[LOGICIEL DE TÉLÉTRANSMISSION] Libéral : comment choisir ?

L’installation en libéral pour les professionnels de santé est un véritable parcours de combattant. Il y a plusieurs démarches administratives à prendre en compte et de nombreuses décisions importantes à prendre pour faciliter le lancement des activités.

Dans tout ce lot d’éléments importants, vous devez également être en mesure de facturer rapidement tout en transmettant les feuilles de soins électroniques dans les meilleurs délais. Il vous faut alors un logiciel de télétransmission efficace ; il doit être en mesure de répondre à vos attentes. Mais le choix de cet indispensable outil n’est pas des plus simples. Il existe différentes entreprises mettant à disposition plusieurs solutions dans la mesure où il est très facile de faire un mauvais choix. Pour vous en sortir, l’idéal serait de prendre en compte certains paramètres incontournables.

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La télétransmission : qu’est-ce que c’est ?

Encore appelée NOEMIE, Norme Ouverte d’Échange entre la Maladie et les Intervenants Extérieurs, la télétransmission est apparue il y a une vingtaine d’années dans le monde des professionnels de la santé. Véritable dispositif électronique, la télétransmission s’est démocratisée au fil du temps 

Il s’agit tout simplement d’un échange informatisé de données entre les divers acteurs de l’univers de la santé. Avec cette méthode, l’allocataire n’est plus tenu d’envoyer ses feuilles de soins à la CPAM, Caisse Primaire d’Assurance Maladie, dont il dépend. Il n’est plus également tenu d’envoyer ses décomptes à sa mutuelle santé.

Avant que cette méthode moderne ne soit adoptée, les professionnels de la santé remettaient à leurs patients une feuille de soins après leur intervention. Les patients doivent ensuite se charger d’envoyer la feuille à leur assurance maladie sous pli postal. Ils obtiennent alors leur remboursement des soins médicaux. L’assurance maladie transmet ensuite un décompte aux allocataires qui devaient ensuite le transmettre à leur mutuelle par courrier. C’est lorsque cette procédure est accomplie que les allocataires obtiennent leur remboursement complémentaire.

Pourquoi utiliser un logiciel de télétransmission en libéral ?

L’utilisation d’un logiciel de télétransmission présente plusieurs avantages à l’égard du professionnel libéral, mais aussi à l’égard de ses patients. 

De votre côté de professionnel libéral de santé, la télétransmission vous permet de jouir d’un paiement direct en tiers payant. De plus, vos actes sont et vos consultations sont rapidement réglées. Vous n’êtes même plus amené à utiliser du papier. Vous n’aurez plus à stocker plusieurs feuilles de soins papier dans vos locaux, ce qui optimise votre espace de travail ou de rangement. Par ailleurs, la communauté fait une importante économie avec cette nouvelle formule. Généralement, une feuille de soins papier coûte en moyenne 1.74 euro tandis qu’une feuille de soins électronique ne coûte que 0.27 euro en moyenne.

Quant à vos patients, ils bénéficient d’une meilleure simplification de la relation patient/CPAM grâce à la télétransmission. Le remboursement des allocations est plus rapide. Les décomptes sont automatiquement transmis par la mutuelle de l’allocataire. Le remboursement des complémentaires santé l’est également. Celui-ci intervient généralement en 48h suite au remboursement de la sécurité sociale. 

Comment choisir son logiciel de télétransmission en libéral ?

Sur le marché, ce sont plusieurs entreprises qui se côtoient et innovent au quotidien pour proposer des logiciels de télétransmission complets. Certains outils sont d’une excellente qualité pendant que d’autres offrent un rapport qualité/prix peu désirable. Si vous désirez choisir celui adapté à vos besoins, vous devez considérer des paramètres précis.

Le prix du logiciel de télétransmission

Élément essentiel d’un bon choix, le prix de votre logiciel de télétransmission n’est pas à négliger. À l’achat, le logiciel peut coûter entre  0 et 2 000 euros. Vous devez alors définir votre budget. N’oubliez pas que les outils les moins chers ne sont pas généralement complets. De plus, les logiciels de télétransmission les plus chers ne sont pas forcément les plus fiables.

La simplicité d’installation d’un logiciel de télétransmission

Un logiciel de télétransmission simple à utiliser est d’abord facile à installer. Il ne faut pas oublier que l’environnement informatique varie d’un professionnel de santé à l’autre. Sur certains ordinateurs, c’est peut-être un antivirus ou un firewall qui peut empêcher le bon fonctionnement de l’outil. Sur d’autres supports, c’est le système d’exploitation qui perturbe le bon fonctionnement du logiciel. Avant de vous décider, prenez alors le temps de savoir si l’installation du logiciel vous causera des ennuis ou pas. Assurez-vous également que la maintenance technique de l’outil est aisée. 

La compatibilité

Le logiciel de télétransmission doit être compatible avec votre profession libérale. Pour vous en assurer, il vous faudra visiter le site internet du CNDA. Vous y consulterez la liste des logiciels de télétransmission agréés et compatibles à votre profession. 

Votre logiciel de télétransmission doit aussi être compatible sur votre support matériel. Les outils sont généralement conçus pour fonctionner uniquement sur PC. Mais il y a quelques-uns fonctionnant sur Mac. 

La sécurité

Un bon logiciel de télétransmission est celui qui fournit un excellent niveau de sécurité. En tant que professionnel libéral, vous aurez à stocker de nombreuses informations personnelles sur vos clients ou patients. Elles doivent être à l’abri de tous les risques de piratage. L’outil doit aussi être en mesure de fournir une option de sauvegarde régulière et facile des informations. Pour plus de sécurité, vous pouvez vous assurer que le logiciel accepte le stockage des données sur un support externe comme un lecteur zip ou un graveur de CD. 

Vérifiez également que le logiciel accepte l’exportation des données vers un autre logiciel. En effet, il peut arriver que vous ayez envie de changer de logiciel ou d’éditeur. Certains concepteurs de logiciels installent souvent des clés empêchant toute exportation. Ce qui peut être risqué, car rien ne prouve que le logiciel efficace aujourd’hui le restera pour toujours. Optez alors pour un dispositif électronique offrant la possibilité d’exporter vos informations aisément et à tout moment. 

La maintenance

Pour demeurer opérationnel durant des années, un logiciel de télétransmission a besoin d’une maintenance régulière. Certains concepteurs de logiciels fournissent uniquement la possibilité de contacter leur hot-lin. Chez d’autres, la maintenance du logiciel désigne simplement les mises à jour. Avant de faire un choix, prenez le temps de vérifier les services de maintenance proposés. 

La formation

L’utilisation d’un logiciel de télétransmission peut être assez complexe pour les novices. Les professionnels avec de l’expérience peuvent rencontrer ce type de problème lorsqu’ils changent de logiciel. En effet, chaque outil a sa particularité et son mode de fonctionnement. 

Pour une parfaite prise en main de votre logiciel, une formation peut être indispensable. Celle-ci peut être donnée par le fournisseur. La formation peut être au contact ou en ligne. Dans la plupart des cas la formation est payante. Pour éviter les mauvaises surprises, il faudra demander le prix de celle-ci.

Le service après-vente

Un service après-vente de qualité est nécessaire de profiter de votre outil de télétransmission. Vous pouvez commencer par prendre en compte la disponibilité du service hot-line. Certains fournisseurs peuvent offrir une disponibilité 24/7 pendant que d’autres ne sont disponibles que les jours ouvrables. 

Le service après-vente peut prendre en compte un dépannage rapide en cas de problème. N’hésitez pas à vous renseigner sur les conditions et délais d’intervention. Les experts de votre fournisseur peuvent intervenir uniquement sur le logiciel ou sur tout votre équipement (logiciel, lecteur de cartes, réseau, machine, etc.). 

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Vous avez d’autres questions ?

Consultez notre page dédiée à l’installation en libéral et les démarches associées, pour une gestion sereine de votre activité.

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Logiciel de télétransmission classique ou en ligne pour les professionnels ?

Il y a encore quelques années, ce sont uniquement les logiciels classiques qui étaient employés. Ils devaient alors être installés directement sur le poste du praticien. Mais avec l’avènement d’Internet et la démocratisation des téléphones mobiles modernes, les logiciels de télétransmission en ligne ont fait leur apparition. Pour décider du type d’outil à adopter, vous devez les comparer sur divers points. 

Le prix

Sur cet aspect, il peut être délicat de faire une comparaison, car le prix des logiciels de télétransmission classiques et en ligne varie d’un concepteur à l’autre. Toutefois, il serait serein de faire une comparaison des offres disponibles sur le marché afin de faire un bon choix adapté à votre budget.

La compatibilité

Tout professionnel libéral est en mesure de dénicher un outil de télétransmission classique ou en ligne compatible avec sa profession, quel que soit son secteur d’activité. Toutefois, il est important de rappeler que les logiciels classiques offrent de nombreuses fonctions spécifiques aux PC et aux MAC. 

Les logiciels en ligne sont une bonne option lorsque le système d’exploitation disponible sur l’ordinateur n’est pas compatible avec un outil classique. Le logiciel en ligne ne nécessite aucune installation sur votre matériel ; il vous affranchit des ennuis de compatibilité matérielle. 

La simplicité d’installation et la maintenance technique

Sur ce point, les logiciels de télétransmission en ligne offrent plus d’avantages. Pour les utiliser, vous avez simplement besoin d’un support (tablette, PC, MAC, etc.), d’une connexion Internet, d’un mot de passe et d’un identifiant. Vous pouvez changer de support à volonté, sans vous soucier de l’exportation de vos données ; celles-ci sont disponibles à tout moment étant donné qu’elles sont stockées sur ses serveurs. La maintenance des solutions en ligne est aussi transparente. 

Toutefois, vous ne devez pas oublier que vous dépendez entièrement de votre éditeur. Lorsque ses serveurs rencontrent des pannes, vous serez entièrement affecté. Vous pourrez avoir du mal à accéder à vos informations, à créer des feuilles de soins et à les télétransmettre. 

La mise à jour

Les logiciels classiques ont besoin de l’intervention de leur utilisateur pour leur mise à jour. Celui-ci doit télécharger le fichier de mise à jour sur le site de l’éditeur avant de l’exécuter. Ce sont souvent des opérations simples, même si quelques complications peuvent se révéler. Par contre, le logiciel en ligne est mise à jour directement par l’éditeur sur ses serveurs.

Quel logiciel de télétransmission choisir en cabinet libéral de santé ?

Il existe une multitude de logiciels de télétransmission qui offrent différentes solutions avec des prix qui varient selon le type et le nombre des fonctionnalités proposées. Comparer les différents logiciels disponibles sur le marché est essentiel afin de choisir le mieux adapté à votre métier et vos besoins de professionnel libéral de santé.

Calimed

Un logiciel de télétransmission FSE qui permet de gérer facilement et en toute simplicité les feuilles de soin.

Ce logiciel est accessible en ligne, n’importe où, sur smartphone, pc ou tablette.

Vous pouvez le paramétrer à votre guise pour gérer l’intégralité de votre cabinet médical comme :

Il est entièrement paramétrable et permet de gérer l’intégralité de votre cabinet médical comme :

• La prise de rendez-vous ;
• Les dossiers des patients ;
• La messagerie ;
• La salle d’attente, etc.

Topaze

Un logiciel de télétransmission agréé Sesam-Vitale, permet un gain de temps et d’efficacité dans la gestion de la facturation du cabinet. Il propose une solution accessible sur PC, application mobile (iOS et Android) et tablette.

Le prix varie selon les options et les fonctionnalités choisies, les tarifs sont sur devis uniquement.

Soins 2000

Le logiciel Soins 2000 est un logiciel de télétransmission, comme les deux précédents, mais il propose en plus un lecteur de carte vitale. Ces deux services sont agréés Sesam-Vitale.

Ce logiciel est très convoité auprès des professionnels de santé pour son bon rapport qualité/prix même s’il propose une interface et un site qui sont tous deux un peu vieux.

Vega

Le logiciel Vega est conçu pour les professionnels de santé qui exercent en cabinet libéral et leur permet de gérer leur activité grâce à une interface très intuitive.

Télétransmission de feuilles de soins électroniques : quelles aides financières disponibles ?

Plusieurs aides à la télétransmission sont proposées pour encourager les professionnels libéraux de santé à adopter cette solution moderne. Lorsque vous effectuez par exemple la télétransmission de vos feuilles de soins électroniques en SESAM-Vitale, vous pouvez profiter des aides financières offertes par l’assurance maladie. Vous devez également vous assurer de remplir les conditions d’attribution. Les aides financières au titre des feuilles de soins électroniques de l’année précédente sont versées durant le mois de mars de la nouvelle année.

En règle générale, trois types d’aides sont versés par l’assurance maladie :

• L’aide à la maintenance ;
• L’aide pérenne à la télétransmission ;
• L’aide à la numérisation et télétransmission des pièces justificatives.

Pour bénéficier de l’aide à la maintenance, vous devez avoir télétransmis au moins une feuille de soins électronique durant l’année civile ; idéalement entre le 1er janvier et le 31 décembre de l’année. Le montant de cette aide est de 100 euros par an.

L’aide pérenne à la télétransmission vous est versée à la condition que vous atteigniez un taux de télétransmission en SESAM-Vitale de 70 % au moins. Son montant est 300 euros par an.

Quant à l’aide à la numérisation et télétransmission des pièces justificatives, elle est de 90 euros. Pour en profiter, vous devez télétransmettre des pièces justificatives d’excellente qualité. Cette condition vous permettra d’atteindre un taux d’exploitabilité desdites pièces de 99 % sur un délai de 90 jours. 

Changer son logiciel de télétransmission : comment faire ?

Plusieurs raisons peuvent vous conduire à changer votre logiciel de télétransmission. L’ancien logiciel est peut-être lent ou ne répond plus parfaitement à vos nouveaux besoins. Vous pouvez également prendre la décision de changer votre outil dans l’optique d’être plus efficace. 

Avant de faire un autre choix, vous devez d’abord définir vos besoins actuels. Vous devez faire le point sur les fonctionnalités que vous recherchez dans votre nouveau logiciel. Prenez en compte l’engagement qui existe encore entre vous et votre éditeur actuel. Êtes-vous en mesure de rompre votre contrat à tout moment ? Devez-vous attendre l’échéance du contrat en cours avant la rupture de celui-ci ? 

Lorsque tous ces points sont clairs, vous pouvez maintenant passer au changement de votre logiciel. Pour commencer, définissez une période de battement d’un mois au moins entre les deux outils. Ce temps est nécessaire pour vous former à l’utilisation de votre nouveau dispositif et à la clôture de votre facturation sur l’ancien. 

Vous devez veiller à l’exportation de vos données vers le nouveau dispositif. Mais lorsqu’elles sont protégées par un chiffrement spécifique à votre éditeur actuel, vous ne pourrez les transférer vers votre nouvel outil. C’est peut-être l’occasion de faire le point sur les patients que vous suivez encore et ceux que vous ne suivez plus depuis de nombreuses années. Vous allégez ainsi votre espace de stockage en repartant sur de nouvelles bases.

Le logiciel de télétransmission est un indispensable pour le professionnel libéral de santé. Il lui permet de bénéficier de plus d’avantages tout en profitant à ses patients. Pour réussir le choix du vôtre, vous devez faire preuve de vigilance tout en prenant compte des critères de choix incontournables.

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Témoignage de Philippe Sulzer, médecin conseil

O. : Qu’avez-vous particulièrement apprécié dans notre service ?

P.S. : Le gain de temps. Un médecin doit avant tout s’occuper de ses patients ! Mon assistante m’a fait gagner un temps fou. De plus, j’ai apprécié le fait de ne pas m’occuper des contingences RH inhérente à un recrutement, ce qui aurait été également chronophage.

–> Témoignage complet <–

 

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Questions fréquentes sur la télétransmission