Externalisation administrative association ▷ Experte et sur-mesure

L’externalisation administrative pour association est une aide externe sur des tâches variées telles que la gestion des adhésions, la mise à jour des dossiers des membres, la préparation et l’organisation des réunions, la tenue des comptes et la rédaction des procès-verbaux afin d’assurer le bon fonctionnement quotidien d’une association et le suivi de ses activités. La personne en charge de l’administration joue également un rôle clé dans la communication avec les membres, les partenaires et parfois le public

D’un moment à un autre, une association peut avoir besoin de renforcer son équipe chargée d’administration. La plupart des tâches administratives sont chronophages, or elles sont essentielles au bon déroulement du quotidien de l’association. Afin d’alléger le labeur du personnel, une partie ou l’intégralité du travail, comme la gestion associative, est déléguée à un tiers. Pour ce faire, l’organisme peut faire appel à un prestataire spécialiste de l’externalisation, ou à des bénévoles pour une assistance administrative en association.

En quelques paragraphes, découvrons dans quelles missions un tiers peut intervenir pour dispenser de l’assistance administrative à une association. Par ailleurs, il convient de connaître les circonstances qui obligent l’organisme à opter pour cette solution.

Assistance administrative à apporter à votre association : dans quelles situations ?

L’administration est un service clé d’un organisme regroupant, entre autres, les démarches administratives, l’archivage de documents administratifs, et l’harmonisation de la communication dans la structure. Lorsqu’une association a des besoins précis, ou se trouve confrontée à certaines contraintes sur ce plan, elle doit recourir à une assistance. En voici quelques-unes des situations qui l’obligent à opter pour cette solution :

Quand l’association a besoin d’expertises

Par manque de maîtrise, les membres du bureau d’une association se trouvent dans l’obligation de solliciter un assistant administratif indépendant pour occuper un poste particulier. Ce qui est avantageux car ils bénéficient des expertises d’un spécialiste de l’administration. 

Un professionnel de l’administration est apte à distinguer les missions administratives impératives de celles qui peuvent attendre. Une personne expérimentée en administration établit une relation exemplaire avec différentes entités, comme les organismes publics. Cette prérogative permet, éventuellement, à l’association d’augmenter ses opportunités d’obtenir des subventions, ou de faciliter certaines démarches auprès d’administrations publiques et d’éviter tout type de problème administratif.

En cas de contraintes budgétaires

Au départ, une association peut se trouver dans une situation budgétaire très restreinte. Si elle n’a pas encore les moyens d’embaucher un personnel administratif, elle peut se tourner vers l’externalisation de ses tâches administratives. À ce moment, il est recommandé de solliciter les prestations d’une secrétaire indépendante. Faire appel à une personne spécialisée dans l’administration qui exerce en freelance permet à l’association de limiter ses dépenses au salaire.

L’embauche d’un salarié génère, en effet, des frais, de la publication d’offres jusqu’à la régularisation des papiers professionnels. L’association a aussi la possibilité de recourir aux services de bénévoles qui proposent des services administratifs. Ils exercent en tant que « personnel aidant » au sein de l’organisme qui demande leur assistance. En France, des organisations de jeunes expérimentés se portent volontaires pour fournir de l’aide aux démarches administratives à des petites associations.

Des missions de gestion d’administration et de comptabilité basique

Les prestations d’assistance administrative fournies à une association s’étalent sur plusieurs missions. Elles se subdivisent généralement en trois, qui sont les tâches purement administratives, les travaux de secrétariat, et celles qui prennent l’aspect financier de l’activité associative.

De la gestion administrative autour de la vie associative

Le volet administratif comprend la régularisation de la situation de l’association vis-à-vis de sa préfecture. L’assistant sera chargé de la déclaration, de la création, et de la publication de statut dans le journal officiel. Il s’occupe aussi de la gestion des adhérents et la tenue de fichiers respectifs.

Doté d’expertises dans l’utilisation d’outils modernes, l’assistant apportera un appui au personnel qui a des difficultés avec la dématérialisation des procédures administratives. Cette forme de soutien se présente fréquemment lors des démarches auprès d’institutions publiques où le digital est essentiellement utilisé.

Le demandeur peut avoir besoin d’une aide pour remplir des formulaires en ligne, ou pour envoyer des courriers électroniques. Y sont également incluses les étapes de constitution de dossiers pour différentes formalités administratives, notamment pour une demande d’aide financière.

Il existe, par ailleurs, des outils numériques qui facilitent grandement les tâches administratives et permettent de gagner un temps précieux pour d’autres projets associatifs. Joinly par exemple, qui est une solution de gestion administrative 100% digitale, permet de dématérialiser l’ensemble de la gestion des adhésions associatives. Du formulaire d’inscription, en passant par le paiement en ligne et la remontée des données sur votre tableau de bord, Joinly vous permet de gérer de A à Z les inscriptions pour tous les besoins des associations : adhésions, stages, tournois, collectes de dons et même boutiques en ligne.

Des travaux de secrétariat

En faisant appel à un assistant administratif indépendant, l’association bénéficie d’une aide aux démarches administratives à distance. Elle peut alors lui confier les tâches « externalisables », soit celles qui peuvent être réalisées en ligne, comme :

• La gestion des appels ;
• La rédaction et l’envoi de courriels ;
• La prospection, s’il s’agit d’une association qui exerce des activités économiques ;
• La réalisation de rapports d’activité ;
• La rédaction de comptes-rendus de réunion ;
• La retranscription audio de conférences ou séminaires.

Les autres tâches de secrétariat pouvant être exécutées au sein de l’association sont : 

• La gestion de courriers;
• Le classement et l’archivage de documents et des papiers administratifs importants ;
• La préparation d’assemblées générales ordinaires ou extraordinaires ;
• La diffusion des procès verbaux aux membres du bureau ou du conseil d’administration ;
• L’organisation de l’agenda des dirigeants ;
• La mise en place d’événements pour l’optimisation du monde associatif ;

La tenue de comptabilité de base

L’association dispose du droit de solliciter de l’aide d’un spécialiste de la comptabilité. Cette solution est particulièrement recommandée aux organismes soumis aux obligations comptables. La prestation d’un agent administratif est utile pour les opérations comptables courantes, comme le suivi de factures et la gestion des notes de frais.

En revanche, il faudra une personne plus expérimentée pour la gestion de comptes plus compliquée, requérant notamment l’utilisation d’un logiciel comptable. En témoigne l’établissement de comptes annuels, bilan et comptes de résultat.

De l’accompagnement fiscal et juridique

L’accompagnement fiscal et juridique fait partie des formes d’assistance administrative à laquelle une association peut recourir.

Sur le plan fiscal

Les démarches et le temps qu’il faut pour payer les impôts sont une sorte de bête noire pour certaines associations. Afin de s’épargner de tâches comme celles-ci, elles demandent de l’aide à un assistant administratif. Ce dernier s’occupera, notamment des déclarations fiscales, et du règlement des taxes tout au long de l’existence de l’association. L’aptitude d’un prestataire de services administratif et fiscal à négocier est une chance qui s’offre à l’organisme d’obtenir des réductions d’impôts, sous certaines conditions.

Sur le plan juridique

Dans l’hypothèse où une divergence d’opinions conduit à un conflit entre membres ou dirigeants, un assistant administratif doté de connaissances juridiques peut apporter des solutions. Ce type d’accompagnateur est recommandé pour réduire le coût induit par le recours à des représentants juridiques, comme le notaire ou l’avocat.

Témoignage de Reouven Saksik, président de « Les Amis de Solid’aide »

O. : Officéo a-t-elle su répondre à votre demande ?

R.S. : Pour une petite structure comme la mienne (association), la solution Officéo est idéale. En me laissant le choix du volume horaire tout juste nécessaire à mes besoins, Officéo me permet de réduire de façon considérable mes dépenses sur le secrétariat. De plus, la qualité des prestations de ma secrétaire a toujours été au rendez-vous. D’un profil polyvalent, elle a su répondre à chacune de mes demandes. Et parfois au-delà même de ce qui était attendu. Mon assistante a mis en place un système de gestion qui m’a permis de minimiser mes éventuels nouveaux frais, ce qui m’a fait faire un gain d’argent considérable. Une véritable professionnelle !

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Officéo, comment ça marche ?

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Pour aller plus loin

• Créer une association sans conseil d’administration ;
• Aide administrative pour les associations ;
• Élire le conseil d’administration d’une association ;
• Faire fonctionner un conseil d’administration ;
• Gérer une administration associative.

Questions fréquentes