les écarts.

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