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Comment choisir sa secrétaire indépendante ?

competences-office-manager-administratifExercer en tant que secrétaire indépendante justifie d’une expertise réelle. Avec la multiplication des moyens de communication, il s’agit pour les entreprise d’identifier au mieux l’expertise dont elles ont besoin, et à qui s’adresser pour mener à bien les tâches administratives et comptables souhaitées.

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Ainsi, comment bien choisir une secrétaire indépendante, selon ses besoins, à la tarification adaptée et aux compétences appropriées ? Réponses, par Officéo.

Les activités et missions d’une secrétaire indépendante

La secrétaire indépendante, ou assistante indépendante, est diplômée et s’appuie sur son parcours professionnel et son expertise au sein des entreprises pour exercer. Les tâches administratives et comptables courantes peuvent s’effectuer à distance (cloud, CRM) ou sur site chez l’entreprise cliente.

Dans le cadre d’une mission, une secrétaire indépendante est amenée à rédiger des documents, prendre en charge les appels, faire suivre les rendez-vous, et bien plus encore. Le travail fait sur ordinateur permet de proposer des services variés. Pour un aperçu des tâches administratives possibles, voici les interventions pour lesquelles une secrétaire indépendante peut justifier sa valeur ajoutée :

  • Saisie de documents et saisie de données ;
  • Correction et rédaction de documents ;
  • Travaux en français, travaux bilingues ou multilingues ;
  • Accueil téléphonique ;
  • Assistance spécialisée (administration, comptabilité, juridique, médicale, fiscale, commerciale, etc.)
  • Rédaction de compte rendus de réunion, retranscription audio ;
  • Mise à jour de fichiers ;
  • Assistance commerciale ;
  • Travaux bureautiques de mise sous pli, routage, assemblage, photocopies, numérisation ;
  • Assistance en ressources humaines ;
  • Gestion de projets.

D’autres services sont encore possibles. La domiciliation des entreprises, les travaux de rédaction, la traduction, la prospection commerciale comme les relations avec les fournisseurs et l’aide aux déclarations fiscales et sociales sont encore des besoins pouvant justifier le recours à une secrétaire indépendante.

Une fois les besoins identifiés par l’entreprise cliente, chercher le professionnel ayant les compétences et la spécialité souhaité devient plus aisé. Les secrétaires indépendantes sont nombreuses à offrir leurs services aux entreprises. D’une région à l’autre, et d’une durée de mission à l’autre, les résultats peuvent s’en trouver diamétralement opposés.

Voyons à présent comment appréhender la facturation de la collaboration avec une secrétaire indépendante.

La facturation d’une secrétaire indépendante

Il est distingué trois types de facturation :

  • Facturation à l’unité pour des tâches faciles à quantifier (ex : frappe au mot) ;
  • Tarification horaire ;
  • Facturation au forfait (ex : permanence téléphonique ou routage).

Quelle que soit l’option choisie par la secrétaire indépendante, l’assistante propose un devis où se déroule en détail la mission et la facturation associée. Après validation, le contrat de prestation qui encadre le travail, les tarifs et les conditions de règlement.

À titre d’exemple concernant la facturation d’une assistante indépendante : la fourchette de taux horaire minimum se situe entre 30€ et 50€ selon la compétence et la complexité du service. Ce chiffre représente un CA HT mensuel de 4 200€ pour un ETP (Équivalent Temps Plein). Certains services administratifs sont vendus à des taux horaires supérieurs (services multilingues, spécialités professionnelles …).

Voici quelques exemples donnés par la Fédération Française des Métiers de l’Assistanat et du Secrétariat.

  • Courrier manuscrit : 4 à 6€ / page ;
  • Saisie d’une adresse : 0,15 € à 0,25 € / adresse ;
  • Correction et relecture : 0,55 € / page ;
  • Courrier dicté par téléphone : 7 à 8€ ;
  • Rapport : 18 à 20€ / heure ;
  • Mailing personnalisé pour une lettre type : 4 à 5€ ;
  • Forfait secrétariat : 30 à 45€ / heure ;
  • Frais de déplacement : 10€ à 80€ ;
  • Tarif horaire en anglais ou en allemand : 35€ / heure.

La facturation se fait selon un entretien voué à encadrer les modalités de mission. La négociation selon les besoins justifie une facturation selon un tarif horaire ou une formule forfaitisée. Le tarif est alors voué à changer selon la qualification de l’assistante indépendante et du type de mission administrative et comptable demandé.

En effet, la vigilance est de mise concernant la présentation d’une facturation alléchante. Les erreurs de facturation suite à un tarif bradé pour valider une mission sont un facturer de risque important pour l’entreprise. La viabilité à terme peut s’en trouver remise en cause.

À présent que les besoins sont mieux identifiés et que les tarifs sont estimés avec plus de justesse, clarifions les indicateurs de qualité d’une secrétaire indépendante pour faire le choix le plus juste, sans pour autant prendre de risques.

Identifier les compétences réelles d’une assistante administrative

Pour que les promesses annoncées par une secrétaire indépendante ne se transforment pas en réelle déception au moment des premières interventions, il est primordial de détecter les compétences réelles. Beaucoup proposent sur leurs CV ou lors des entretiens pléthores de tâches qui ne seront pas accomplies, ou pas à la hauteur annoncée. À l’inverse, certain(e)s peuvent se dévaloriser et minimiser leurs compétences qui s’avèrent être de réelles expertises.

Par exemple, une assistante indépendante clame pouvoir créer un site internet et gérer son référencement à un prix attractif. Cette offre paraît intéressante en comparaison avec des agences ou développeurs professionnels. En un copier-coller d’un autre site, la « promesse » est tenue mais des conséquences désastreuses surviennent derrière cette malhonnêteté professionnelle.

Gardons cet exemple, avec la création d’un site ex-nihilo pour un client, l’assistante administrative compétente associe au logo la mention « Site déposé au copyright ». Le contenu est alors entièrement unique. Seul un huissier habilité autorise de protéger le travail de la sorte. L’utilisation de ce logo et de ce site est alors impossible en dehors des demandes d’utilisation soumises avec un certificat de copyright sans encourir des poursuites judiciaires lourdes.

De la même manière, une apparition dans les moteurs de recherches dans la catégorie « Annonce » indique qu’une somme a été versée au moteur de recherche pour obtenir cette place, sans garantir la qualité du contenu.

En revenant sur la tarification, précisons que le taux horaire moyen est normé. Une secrétaire indépendante qualifiée ne change pas sans raison son tarif en dehors de ces normes. En dessous de certains chiffres, le travail est souvent de qualité moindre. Une secrétaire indépendante qui prend en compte ses charges dans la tarification fait preuve de plus de professionnalisme aux yeux de l’employeur et assure sa stabilité professionnelle. Dans les deux cas, il s’agit d’un gage de sérieux et signal à prendre en compte dans le choix d’une secrétaire indépendante.


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