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Secrétaire au sein d’une association

Besoin d’une assistance dans la gestion de votre collectivité ?

Vous faites face à la démission de votre secrétaire administrative ? La fonction de secrétaire étant essentielle pour le bon fonctionnement de votre association, vous n’avez pas le temps nécessaire pour chercher l’assistant.e qu’il vous faut ? Pour la gestion administrative ou pour le développement d’un projet associatif, optez pour une solution sans embauche et sans engagement.

Confiez vos missions administratives à un professionnel

Sélectionné.e pour son expérience professionnelle, son efficacité et sa polyvalence, votre secrétaire Officéo vous épaule dans la gestion administrative de votre association. Nos assistants possèdent au minimum 6 à 10 ans d’expériences au sein de structures publiques comme privées. Votre assistant Officéo peut épauler votre secrétaire général dans la gestion de l’association. Il peut également prendre le rôle d’un adjoint dans l’administration de la vie de l’association

Nos assistants prennent en charge les missions suivantes : 

Des missions administratives

  • Gestion courante : permanence téléphonique, prise en charge des courriers et des mails ;
  • Prise et suivi des rendez-vous, des convocations au conseil d’administration (CA) ;
  • Rédaction des procès verbaux et de comptes-rendus contenant les délibérations et les votes (maîtrise des outils bureautiques) ;
  • Planification et l’organisation des réunions avec les membres du bureau et suppléants ; 
  • Suivi de chaque inscription et radiation de l’association (bénévole, adhérents, membre permanent etc.) ;
  • Saisie de données ;
  • Traitement des démarches administratives comme les demandes de subventions de l’Etat ;
  • Classement et l’archivage des dossiers et documents.

Des missions d’organisation

  • Organisation des assemblées générales (ordre du jour, liste des membres présents) et événement associatif ;
  • Organisation générale : analyse des besoins et des objectifs, définition des objectifs, rétroplanning, benchmark et coordination des intervenants, des prestataires et des participants ;
  • Mise en place d’un budget prévisionnel et post-événement, définition des seuils de rentabilité, dossiers de partenariats ;
  • Organisation de l’élection des membres au conseil d’administration.

    Des missions de comptabilité

    • Suivi de trésorerie et aide à la mise en place d’un budget ;
    • Vérifications du paiement de la cotisation des membres de l’association ;
    • Classement des documents comptables ;
    • Etablissement du rapprochement bancaire ;
    • Préparation du bilan ;
    • Préparation des paiements mensuels.

    Des missions juridiques

    • Communication avec la préfecture pour les autorisations ;
    • Suivi des échanges et formalités avec le commissaire aux comptes ou le banquier avec le trésorier de l’association ;
    • Suivi du respect des obligations légales énoncées dans les statuts de l’association ;
    • Mise à jour du registre (rédaction et modification des statuts de l’association).

    Témoignage de Reouven Saksik, président de « Les Amis de Solid’aide »

    saksikO. : Officéo a-t-elle su répondre à votre demande ?

    R.S. : Pour une petite structure comme la mienne (association), la solution Officéo est idéale. En me laissant le choix du volume horaire tout juste nécessaire à mes besoins, Officéo me permet de réduire de façon considérable mes dépenses sur le secrétariat. De plus, la qualité des prestations de ma secrétaire a toujours été au rendez-vous.

    –> Lire la suite <–


    Nos clients sont des PME, professionnels libéraux, agences et cabinets conseil, startups, grandes entreprises…


    Vous êtes à la recherche d’un.e assistant.e pour la gestion administrative de votre association ou collectivité ? Vous nécessitez d’une soutien pour la création de l’association dont vous avez toujours rêvé ? Officéo répond à vos questions et vous fait bénéficier d’une solution d’externalisation administrative clé en main. Vous pouvez nous joindre à votre convenance de 9h à 19h et du lundi au samedi au 01 49 70 98 63.


    En résumé

    • ✅Qu’apporte un.e secrétaire dans le fonctionnement de l’association ?

      Le poste de secrétaire permet au gestionnaire et aux membres de l’association de se concentrer sur l’action sociale de la structure. Elle est le garant de la bonne marche de l’association. L’assistant est un véritable soutien pour la direction de l’association.

    • ❓ Pourquoi opter pour un.e secrétaire indépendant.e plutôt qu’un.e intérimaire, ou un CDD pour mon association ?

      Le recours à un CDD prend du temps du fait du recrutement. Faire appel à une agence d’ intérim l’est également puisque vous devez accompagner l’assistant.e, d’autant que les compétences sont souvent aléatoires. Une assistante indépendante est rapidement opérationnelle, tout en gagnant du temps et de l’argent !

    • 💰Quel est le tarif d’une secrétaire indépendante ?

      Plus flexible qu’un.e secrétaire salarié.e, un.e secrétaire indépendant.e propose des tarifs variables. Les prix sont établis suivant le volume de missions et leur complexité. Chaque tarif est indiqué par devis.

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    L’équipe Officéo

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