Comment créer des règles de rapprochement ?

La mise en place de règles ou de normes qui régissent un domaine demande la prise en compte des réalités de ce dernier.

Ce principe s’applique également aux activités comptables où le processus de rapprochement bancaire est au centre des outils de contrôle interne des opérations bancaires et de suivi de la trésorerie.

La question principale se pose alors au niveau de l’établissement des règles de rapprochement. Cet article apporte plus d’explications sur ledit sujet. 

Les différents types de rapprochement 

Il existe différents types de rapprochements des comptes. La méthode traditionnelle est le rapprochement manuel effectué à la main par les comptables ou les professionnels désignés (expert-comptable, structures externes, etc.).

Fastidieux et peu efficace pour garantir une image fidèle de la situation financière d’une entreprise, ce mode de travail est de plus en plus délaissé au profit du rapprochement automatique. À l’aide ERP (Enterprise Resource Planning) ou également appelé PGI (Progiciel de Gestion Intégré), tout le travail s’effectue en un laps de temps. Toutefois pour assurer une transparence et pour gagner du temps dans l’accomplissement des tâches, il est possible de se tourner vers une externalisation. 

Créer des règles de rapprochement 

Les règles de rapprochement constituent un ensemble de critères mis en place pour traiter et filtrer les différents éléments du relevé bancaire et les écritures comptables saisies à base des pièces comptables dans le grand livre en entreprise.

Selon le logiciel de gestion (logiciel de comptabilité), les configurations diffèrent, mais il existe des procédures standards d’automatisation pour procéder au rapprochement. Pour cela, il faut : 

• Se rendre dans le compte banque de votre logiciel ;
• Afficher les différentes règles existantes pour effectuer des rapprochements ;
• Définir les nouveaux paramètres ;
• Enregistrer les modifications.

Selon cette procédure, il faut souligner que chaque opération doit être exécutée avec assez de détails pour mieux faciliter le rapprochement.

Du processus de lettrage, au pointage aboutissant à l’étape pour faire le rapprochement proprement dit, les règles doivent être clairement définies dans le logiciel comptable. Le logiciel de comptabilité doit réaliser la concordance entre les différents montants du relevé du compte en banque et les mouvements de trésorerie enregistrés par le compte banque de l’entreprise.

Il s’agit des soldes (solde final et solde initial) et encaissements et décaissements (virement, chèques émis, remises de chèques, paiements des factures fournisseurs, etc.). Selon l’outil de gestion comptable utilisé, des particularités peuvent se présenter. 

Il faut également souligner que la mise en place des règles pour établir le rapprochement bancaire doit tenir compte des réalités de l’entreprise de la procédure de traitement des données et de la liste des opérations traitées dans l’entité. En fin de processus, il serait plus facile pour les dirigeants d’entreprise d’importer facilement les états de rapprochement bancaire. 

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