Tout comprendre sur le suivi de facturation en vidéo

Les paiements en retard s’accumulent et vos administrateurs des ventes n’arrivent plus à suivre efficacement votre facturation ? Votre trésorerie tient encore le coup mais plus pour très longtemps ? Embaucher est inenvisageable par les temps qui courent. Vous avez pensé à faire appel à une assistance administrative ? Celle-ci vous permettra d’éditer vos factures selon les lois en vigueur mais aussi d’organiser un suivi de facturation efficace pour optimiser votre fonds de roulement.
Dans cet article, nous vous expliquons ce qu’est la loi sur la facturation électronique, quelles sont les obligations à suivre en matière de facturation et enfin, nous vous présentons notre solution fiable, agile et experte d’assistance adv pour votre suivi de facturation.

J’ai besoin d’aide pour un suivi des factures

Le suivi de facturation est-il une obligation ?

Il n’est pas obligatoire pour les entreprises de suivre leur facturation. Cependant, excepté pour le micro-entrepreneur, toutes les entreprises sont dans l’obligation d’enregistrer leurs factures, par exemple dans un tableau Excel. Le suivi de facturation s’appuie sur l’enregistrement systématique des factures, ce qui, même sans obligation légale, offre une vue d’ensemble précieuse des flux financiers, permet de remonter les retards de paiement et facilite le suivi de trésorerie.

Les avantages de faire un suivi de facturation

Faire un suivi de facturation sur la base de vos factures permet de faire le point sur votre activité commerciale et de faire émerger des problèmes d’administration des ventes (créances clients, dettes fournisseurs, retards de paiement…). Ces données sont un véritable tremplin pour vous aider à prendre des décisions stratégiques, par exemple la mise en place de relances clients, d’indemnités de retard sur vos devis, de procédures de recouvrement de créances, l’engagement d’une procédure judiciaire contre un client ou fournisseur…

Un suivi de facturation efficace permet de réduire les délais de paiement et donc d’anticiper et combler les trous dans votre trésorerie. Ainsi, en organisant un suivi optimal, l’entreprise garde assez de fonds de roulement pour investir et supporter les coups durs.

En résumé, même si il n’est pas obligatoire, il est logique et judicieux de faire un suivi de facturation pour garder une trésorerie positive et fonctionnelle.

Qu’est-ce que la « facturation électronique » rendue obligatoire pour 2026 ?

À partir de 2026, les grandes et moyennes entreprises auront l’obligation d’enregistrer leurs factures électroniquement, non plus sur un Excel, mais dans un logiciel agréé et immatriculé par l’Etat (liste des logiciels acceptés). La mesure sera déployée pour toutes les autres entreprises, tant qu’elles sont assujetties à la TVA, dans les années suivantes. Les factures qui ne sont pas concernées par la facturation électronique, par exemple les factures entre une entreprise et un particulier (non soumis à la TVA), devront être « e-reportées » à l’administration fiscale.
Cette réglementation a été adoptée pour imposer une procédure unique et simplifiée à toutes les entreprises, mais aussi pour lutter contre la fraude et rendre les données fiscales des entreprises plus transparentes.

Bien que la facturation électronique n’est pas encore obligatoire et que la majorité des entreprises numérisent toutes leurs factures depuis la loi de 2020, il est vivement conseillé de prendre d’ores et déjà les bons réflexes, avec les bons logiciels.

Comment enregistrer une facture ? Exemple Excel Gratuit

Que ce soit électroniquement ou non, l’enregistrement d’une facture nécessite de faire apparaître des éléments clés :

• Le numéro du document : en général une lettre, l’année en cours puis le numéro chronologique de la pièce. Exemple : FA-240001 pour la première facture de 2024 ;
• La date d’émission de la facture ;
• Le nom du client ;
• Le type de prestation ;
• L’état de la facture (en attente, réglée ou en retard) ;
• Le montant ;
• La date de règlement ;
• Le type de règlement.

Téléchargez notre modèle Excel

Quels outils utiliser pour mon suivi de facturation ?

De nombreux logiciels peuvent vous aider à mettre en place et optimiser votre suivi de facturation de façon efficace et sans erreurs. Voici l’exemple de quelques uns des logiciels les plus connus (qui sont agréés par l’Etat français pour la loi de 2026) :

• Sage
• Qonto
• Pennylane
• …

Le champ d’action des outils adv s’est largement développé, notamment depuis l’avènement des IA génératives. Or, il est quand même nécessaire de nourrir ces outils par des inputs (collecte des factures, nomenclatures des dossiers…), de les paramétrer et de les opérer. Ces tâches, bien que nécessaires, ne nécessitent plus, grâce à l’IA, une personne à temps plein. Ainsi, l’association outils adv + externalisation administrative est sans doute la solution optimale pour votre suivi de facturation.

Allier outil et assistance administrative : le combo gagnant

Le suivi de facturation occupe une place très importante pour votre entreprise, se révélant même être un maillon essentiel de sa gestion comptable et financière. Utiliser un outil est aujourd’hui nécessaire pour y voir clair, remonter les retards de paiement de façon fiable, et bientôt pour se conformer à la loi. Cependant, le suivi de facturation et les tâches qui l’entourent (collecte des factures, nomenclatures et classement des documents, édition des factures…) restent des process entièrement administratifs et chronophages pour votre entreprise. Vous n’avez pas besoin de faire appel à un temps plein pour ces tâches ponctuelles et peuvent être externalisées facilement à un assistant administratif adv, quelques heures par mois, de façon récurrente.

L’externalisation adv est une solution qui permet de dépolluer vos opérationnels sans avoir à embaucher, en confiant une partie ou l’intégralité de votre processus adv à un tiers.

Pourquoi faire appel à Officéo pour optimiser votre suivi de facturation ?

Officéo s’appuie sur le travail d’assistants administratifs. Nous apportons trois avantages que vous ne pouvez pas trouver en même temps dans le salariat, l’intérim ou encore le freelancing en direct :

• La flexibilité : le suivi de facturation ne nécessite pas toujours de faire appel à un temps plein, il peut être délégué ponctuellement à une assistance administrative, plusieurs heures par mois ou par an. Du fait de notre mode de fonctionnement sur la base d’un contrat de prestation et non de travail, nous pouvons modifier le volume horaire de travail quasiment en temps réel en fonction de votre besoin. Vous pouvez aussi comprendre flexibilité comme « variabilité des coûts » ; en effet en faisant appel à notre service vous n’avez à faire à aucun coût fixe. Notre solution est sans gestion rh, vous n’avez pas à dépenser en avantages sociaux ni en charges patronales puisque l’assistant ne fait pas partie de votre masse salariale ;
• L’expertise : nos assistants sont déjà formés aux logiciels que vous utilisez et aguerris à votre secteur de métier. Leurs compétences ont été vérifiées en amont à travers une batterie de tests.
• La fiabilité : c’est sûrement le point le plus difficile à retrouver lorsqu’on fait appel à un prestataire en direct. Parce qu’Officéo n’est pas une agence de placement, nos Account Managers tiers de confiance vous accompagnent tout au long de la mission. De plus, nous assurons la continuité de service en cas de changement d’assistant ou bien de reprise de la mission sur plusieurs semaines mais aussi le remplacement immédiat de l’assistant en cas d’absence. Enfin, toutes vos données sont sécurisées : après chaque missions, vous avez accès à un compte rendu dans un espace personnel et sécurisé.

Vous souhaitez en savoir plus sur nos services ? C’est par ici !

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Et comment ça marche concrètement ?

Une solution sans engagement où vous ne payez que ce que vous consommez !

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Questions fréquentes