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Sommaire
- Qu'est-ce que la saisie comptable ?
- Qu'est-ce que la pré-comptabilité ?
- Comment faire une saisie comptable ?
- La saisie comptable : les éléments à réunir
- Quel tarif pour l'externalisation de la saisie comptable ?
- 3 règles à respecter pour une saisie comptable externalisée réussie
- Inconvénients de l'externalisation de la saisie comptable
- La solution Officéo
Vidéo : tout comprendre sur l’externalisation comptable en 2 min
Qu’est-ce que la saisie comptable ?
Avant de parcourir son externalisation, nous devrions justement nous demander ce qu’est la saisie comptable. En fait, il s’agit d’une tâche administrative comptable qui concerne l’enregistrement de toutes les opérations bancaires qui impactent les comptes de l’entreprise (ventes, commandes, dettes…).
La saisie de ces opérations comptables est obligatoire. Elles sont toutes enregistrées dans un « journal » qui liste par ordre chronologique toutes les opérations. Par la suite, elles sont saisies et classées par compte dans le « grand livre » comptable.
Une entreprise a la possibilité de créer atant de journaux qu’elle désire. On retrouve : le journal des ventes, le journal des achats, le journal de banque, le journal de TVA, le journal des opérations diverses, le journal des salaires, etc…
Une saisie comptable organisée et rigoureuse permet aux entreprises d’avoir une vision globale sur la trésorerie. Ces informations permettent par la suite à l’expert comptable de lancer des plans budgétaire raisonnés et éclairés, plutôt que de perdre du temps sur l’administratif.
Qu’est-ce que la pré-comptabilité ? Quel rapport avec la comptabilité ?
La pré-comptabilité comprend les activités nécessaires à la préparation des données comptables. Seuls les experts-comptables, comptables salariés ou logiciels paramétrés peuvent réaliser la comptabilité elle-même. Par exemple, un prestataire externe ou un assistant indépendant peut effectuer des tâches de pré-comptabilité, mais ne pourra pas se charger des imputations comptables, qui relèvent des professionnels qualifiés mentionnés plus haut.
La saisie comptable, quant à elle, peut donc être réalisée par un comptable salarié, un expert-comptable ou un assistant comptable, à l’aide d’un logiciel spécialisé.
Comment faire une saisie comptable ?
La saisie comptable doit être effectuée selon des normes comptables. Seule une personne salariée de l’entreprise ou un expert comptable est habilité à opérer la comptabilité d’une entreprise. Une personne extérieure peut en revanche effectuer des missions de pré-comptabilité qui doivent passer par un logiciel agréé pour devenir opérations comptables. Lorsque les données sont saisies, il est nécessaire de tenir plusieurs journaux qui vont par la suite être centralisés dans un grand livre comptable.
La saisie comptable peut se faire de deux manières différentes : soit manuellement dans des cahiers, soit informatiquement à l’aide de logiciels comptables. Pour ce faire, il faut rechercher et collecter les pièces comptables (factures, notes de frais, les devis…). Ces tâches administratives préalables sont chronophages mais facilement externalisables.
La saisie comptable : les éléments à réunir
Chaque ligne à l’intérieur d’un journal comptable représente une opération qui devrait comprendre les éléments suivants :
- La date du jour de l’opération
- Le numéro du compte impacté par l’écriture
- Le nom de l’opération (crédit ou débit)
- Le montant
- La devise en euros
Quel tarif pour l’externalisation de la saisie comptable ?
Le coût de l’externalisation d’une saisie comptable peut grimper très vite si vous faites appel à un expert-comptable. Dans certains cas, comptez jusqu’à 90 euros hors taxe de l’heure pour cette tâche.
Les tarifs pratiqués pour une prestation de services administratifs sont moins onéreux. Ils se situent, de manière générale, entre 30 et 50 euros.
Echec et mat d’un point de vue financier, la saisie comptable doit être externalisée à un prestataire administratif plutôt qu’à son expert-comptable !
Le prix de cette externalisation de saisie comptable dépend aussi de plusieurs facteurs. Attendez vous à un tarif plus élevé en fonction de l’expérience du prestataire, de la localisation de la mission, de la complexité de la mission mais aussi du délai laissé pour l’opérer. L’utilisation de logiciels spécifiques peut aussi faire gonfler le prix.
3 règles à respecter pour une saisie comptable externalisée réussie
- Définir le volume de données et d’heures nécessaires : Évaluez précisément la quantité de documents à saisir et estimez le temps que cela prendra pour organiser efficacement l’activité.
- Choisir un prestataire fiable avec des procédures sécurisées : Sélectionnez un prestataire ayant des protocoles de travail rigoureux pour garantir la sécurité des données et l’efficacité des services. Vous pouvez également envisager l’option de logiciels adaptés pour optimiser cette tâche.
- Vérifier la conformité et demander des recommandations : Assurez-vous que le prestataire respecte les normes légales et comptables. Obtenez des recommandations fiables auprès de professionnels de votre secteur pour garantir la qualité de ses services.
Inconvénients de l’externalisation de la saisie comptable
L’outsourcing de la saisie comptable présente aussi des limites.
- L’entreprise peut rencontrer des problèmes de confidentialité. Pour mener à bien sa mission, le prestataire externe a accès aux données de la société, comme les marges et le chiffre d’affaire, mais aussi à certains logins et mots de passe. La perte de confidentialité est un des risques qui effraie le plus les sociétés qui souhaitent externaliser des tâches comptables.
- Ouvrir ses portes à un assistant externe à sa culture est parfois difficile pour une organisation. Il arrive que le profil de l’assistante comptable ne s’adapte pas aux autres employés. C’est un problème qui peut nuire aux performances et toucher votre activité.
- Il y a aussi d’importants frais cachés. Il faut débourser du temps et de l’argent pour recruter le prestataire, le former, l’équiper et le remplacer au besoin.
- Lorsqu’un un litige naît entre le donneur d’ordre et le prestataire, il peut être difficile de le régler.
La Solution Officéo
Officéo ne propose pas un simple service d’externalisation. Il est l’intermédiaire entre l’assistant indépendant et vous, garant de la qualité et simplicité du service.
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