[Lettre de recouvrement] : Modèle de lettre et mentions légales 📃
En tant qu’entreprise, vous êtes confronté tôt ou tard à des factures impayées. Pour protéger votre trésorerie et maintenir une bonne santé financière, il est crucial d’agir rapidement. La lettre de recouvrement, ou lettre de relance, est le premier outil légal et amiable pour solliciter le paiement d’une créance. Mais comment la rédiger pour qu’elle soit efficace ? Ce guide vous éclaire et vous fournit un exemple concret à utiliser.
Qu’est-ce qu’une lettre de recouvrement ?
Une lettre de recouvrement est un document formel envoyé à un client pour lui rappeler qu’une facture n’a pas été payée à son échéance. Son objectif principal est d’obtenir le règlement de la dette sans avoir à passer par une procédure judiciaire coûteuse et longue. Il s’agit d’une démarche amiable qui préserve la relation commerciale.
Il est important de noter que cette lettre doit être envoyée de manière progressive, en plusieurs étapes, pour laisser au client l’opportunité de réagir. On parle souvent de trois niveaux de relance.
Quand entamer une procédure de recouvrement de créance judiciaire ?
Avant d’entamer une procédure de recouvrement judiciaire, les articles 56 et 58 du Code de procédure civile imposent au créancier d’entreprendre une tentative de recouvrement amiable.
Cela implique plusieurs étapes, notamment des relances téléphoniques et écrites par courrier simple. Si ces démarches restent infructueuses, il est fortement recommandé d’envoyer une lettre de mise en demeure avec accusé de réception, qui pourra servir de preuve en cas de recours judiciaire.
En règle générale, qu’il s’agisse d’une relance amiable ou d’une mise en demeure, le débiteur dispose d’un délai de 30 jours pour régulariser sa situation. Si aucune réponse n’est obtenue à l’issue de ce délai, le créancier est en droit d’engager une procédure de recouvrement judiciaire.
Comment rédiger une lettre de recouvrement ?
Afin de rédiger une lettre de recouvrement de créances, veillez à préciser les mentions obligatoires suivantes :
- Le nom et les coordonnées de la société créancière ;
- Le nom de la personne chargée du recouvrement de créance, et les coordonnées s’il s’agit d’une entreprise tierce, comme une société de recouvrement de créance ou un cabinet de recouvrement ;
- Le nom et les coordonnées de l’entreprise débitrice ;
- Les montants et les intérêts de la ou les factures impayées, ainsi que la date et les modalités de paiement ;
- Les pénalités de retard qui courent à compter de la mise en demeure.
Les frais de recouvrement générés en dehors d’un titre exécutoire sont à la charge du créancier, selon l’article L. 111-8 du code des procédures civiles. Ces frais désignent les frais de dossier, de recouvrement ainsi que de correspondance. Un titre exécutoire découle d’une décision de justice. Cela suppose alors qu’un recouvrement judiciaire a été enclenché et appliqué par un huissier de justice.
Ce courrier est à transmettre lorsque les premières phases de recouvrement de créance amiable ont été épuisées pour régulariser les retards de paiement : appels téléphoniques et mails.
Modèle de lettre de recouvrement
Voici un des modèles de lettres de recouvrement possibles :
|
Nom de l’entreprise du créancier Nom de la personne chargée du recouvrement Nom de l’entreprise débitrice Fait à [***], le [***]. Objet : Lettre de recouvrement – facture n°[***] Madame, Monsieur, (ou seulement Monsieur [***], // Madame [***], dans le cas où vous auriez connaissance du récepteur) Selon la facture n°[…] datant du […], vous nous êtes redevable de la somme de […] € selon les modalités suivantes : […] Nous vous saurions gré de bien vouloir effectuer son règlement dans les délais les plus brefs. Dans le cas où votre règlement nous parviendrait avant la réception de ce courrier, nous vous prions de ne pas tenir compte de ce dernier. D’avance, nous vous remercions d’entreprendre le nécessaire et restons à votre entière disposition pour toute information complémentaire. Veuillez accepter, Madame, Monsieur, (ou seulement Monsieur [***], // Madame [***], dans le cas où vous auriez connaissance du récepteur) l’expression de nos salutations les plus distinguées. Tampon (optionnel) |
Découvrez notre modèle de lettre de recouvrement à télécharger gratuitement (format Word)
Il ne faut pas oublier de joindre la photocopie de la ou les factures que le débiteur doit régler.
Bon à savoir : il existe un temps de prescription concernant les dettes. Si le créancier est un professionnel, il dispose de deux ans pour agir. Dans le cas d’un litige entre particuliers, le délais est de cinq ans.
Types de lettres de recouvrement
Chaque lettre de relance dépend de l’étape de la procédure de recouvrement. Le ton et le contenu évoluent progressivement, de la simple notification au dernier avertissement, afin d’optimiser les chances de paiement :
- Avis initial : rappel courtois de l’échéance.
- Première relance : rappel amical d’un paiement en attente.
- Deuxième relance : insister sur l’urgence, évoquer des ajustements possibles.
- Mise en demeure : dernier avertissement avant action judiciaire.
- Lettre de cessation : réponse à une contestation ou à une demande d’arrêt de contact, tout en affirmant vos droits.
- Recouvrement légal : notification formelle précédant une procédure judiciaire.
👉 Adapter le ton (courtois → ferme) selon l’étape est essentiel pour rester crédible et efficace.
Témoignage de Nelly Fourgous, directrice associée de l’Agence Indie, cliente Officéo
O. : Pourquoi avez-vous choisi notre service plutôt qu’un autre ?
N.F. : J’avais déjà eu pas mal d’échos sur la flexibilité dont vous faites preuve. En effet, mon besoin était d’une ou deux interventions seulement par mois. De plus, il était nécessaire de trouver quelqu’un rapidement afin de pouvoir déléguer… c’est justement à ce moment-là que j’ai reçu un email qui décrivait votre solution. Et je n’ai pas été déçue !
Comment ça marche ?
Conçue pour qu’elle soit experte, moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un freelance en direct et plus souple qu’un CDD, notre solution d’assistance administrative s’engage à vous satisfaire en toutes circonstances. Faites-nous confiance, et choisissez à présent de vous recentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier.
Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.
Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.
Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.
Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !
Questions fréquentes
-
📋 C’est quoi une procédure de recouvrement ?
Une procédure de recouvrement est un ensemble de démarches effectuées par un créancier dans le but de récupérer les fonds qui lui sont dus par un débiteur qui n’a pas honoré ses engagements de paiement selon les termes convenus. Cette procédure peut prendre plusieurs formes, allant de la simple relance amiable (lettre rappel de paiement) à des actions en justice.
-
❓ Comment écrire un courrier de recouvrement ?
Une lettre ou courrier de recouvrement doit contenir les points suivants : l’identité du créancier, l’adresse du débiteur, le numéro et la date de la facture, l’origine de la créance, le montant de la facture, la date d’échéance, une demande de paiement dans un délai déterminé.
-
⏰ Quand envoyer un premier courrier de recouvrement ?
Dès le lendemain de la date d’échéance de la facture. Il s’agit d’une simple lettre de relance pour s’assurer que l’oubli n’est pas lié à un problème administratif ou technique.
Pour en savoir plus
| Les généralités sur le recouvrement amiable | |
| La procédure de recouvrement amiable |
On se charge de votre administratif.
