5 qualités pour être un bon Office Manager
Les responsabilités d’un Office Manager sont en constante évolution. Le travail d’un Office Manager varie d’un jour à l’autre, selon ses missions, et en fonction du type d’entreprise dans lequel il ou elle intervient. Au vu de la diversité de ses interventions, il arrive que son rôle soit mal compris (assistant à la direction générale, assistant administratif, ou bras droit du DRH ?), voire qu’il soit considéré comme un employé de bureau classique.
Et pourtant, savez-vous quelles sont les qualités qui distinguent un bon Office Manager d’un simple employé de bureau ? Ses compétences professionnelles sont-elles les mêmes qu’un collègue dédié à des tâches administratives courantes ? La gestion du personnel qu’il doit effectuer demande-t-elle plus d’implication ? Réponses.
Avoir de la culture et des valeurs
Un bon Office Manager incarne les valeurs et défend la culture de l’entreprise qui l’emploi. Ces deux vecteurs sont les piliers de son activité.
Polyvalent, il doit pouvoir manier plusieurs compétences avec aisance. Citons par exemple celle de gestionnaire administratif, en charge de la gestion des contrats, ou encore l’organisation d’événements, la prise en charge d’un accueil physique et téléphonique en passant par du suivi budgétaire.
Prendre la défense de ses collaborateurs, être à l’écoute
Être à l’écoute des employés de l’entreprise permet de veiller à la satisfaction du personnel et assurer un bon rendement auprès de ses supérieurs. En cherchant toujours à améliorer le moral des troupes, un bon Office Manager à a cœur de réfléchir à des problématiques en constante évolution.
N’oublions pas que la gestion des ressources humaines et la prise en charge d’une communication interne entre les différents services font parti des attribution de l’Office Manager !
Personne de confiance, et qui sait écouter avec attention, il doit avoir beaucoup d’altruisme et d’empathie pour piloter sa prise de décision. Dans certains cas, il n’est pas rare qu’il ou elle ait à mener des entretiens d’embauche ou à congédier des collaborateurs.
Ces tâches incombent plus souvent aux ressources humaines. Toutefois, les PME PMI ou entreprises à effectif limité, l’Office Manager peut endosser cette casquette …Ou se retrouver avec cette épine dans le pied!
Pouvoir prendre des décisions
Homme ou femme décisionnaire, un bon Office Manager sait prendre les initiatives qu’il faut pour résoudre des problèmes avec intégrité et détermination. Les journées d’un Office Manager se suivent et sont loin de se ressembler.
Son adaptabilité doit par exemple savoir répondre à la replanification de dernière minute d’un projet modifié ou annulé à la suite d’un imprévu. Gérer des plannings changeants, un déjeuner en retard, connaître les bonnes procédures si la climatisation ou la WIFI tombent soudainement en panne, etc.
Un bon office manager est donc un gestionnaire qui est réactif. Il ou elle sait encadrer et comment placer les événements et traiter les problèmes selon une hiérarchie appropriée.
La communication de cette hiérarchisation avec les équipes associé lui permet de manier les informations comme les outils qui conviennent. Son succès se trouve dans cette capacité de savoir quand, et surtout comment, partager l’information, la déléguer, et mener une mission avec brio.
… Et surtout, savoir déléguer au bon moment !
Rechercher l’excellence
Étant très autonome, un bon Office Manager veille à toujours se placer dans une recherche de perfectionnement et d’excellence. Son esprit agile reste à l’affût de ce qui peut améliorer le bon fonctionnement de la vie en entreprise ou des relations au bureau.
Généralement choisi pour son expérience professionnelle dans un domaine cohérent (administration du personnel, gestion des outils informatiques ou gestion des ressources) sur un poste similaire, il ne fait qu’orienter ses savoirs-être et savoirs-faire vers une meilleure maîtrise de l’Office Management.
Il ou elle doit donc constamment apprendre de nouvelles choses. Ceci passe par la connaissance de nouveaux logiciels, de pratiques d’organisation, ou d’applications d’Office Management. Créateur d’expérience en entreprise, il ou elle est motivé par une amélioration continue de la vie administrative (et des ressources humaines) en entreprise.
Avoir le sens de l’innovation
En trouvant parfois des solutions créatives face à des problèmes, un bon Office Manager dispose d’une certaine autonomie. Cette autonomie lui permet de concrétiser ses projets et/ou construire une équipe en fonction de ces projets.
Le fonctionnement de l’entreprise et sa culture sont toujours inclus dans ces missions. Une grande partie des responsabilités d’un Office Manager impliquent en effet des interactions régulières au bureau. L’office manager reste alors ouvert à la critique et aux commentaires pour transformer de manière positive et créative une opportunité.
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