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Mis à jour le : 16 juin 2023
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Publié par Fabien Laffargue

Outsourcing en entreprise ▷ Tout savoir + exemples

Outsourcing L’externalisation en entreprise (aussi appelé outsourcing en anglais) est un processus qui consiste à déléguer certaines actvités administratives sans valeur ajoutée à un prestataire de service externe. L’externalisation permet à l’entreprise de sous-traiter une partie de son activité pour qu’elle puisse se concentrer sur son coeur d’activité. Un exemple d’externalisation en entreprise concerne la sous-traitance des activités qui ne sont pas au coeur de métier de l’entreprise comme : la gestion administrative, la gestion de la relation client, le secrétariat, la gestion RH et plein d’autres métiers. L’outsourcing est une stratégie visant à apporter une valeur ajoutée à l’entreprise, pour peu que cette dernière ne dispose des ressources en internes ou ne souhaite pas consolider certaines fonctions support afin de se recentrer sur son activité.

Est-ce une stratégie de délocalisation ? Est-il possible de considérer cela comme un contrat de sous-traitance avec un prestataire de service ? Comment est-ce générateur de création de valeur au sein de l’entreprise donneuse d’ordre ? Réponses.

Définition de l’outsourcing

L’outsourcing est un terme anglais couramment traduit par le mot « externalisation« . Cette stratégie managériale a été mise en place dès les premières heures de gloire du Taylorisme. Dans le monde de l’entreprise, l’outsourcing se développe de plus en plus. Toute entreprise est crée autour d’une compétence ou d’un domaine spécifique. Autour des experts s’ajoutent ensuite d’autres profils supports pour répondre aux besoins courants de l’activité (RH, marketing, comptabilité, logistique, etc.) : qu’est-ce que l’outsourcing vient faire là-dedans ? Malgré tous les talents qu’il est possible de réunir dans une entreprise pour que sont expertise soit valorisée, certains besoins internes sont réalisables à l’extérieur de l’entreprise. L’outsourcing est en cela l’externalisation d’un ou de plusieurs fonctions de l’entreprise. Exemple.

Pourquoi faire de l’outsourcing ?

Les entreprises peuvent opter pour l’outsourcing pour plusieurs raisons :

  • Réduction des coûts : l’externalisation permet souvent de réduire les coûts en transférant certaines fonctions ou processus à des prestataires externes, qui peuvent bénéficier d’économies d’échelle, de coûts de main-d’œuvre inférieurs ou d’une expertise spécialisée ;

  • Concentration sur le cœur de métier : en déléguant des tâches non essentielles à des un prestataire externe, les entreprises peuvent se concentrer sur leurs activités principales et leurs compétences clés, ce qui peut améliorer leur efficacité et leur performance globale ;

  • Accès à des expertises spécialisées : l’externalisation permet de bénéficier de l’expertise et des connaissances spécialisées des prestataires externes, qui possèdent des compétences pointues dans des domaines spécifiques ;

  • Flexibilité et scalabilité : l’externalisation offre une flexibilité accrue en permettant aux entreprises d’ajuster rapidement leurs ressources en fonction des fluctuations de la demande ou des besoins, sans avoir à supporter les coûts fixes associés ;

  • Amélioration de la qualité et de l’efficacité : en confiant des tâches à des prestataires spécialisés, les entreprises peuvent bénéficier d’une amélioration de la qualité, de processus plus efficaces et d’une plus grande productivité, grâce à l’expertise et aux bonnes pratiques du prestataire externe.

Cependant, il est important pour les entreprises de peser attentivement les avantages et les inconvénients de l’externalisation avant d’opter à l’outsourcing, en tenant compte des risques potentiels tels que la perte de contrôle, la sécurité des données et la qualité du service.

Exemple d’outsourcing en entreprise

L’outsourcing peut concerner la gestion administrative, la comptabilité, l’informatique et bien d’autres métiers encore. De nombreux prestataires externes sont spécialisés. Chaque taille d’entreprise peut également trouver un prestataire extérieur approprié. Il existe par exemple des réseaux de franchises d’externalisation qui sont spécialisées dans les ressources humaines, comme Aquila RH. Dans le secteur du recrutement, citons Adéquat Intérim. D’autres activités peuvent justifier la sollicitation d’un sous-traitant par une entreprise donneur d’ordre comme la relation client, la logistique, ou la gestion des télécommunications.

L’outsourcing de la compatibilité

Aucune obligation ne pousse les entreprises à externaliser la comptabilité. Chaque dirigeant est libre de produire lui-même les documents comptables et fiscaux ou de demander à un prestataire externe. Pour une TPE ou une PME, faire de choix d’une comptabilité gérée en interne pose la question des frais nécessaires au recrutement des profils compétents. Si la force de l’entreprise se trouve dans la production d’une activité ou d’un produit autre, il convient de se demander si la fonction comptable doit absolument rester dans l’entreprise ou non. Outre les avantages et inconvénients des solutions d’externalisation exposés plus loin, le cas de la comptabilité peut illustrer d’autres cas. En effet, l’expert-comptable est le seul conseil de l’entreprise qui est capable de l’accompagner durablement. Si le prestataire est qualifié mais qu’aucun salarié ne peut se charge du lien avec l’entreprise, une perte de visibilité et de contrôle peut générer des déperditions importantes. Un assistant comptable en interne peut-il suffire ? Faut-il un auditeur interne ou externe ? Si la structure est associative, le trésorier a-t-il le temps de se consacrer pleinement à ses fonctions ? Le commissaire aux comptes et l’expert-comptable à temps plein sont-ils justifiés pour la taille de votre entreprise ?

Elaboration d'une stratégie d'externalisation précipitée
« To each his own » ! Se précipiter vers un prestataire externalisé « parce qu’avec l’entreprise de mon pote ça a bien marché » ou parce que « leur pub est sympa » est une bonne voie pour aller droit dans le mur.

Les avantages et les risques de l’externalisation comptable

Externaliser sa comptabilité est une opération d’outsourcing aux multiples avantages. Ceci peut pallier à un manque de ressources en interne, ou pour réaliser des économies par rapport à l’embauche d’un employé qualifié et à temps plein. Le processus d’externalisation de la fonction comptable permet aussi d’acquérir un compétence ou un savoir-faire spécifique pour répondre à des questions de comptabilité générale, fiscale ou droit social. Pour autant, une lettre de mission est à cosignée par l’entreprise et par l’expert-comptable. Elle stipule la nature de la mission externalisée par l’expert-comptable, la lettre de mission, le montant des honoraires et les fonctions attribuées à l’expert-comptable ainsi que les clauses de résiliation. Il est important de procéder à une répartition bien réfléchie des tâches entre l’entreprise et l’expert-comptable. Il est par exemple possible de maintenir en interne la saisie de la comptabilité générale. Cette tâche assez aisée permet de confier l’établissement des comptes annuels – tâche plus technique – à l’expert-comptable.

Quels sont les avantages et les inconvénients du Business Process Outsourcing ?

Avantages

  • Permet à l’entreprise de se recentrer sur son métier et une réduction des coûts ;
  • Fait profiter à l’entreprise de l’expertise d’un spécialiste extérieur ;
  • Donne une plus grande flexibilité et réactivité ;
  • Permet un meilleur maillage avec l’environnement de l’entreprise et une conciliation des projets individuels et collectifs plus forte ;
  • Détermine la mise en concurrence des compétences ;
  • Apporte une souplesse de gestion et un allègement des structures ;
  • Engage la responsabilisation des salariés ;
  • Accorde une concentration de l’énergie sur les aspects stratégiques.

Inconvénients

  • L’entreprise est alors gérée sur deux pôles différents (interne et externe) ;
  • Une perte de substance, de cohérence et de cohésion peut survenir ;
  • En l’absence de cahier des charges précis, le prestataire peut présenter une moins grande adaptation aux spécificités et besoins de l’entreprise ;
  • Cette politique pousse à une gestion centrée sur le court-terme et à l’éclatement d’une communauté de travail ;
  • L’émiettement de l’entreprise et la perte de sens du collectif ;
  • L’affaiblissement des fonctions externalisées par la sous-traitance.

(Source : A. Piveteau et O. Boileau, « Externalisation du travail et efficacité globale », Revue Personnel, ANDCP, n°372, 1996)

SWOT et opération d’externalisation

Réaliser un SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) est indispensable pour une opération commerciale. Ceci permet de rassembler sur une page les dimensions internes (SW) et externes (OT),  à l’entreprise et les aspects positifs (SO) et négatifs (WT). En français, l’équivalent est MOFF (Menaces, Opportunités, Forces, Faiblesses). Cet outil d’analyse n’est qu’une des étapes du plan stratégique d’activité. Son utilisation à titre seulement analytique n’a pas de sens. La méthode SWOT permet de déboucher sur de l’opérationnel afin de pouvoir dégager des métriques et résultats concrets. Le livre « Marketing Management » de Kotler & Dubois recommande de procéder de la sorte :

  • Définition de la mission de l’activité (raison d’être, objectifs globaux) ;
  • Diagnostic interne (forces, faiblesses) ;
  • Formulation des objectifs ;
  • Formulation de la stratégie et du plan d’action ;
  • Mise en œuvre (exécution opérationnelle) ;
  • Suivi et contrôle.

Avec cette feuille de route, il ne reste qu’à appliquer les inconvénients et avantages d’une politique d’externalisation au regard de la situation de l’entreprise.


Les avantages Officéo

Flexibilité totale

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  • Garanti sans impact sur la masse salariale ;
  • 0 contingence sociale, 0 gestion RH ;
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Témoignage de Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain et cliente Officéo

Laëtitia Maussant

O. : Comment quantifiez-vous ce qu’Officéo vous a apporté ?

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    Questions fréquentes

    • 🤔 Comment définir l’externalisation ?

      L’externalisation est le processus par lequel une entreprise confie la gestion d’une fonction ou d’un processus spécifique à un prestataire externe, généralement spécialisé dans ce domaine. Cela permet à l’entreprise de se concentrer sur son cœur de métier et de bénéficier d’une expertise spécialisée tout en réduisant les coûts.

    • ❓Qu’est-ce que le contrat d’outsourcing ?

      Le contrat d’outsourcing est un accord juridique établi entre une entreprise (le client) et un prestataire externe (le fournisseur) lorsqu’ils décident de travailler ensemble dans le cadre d’une prestation. Ce contrat définit les termes et conditions de la collaboration, y compris les responsabilités, les attentes, les délais, les coûts, les mesures de performance, la propriété intellectuelle et d’autres aspects pertinents.

    • 💡Comment fonctionne l’outsourcing ?

      L’outsourcing consiste à confier des fonctions ou des processus spécifiques à des prestataires externes. Le processus de l’outsourcing comprend les étapes suivantes :évaluation des besoins, recherche et sélection du prestataire, négociation et conclusion du contrat, transition et mise en œuvre, gestion et suivi et renouvellement ou cessation du contrat.


    Pour en savoir plus 

    Sur les stratégies en entreprises
    Sur l’externalisation des services en entreprise
    Sur la mise en place d’une stratégie d’externalisation
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