Recouvrement amiable ▷ Définition, étapes et conseils

Le recouvrement amiable est une approche de résolution des impayés qui vise à récupérer des dettes sans recourir à des mesures juridiques agressives. Il consiste en des tentatives de communication et de négociation avec le débiteur afin de trouver une solution satisfaisante pour les deux parties.

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Les services de recouvrement privilégient la mise en place d’opérations de relances amiables à l’égard des débiteurs n’ayant pas ou peu d’antécédents en matière de défaut de paiement pour dettes de faible montant. Par ailleurs, les entreprises, lesquelles éprouvent des difficultés financières, se tournent plus volontiers vers des procédures de conciliation et donc vers le recouvrement amiable. Ces dernières restent pour autant marginales selon le nombre de procédures collectives générales.

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Qu’est ce que le service de recouvrement amiable ?

Le recouvrement se définit par un ensemble de mesures prises par une entreprise pour obtenir le règlement de factures et impayés. Les procédures de recouvrement distinguent plusieurs phases. Parmi ces paliers se trouve le recouvrement à l’amiable.

Première étape d’un cycle de recouvrement de créances, le recouvrement amiable incite dans un premier temps le débiteur à solder sa dette. Une procédure de solution amiable est entamée lorsque le délai accordé pour le paiement a dépassé sa date limite.

La procédure de recouvrement amiable a pour but d’inciter dans un premier temps un client à solder créances par un paiement volontaire. Un recouvrement amiable peut être entamé par l’entreprise détentrice de la créance ou un huissier de justice. Une société de recouvrement peut également intervenir, sous mandat du créancier concerné par le retard de paiement.

Une telle procédure laisse le bénéfice du doute au débiteur au moyen de relances courtoises. Les mails, les appels téléphoniques, les lettres recommandés avec accusé de réception sont des moyens courants à cet effet.

Ainsi, la phase amiable englobe toutes les actions possibles de relance d’injonction de paiement avant la saisie juridique. Au-delà de cette procédure amiable, il est question de recouvrement judiciaire.

En effet, si le conflit ne trouve pas de résolution dans la période de recouvrement amiable, les solutions montent crescendo jusqu’à l’action d’une décision de justice. Un tribunal compétent peut par exemple demander l’exécution du recouvrement par procédure judiciaire, ou encore : l’action en référé, l’injonction de payer, le référé provision et l’assignation de fond.

Notez que pour les petites créances, un constat de défaut de paiement ayant causé des pénalités de retard est mieux géré depuis la loi Macron de 2015. Le payeur devant régler une facture dont la somme est inférieure à 4000 € peut à présent faire l’objet d’un règlement simplifié par internet, et non plus par courrier. Le débiteur reçoit un titre exécutoire approprié : en acceptant de régler la créance, la procédure se termine, et en cas de refus, des poursuites devant un tribunal sont entamées.

Que signifie « le recouvrement amiable de créances ou de dettes » ?

Le recouvrement amiable de créances est une démarche réalisée par un créancier. Cette démarche a pour but d’obtenir qu’un débiteur s’acquitte de la dette d’argent contracté envers lui. Un règlement est obtenu soit par une procédure amiable, soit par une mise en demeure, à la suite d’une injonction de paiement, soit par la mise en œuvre d’une procédure d’exécution. Avec une situation de procédure d’exécution, le recouvrement est dit « contentieux » avec une exécution forcée.

Le recouvrement amiable de créances implique un dialogue pour obtenir une somme due. Un recouvrement amiable est effectué sans l’autorité d’un juge. L’avantage est d’éviter de passer par les instances juridiques et d’avancer des frais important. En général, une procédure à l’amiable permet de récupérer les sommes en souffrance plus rapidement. Par ailleurs, les relations commerciales s’il y en a peuvent demeurer intacte.

Le recouvrement amiable est effectif quand le débiteur est informé par une première relance. La relance peut prendre la forme d’une lettre, d’une relance téléphonique ou d’un échange de courriels. Des mentions juridiques doivent apparaître dans la relance :

• Nom, adresse du créancier et de la société chargée du recouvrement ;
• Montant, nature et détail de la créance concernée ;
• Mention de l’obligation de payer et textes législatifs de référence.

Le recouvrement amiable d’un impayé suit un processus courant. Dans un premier temps, des relances écrites ou orales sont communiquées pour rappeler l’origine de la facture impayée et son montant. Ensuite vient une proposition de mise en place d’un échéancier pour un paiement par paliers.

À la suite d’une procédure à l’amiable, pour le débiteur, il convient de vérifier qu’il n’y a pas de facturation des frais de recouvrement. Les deux parties peuvent s’adresser en direct l’une avec l’autre pour régler les sommes, sans avoir l’obligation de passer par une société de recouvrement amiable de créances ou un huissier de justice mandaté par le créancier.

Quelles sont les formes que le recouvrement amiable peut prendre ? Quelle procédure pour la mise en demeure ?

Une procédure amiable vise à résoudre un différend à l’amiable, par la négociation et la recherche d’accords entre les parties, sans intervention judiciaire. En revanche, une procédure contentieuse implique le recours à un tribunal pour trancher le litige lorsque les parties ne parviennent pas à un accord amiable.

Qu’est-ce que le recouvrement amiable pour le compte d’autrui ?

Quand un débiteur doit de l’argent à un créancier, ce dernier peut entreprendre de récupérer sa créance selon différentes procédures. Il peut être question de recouvrement forcé comme de recouvrement amiable. Avec un recouvrement forcé, le créancier choisi de saisir la justice. Dans le cadre d’un recouvrement amiable, le créancier tente un recouvrement sans passer par un juge. Cette solution permet d’établir un dialogue constructif avec le débiteur.

Il existe des société spécialisées dans le recouvrement amiable de créances. Ce type de structure propose au créancier de récupérer pour son compte les sommes dues. Les entreprises sont tout particulièrement avantagées par ce type de solution d’externalisation du recouvrement.

Ainsi, l’activité du recouvrement amiable de créances pour le compte d’autrui consiste à récupérer de l’argent auprès d’un débiteur et non pour le compte d’un créancier. Cette activité fait l’objet d’un encadrement légal strict.

Une proposition de recouvrement amiable de créances commence avec une lettre de mise en demeure de payer au débiteur. Le document doit comporter des informations précises comme le nom et les coordonnées de la société de recouvrement, celles du créancier, le montant dû. Également, l’injonction de payer la somme, les modalités, et la mention que les frais de recouvrement de créances sont à la charge exclusive du créancier sont à préciser.

Accepter de régler à l’amiable une dette clôt la procédure. La société de recouvrement amiable de créances remet une quittance pour attester du règlement de la dette.

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Bon à savoir

Les huissiers de justice sont des officiers publics ministériels chargé de l’exécution des décisions de justice. Cette fonction les charge du recouvrement judiciaire de créances. La loi autorise un huissier à proposer aussi des services de recouvrement amiable des créances pour compte d’autrui.

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Comment faire un recouvrement amiable d’impayés ?

Un créancier qui souhaite engager une procédure de recouvrement amiable doit adresser des relances au débiteur afin de lui rappeler le règlement de sa créance. La procédure comprend plusieurs étapes :

1. Informer le débiteur du non règlement d’une facture arrivée à échéance par la rédaction d’une lettre de relance ;
2. En cas d’absence de réponse de la part du débiteur ou d’un refus de payer malgré les relances. Il s’agit de faire une lettre mise en demeure qui comporte des mentions obligatoires et qui revêt un caractère juridique plus solide ;
3. Si les règlement n’ont pas été effectués après la lettre de mise en demeure, le créancier a le droit d’engager une procédure de recouvrement judiciaire.

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Quelle procédure suivre pour le recouvrement amiable et la mise en demeure ?

Pour informer un débiteur qu’une facture est arrivée à échéance sans avoir été réglée, il est conseillé de commencer par la rédaction d’une lettre de relance. La lettre de recouvrement des impayés est la première étape d’une procédure de recouvrement amiable. Ce document informe au débiteur qu’une somme est à régler dans les meilleurs délais.

Il s’agit pour l’instant d’une simple relance de facture impayée. Elle exprime la volonté du créancier d’obtenir le règlement en bonne et due forme.

En cas d’absence de réponse de la part du débiteur, ou d’un refus de payer les dettes malgré les relances, il existe une seconde étape. La mise en demeure suit en effet à la lettre de recouvrement des impayés. Une lettre de mise en demeure comporte les mentions obligatoires et revêt une valeur juridique plus solide. L’envoi de ce document permet de saisir les tribunaux en cas de poursuite de la procédure vers un recouvrement judiciaire.

La lettre de mise en demeure sert à informer une dernière fois le débiteur que des règlements sont en souffrance. Par une injonction de payer, elle signale aussi l’intention du créancier de saisir un tribunal compétent si les règlements ne sont pas effectués dans les délais impartis. Les intérêts pour les pénalités de retard sont pris en compte lors de l’envoi d’une mise en demeure.

Dans cette situation, si le débiteur n’a pas réglé ses créances, le créancier est en droit d’engager des procédures de recouvrement judiciaire. Ceci, à condition de respecter le délai de prescription.

Quelle est la loi et quel est le code de recouvrement amiable et forcé ?

La phase de recouvrement amiable consiste à délivrer des messages de relance de paiement de factures pour inciter le débiteur à régulariser sa situation.

• Le débiteur régularise sa créance impayée ;
• Les causes de non-paiement sont mieux identifiées ;
• Les litiges sont anticipés.

Les relances prennent la forme de lettre de recouvrement, avec accusé de réception, relances téléphoniques, visites au client débiteur ou envoi de courriels.

En cas d’échec du recouvrement amiable, une procédure de recouvrement judiciaire est alors possible. Le recouvrement judiciaire est une saisie du tribunal compétent pour obtenir une condamnation du mauvais payer. Les procédures judiciaires de recouvrement pour créances impayées sont nombreuses :

• Injonction de payer ;
• Assignation au fonds ;
• Référé de provision.

Quand le débiteur est condamné par le tribunal, l’exécution de la condamnation est nécessaire. Les voies d’exécution sont du fait des huissiers de justice. Afin de contraindre un débiteur à solder ses créances, il est autorisé d’avoir recours à une exécution forcée du jugement (notamment via un titre exécutoire). Ceci implique une appréhension des fonds par la saisie.

Dans le cas d’une créance égale ou inférieure à 4 000 €, le créancier peut demander directement à un huissier de justice un titre exécutoire. Ainsi, une exécution forcée est possible sans pour autant recourir à la décision de justice. Cette procédure est une démarche simplifiée de recouvrement de créance.

Quels sont les frais d’une procédure de recouvrement amiable ?

Dans le cadre d’une procédure de recouvrement, les frais associés varient selon le stade de la procédure. En effet, les recours et prestations de recouvrement font l’objet de facturations différentes. Une société spécialisée dans le recouvrement, un avocat ou un huissier ont des modes de facturation qui leurs sont propres selon la procédure de recouvrement amiable ou judiciaire.

Si vous choisissez de faire appel à un cabinet de recouvrement, un pourcentage sur les montants recouvrés est perçu. En cas d’échec de la procédure, en tant que client vous ne payez rien. Dans le cas d’un recouvrement allant vers la poursuite judiciaire, le créancier est en droit de recourir à un avocat et devra s’acquitter d’honoraires. Ceci, quelle que soit l’issue finale.

Ce dernier point est à nuancer. Le juge peut prononcer une décision en faveur du créancier. Alors le débiteur doit régler la somme due et rembourser les frais de recouvrement engagés. En plus de cela, une indemnité de 40 € par facture s’ajoute.

Il arrive que des professionnels du recouvrement appliquent une tarification forfaitaire. Certains cabinets d’avocats peuvent proposer des actions de recouvrement à tarifs fixes : une centaine d’euros pour une mise en demeure, 2 000 € pour une mise en demeure suivie d’une injonction de payer, etc. Les règles sont loin d’êtres uniformes. Pour faire simple :

• Coût du recouvrement amiable : coût variable selon qu’il s’agisse d’une créance ponctuelle ou d’une collaboration poussée.
• Composition des frais : le coût est composé de frais fixes et d’un pourcentage du montant de la créance prélevée. Il peut aussi correspondre à un tarif fixé d’avance.
• Estimation des frais : le coût minimum est situé entre 10 et 30 € et augmenter selon le montant à recouvrer. Le coût est déterminé selon les actions mises en place (relances, échéancier, etc.)
• Pourquoi choisir le recouvrement amiable : le coût est limité, les actions sont rapides.

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Exemple de stratégie de recouvrement amiable

Dans le contexte économique d’entreprise, mettre en place une stratégie de recouvrement pour réduire les délais de paiement est plus que jamais essentiel pour sécuriser la trésorerie d’une structure. Comme exemple de stratégie de recouvrement amiable, Officéo vous propose le déroulement suivant pour une stratégie de recouvrement d’entreprise.

• Évaluation de la santé financière du débiteur en amont de la contractualisation

Outils nécessaires : bases de données d’informations financières, enquêtes et renseignements commerciaux, renseignement des équipes commerciales et des partenaires.

• Rédaction d’instructions claires dans les conditions générales

Dans des conditions générales claires et complètes (clause pénale, clause de retour de marchandise, etc.), les documents importants sont signés, et les CGV sont reprises au dos des documents importants (bon de commande, livraison, facture).

• Information aux clients de l’importance du respect des échéances

Les clients doivent connaitre les montants des frais encourus pou un retard de paiement. Les indemnités forfaitaires et intérêts de retard sont explicites.

• Sensibilisation de l’ensemble des acteurs du cycle de vente

1. Commerciaux
2. Services livraison, ADV
3. Managers

• Établissement des objectifs aux équipes de recouvrement

Des objectifs individuels et collectifs doivent concourir à la satisfaction client et au recouvrement.

• Mise en place de compétences adéquates

Le personnel est attentif et vigilant pour être à-même de prendre les bonnes décisions. Il sait relancer et négocier la téléphone, écouter, comprendre, identifier les blocages pour convaincre tout en préservant la relation commerciale.

• Adaptation de la stratégie de recouvrement  selon le client

Paramètres à considérer : profil des clients, profil du payeur habituel, nature de la créance, montant et ancienneté de la créance

Les actions sont alors ciblées et plus efficaces, la tâches planifiées, cohérences, rythmées.

• Choisissez de faire appel à un prestataire externe

Vous absorbez mieux les pics et creux de charge de travail. Vous préservez votre image et augmentez les chances de rapidement récupérer votre trésorerie et optimisez les frais de procédures judiciaires.

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Témoignage de Pierre Granges, responsable IT dans le département Support & Sourcing chez Allianz France et client Officéo

« Trouver un prestataire comme Officéo nous a permis de variabiliser notre support administratif et donc d’optimiser nos coûts fixes. J’ai fait l’expérience d’un prestataire qui a effectué les missions avec les bons profils, en réponse à nos besoins et en synergie totale avec les équipes internes en place. «

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Quels sont les avantages du recouvrement amiable ?

Le recouvrement amiable est une procédure nécessaire et inévitable avant d’entamer une quelconque démarche devant un tribunal.

Le premier avantage du recouvrement amiable est le coût. En effet, la procédure de recouvrement amiable est moins coûteuse que la procédure judiciaire même en faisant appel à une entreprise spécialisée en recouvrement qui indexe ses coûts sur le montant de la créance qu’elle doit recouvrer.

La procédure de recouvrement amiable permet, par ailleurs, de pérenniser les relations commerciales. Ainsi, le créancier tente de trouver des solutions qui pourraient convenir à son partenaire.

Le recouvrement amiable permet enfin d’éviter toutes les problématiques et les frustrations d’un procès long et fastidieux. 

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Conseils pour un recouvrement amiable à la pointe

Un huissier de justice adresse une lettre de mise en demeure pour payer une dette dans le cadre d’une procédure de recouvrement amiable tout comme de recouvrement judiciaire de créances. Les frais de recouvrement ne sont pas à facturer au débiteur, à considérer dans le cadre d’un recouvrement de sommes importantes.

De la même manière, les agences de recouvrement spécialisées ne peuvent intégrer leurs honoraires de leur intervention à l’amiable dans le montant à rembourser par le débiteur.

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Témoignage de Laure Florent, avocate au Barreau de Paris

O. : Finalement, en repensant à votre première prise de contact avec Officéo jusqu’à cette intervention, qu’est-ce qui vous a paru vraiment bien dans ce service ?

L.F. : Pouvoir se décharger de tâches administratives en payant une simple facture d’honoraires. Le résultat : le travail est fait en 3 heures et sans avoir besoin de formation ; ce qui n’est souvent pas le cas pour une jeune recrue. Elle s’est vite adaptée. […] J’ai décrit la mission au téléphone et on m’a envoyé l’assistante qui collait par rapport à mon activité, c’est-à-dire une assistante juridique.

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Pourquoi externaliser son recouvrement amiable à une société spécialisée ?

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Témoignage de Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain et cliente Officéo

O. : Comment quantifiez-vous ce qu’Officéo vous a apporté ?

L.M. : Avoir une collaboratrice extérieure à la société a une influence bénéfique sur les employés internes. Ils se comportent mieux avec elle. La charge de travail est également mieux gérée. Sur des tâches très consommatrices de temps, Officéo me permet de gagner 30 % sur mon temps de travail.

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Pour en savoir plus

Les généralités sur le recouvrement amiable

Quel est le rôle d’un service contentieux ? Quel est le délai de prescription pour une dette ? Qu’est-ce que le délai de forclusion ? Que signifie « le recouvrement amiable de créances » ? Qu’est-ce que le recouvrement amiable sans titre exécutoire ? Avez-vous un exemple de stratégie de recouvrement amiable ?  Quel est le code de recouvrement amiable et forcé ? Qu’est-ce que la saisie conservatoire ? Qu’est-ce que la saisie-attribution ? Qu’est-ce que le recouvrement amiable pour le compte d’autrui ? Qu’est-ce que le recouvrement amiable et non judiciaire ? Quelle différence y a-t-il entre le recouvrement amiable et judiciaire ? Combien de temps un huissier peut réclamer une dette ?

La procédure de recouvrement amiable

Comment faire un recouvrement amiable ? Comment faire recouvrer une dette ? Quelle procédure suivre pour le recouvrement amiable et la mise en demeure ? Quels sont les frais d’un recouvrement amiable ? Est-ce qu’un huissier peut fouiller chez un créancier ? Est-ce qu’un huissier a le droit de bloquer mon compte ? Que contient une lettre de recouvrement de créances ?

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Le recouvrement amiable en 3 points

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