Quel est le process de recrutement idéal pour une start-up ?

-ou comment recruter ses premiers salariés-

Les start-up se distinguent des autres types d’entreprise. Plutôt que de vous parler des recrutements courants, Officéo vous propose ici de suivre une feuille de route, pensée pour refléter au plus juste les besoins des start-up, des premiers recrutements, à l’agrandissement.

J’ai besoin de monter une équipe

Le recrutement : un processus à adapter selon la maturité de la start-up

Le processus de recrutement dans une start-up reste généralement peu formalisé. Il peut y avoir une rencontre professionnelle avant une série d’entretiens à distance par exemple. Dans les start-up du numérique, les tests peuvent prendre la forme d’un hackathon où on demande à des candidats de monter un projet sur une courte durée. Passé ce cap, la place de la personnalité est très importante. Ceci n’est pas sans conséquence sur le processus de recrutement.

Les processus de recrutement des start-up sont assez proche de ceux des TPE-PME. Toutefois pour les incubateurs, les start-up se distinguent par leur agilité, notamment dans le recrutement.

Les délais moyens pour les recrutements en entreprise sont souvent bien plus longs qu’en start-up. L’utilisation de canaux direct explique la majeur partie des délais réduits. La taille de l’entreprise a aussi son importance : une jeune start-up a toujours une procédure de recrutement plus courte.

L’utilisation des contacts

Pour les premiers salariés, le réseau de relations personnelles ou professionnelles est souvent sollicité. Ainsi, il est possible d’à la fois sécuriser la procédure et gagner du temps. Toutefois, se reposer sur le réseautage personnel peut avoir des revers : on ne manager pas toujours ses proches comme on devrait manager des employés.

Les job-boards et cabinets de recrutement

Ceci est à user avec modération. En tout cas, il s’agit d’un recours pour les start-up plus matures. Elles doivent être déjà structurées qui disposent d’une activité de recrutement à part entière. Par ailleurs, les cabinets de recrutements sont souvent trop coûteux pour une start-up à peine lancée.

En revanche, quand le profil est particulièrement difficile à trouver ou très spécifiques, voire quand les délais de recrutement deviennent trop longs.

En bref

• Faites court.
• Faites bien.

Recruter ses premiers salariés : identifier le besoin

Les premiers collaborateurs d’une start-up sont rarement des salariés. Quel que soit le mode de financement utilisé, les start-up se distinguent des TPME dans ce sens : elles ont besoin rapidement de compétences de haut niveau pour se développer. Voici un panel des principales cibles pour une start-up pour ses premières recrues.

Le stagiaire comme premier collaborateur

Au sein d’une start-up, les premières embauches sont souvent centrées sur les stagiaires. Ceci, avant tout pour des raisons financières. Dans de nombreux cas, les fondateurs peuvent bénéficier des compétences plus à jour que les leurs, et à moindre coût. Pour d’autres, il s’agit d’un premier essai pour mieux définir ses besoins. Dans certains cas, c’est aussi une pré-embauche.

Les collaborateurs extérieurs

Les freelance sont aussi souvent sollicités pour accéder à des compétences rares sur le marché, ou chères. Nombreux font ce choix pour lancer la start-up et bénéficier d’une expertise réelle, notamment sur des postes de support, ou de développement commercial.

Les laboratoires de recherche

Dans certains cas, la start-up répond à un projet R&D. Ces secteurs peuvent mettre en place des partenariat avec des laboratoires de recherche pour mutualiser les coûts. C’est d’autant plus vrai lorsqu’un recrutement externe n’est pas possible. Des doctorants et posts-doctorants sont alors sollicités.

Les profils à chercher dès les premiers instants : la job description idéale

Lancer son premier recrutement est loin d’être évident. Dès le début, les spécialistes sont mis de côtés. Il faut d’entrée de jeu des couteaux suisses. Les profils débrouillards sont les plus épanouis en start-up, et on comprends pourquoi : les premiers employés sont toujours ceux qui ont des profils d’entrepreneurs.

Les spécialistes sont à recruter lorsque la structure est plus stable. La première levée de fonds peut servir à cet effet.

Les questions à se poster avant de rédiger l’annonce

Voici une première série de question. L’identification des besoins est crucial si on veut recruter la personne idéale.

• Quelles missions sont à accomplir en priorité : que va faire cette personne et quelles seront les actions à faire ;
• Quels objectifs sont à fixer : quelle direction va prendre le candidat, et quels seront les critères de performance ;
• Comment et avec quel moyen : quels moyens permettront de mener la mission à bien.

Une fois les premières réponses obtenues, le profil « idéal » doit apparaitre pour que lors de l’entretien, la magie opère. Voici donc une seconde série de questions, pour cerner au mieux le matching possible entre les premiers candidats et les besoins réels.

• Quelle formation ?
• Quelles compétences ?
• Quel état d’esprit ?

Les start-up recrutent en priorité sur la culture. Une erreur de casting peut causer la perte de la structure, les soft-skills sont donc importantes à ce stade.

Trouver les candidats, vite et bien

En start-up, pour avoir un panel de candidats, il n’y a pas de secrets. Votre premier réseau direct (amis, contacts) et votre second réseau (amis d’amis et contacts de contacts) sont les ressources les plus importantes. Surtout pour les recrutements au lancement de la start-up. À moins que vous n’ayez 10 000€ à verser à un cabinet de recrutement ?

Sollicitez les amis, les contacts personnels et professionnels, l’incubateur, la famille, les investisseurs. Vous gagnerez un temps réel, et dépenserez moins d’énergie qu’en postant des annonces sur les job-board.

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Pour plus de détails, on vous donne quelques méthodes pour un recrutement aux petits oignons à utiliser pour voter start-up, même pour trouver des profils expérimentés.
-> Par ici <-

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Les techniques pour préparer les premiers recrutements

Faire passer les entretiens quand on est pas RH

L’entretien préalable

Passez un appel par téléphone pendant environ 15/20 minutes. Vous éviterez de passer trop de temps avec des candidats qui ne conviennent pas pour le poste. En théorie, le quart des candidats doit passer cet étape.

Dans un univers où le temps est précieux, vous vous rendrez vite compte que passer 1h à 1h30 d’entretien pour des candidats qui n’en valent pas la peine était aussi une perte de temps pour vous.

L’entretien en face à face

Cette deuxième étape est finalement le bon moment pour parler plus en détail avec les candidats. C’est l’entretien le plus important du processus de recrutement.

L’entretien final

À cette étape, il doit rester un nombre de candidats que vous pouvez compter sur les doigts de la main. C’est le moment de poser des questions sur les zones de doutes qu’il reste. Vous pouvez poser des questions techniques ou culturelles.

N’oubliez pas de préciser au candidats sous combien de jours vous lui ferez un retour. Dans l’idéal, faites-le après chacune des étapes décrites.

Enfin, demandez au candidat quelques références à contacter, pour appeler ces personnes rapidement. Les appels peuvent être partagés avec vos associés. Certaines nouvelles informations peuvent apparaître concernant le candidat, permettant de faire un choix final.

Ce qu’il faut retenir pour un processus de recrutement idéal dans votre start-up

• Comprendre pourquoi et comment recruter.
• Réévaluer sans cesse ses méthodes de recrutement selon la maturité de la start-up.
• Guider les entretiens avec une structure optimale : entretien préalable court > entretien en face à face long > entretien final > vérification des références.
• Finaliser le recrutement.

Bonus : les aides pour embaucher vos premiers salariés

Rappel des démarches administratives obligatoires

Avant la prise de poste de votre nouvelle recrue, vous avez l’obligation de faire une DPAE (Déclaration Préalable À l’Embauche) auprès de l’URSSAF. L’URSSAF doit ensuite envoyer un accusé de réception. La copie de ce document est ensuite à transmettre à votre salarié.

Notez que l’inspection du travail doit être informée de la première embauche. Vous devez faire parvenir un courrier en recommandé avec accusé de réception à l’administration concernée.

Aides financières

Parmi les contrats d’aide, il y a le CUI-CIE (Contrat Initiative Emploi) et Emploi d’Avenir. Le premier permet d’embaucher des demandeurs d’emplois contre une subvention. Le second concerne les 16/25 ans non qualifiés.

Les formations peuvent aussi être financées. Pôle Emploi a mis en place l’AFPR (Action de Formation Préalable au Recrutement) pour les CDD et la POE (Préparation Opérationnelle à l’Emploi) pour les CDI.

Aides administratives

Le TESE (Titre Emploi Service Entreprise) est une sorte de support technique pour l’embauche. Ce dispositif est mis en place par l’URSSAF. Il permet de faciliter les démarches administratives liées à l’embauche. Si vous choisissez ce système, il n’est pas demandé de faire la DPAE.

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