[GESTION D’UNE ASSOCIATION] Guide complet 2021 ✓

Des premiers pas à une gestion courante, on vous dit tout !

La gestion d’une association est primordial pour assurer le bon fonctionnement de cette dernière. La gestion d’association comprend plusieurs aspects : la comptabilité, les formalités administratives, le fonctionnement, etc.

La gestion d’une association est entre les mains de plusieurs membres qui s’occupent de la gestion administrative et la gestion comptable de celle-ci.

La gestion d’une association, c’est un jeu entre le suivi de la trésorerie, les financements, la fiscalités, les déclarations et les organisations d’événements au cœur de l’activité.

Au-delà des trois piliers fondateurs d’une structure associative (président, trésorier, secrétaire), quelle est l’organisation qui se cache derrière leur poste ? Comment la gérer au mieux, de la création de l’association à la vie associative à proprement parler ?

Qui est concerné par la gestion d’une association ?

Seules les membres du bureau sont concernés par la gestion d’une association. Ceux-ci peuvent être :

• Le président de l’association ;
• Le vice-président de l’association ;
• Les secrétaires et toutes les personnes s’occupant de la gestion administrative ;
• Le trésorier de l’association.

Les statuts des membres de l’association sont adjugés librement. De manière générale, le président représente l’association dans tout ce qui relève de la vie civile de l’association comme la signature des contrats. Pour ce qui est du trésorier, il s’occupe de la gestion des comptes tandis que les secrétaires gèrent toute la partie administrative.

Le métier du gestionnaire d’une association

Le gestionnaire d’une association, appelé aussi (directeur général d’association) est la personne en charge de la supervision de différents services de l’association. Son rôle est de proposer et de mettre en place la politique de l’association ainsi que ses activités.

Les missions principales du gestionnaire d’une association :

• Superviser la mise en place de la politique d’une association ;
• Superviser les équipes de direction des différents services ;
• Gérer les relations externes ;
• Gérer l’équipe interne : gestion comptable, finance, formalités administratives, RH, etc.

Gestion d’une association : que dit la loi ?

La loi du 1^er juillet 1901 est un texte régissant les principes inhérents au contrat d’association. Cette loi laisse de la souplesse et de la flexibilité aux membres de l’association par rapport à sa gestion. Ainsi, le mode de gestion d’une association est établi par les statuts de l’association.

Il faut noter, par ailleurs, qu’il existe différentes formes d’association. La loi du 1^er juillet est, certes, souple mais elle oblige tout de même certaines associations à effectuer certaines formalités administratives comme : l’association caritative ou l’association étudiante.

Premiers pas dans la gestion administrative d’une association

La gestion administrative d’une association est primordiale pour son bon fonctionnement.

Gestion administrative d’une association : formalités de création

Selon le statut juridique de l’association, il est nécessaire d’effectuer certaines formalités administratives lors de la création de l’association. L’association déclarée au Journal Officiel doit publier des annonces légales.

Quant à l’association agréée, elle doit demander un agrément à l’autorité administrative. L’agrément permettra à l’association de percevoir des subventions et d’être dispensée de certaines cotisations sociales.

Gestion administrative d’une association : les assemblées générales

L’organisation des assemblées générales est importante pour assurer la bonne gestion d’une association. Il existe 2 types d’associations :

• Les assemblées générales ordinaires (AGO) : ces assemblées sont tenues, de manière générale, en fin d’année et ont pour objectif de présenter un bilan de fin d’année et le budget prévisionnel de l’année à venir ;
• Les assemblées générales extraordinaires (AGE) : ces assemblées sont tenues lors de la prise d’une décision importante pour l’avenir de l’association. Cela peut concerner par exemple le changement de siège social ou la dissolution d’une association.

A la fin de chaque assemblée d’association, il est nécessaire de rédiger un procès-verbal d’assemblée générale.

Gestion administrative d’une association : organisation d’évènements

Les associations, notamment les associations sportives et culturelles doivent se renseigner sur les formalités administratives à réaliser avant l’organisation d’un évènement.

Aucune autorisation administrative n’est nécessaire si l’évènement de l’association est organisé dans un endroit privé.

En revanche, si la manifestation ou l’évènement est tenu dans un lieu public, dans ce cas une déclaration auprès de la préfecture de la mairie est requise.

La déclaration contient des informations sur l’évènement comme : l’identité des organisateurs, le nombre de personnes qui participent, le lieu de l’évènement, etc.

La gestion comptable et fiscale d’une association : tout savoir

Gestion d’une association : l’ouverture du compte bancaire

Derrière le rôle du trésorier

Aucune obligation légale n’impose l’ouverture d’un compte bancaire pour une association. L’exception demeure toutefois pour les associations à but lucratif, recevant des subventions. Le compte bancaire permet à l’association deux choses.

La première est la possibilité de déposer les cotisations des adhérents dans un endroit sûr. La seconde est de pouvoir régler les dépenses, même les plus modestes, simplement. Ceci facilite par ailleurs la gestion du trésorier de l’association.

Les pièces nécessaires

• Les statuts de l’association ;
• La copie du récépissé de déclaration de l’association en préfecture ;
• L’exemplaire du journal officiel ayant publié la déclaration ;
• L’extrait de délibération décidant de l’ouverture du compte ;
• L’extrait de délibération désignant la personne habilité à déposer les fonds et effectuer les paiements.

Les démarches à effectuer

La ou les personnes désignées pour faire fonctionner le compte doivent se présenter en personne à la banque. Lors de cet échange, une justification d’identité est demandée. Suite à une signature des documents administratifs concernés, les démarches s’arrêtent là côté association.

De son côté, la banque vérifier dans le fichier central des chèques que les personnes habilitées à faire fonctionner ne compte ne font pas l’objet d’un interdit bancaire. Si tout es conforme, la banque ouvre le compte et opère les déclarations appropriées à l’administration fiscale.

Gestion d’une association : comptabilité

La loi du 1^er juillet 1901 relative au contrat d’association n’impose aucune obligation concernant la gestion comptable de l’association. Cependant, il est conseillé de tenir sa comptabilité d’association afin de garantir une meilleure gestion de l’association.

De manière générale, il revient au trésorier de gérer la comptabilité de l’association comme le remboursement des frais kilométriques de l’association.

Une association est en mesure de tenir 2 types de comptabilités :

1. Une comptabilité simple : la tenue d’un registre de dépenses et de recettes ;
2. Une comptabilité d’engagement : l’établissement des comptes annuels et la tenue d’un journal qui regroupe toutes les dépenses et les recettes de manière chronologique.

Par ailleurs, certaines associations sont dans l’obligation de tenir une comptabilité d’engagement :

• Associations d’utilité publique ;
• Associations profitant de plus de 153 000 euros de subventions par an ;
• Associations qui ont obtenu un agrément administratif ;
• Associations qui exercent une activité économique qui dépasse : 3 100 000 euros de chiffre d’affaires, 1 550 000€ de bilan ou comptant minimum 5O salariés.

Gestion d’une association : les obligations fiscales

Tenir une bonne comptabilité d’association permet de déterminer son assiette imposable. Une association, par définition, est à but non lucratif et ne recherche pas de profit. Cela a des conséquences fiscales telles que : l’exonération de l’association de l’impôt sur les sociétés et de la cotisation foncière des entreprises et de la TVA.

A noter que les associations à but non lucratif qui réalisent des bénéfices par rapport à une activité industrielle ou commerciale restent soumises à l’impôt sur les sociétés mais les taux sont réduits.

Si l’association reçoit des dons, elle est obligée de délivrer un reçu fiscal à ses donateurs pour qu’ils puissent bénéficier d’une réduction d’impôt. Néanmoins, avant l’acceptation de quelconques dons, l’association doit obtenir une autorisation administrative auprès de la Direction départementale des finances publiques.

Recevoir les dons, gérer la cotisation de chaque membre, enregistrer les besoins financiers et suivre les subventions reçues : d’une petite association à une grande, ce genre d’opérations très importantes peut vite devenir très chronophage.

Pour que les membres présents puissent se consacrer pleinement à leurs missions, sans débordement, un peu d’aide de la part d’un intervenant externe peut rapidement changer la donne ! Vous commencez à vous dire qu’une secrétaire spécialisée dans la comptabilité ou un assistant administratif ayant pris part à de la gestion d’une association vous serait bien utile ?

Oui, maintenant que vous le dites !

Les démarches et les formalités pour la gestion d’une association

Derrière le rôle du président

Le dirigeant d’association est responsable civilement, pénalement, financièrement et fiscalement. Il veille à l’exécution des décisions prises par le conseil d’administration. Plus que l’organisation de décisions prises pour une durée déterminée ou relatives aux actions de l’association, le conseil formalise la direction souhaitée par l’association sur ces questions spécifiques.

L’organisation de l’association et des Assemblées générales

L’organisation de l’association est décidée avec le bureau de l’association, le conseil d’administration au cours d’assemblées générales. Chaque assemblée générale fait l’objet d’une convocation des membres internes pour traiter de questions qui seront débattues et votées.

Les compétences de chaque assemblée générale :

Selon le type d’assemblée générale -ordinaire ou extraordinaire-, les compétences diffèrent. Une assemblée générale ordinaire peut traiter les sujets suivants de la gestion courante :

• Situation de l’association (rapport moral, rapport financier, etc.) ;
• Approbation des comptes ;
• Approbation des conventions ;
• Accord d’une décharge à l’organe dirigeant de l’association pour la gestion ;
• Délivrance d’une décision sur les perspectives de l’association ;
• Désignation et/ou révocation des membres dirigeants de l’association.

Une assemblée générale extraordinaire peut intervenir sur les sujets suivants :

• Les modalités relatives aux statuts de l’association : dénomination, objet, durée, conditions d’adhésion, organisation de l’administration de l’association, organisation de la direction de l’association.
• L’autorisation d’actes de gestion importants comme la conclusion d’un prêt bancaire ;
• La décision d’une fusion ou d’une transformation significative de l’association ;
• La dissolution de l’association.

Rédaction de PV d’assemblée générale de l’association

A la fin de chaque assemblée générale, il est important de rédiger un procès-verbal. Ce dernier atteste que l’Assemblée générale s’est tenue selon les règles définies par les statuts ou pas le règlement intérieur de l’association.

Le PV n’a pas pour objectif de retranscrire mot pour mot ce qui a été dit pendant l’assemblée. Il comporte toutes les informations importantes telles que : le nom de l’association, la date et l’heure de la réunion, l’ordre du jour, les décisions prises, les noms du président et du secrétaire, l’heure de la fin de la réunion, etc.

Obtention d’un agrément et d’autorisations pour l’organisation des manifestations

Si votre objectif est de développer votre association, vous serez amené à gérer plusieurs démarches. Par exemple, si l’association souhaite organiser un évènement ou une manifestation, elle doit obtenir une autorisation.

Dans certains cas, pour pouvoir organiser un évènement particulier, l’association doit obtenir

L’association peut également recevoir un agrément de la préfecture ou du ministère. Mais, avant, elle doit remplir ces 3 critères :

• Le mode de fonctionnement démocratique ;
• La réponse à un objet d’intérêt général ;
• Le respect des règles de nature pour assurer une transparence.

En plus de ces critères, il arrive que certains ministères posent des conditions supplémentaires. En guise d’exemple, si une association sportive souhaite obtenir un agrément de jeunesse et sport, il est primordial que celle-ci soit affiliée à une fédération sportive agréée.

Les meilleurs logiciels de gestion d’association

• Helloasso

Le premier logiciel qu’on a sélectionné parmi les logiciels de gestion d’association en ligne est celui d’Helloasso. Il s’agit d’un logiciel de gestion d’association 100% gratuit destinée aux associations.

Il possède plusieurs fonctionnalités dont :

• La gestion des membres ;
• La billetterie pour les événements ;
• Les formulaires de dons ;
• La gestion des campagnes de crowdfunding.

• Hubspot CRM

Hubspot CRM est le leader sur le marché, un outil super puissant, intuitif et très simple à utiliser.

Ils possèdent plusieurs fonctionnalités dont certaines sont gratuites et vous permettent de gérer votre activité efficacement et de gagner en temps et en productivité.

Parmi ces fonctionnalités on retrouve : le chat en direct, les publicités, la gestion des e-mails marketing, les formulaires pour gérer vos leads, des intégrations à des outils divers et variés, les rapports personnalisés, etc.

Les fonctionnalités proposées dans la version gratuite de cet outil est un excellent moyen pour vous consacrer à une stratégie sur le long terme sans devoir investir du temps ni de l’argent.

• Assoconnect

La version complète d’Assoconnect n’est pas gratuite certes, mais il ne faut pas passer à côté d’un logiciel de gestion d’association aussi complet.

Ce logiciel se veut complet et tout-en-un pour la gestion d’une association grâce à ces nombreuses fonctionnalités : la gestion des dons, la création de site internet, la gestion des membres, les adhésions, la gestion de la comptabilité, etc.

• Pep’s Up

Le logiciel de gestion d’association Pep’s Up est plus ou moins complet avec plusieurs fonctionnalités comme la gestion de comptabilité et la gestion des membres et des adhérents… De nombreuses associations ont adopté cette solution et en sont ravies.

Certaines fonctionnalités comme la comptabilité restent payantes (à partir de 10 euros par mois en abonnement annuel).

• VerticalSoft

Le logiciel de gestion d’association est basé sur Salesforce. L’intégration dévoile le CRM de l’association comme la gestion des membres. Il s’agit d’un logiciel complet dont les fonctionnalités permettent de :

• Gérer les adhésions en ligne ;
• Gérer les membres ;
• Gérer les bénévoles
• Créer des pages web ;
• Créer des modèles d’e-mails.

• MaCotisation.fr

Le logiciel de gestion MaCotisation.fr convient aux petites et moyennes associations.

Plusieurs fonctionnalités ainsi qu’un module de comptabilité (issu d’un partenariat avec MaCompta.fr) sont proposés à un tarif raisonnable. Vous avez 2 mois d’essai gratuit, de quoi pouvoir tester le logiciel de fond en comble.

• Assoclub

Le logiciel de gestion d’association Assoclub est gratuit mais avec des fonctionnalités limitées. Par exemple le nombre de contact se limite à 20 dans la version gratuite. D’autres fonctionnalités comme l’envoi des e-mails et les paiements en ligne ne sont disponibles que dans la version payante qui est proposée à un tarif de 40 euros par an.

Gérer le remboursement des frais de bénévoles et dirigeants

Derrière le rôle du secrétaire

Le remboursement des frais des bénévoles et des dirigeants de l’association est possible. Certaines modalités encadrent cette procédure administrative, car seuls certains frais sont concernés. Des modalités différentes sont également à considérer selon qu’un dirigeant ou un bénévole soit concerné. Toute une organisation !

Bon à savoir : lorsque l’association se développe, il est conseillé d’adjoindre au trésorier les services d’un assistant et/ou d’un expert-comptables. Certains peuvent même recruter un comptable professionnel selon la nature de l’association.

Le remboursement des bénévoles

Un bénévole peut se faire rembourser les frais engagés dans le cadre de son activité au sein de l’association. Des justificatifs sont à fournir à ce propos. La réalité est parfois plus compliquée. Vérifier si le bénévole a usé de frais remboursés ou s’il s’agit d’un salarié occasionnel rémunéré par des avantages en nature n’est pas un exercice simple.

Prenons par exemple un bénévole qui intervient sur un temps complet, il est logé et nourri pendant toute la durée de l’intervention. Le logement et la nourriture sont des avantages qui peuvent faire l’objet d’une requalification en contrat de travail. À défaut de justificatif présenté à l’association, l’URSSAF peut considérer ces sommes comme des salaires déguisés.

Le remboursement des dirigeants

L’association est à diriger de manière désintéressée. Les dirigeants sont donc à priori bénévoles. Ils peuvent toutefois être rémunérés. Il est possible pour eux de se faire rembourser les frais avancés dans le cadre de leur fonction. Des justificatifs sont, là encore, à présenter.

Les frais remboursés

Les frais remboursés se font sur des types de dépenses bien précises. Les repas, les déplacements, les vêtements ou un déménagement sont remboursables. Il s’agit dans ce cas de frais professionnels. Ces charges spéciales sont liées au membre concerné que ce dernier avance afin d’accomplir sa mission.

L’association a le choix entre deux types de remboursements. Le remboursement peut être sur les dépenses réelles. Les justificatifs font foi. Les dépenses sont remboursées sous forme d’allocations forfaitaires. Elles peuvent être des repas, ou bien de indemnités kilométriques par exemple.

Dans le milieu associatif, les membres du bureau peuvent se faire aider par les bénévoles pour leurs missions courantes. Besoin d’une assistance pour le secrétariat de votre association ? Si vous le souhaitez, une assistante indépendante peut vous donner un coup de pouce de temps en temps, quand vous en avez besoin !

Créer son association, la faire vivre et perdurer est un investissement parfois lourd pour les membres fondateurs. Pour porter vos valeurs et vos idées aussi loin qu’elles le méritent, Officéo vous apporte un peu de soutien administratif, selon vos besoins, et quand vous en avez besoin.

Pour aller plus loin

• Comment élire un conseil d’administration d’une association ;
• Comment créer une association sans conseil d’administration ;
• Comment fonctionne le conseil d’administration d’une association.

Questions fréquentes