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Mis à jour le : 5 décembre 2024
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Publié par Fabien Laffargue

Externalisation RH : notre guide stratĂ©gique + solutions 🚀

L’externalisation RH consiste Ă  confier certaines fonctions des ressources humaines Ă  un prestataire externe. Cette pratique permet aux entreprises de se concentrer sur leur cƓur de mĂ©tier tout en optimisant leurs processus RH, en rĂ©duisant les coĂ»ts opĂ©rationnels et en accĂ©dant Ă  une expertise spĂ©cialisĂ©e.

[VIDÉO] Qu’est-ce que l’externalisation des ressources humaines ? Explication en 3 min avec OfficĂ©o

Vous ĂȘtes dans une pĂ©riode d’activitĂ© intense ? Votre service RH ou votre direction sont dĂ©bordĂ©s ? Vous pensez Ă  externaliser une partie de vos fonctions mais les tarifs des responsables RH indĂ©pendants et des cabinets de recrutement vous ont fait dĂ©chanter. Prenez un temps de rĂ©flexion. Avez-vous envisagĂ© l’externalisation administrative de vos fonctions RH ? Peut-ĂȘtre qu’il n’est pas nĂ©cessaire d’externaliser la totalitĂ© de vos processus opĂ©rationnels mais uniquement de faire appel Ă  un soutien administratif solide. Comment le savoir ? C’est que l’on vous explique dans notre article !

Je veux déléguer des missions RH

Comment dĂ©finir l’externalisation RH ?

externalisation rh : recrutementL’externalisation des ressources humaines consiste pour une entreprise Ă  dĂ©lĂ©guer une partie ou la totalitĂ© de ses fonctions RH Ă  un prestataire externe.

Le but de l’externalisation des ressources humaines est de faire traiter par un tiers des aspects chronophages et non stratĂ©giques pour les dirigeants et aider Ă  la croissance de l’entreprise. Elle vise Ă  dĂ©gager du temps et de l’énergie pour l’entreprise afin qu’elle se concentre sur son cƓur de mĂ©tier.
Dans l’externalisation RH, il est possible de dĂ©lĂ©guer la totalitĂ© de vos fonctions RH ou bien uniquement la partie administrative : 

  • L’intĂ©gralitĂ© des missions avec prise de dĂ©cision comportent les missions Ă  forte valeur ajoutĂ©e telles que le passage d’entretiens, le choix de candidats, la gestion de paie, le suivi de performances des employĂ©s, la prise de dĂ©cisions stratĂ©gique RH… Ces missions peuvent ĂȘtre confiĂ©es Ă  des responsables RH, des cabinets de recrutement… ;
  • Le volet administratif des fonctions RH se rapporte Ă  des missions de soutien administratif. Par exemple pour le recrutement : la publication des annonces, le screening des CV, la qualification tĂ©lĂ©phonique des candidats, la mise en relation entre candidats et managers. Ces missions peuvent ĂȘtre opĂ©rĂ©es par des assistants administratifs indĂ©pendants ou des prestataires spĂ©cialisĂ©s.

Ainsi, avant de faire appel Ă  une solution d’externalisation coĂ»teuse comme un cabinet de recrutement, l’entreprise doit dĂ©finir son besoin. Vous vous demandez comment Ă©valuer ce dernier ? La rĂ©ponse juste en dessous !

3 questions Ă  se poser pour optimiser l’externalisation de la gestion RH

Il serait regrettable pour votre entreprise de faire appel Ă  un service d’externalisation surqualifiĂ© et onĂ©reux, pour ne finalement opĂ©rer que des tĂąches Ă  faible valeur ajoutĂ©e dĂ©lĂ©gables Ă  un assistant administratif.
Voici quelques questions Ă  vous poser avant d’externaliser :

  • Quelles sont les personnes polluĂ©es par les tĂąches RH dans votre entreprise ? Le service RH, vos autres BU ou bien la direction gĂ©nĂ©rale ?
  • Quelle est la nature des tĂąches parasites ? DĂ©cisive ou bien administrative ?
  • Est-ce qu’une personne interne Ă  votre entreprise pourrait s’en occuper ? En a-t-elle le temps et les capacitĂ©s ?

💡

Cas concrets

  • Ma direction est polluĂ©e par la gestion des dossiers du personnel. Personne n’a le temps de s’en occuper en interne. Pour autant la charge de travail ne nĂ©cessite pas de recruter un temps plein sur le sujet.
    âžĄïžL’entreprise externalise les missions administratives RH transverses (prĂ©paration de paie, gestion de planning, des dossiers du personnel, rĂ©daction de contrats…) ✔
  • Mon service RH n’arrive plus Ă  gĂ©rer les campagnes de recrutement, les entretiens leur prennent trop de temps, les erreurs de castings se multiplient et le turn-over a tendance Ă  augmenter.
    âžĄïž L’entreprise choisit de travailler ponctuellement avec un assistant administratif pour le sourcing (publication des annonces, screening de cv, qualification tĂ©lĂ©phonique des candidats, organisation des entretiens entre candidats et managers…) ✔
  • Je suis dans une pĂ©riode d’activitĂ© intense. Mon service RH est obnubilĂ© par des recrutements Ă  la chaĂźne et n’a plus le temps pour les tĂąches administratives annexes…
    âžĄïž L’entreprise externalise Ă  un prestataire administratif pour l’onboarding de nouveaux salariĂ©s, la prĂ©paration des dĂ©marches rĂ©glementaires liĂ©es au recrutement, la prĂ©paration de paie…✔

Faire appel Ă  une assistance administrative : les avantages

L’assistance administrative est une solution pour la gestion RH qui apporte trois avantages principaux :

  • AgilitĂ© : l’assistant administratif RH peut ajuster son volume horaire en fonction de l’activitĂ© de votre entreprise. En s’occupant, par exemple, 6h par semaine des tĂąches administratives de votre service RH, ces 6h sont rĂ©investies qualitativement par votre Ă©quipe RH dans des tĂąches plus qualifiĂ©es. Vous pouvez aussi entendre « agilité » en termes de coĂ»ts : en effet, l’assistant RH est payĂ© pour son travail effectif, Ă  l’heure et non au forfait (ou Ă  la demi-journĂ©e) comme peuvent facturer les responsables RH ;
  • Expertise : de la mĂȘme façon que pour l’agilitĂ©, l’expertise se prĂ©sente comme un double avantage. D’un cĂŽtĂ©, faire appel Ă  un assistant administratif RH qui est expert permet d’Ă©viter les erreurs administratives. De l’autre cĂŽtĂ©, il permet Ă  vos Ă©quipes de se reconcentrer pleinement sur leur cƓur de mĂ©tier et de l’exercer dans les meilleures conditions ;
  • FiabilitĂ© : tout dĂ©pend du prestataire auquel vous ferez appel. Pour les meilleurs, ils pourront assurer une continuitĂ© de service, essentielle lorsque l’on a Ă  traiter avec de l’humain, et mĂȘme vous proposer de remplacer votre assistant en cas d’absence imprĂ©vue. C’est un avantage qui peut difficilement ĂȘtre dĂ©livrĂ© par un freelance en direct, mieux vaut choisir une entreprise prestataire de services.

Faire appel Ă  des outils, qu’en est-il ?

Il existe aujourd’hui de nombreux outils dĂ©diĂ©s aux ressources humaines, pour tous types de tĂąches. En voici quelques-uns qui pourraient vous intĂ©resser :

  • PayFit : solution de gestion de paie et d’administration du personnel. Elle automatise le calcul des salaires, la gĂ©nĂ©ration des fiches de paie, et gĂšre les dĂ©clarations sociales, ce qui simplifie le processus pour les entreprises ;
  • BambooHR : systĂšme de gestion des ressources humaines qui centralise les informations des employĂ©s, suit les performances, et facilite les processus de recrutement, d’onboarding, et de gestion des absences ;
  • Workday : solution de gestion RH et financiĂšre conçue pour les grandes entreprises. Elle offre des fonctionnalitĂ©s complĂštes pour la gestion des talents, la paie, les performances, et la planification de la main-d’Ɠuvre ;

Le champ d’action des outils RH s’est largement dĂ©veloppĂ©, notamment depuis l’avĂšnement des IA gĂ©nĂ©ratives. Or, il est quand mĂȘme nĂ©cessaire de nourrir ces outils par des inputs, de les paramĂ©trer et de les opĂ©rer. Ainsi, l’association outil RH + externalisation administrative est un combo gagnant.

Quelles tĂąches d’assistance RH externaliser ?

L’externalisation administrative de la gestion des ressources humaines englobe de nombreuses tĂąches qui, couplĂ©es avec des outils adĂ©quats, peuvent suffire Ă  votre entreprise.

Voici quelques missions que vous pouvez confier à un assistant RH indépendant :

  • L’assistance au sourcing : publication d’annonces, screening des CV, qualification tĂ©lĂ©phonique des candidats… ;
  • La rĂ©daction des contrats de travail ;
  • La gestion de l’onborading ;
  • L’organisation et mise en place de formations ;
  • La gestion administrative des dossiers du personnel ;
  • Le traitement des absences et congĂ©s des employĂ©s ;
  • La prĂ©paration et le suivi de la paie ;

Le service Officéo

Notre entreprise vous fournit un service qui s’appuie sur un ou des assistants RH indĂ©pendants. Nos assistants sont des professionnels aguerris à votre secteur d’activitĂ© et typologie d’organisation, dont les compĂ©tences ont Ă©tĂ© vĂ©rifiĂ©es en amont Ă  travers des tests exigeants.

Au cours de la mission, nos Account Managers, tiers de confiance entre vous et l’assistant, s’assurent de la qualité du service fourni en rĂ©coltant vos feedbacks par le canal que vous souhaitez (email, call, applicatif
). AprĂšs chaque mission, un compte rendu auquel vous avez accĂšs dans un espace sĂ©curisé est Ă©ditĂ© par l’assistant.

En cas de vacances ou d’absence imprĂ©vue, nous remplaçons immĂ©diatement l’assistant en assurant la continuitĂ© de service sans aucuns frais additionnels pour vous. Besoin d’un volume de travail plus important pour une semaine en particulier ? Nos contrats de prestation sont modulables Ă  tous moments.

OfficĂ©o, c’est aussi un service sans aucuns frais masquĂ©s : pas de coĂ»ts RH (recrutement, turn-over), pas de charges patronales
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Questions fréquentes

  • 🔎 Quels sont les domaines RH les plus externalisĂ©s ?

    En gĂ©nĂ©ral, ce sont les missions RH opĂ©rationnelles qui sont les plus externalisĂ©es, notamment Ă  un responsable RH ou un cabinet de recrutement. Ces missions englobent le recrutement de candidats, la gestion de la paie, le conseil juridique…

  • đŸ–šïž A quoi correspondent les tĂąches administratives RH ?

    Les tĂąches RH dites « administratives » ne sont pas vouĂ©es Ă  crĂ©er, ou ne crĂ©ent pas directement, de chiffre d’affaires. Parmi ces missions, vous pouvez compter la gestion administrative du personnel, la prĂ©paration de paie, le suivi de rĂ©glementation…

  • đŸ€”â€‹ A quels types d’entreprises s’adresse l’externalisation RH ?

    L’externalisation RH s’adresse Ă  tous types d’entreprises, quelque soit la taille ou le secteur d’activitĂ©s : TPE, PME, start-up… Cependant, chaque entreprise doit Ă©valuer ses besoins spĂ©cifiques ainsi que les avantages et inconvĂ©nients potentiels avant de choisir d’externaliser.

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