Comment créer une association ?

La création d’une association est le premier pas vers la concrétisation d’une passion collective. Pour débuter, il est essentiel de définir clairement l’objet de l’association, ce qui guidera toutes vos actions et facilitera la communication de votre mission. La rédaction des statuts est la pierre angulaire de ce processus, assurant une structure juridique solide avec des règles précises pour le fonctionnement et la gestion des membres.

Une fois les statuts établis, choisissez avec soin les membres fondateurs et formez votre bureau dirigeant, qui portera la vision de l’association au quotidien. Finalisez la création en enregistrant l’association auprès des autorités locales et en ouvrant un compte bancaire dédié. Ces démarches administratives, bien que succinctes, sont cruciales pour établir une base solide permettant à votre association de prospérer.

Comment gérer efficacement une association ?

Gérer une association avec succès nécessite un équilibre entre passion et pragmatisme. La clé réside dans la mise en place d’une gouvernance efficace, où chaque rôle est clairement défini et chaque décision est prise dans l’intérêt de l’association. Il est primordial que les membres du bureau, notamment le président, le trésorier et le secrétaire, travaillent de concert pour maintenir la transparence financière et administrer avec diligence les ressources de l’association.

Une gestion rigoureuse des finances est également essentielle. Cela implique une tenue de comptes précise, une planification budgétaire réfléchie et une recherche active de financements et de subventions pour soutenir les activités de l’association. Il est tout aussi important de communiquer régulièrement avec les membres et les parties prenantes pour les tenir informés des développements, des succès et des défis, renforçant ainsi l’engagement et la cohésion au sein de l’organisation.

Enfin, l’adaptabilité est cruciale dans la gestion d’une association. Être réceptif aux changements dans l’environnement externe et prêt à ajuster les stratégies en conséquence peut faire toute la différence dans la durabilité et l’impact de l’association. En adoptant une approche proactive et en étant à l’écoute des besoins de vos membres et de votre communauté, vous pouvez maximiser l’efficacité de votre association et assurer sa croissance à long terme.

Qui est concerné par la gestion d’une association ?

Seules les membres du bureau sont concernés par la gestion d’une association. Ceux-ci peuvent être :

• Le président de l’association ;
• Le vice-président de l’association ;
• Les secrétaires et toutes les personnes s’occupant de la gestion administrative ;
• Le trésorier de l’association.

Les statuts des membres de l’association sont adjugés librement. De manière générale, le président représente l’association dans tout ce qui relève de la vie civile de l’association comme la signature des contrats. Pour ce qui est du trésorier, il s’occupe de la gestion des comptes tandis que les secrétaires gèrent toute la partie administrative.

 

2 étapes primordiales dans la gestion administrative d’une association

 

Les assemblées générales

L’organisation des assemblées générales est importante pour assurer la bonne gestion d’une association. Il existe 2 types d’associations :

• Les assemblées générales ordinaires (AGO) : ces assemblées sont tenues, de manière générale, en fin d’année et ont pour objectif de présenter un bilan de fin d’année et le budget prévisionnel de l’année à venir ;
• Les assemblées générales extraordinaires (AGE) : ces assemblées sont tenues lors de la prise d’une décision importante pour l’avenir de l’association. Cela peut concerner par exemple le changement de siège social ou la dissolution d’une association.

A la fin de chaque assemblée d’association, il est nécessaire de rédiger un procès-verbal d’assemblée générale.

L’organisation d’évènements

Les associations, notamment les associations sportives et culturelles doivent se renseigner sur les formalités administratives à réaliser avant l’organisation d’un évènement. Aucune autorisation administrative n’est nécessaire si l’évènement de l’association est organisé dans un endroit privé.

En revanche, si la manifestation ou l’évènement est tenu dans un lieu public, dans ce cas une déclaration auprès de la préfecture de la mairie est requise.La déclaration contient des informations sur l’évènement comme : l’identité des organisateurs, le nombre de personnes qui participent, le lieu de l’évènement, etc.

Comment organiser des évènements réussis pour mon association ?

Organiser des événements est une excellente manière de dynamiser une association, de renforcer les liens entre membres et de promouvoir la cause auprès d’un public plus large. Pour assurer le succès de ces initiatives, une planification minutieuse est essentielle. Définissez clairement les objectifs de l’événement : s’agit-il de collecter des fonds, de sensibiliser, ou de renforcer la cohésion interne ? Une fois les objectifs établis, élaborez un plan détaillé incluant le budget, le calendrier, les ressources nécessaires et les responsabilités de chacun.

La promotion de l’événement joue également un rôle crucial. Utilisez tous les canaux disponibles pour atteindre votre audience cible, y compris les médias sociaux, les newsletters, et les communiqués de presse. Assurez-vous que l’information est claire, attrayante et distribuée bien en avance pour maximiser la participation. Engager des partenaires ou des sponsors peut aussi ajouter de la valeur à votre événement tout en partageant les coûts et en élargissant votre portée.

Enfin, la réactivité le jour de l’événement est tout aussi importante que la préparation. Soyez prêt à gérer les imprévus et à adapter rapidement les plans si nécessaire. Après l’événement, prenez le temps de remercier tous les participants et partenaires, et évaluez le succès de l’événement en fonction des objectifs initiaux. Cette rétroaction sera précieuse pour améliorer les futurs événements de l’association.

 

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Recevoir les dons, gérer la cotisation de chaque membre, enregistrer les besoins financiers et suivre les subventions reçues : d’une petite association à une grande, ce genre d’opérations très importantes peut vite devenir très chronophage.

Pour que les membres présents puissent se consacrer pleinement à leurs missions, sans débordement, un peu d’aide de la part d’un intervenant externe peut rapidement changer la donne ! Vous commencez à vous dire qu’une secrétaire spécialisée dans la comptabilité ou un assistant administratif ayant pris part à de la gestion d’une association vous serait bien utile ?

Oui, maintenant que vous le dites !

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Comment suivre mes finances d’association ?

Le suivi des finances est vital pour la santé et la transparence de toute association. Il commence par la mise en place d’un système comptable adapté qui enregistre toutes les transactions financières. Cela permet non seulement de respecter les obligations légales, mais aussi de fournir une vision claire de la situation financière de l’association à tout moment. Utiliser des logiciels de comptabilité dédiés aux associations peut grandement simplifier cette tâche, en automatisant les entrées et en minimisant les erreurs.

Il est également crucial de planifier régulièrement des réunions du conseil pour examiner les rapports financiers. Ces rencontres permettent aux membres du bureau de discuter de l’état des finances, d’ajuster les budgets prévisionnels et de prendre des décisions éclairées sur les allocations de ressources. Une telle rigueur assure que chaque euro dépensé contribue directement aux objectifs de l’association.

Enfin, pour un suivi efficace, il est recommandé de réaliser des audits financiers annuels, soit internes avec un comité de membres, soit externes par un professionnel. Cela contribue à maintenir la confiance des donateurs et des membres, en prouvant que les fonds sont gérés de manière responsable. Garder une trace transparente des finances renforce la crédibilité et la stabilité de l’association, tout en facilitant la recherche de nouvelles sources de financement.

Quelles sont les obligations d’une association ?

Les obligations d’une association varient en fonction de la législation du pays dans lequel elle est enregistrée. Cependant, voici quelques obligations courantes auxquelles les associations doivent souvent se conformer :

1. Respect des statuts et des règlements internes : une association doit respecter les statuts et les règlements internes qu’elle a établis. Ces documents définissent la structure, les objectifs, les règles de fonctionnement et les droits et responsabilités des membres ;
2. Tenue d’une comptabilité : une association est tenue de maintenir une comptabilité précise et de tenir des registres financiers conformément aux normes comptables en vigueur. Cela comprend la gestion des revenus, des dépenses, des budgets et la préparation de rapports financiers réguliers ;
3. Respect des obligations fiscales : les associations doivent respecter les obligations fiscales applicables dans leur pays, telles que la déclaration des revenus, le paiement des impôts sur le revenu ou les taxes spécifiques aux associations ;
4. Rapports annuels : dans de nombreux pays, les associations doivent soumettre des rapports annuels aux autorités compétentes, fournissant des informations sur leurs activités, leurs finances et leur composition ;
5. Assemblées générales et réunions : les associations doivent organiser des assemblées générales régulières pour permettre aux membres de prendre des décisions importantes et d’exercer leurs droits de vote. Les réunions régulières du conseil d’administration ou du comité de gestion sont également essentielles pour la prise de décisions et la gestion de l’association ;
6. Respect des règles de gouvernance : les associations doivent se conformer aux règles de gouvernance établies, telles que l’élection ou la nomination des dirigeants, la transparence financière, l’éthique et la responsabilité ;
7. Respect des réglementations spécifiques : selon le domaine d’activité de l’association, il peut exister des réglementations spécifiques à respecter, telles que les réglementations sur la protection des données, la sécurité des locaux ou la sécurité des participants aux événements organisés par l’association.

Il est important de consulter les lois et réglementations spécifiques à votre pays pour connaître les obligations légales exactes d’une association dans votre juridiction. En général, il est recommandé de travailler en étroite collaboration avec un expert juridique ou un conseiller spécialisé pour s’assurer que l’association se conforme à toutes les obligations légales applicables.

 

Les meilleurs logiciels d’aide à la gestion d’association

• Helloasso

Le premier logiciel qu’on a sélectionné parmi les logiciels de gestion d’association en ligne est celui d’Helloasso. Il s’agit d’un logiciel de gestion d’association 100% gratuit destinée aux associations.

Il possède plusieurs fonctionnalités dont :

• La gestion des membres ;
• La billetterie pour les événements ;
• Les formulaires de dons ;
• La gestion des campagnes de crowdfunding.

• Hubspot CRM

Hubspot CRM est le leader sur le marché, un outil super puissant, intuitif et très simple à utiliser.

Ils possèdent plusieurs fonctionnalités dont certaines sont gratuites et vous permettent de gérer votre activité efficacement et de gagner en temps et en productivité.

Parmi ces fonctionnalités on retrouve : le chat en direct, les publicités, la gestion des e-mails marketing, les formulaires pour gérer vos leads, des intégrations à des outils divers et variés, les rapports personnalisés, etc.

Les fonctionnalités proposées dans la version gratuite de cet outil est un excellent moyen pour vous consacrer à une stratégie sur le long terme sans devoir investir du temps ni de l’argent.

• Assoconnect

La version complète d’Assoconnect n’est pas gratuite certes, mais il ne faut pas passer à côté d’un logiciel de gestion d’association aussi complet.

Ce logiciel se veut complet et tout-en-un pour la gestion d’une association grâce à ces nombreuses fonctionnalités : la gestion des dons, la création de site internet, la gestion des membres, les adhésions, la gestion de la comptabilité, etc.

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Dans le milieu associatif, les membres du bureau peuvent se faire aider par les bénévoles pour leurs missions courantes. Besoin d’une assistance pour le secrétariat de votre association ? Si vous le souhaitez, une assistante indépendante peut vous donner un coup de pouce de temps en temps, quand vous en avez besoin !

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Questions fréquentes