[TÉLÉSECRÉTARIAT MÉDICAL] Notre solution sans embauche !
Médecins libéraux, hôpitaux, cabinets dentaires, cliniques… tous concernés par un secrétariat et une gestion administrative fastidieuse. En tant que professionnels de santé vous vous sentez éloignés de vos patients ?
Votre hôpital connaît un pic d’activité soudain ? Votre clinique a besoin d’un remplacement de courte ou longue durée ?
Et si une solution de secrétariat médical à distance ultra-flexible, experte, et sans embauche s’offrait à vous ? Vous avez besoin d’aide dans les tâches administratives quotidiennes et répétitives ?
Officéo vous propose des services de télésecrétariat médical à la carte pour un remplacement immédiat en cas d’absence ou d’imprévu afin de combler un besoin ponctuel ou récurrent.
Télésecrétariat médical ou secrétariat médical à distance
Le télésecrétariat médical (aussi appelé secrétariat médical à distance) est un service qui inclut l’ensemble des missions de secrétariat médical réalisées à distance par une télésecrétaire pour le compte d’un client (professionnels de santé ou libéraux). Il s’agit d’une alternative innovante et avantageuse que ce soit pour les médecins libéraux ou pour les hôpitaux.
Le télésecrétariat médical vous permettra d’effectuer toutes les tâches de secrétariat médical à distance par une secrétaire médicale indépendante expérimentée. Ce mode de travail est un moyen nouveau qui permet aux professionnels et hôpitaux de gérer leur administratif et leur secrétariat sur un mode ultra-flexible tout en réalisant des économies.
Votre télésecrétaire médicale peut s’occuper de nombreuses tâches pour vous : permanence téléphonique (accueil téléphonique des patients), prise des rendez-vous et gestion de l’agenda, saisie des données, retranscription, rédaction de devis, rédaction de comptes-rendus, etc.
Les missions d’une télésecrétaire médicale
Une télésecrétaire médicale assume de nombreuses missions qui varient selon les besoins et les exigences du cabinet médical ou du médecin qui la sollicitent.
De manière générale, la télésecrétaire médicale est une assistante médicale virtuelle qui se charge de :
- La gestion des appels entrants et l’accueil téléphonique des patients ;
- La gestion des plannings et des rendez-vous médicaux ;
- La gestion des tâches administratives et de secrétariat ;
- La saisie des données ;
- L’archivage et classement des documents ;
- La gestion des devis et factures ;
- Le suivi des dossiers des patients, etc.
Pourquoi opter pour le secrétariat médical à distance ?
Les professionnels de santé doivent à la fois exercer leur métier de médecin et à la fois se montrer disponibles pour assurer la bonne gestion de leurs cabinets médicaux ou établissements de santé. Or, la fonction première d’un médecin est d’accueillir ses patients. Ainsi, faire appel à une secrétaire est plus qu’indispensable pour garantir la qualité de service et préserver la bonne image de l’établissement de santé dans lequel il exerce.
Le télésecrétaire médical doit jouir de compétences accrues et détenir des qualités cruciales pour exercer ce métier. Ainsi, avoir recours à un prestataire de services pour lui confier son télésecrétariat médical s’avère être un choix judicieux.
Pourquoi ?
- Faire des économies: réduire les dépenses de mise en place d’un service de secrétariat physique, élimination des dépenses liées aux congés payés et charges sociales, aucun achat d’équipement n’est nécessaire, etc.
- Gagner en productivité : vous débarrasser des tâches administratives quotidiennes et répétitives qui vous éloignent de plus en plus de votre de métier, accueillir davantage de patients et mieux gérer votre emploi du temps.
- Profiter d’une expertise: les télésecrétaires médicales sont connues pour leur performance et leur écoute des besoins des clients, des profils qualifiés et compétents qui connaissent le métier des médecins.
En effet, le secrétariat à distance représente une alternative intéressante aux professionnels de santé et aux hôpitaux. Si vous recherchez un télésecrétariat médical spécialisé, tournez-vous vers Officéo qui vous propose un service professionnel grâce à des télésecrétaires experts dans le domaine médical.
Opter pour le télésecrétariat médical, c’est :
- Vous soulager de la gestion des agendas et consultations des médecins ;
- Traiter vos appels et ne laisser aucun patient en file d’attente ;
- Vous assurer d’avoir les messages urgents avec le transfert d’appels importants ;
- Faire des économies…
En bref, votre télésecrétaire médicale Officéo vous fera bénéficier des mêmes services qu’un secrétariat classique avec en plus une expertise remarquable dans le domaine médical.
Les inconvénients du télésecrétariat médical
Le télésecrétariat médical offre de nombreux avantages pour les établissements de santé ou les cabinets médicaux. L’exercice de cette activité à distance peut parfois présenter quelques petits inconvénients.
L’un des inconvénients qu’on lui trouve c’est le périmètre de missions très limité que la télésecrétaire peut assumer à distance. En effet, elle peut prendre en charge l’accueil téléphonique des patients mais pas l’accueil physique.
En effet, il s’agit d’un élément très important pour les médecins afin de fournir la meilleure axpérience à leurs patients et les accueillir dans les meilleurs conditions. Ainsi, les médecins sont assez sceptiques quant au télésecrétariat médical.
Un autre point qui peut être un frein pour certains médecins concerne l’éloignement géographique. En effet, certains peuvent penser que la distance peut réduire l’efficacité et la réactivité des télésecrétaires médicales.
Cet argument est tout à fait ligitime mais pas à l’ère de la technologie et de la digitalisation. Plusieurs applications et logiciels permettent aujourd’hui un partage et un échange efficace entre le médecin et sa télésecrétaire et entre cette dernière et le patient.
Témoignage de David Brasier, DRH chez Centre d’Imagerie du Nord
O. : Quels sont les résultats obtenus depuis que vous avez fait appel à Officéo ?
D. B. : Votre solution nous a permis à la fois d’avoir une stabilité et une continuité de service et de dégager du temps qualifié à consacrer au recrutement en interne. Officéo est intervenue au bon moment avec une solution ultra-rapide pour pallier un besoin urgent.
–> Témoignage complet <–
Comment choisir le bon prestataire pour son télésecrétariat médical ?
Le choix d’un bon télésecrétaire médical pour son cabinet médical ou son hôpital ne doit pas être pris à la légère. Pour faire le bon choix de prestataire, vous devez vous baser sur certains critères spécifiques pour sélectionner le prestataire idéal qui puisse répondre à vos besoins de performances et de qualité mais surtout de flexibilité.
Votre choix de prestataire pour le télésecrétariat médical doit répondre à ces trois critères :
- La qualité du service : un prestataire qui propose des télésecrétaires professionnelles et expertes qui sachent répondre à vos besoins. A l’écoute des patients et de leurs requêtes afin de leur apporter la réponse souhaitée.
- La fléxibilité de l’offre : choisir un prestataire qui vous offre une flexibilité totale quant à l’ajustement de vos horaires et de votre volume de missions. Officéo vous offre une ultra-flexibilité quant aux volumes de missions et vous assiste que ce soit pour des missions ponctuelles ou régulières. Une offre sans embauche et sans engagement avec un service stop&go !
- Le prix : le prix n’est pas négligeable pour votre choix de prestataire. En effet, les prix varient d’un prestataire à un autre et la facturation se fait à l’heure, par appel ou par forfait. Il revient à vous de choisir le prestataire qui répond à vos besoins et à votre budget et qui correspond à vos attentes.
Le fonctionnement d’un service de télésecrétariat médical
La mise en place du télésecrétariat médical est très simple grâce à internet et aux nouvelles technologies.
Plusieurs techniques simples sont possibles à envisager afin d’assurer un secrétariat médical à distance, on retrouve :
- Un transfert de ligne pour la gestion du téléphone ;
- Les données, les documents et les plannings sont partagés via des applications et logiciels configurés ;
- Une communication instantanée est assurée entre le télésecrétaire et le praticien grâce à des outils de messageries, etc.
Ces techniques et outils pratiques sont très intuitifs et faciles d’utilisation. Leur installation se fait à distance dans les plus brefs délais afin de répondre rapidement au besoin exprimé. Les configurations sont effectuées directement sur le matériel informatique : ordinateur, tablette ou smartphone tout en respectant les normes de sécurité, les obligations de la CNIL et du RGPD.
Pourquoi choisir Officéo pour le télésecrétariat médical ?
Le secrétariat médical à distance est une alternative qui offre de nombreux bénéfices pour les professionnels libéraux et les professionnels de santé. En choisissant une télésecrétaire médicale Officéo, vous vous libérez des contraintes de l’embauche d’une secrétaire en interne. Notre solution de télésecrétariat médical est rapide mais aussi économique (vous ne payez que pour les heures réellement effectuées).
Opter pour Officéo vous permettra d’avoir à disposition sous 48 heures partout en France une télésecrétaire expérimentée et polyvalente. L’offre Officéo vous garantit une continuité de service en cas d’absence ou d’imprévu avec en prime un sourcing premium grâce à un squad de secrétaires médicales expertes.
Pour répondre à votre besoin de flexibilité, Officéo vous propose des services à la carte. Ainsi, vous n’êtes tenu par aucun engagement de volume horaire ni de contrat. Et ce n’est pas tout, notre offre s’occupe de tout le processus de recrutement d’une secrétaire médicale de A à Z, vous n’aurez donc aucun temps à perdre dans l’embauche ou dans la gestion RH.
Les plus d’Officeo ?
- Pas de charges sociales à payer ;
- Des formalités administratives réduites ;
- Des compétences professionnelles à disposition ;
- Aucun matériel à acheter ;
- Sans engagement ;
- Pas d’embauche.
La solution Officéo plus flexible que l’intérim, plus expert que la sollicitation d’un stagiaire et à la mise en œuvre plus rapide que l’embauche d’un CDD. 
Les tarifs d’un télésecrétariat médical
Les tarifs d’un télésecrétariat médical varient selon plusieurs éléments :
- Le temps nécessaire à la réalisation des missions administratives ;
- L’expertise du télésecrétaire ;
- Les compétences du télésecrétaire ;
- L’expérience professionnelle du télésecrétaire.
Généralement, le coût fixe pour une prestation de secrétariat médical à distance varie entre 20 et 50€ de l’heure. Le travail à distance est moins onéreux puisque qu’il n’y a aucun déplacement et aucun frais en plus pour la secrétaire.
Le tarif d’un télésecrétariat médical dépend également du type de la facturation mis en place par le prestataire. La facturation d’Officéo repose sur le calcul d’un taux horaire, ce type de facturation s’appuie sur le temps passé à exécuter les missions.
Il s’agit des prix moyens les plus pratiqués, si vous tombez sur des prix exagérés, n’hésitez pas à les comparer. Des prix trop bas également doivent retenir votre attention. Ainsi, l’étude préalable du profil de chaque secrétaire notamment de son expertise dans le domaine médical est donc nécessaire.
Pourquoi opter pour le télésecrétariat médical de chez Officéo
Profils experts
Nous sélectionnons, pour vous, des profils hautement qualifiés Des assistants immédiatement opérationnels, qui connaissent votre métier
Mode ultra-flexible
Une solution 100% à la carte Vous ne payez qu’au temps de travail effectué Aucun frais d’entrée, coût annexe ou engagement dans la durée
Choisis pour vous
Une équipe et des outils performants, partout en France Mise à disposition sous 48H selon votre besoin
Sans embauche
Aucun recrutement Aucune formalité administrative
Officéo, comment ça marche ?
Conçue pour vous apporter une réponse experte, moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un freelance en direct et plus souple qu’un CDD, notre solution d’externalisation administrative est là pour vous. Choisissez à présent de vous recentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier.
Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin. 
Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous. 
Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant. 
Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !
Témoignage de Philippe Sulzer, médecin conseil
O. : Qu’avez-vous particulièrement apprécié dans notre service ? P.S. : Le gain de temps. Un médecin doit avant tout s’occuper de ses patients ! Mon assistante m’a fait gagner un temps fou. De plus, j’ai apprécié le fait de ne pas m’occuper des contingences RH inhérente à un recrutement, ce qui aurait été également chronophage.
–> Témoignage complet <–
Pour aller plus loin dans l’assistance administrative pour les professionnels de la santé :
Pour répondre encore plus efficacement à votre recherche, d’autres missions administratives peuvent être exécutées par votre secrétaire médicale Officéo En plus de la prise en charge de votre secrétariat, les secrétaires Officéo peuvent vous venir en aide sur les différents services suivants :
- Vous êtes à la recherche d’un.e secrétaire médical.e ? ;
- Avant de recruter une secrétaire médicale en intérim, avez-vous envisagé la solution Officéo ? ;
- Le secrétariat en intérim… en moins cher ;
- La solution Officéo : l’alternative au recrutement d’une assistante dentaire en intérim ;
- Le classement et l’archivage des dossiers médicaux ;
- Le rédaction de vos compte rendus médicaux ;
- La gestion de cabinet médical ;
- L’installation en libéral ;
- Le suivi de dossier médical ;
- La mise en place d’une permanence téléphonique médicale et l’organisation de l’accueil patient ;
- Frappe de courriers médicaux : la solution Officéo ;
- La comptabilité de votre cabinet médical ;
- L’organisation de l’accueil patient et gestion des RDV ;
- Permanence téléphonique médicale : la solution Officéo.
Vous pouvez nous joindre par téléphone au 01 49 70 98 63 du lundi au vendredi de 9h à 19h sans interruption.
Le télésecrétariat médical en 3 points
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❓ Qu’est ce que le télésecrétariat médical ?
Le télésecrétariat médical est un service qui comprend l’ensemble des tâches de secrétariat médical effectuées à distance par une télésecrétaire pour un professionnel de santé : médecin, clinique, hôpital, cabinet dentaire… Le secrétariat médical à distance est une alternative très avantageuse en termes d’économie, gain de temps et de productivité pour les médecins et les établissements de santé.
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💰 Quel est le tarif d’un secrétariat médical à distance ?
Le tarif d’un secrétariat médical à distance dépend de plusieurs facteurs, notamment : le temps nécessaire à la réalisation de la mission, l’expertise et les compétences. De manière générale, le coût fixe pour une prestation de télésecrétariat médical oscille entre 20 et 50€ de l’heure. Le travail à distance est moins cher puisqu’il n’implique aucun frais de déplacement pour la secrétaire.
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💡 Pourquoi externaliser son secrétariat médical ?
La fonction première d’un médecin est d’accueillir ses patients. L’externalisation de son secrétariat est une alternative qui vous permet de bénéficier de plusieurs avantages. En effet, faire appel à un prestataire de service comme Officéo vous permet d’avoir une télésecrétaire experte à votre disposition, de réaliser un gain de temps que vous pouvez consacrer à vos patients et de réaliser des économies.
On se charge de votre administratif.
