[Classement de documents administratifs] Organisation optimale

Le classement des documents en entreprise consiste à mettre en place des processus afin de traiter, classer et archiver des documents en entreprise afin de faciliter leur recherche.

Le classement administratif des documents en entreprise est indispensable pour assurer la bonne gestion d’une entreprise. En effet, classer des documents permettra aux directeurs et chefs d’entreprises de profiter d’un gain de temps et d’argent et de limiter les risques de perte de documents. 

Par manque de temps, vous ne pouvez pas classer efficacement vos documents ? Vous souhaitez avoir une aide dans le classement administratif des documents ? Optez pour une solution souple, personnalisée et sans embauche. Finis le fouillis numérique contre-productif, la profusion de dossiers administratifs désordonnés ou les archives incomplètes, place au classement de qualité, en toutes circonstances.

Définition du classement administratif des documents

Le classement administratif concerne l’organisation des documents selon des critères et des règles prédéfinies.

Il s’agit de classer des pièces administratives en passant par des processus qui vont faciliter le traitement, l’ordonnance, le classement et la recherche de documents au sein des entreprises. Cette tâche est très efficace et permet un gain de temps et d’argent considérable. 

Le classement administratif de documents consiste en l’attribution d’une place précise pour chaque document selon sa typologie : factures, fiches de paie, relevés de banque, etc. Le classement et l’archivage des documents en entreprise se fait selon 3 niveaux :

• Le bureau pour les documents courants ;
• Un local pour l’archivage afin de conserver des documents de références ;
• Un endroit dédié aux archives.

Quelles sont les bonnes règles de classement des documents administratifs ?

Il n’y a pas vraiment de système de classement administratif de documents à suivre. Une bonne organisation du classement de documents en entreprise facilite au chef d’entreprise la tâche fastidieuse de devoir chercher un document et lui permet de retrouver ses documents sans l’aide de sa secrétaire.

Un classement administratif de documents efficace nécessite des pièces à utiliser à cet effet ainsi qu’un serveur informatique pour le stockage de données. La méthode de classement à adopter dépendra de votre secteur d’activité ainsi que de vos objectifs et de ceux de l’entreprise.

Les systèmes les plus utilisés pour le classement administratif des dossiers et documents professionnels d’entreprise sont : les classements par ordre alphabétique, chronologique ou par thématique. Il faut veiller néanmoins à la mise à jour régulière des archives et au classement administratif des documents dès que ces derniers ne sont plus utilisés.

Il existe, par ailleurs deux méthodes de classements différents :

• Le classement physique : vous pouvez utiliser des matériels de rangements comme les classeurs, les armoires de rangement, les intercalaires, etc.
• Le classement numérique : il s’agit ici d’établir un plan de classement informatique ou d’adopter une solution de Gestion Electronique des Documents.

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Pourquoi choisir la solution Officéo ?

Officéo vous explique sa solution d’externalisation de tâches administratives en la comparant à une solution de recrutement en CDD/CDI.
Quels avantages vous offre la solution Officéo et pourquoi devriez-vous opter pour celle-ci ?
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Le classement de documents en entreprise, avec une efficacité inégalée

Parce que vous avez mieux à faire que de classer et organiser vos papiers, pourquoi passer du temps à chercher vos courriers divers (propositions commerciales, relances de paiement et mises en demeure) dans les archives entassées ? Vous ne savez pas où ont été classés et archivés vos pièces justificatives et vos documents comptables, vos devis et factures dont vous avez besoin ? Les documents RH (fiches de paie, contrats de travail, etc.) sont tous rangés pêle-mêle, et vous avez besoin d’avancer plus vite sur d’autres tâches, plutôt que de passer des heures à chercher ce qui pourrait être ordonné ? Parce que votre temps est précieux, Officéo est là pour vous.

Pourquoi externaliser son classement de documents en entreprise

Les entreprises ont aujourd’hui le choix entre gérer le classement de leurs documents et archives en interne et faire appel à un prestataire de services externe. En effet, décider d’assurer cette tâche très chronophage en interne nécessite une organisation méthodique et un investissement en temps et en énergie.

L’externalisation de son classement administratif en entreprise permet à cette dernière de profiter de nombreux avantages. Vous pouvez vous concentrer complètement sur le coeur de votre métier, de plus, en faisant confiance à un prestataire de services comme Officéo vous permet de profiter d’une ultra-flexibilité quant à l’externalisation de cette tâche en s’adaptant à vos besoins et à votre volume horaire.

Par ailleurs, confier cette tâche à un prestataire vous permettra de bénéficier d’un gain de temps et de productivité ainsi que de réaliser des économies non négligeables.

Officéo prend en charge toute la gestion de vos documents administratifs en vous proposant une prestation professionnelle, fiable et de qualité. Officéo met à votre disposition un assistant administratif expérimenté qui répond à toutes vos exigences.

Exemple : 3 tâches à confier à votre assistant Officéo

1. Classement. En fonction de votre façon de travailler, de vos demandes et de vos besoins, votre office manager vous propose un plan de tri des dossiers en cours. Logique, rigoureux et personnalisé, celui-ci vous permet de situer instantanément le dossier qui vous est indispensable. Fini les recherches sans fin !
2. Archivage. Une fois le dossier clôturé, les documents administratifs sont rangés physiquement selon un plan de tri identique à celui défini pour les dossiers en cours. Classer les documents et les archiver peut aussi se faire par une gestion électronique appropriée (logiciel de GED interne ou externe, ERP). Fini les recherches fastidieuses dans des dossiers devenus trop encombrants !
3. Numérisation. En vue de leur conservation à long terme, vos documents les plus importants sont scannés, numérisés, indexés et classés sur un espace sécurisé (disque dur, Dropbox, Google Drive, One Drive ou toute autre solution). Ainsi, cet archivage électronique de vos documents d’entreprise les rendent accessibles 24h/24, 7j/7 depuis un ordinateur ou un smartphone. Fini les contraintes d’espace imposées par la durée légale de conservation légale des archives de votre société.

Pour aller plus loin dans le classement administratif de vos documents d’entreprise

• Service pour effectuer l’archivage des documents ;
• Conseils pour élaborer un classement de documents en entreprise ;
• Solution pour procéder à la conservation des documents en entreprise ;
• Prestations de numérisation de documents ;
• Gestion du courrier entrant en entreprise ;
• Dématérialisation des documents administratifs.

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Les avantages Officéo

Ça m’intéresse 

Officéo répond à vos questions et vous fait bénéficier d’une solution d’externalisation administrative flexible, experte, et à la mise en œuvre rapide. Vous pouvez nous joindre à votre convenance du lundi au vendredi de 9h à 19h au 01 49 70 98 63.

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Comment ça marche ?

Conçue pour qu’elle soit experte, moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un freelance en direct et plus souple qu’un CDD, notre solution d’assistance administrative s’engage à vous satisfaire en toutes circonstances. Faites-nous confiance, et choisissez à présent de vous recentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier.

Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !

Etre rappelé 

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Témoignage de Serge Estrade, client Officéo…
« Un geste que j’ai particulièrement apprécié. »

Témoignage vidéo de Serge Estrade, directeur d’Abeillon, une PME industrielle. Depuis plus de 40 ans, Abeillon conçoit, fabrique et distribue des flexibles semi-rigides.

O. : Qu’avez-vous pensé des compétences et des prestations de votre secrétaire ?
S.E. : Officéo a une connaissance très poussée de leurs assistantes et ont su répondre à ma demande avec la personne idéale. J’ai dès le début été satisfait des compétences de ma secrétaire. D’autant plus, que cette dernière a su développer de nouvelles compétences. Etant habitué à EBP, un logiciel de gestion et de comptabilité, je souhaitais que ma nouvelle assistante soit capable de manier ce logiciel. Officéo a donc mis en place une formation pour elle et cela sans aucun frais supplémentaire pour moi. Geste que j’ai particulièrement apprécié.

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Choisissez de vous libérer du temps qualifié

Vous êtes à la recherche d’un(e) secrétaire et vous souhaitez en savoir plus sur les missions de secrétariat que vous pouvez confier à nos services d’assistance administrative et comptable ?

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Questions fréquentes