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L’externalisation de la saisie comptable permet aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier tout en optimisant la gestion financière. En confiant cette tâche à des experts, elles bénéficient d’une réduction des coûts opérationnels, d’une meilleure précision et d’une conformité accrue aux normes comptables. Ce processus améliore l’efficacité globale et garantit une gestion financière plus fluide. Pour réaliser des économies et/ou gagner en temps qualifié, les entreprises privilégient de plus en plus l’externalisation ! On vous détaille tout le processus dans cet article.
Vidéo : tout comprendre sur l’externalisation comptable en 2 min
Qu’est-ce que la saisie comptable ?
Avant de parcourir son externalisation, nous devrions justement nous demander ce qu’est la saisie comptable. En fait, il s’agit d’une tâche administrative comptable qui concerne l’enregistrement de toutes les opérations bancaires qui impactent les comptes de l’entreprise (ventes, commandes, dettes…).
La saisie de ces opérations comptables est obligatoire. Elles sont toutes enregistrées dans un « journal » qui liste par ordre chronologique toutes les opérations. Par la suite, elles sont saisies et classées par compte dans le « grand livre » comptable.
Une entreprise a la possibilité de créer atant de journaux qu’elle désire. On retrouve : le journal des ventes, le journal des achats, le journal de banque, le journal de TVA, le journal des opérations diverses, le journal des salaires, etc…
Une saisie comptable organisée et rigoureuse permet aux entreprises d’avoir une vision globale sur la trésorerie. Ces informations permettent par la suite à l’expert comptable de lancer des plans budgétaire raisonnés et éclairés, plutôt que de perdre du temps sur l’administratif.
Qu’est-ce que la pré-comptabilité ? Quel rapport avec la comptabilité ?
La pré-comptabilité comprend les activités nécessaires à la préparation des données comptables. Seuls les experts-comptables, comptables salariés ou logiciels paramétrés peuvent réaliser la comptabilité elle-même. Par exemple, un prestataire externe ou un assistant indépendant peut effectuer des tâches de pré-comptabilité, mais ne pourra pas se charger des imputations comptables, qui relèvent des professionnels qualifiés mentionnés plus haut.
La saisie comptable, quant à elle, peut donc être réalisée par un comptable salarié, un expert-comptable ou un assistant comptable, à l’aide d’un logiciel spécialisé.
Comment faire une saisie comptable ?
La saisie comptable doit être effectuée selon des normes comptables. Seule une personne salariée de l’entreprise ou un expert comptable est habilité à opérer la comptabilité d’une entreprise. Une personne extérieure peut en revanche effectuer des missions de pré-comptabilité qui doivent passer par un logiciel agréé pour devenir opérations comptables. Lorsque les données sont saisies, il est nécessaire de tenir plusieurs journaux qui vont par la suite être centralisés dans un grand livre comptable.
La saisie comptable peut se fairede deux manières différentes: soit manuellement dans des cahiers, soit informatiquement à l’aide de logiciels comptables. Pour ce faire, il faut rechercher et collecter les pièces comptables (factures, notes de frais, les devis…). Ces tâches administratives préalables sont chronophages mais facilement externalisables.
La saisie comptable : les éléments à réunir
Chaque ligne à l’intérieur d’un journal comptable représente une opération qui devrait comprendre les éléments suivants :
La date du jour de l’opération
Le numéro du compte impacté par l’écriture
Le nom de l’opération (crédit ou débit)
Le montant
La devise en euros
Externalisation de la saisie comptable : totale ou partielle ?
L’externalisation comptable consiste à confier tout ou partie des fonctions de gestion à un prestataire externe. Le choix entre une externalisation totale ou partielle dépend des besoins et ressources de l’entreprise :
Externalisation totale : L’entreprise délègue l’intégralité des tâches (comptabilité, déclarations fiscales, paie) pour profiter d’une expertise pointue et réduire ses charges internes, au risque d’un moindre contrôle direct sur certaines données sensibles.
Externalisation partielle : Seules certaines tâches sont confiées, permettant de conserver un contrôle stratégique sur les fonctions clés tout en bénéficiant d’un soutien spécialisé, nécessitant toutefois une coordination étroite entre les équipes internes et le prestataire.
En somme, il est essentiel d’évaluer la charge de travail, les compétences internes et les exigences en termes de sécurité et de coûts pour choisir le modèle le mieux adapté.
Quel tarif pour l’externalisation de la saisie comptable ?
Si vous externalisez la saisie comptable via un expert-comptable, le tarif peut atteindre jusqu’à 90 € HT de l’heure, tandis que pour une prestation de services administratifs spécialisés, il se situe généralement entre 30 et 50 € HT de l’heure. D’un point de vue financier, il est souvent plus avantageux de confier cette tâche à un prestataire administratif. Le coût final dépendra également de facteurs tels que l’expérience du prestataire, la localisation, la complexité de la mission, le délai imparti et l’utilisation éventuelle de logiciels spécifiques.
3 règles à respecter pour une saisie comptable externalisée réussie
Pour une saisie comptable externalisée réussie, il faut respecter quelques règles :
Définir le volume de données et d’heures nécessaires : Évaluez précisément la quantité de documents à saisir et estimez le temps que cela prendra pour organiser efficacement l’activité.
Choisir un prestataire fiable avec des procédures sécurisées : Sélectionnez un prestataire ayant des protocoles de travail rigoureux pour garantir la sécurité des données et l’efficacité des services. Vous pouvez également envisager l’option de logiciels adaptés pour optimiser cette tâche.
Vérifier la conformité et demander des recommandations : Assurez-vous que le prestataire respecte les normes légales et comptables. Obtenez des recommandations fiables auprès de professionnels de votre secteur pour garantir la qualité de ses services.
Inconvénients de l’externalisation de la saisie comptable
L’outsourcing de la saisie comptable présente aussi des limites.
L’entreprise peut rencontrer des problèmes de confidentialité. Pour mener à bien sa mission, le prestataire externe a accès aux données de la société, comme les marges et le chiffre d’affaire, mais aussi à certains logins et mots de passe. La perte de confidentialité est un des risques qui effraie le plus les sociétés qui souhaitent externaliser des tâches comptables.
Ouvrir ses portes à un assistant externe à sa culture est parfois difficile pour une organisation. Il arrive que le profil de l’assistante comptable ne s’adapte pas aux autres employés. C’est un problème qui peut nuire aux performances et toucher votre activité.
Il y a aussi d’importants frais cachés. Il faut débourser du temps et de l’argent pour recruter le prestataire, le former, l’équiper et le remplacer au besoin.
Lorsqu’un un litige naît entre le donneur d’ordre et le prestataire, il peut être difficile de le régler.
La Solution Officéo
Officéo ne propose pas un simple service d’externalisation. Il est l’intermédiaire entre l’assistant indépendant et vous, garant de la qualité et simplicité du service.
Nous choisissons pour vous le profil indépendant parfait qui correspond à l’image de votre organisation et à vos attentes. Nous nous assurons de l’expertise de ce dernier, de la qualité du travail fourni et du suivi de votre satisfaction après la mission. Plus de soucis de confidentialité ou encore de continuité de service, notre entreprise s’occupe de tout pour vous fournir la meilleure prestation possible, et fluidifier votre service ou process comptabilité.
Encore mieux, vous avez sous ou sur évalué votre besoin en saisie comptable ? Modulez le volume horaire de votre contrat de prestation à tout moment.
Libérez du temps qualifié pour vous, votre service comptable, et recentrez vous sur votre cœur activité. Optez pour la pré-comptabilité externalisée !
Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo
O. : Quels sont les résultats obtenus depuis que vous avez fait appel à Officéo ?
J. M. : Sur le plan qualitatif, la solution Officéo est un véritable gain de temps et un gage de qualité. La comptabilité et les RH traitent des sujets très sensibles et pointus, surtout dans le contexte actuel. Ainsi, avoir uneassistante experteet adaptée à notredegré d’exigenceest très appréciable.
[…] Sur le plan quantitatif, du côté de la comptabilité, Officéo m’a permis, grâce à son efficacité, de libérer plus de60% du temps qualifié.
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