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Quel est le rôle d’une secrétaire au sein d’une association ?

Au sein d’une association ou collectivité, le/la secrétaire est chargée d’assurer différentes tâches administratives. Ceci comprend essentiellement la correspondance de l’association, l’établissement des compte-rendus de réunion, ainsi que la tenue des différents registres et archives. Découvrons le rôle d’un.e secrétaire dans une association.

Quelles sont les missions principales d’un.e secrétaire dans une association ?

Administrateur au bureau comme organisateur à l’assemblée générale, ses nombreuses attributions en font un acteur majeur de la bonne orchestration de l’association. Voyons plus en détail les attributions de cet expert.e en gestion courante pour qui les différents actes de la vie associative n’ont aucun secret.

Suivi administratif

Gestion des courriers, classement de documents, gestion des conventions et des dossiers de subvention : la secrétaire d’association doit souvent gérer beaucoup de choses à la fois. La rigueur, les compétences rédactionnelles et les connaissances juridiques sont ses meilleures armes. Il/elle travaille en étroite collaboration avec le président et le trésorier d’association. La secrétaire se charge de la tenue du registre comprenant les fichiers des adhérents, les procédures d’adhésions et les inscriptions. Les missions et leur importance varient en fonction de la structure associative.

Répartition des tâches administratives

Certaines associations décident de déléguer la répartition des tâches administratives. Que ce soit temporaire ou permanent ceci permet d’éviter de surcharger une seule personne ou faire mieux connaître d’autres responsabilités et contraintes de fonctionnement.

Un intervenant externe peut intervenir pour prendre en charge une partie spécifique de l’administratif pour un temps, permettant à d’autres membres de se consacrer à d’autres tâches prioritaires pour le développement de l’association.

Par exemple, il est courant qu’un secrétaire général délègue pour une assemblée générale ses fonctions à un secrétaire de séance dans la rédaction du procès verbal. Ceci, afin de mieux se consacrer à d’autres tâches administratives lors de la séance pendant que les membres présents procèdent aux échanges appropriés.

Secrétariat collectif

Il est possible qu’une association décide de gérer son secrétariat de manière collégiale. Ainsi, chacun prend une responsabilité active dans la gestion de l’association. Ce type de gestion permet une implication diluée au sein des membres de l’association. En tant que politique de prévoyance, une gestion administrative répartie entre plusieurs personnes permet de préparer la transmission des connaissances.


Besoin d’aide pour mieux répartir la gestion administrative de votre association ? Officéo répond à vos questions et vous fait bénéficier d’une solution d’externalisation administrative clé en main. Vous pouvez nous joindre à votre convenance de 9h à 19h et du lundi au samedi au 01 49 70 98 63.


Les responsabilités du secrétaire

Le secrétaire a des responsabilités au regard de l’association dans laquelle il intervient. Ceci est d’autant plus vrai que c’est un membre dirigeant de l’association. La responsabilité civile et la responsabilité pénale du secrétaire peuvent être vérifiés en cas de litige. La plupart du temps, suite à un acte ayant fait subit un dommage à l’association, un tribunal est en mesure de procéder à la vérification des responsabilités du secrétaire. Cette démarche s’inscrit dans l’examen de personnes auteur, co-auteur ou complice. Les fautes engageant la responsabilité du secrétaire sont par exemple :
  • La violation des statuts de l’association ;
  • L’absence de règlement des impôts ou des cotisations sociales de l’association ;
  • L’insolvabilité de l’association ;
  • La commission d’un délit intentionnellement ou non.
Voyons plus en détail ce qu’impliquent ces responsabilités.

La responsabilité civile

Un secrétaire qui engage sa responsabilité civile doit pouvoir réparer les dommages en intérêts causés à autrui. Le secrétaire est responsable des fautes commises dans la gestion de l’association. Ceci est vrai sous réserve que ces fautes aient fait subir un dommage à la structure associative. Cette dernière doit demander réparation de manière officielle. Toutefois, les dommages et intérêts causes à un adhérent ou un tiers sont à réparer par l’association. Le secrétaire (ou membre dirigeant en général) est en effet mandataire, et non responsable.

La responsabilité pénale

Un secrétaire qui engage sa responsabilité pénale encourt une amende ou une peine de prison. Certaines situations peuvent justifier la dissolution de l’association. Les cas courants impliquant la responsabilité pénale sont des fautes ou infractions au droit du travail ou au droit fiscal. Notez que le président de l’association est plus souvent concerné que le secrétaire. Les délits non intentionnels sont considérés différemment. Une personne physique n’ayant pas causé directement le dommage, mais qui a créé ou contribué à créer la situation qui a permis la réalisation du dommage ou n’a pris aucune mesure pour l’éviter ne sont pas responsables pénalement. Sauf :
  • Si la personne a délibérément enfreint une obligation de prudence ou sécurité prévue par la loi ou règlement ;
  • Si la personne a commis une faute et a exposé à un risque grave qu’elle ne pouvait ignorer.

L’organisation d’un secrétariat d’association

Depuis la loi de 1901 sur les associations, nous avons droit à une grande liberté sur le plan de l’organisation et de la gestion d’une association. Les membres du bureau peuvent faire l’objet d’une nomination ou d’une embauche quand la structure associative le justifie. Traditionnellement, pour un bon fonctionnement général, une association est composée :
  • De présidents, avec le président lui-même et un ou plusieurs vice-présidents ou d’un président délégué ;
  • De trésoriers, avec un trésorier et si besoin, un trésorier-adjoint ;
  • D’un secrétaire général et de plusieurs secrétaires, comme un secrétaire général adjoint.
Le secrétariat est un élément central dans l’organisation et la vie de l’association. En revanche, un secrétaire peut, lui-même, être assisté par d’autres éléments de l’association dans le cas d’une quantité de travail trop importante :
  • un secrétaire adjoint, à qui il aura la possibilité de déléguer certaines de ses missions ;
  • un responsable communication qui peut se charger de tout ce qui impacte les correspondances et la communication externe ;
  • un responsable développement qui se concentrera sur l’acquisition et la gestion des partenaires et adhérents.

La gestion des membres de l’association

Les membres du conseil d’administration sont les administrateurs en charge des délibérations et décisionnaires sur la vie associative. Pourtant le nombre de membres ne se limitent pas aux personnes déployées sur la gestion et pris de décision. Les membres actifs de l’association sont aussi à tenir informer et gérer selon leurs rôle dans l’association.
Pour la gestion de la vie de votre association, pour la tenue de la comptabilité ou le suivi administratif, nos assistants Officéo peuvent vous venir en aide. Contactez-nous au 01 49 70 98 63 du lundi au vendredi de 9h à 19h. Si vous souhaitez être rappelé selon vos disponibilités, cliquez sur ce formulaire.

    Pour aller plus loin

    Questions fréquentes

    • 💪 Quel est le rôle d’un secrétaire d’une association ?

      Le secrétaire d’une association assume la double casquette d’administrateur au bureau et d’organisateur à l’assemblée générale. Il joue un rôle important et s’occupe en plus des tâches administratives courantes, de la rédaction des procès-verbaux et des comptes-rendus.

    • 💡 Pourquoi externaliser le secrétariat dans une association ?

      L’externalisation du secrétariat dans une association vous offre de nombreux avantages. Elle vous permet un gain de temps et de productivité pour vous consacrer davantage à votre cœur de métier. Que vous décidiez de déléguer une partie ou la totalité de vos tâches administratives, faire appel à un prestataire de service comme Officéo reste un choix judicieux. Notre solution vous permet de sous-traiter votre administratif sur un mode ultra-flexible sans aucun engagement de volume horaire.

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