Comment préparer un état de rapprochement ?

La bonne gestion d’une entreprise recommande la mise en place de certains outils de contrôle qui garantissent une image fidèle des données comptables.

Un cas pratique est l’établissement d’un état rapprochement bancaire qui permet de comparer les informations du relevé bancaire et les enregistrements des mouvements bancaires dans la comptabilité de l’entreprise.

Cependant, comme dans toutes les opérations comptables il faut de la rigueur, suivre une procédure et disposer des documents justificatifs. Voici un guide détaillé sur la préparation d’un état de rapprochement. 

Quand réaliser un état de rapprochement ?

Entre le rapprochement les déclarations bancaires et les opérations enregistrées par la comptabilité d’une entreprise, il existe en général des décalages.

Ceci est surtout dû à la différence de date dans la réalisation des opérations bancaires (chèque émis, règlements des factures fournisseurs, etc.) au niveau des différentes entités. Il urge alors de procéder à un exercice de régularisation des différentes anomalies volontaires ou involontaires qui pourraient biaiser l’information financière. 

De façon générale, le rapprochement bancaire s’effectue mensuellement ou tout au moins sur la période d’un exercice comptable. Toutefois, selon la taille d’une entreprise et le nombre d’opérations que connait sa trésorerie par jour (encaissements et décaissements bancaires, virements, etc.), il faut adapter la période convenable pour mieux contrôler les flux financiers.

Ce dernier facteur permet aussi de définir le type de rapprochement à effectuer. Il est possible de procéder manuellement ou automatiquement. Pour plus d’efficacité et pour assurer une transparence dans la procédure, il existe aussi des agences spécialisées dans l’externalisation du rapprochement. 

Les documents nécessaires

Dans le but de détecter, apporter des ajustements et justifier les écarts constatés dans les mouvements d’un compte, il faut rassembler certaines pièces qui facilitent le rapprochement. Il s’agit entre autres de votre relevé bancaire du mois ou de la période de travail fourni par la banque, du grand livre et du document du rapprochement précédent. 

Les étapes pour établir un état de rapprochement

Avant d’aboutir à l’établissement de l’état de rapprochement bancaire, il faut au préalable réaliser certaines tâches. Ainsi, il faut : 

• Faire le lettrage des soldes de départ (solde initial) ;
• Faire un lettrage par double croisement des comptes.

Dans ce dernier point par exemple, une opération au crédit du compte banque trouve sa réciproque au débit sur le relevé bancaire. Dans la procédure du rapprochement, les opérations pointées facilitent la détection rapide des erreurs éventuelles.  

Après ce travail, il devient plus facile d’établir le rapprochement bancaire. Pour ce faire, il faut :

• Reporter les soldes de fin au même endroit dans les mêmes documents ;
• Reporter les montants non lettrés dans les endroits indiqués en respectant le principe
• de double inversion ; 
• Établir la concordance finale entre les totaux en notifiant les soldes rapprochés. 

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