[Externalisation paie] 5 étapes clés : tout savoir

L’externalisation de la paie désigne l’opération de déléguer à un tiers (un prestataire de services externe) une partie ou la totalité des tâches liées à la gestion de la paie. L’externalisation s’affiche davantage comme l’une des solutions les plus utilisées en entreprise pour se recentrer sur les activités à forte valeur ajoutée. 

Elle permet de confier à un professionnel extérieur les missions qui demandent des compétences spécifiques, des ressources matérielles importantes et qui sont souvent chronophages.

Parmi les activités les plus externalisées, il y a la paie. La réussite de cette opération dépend principalement de la qualité du service rendu par le prestataire extérieur. Il faut le choisir avec précaution.

[VIDÉO] L’externalisation paie expliquée en une minute

C’est quoi l’externalisation de la paie ?

L’outsourcing de la paie est un processus complet par lequel une entreprise confie la gestion de paie à un prestataire extérieur. Celui-ci intervient ainsi pour s’occuper de l’établissement des bulletins de paie, de la gestion des contrats de travail, des déclarations sociales auprès des organismes sociaux comme les caisses de retraite et l’URSSAF et du suivi du droit à la formation. 

Le prestataire gestionnaire de paye s’assure que l’entreprise respecte les diverses normes, nouvelles ou anciennes en vigueur, en matière de paiement. Il met constamment à jour ses connaissances dans le domaine législatif pour éviter au donneur d’ordre les erreurs qui peuvent coûter plusieurs milliers d’euros. Par ailleurs, le professionnel extérieur peut accompagner son client lors d’un contrôle URSSAF.

Le fonctionnement de l’externalisation paie est assez simple dans la mesure où l’entreprise qui décide de confier la gestion de sa paie à un professionnel ne s’occupe plus de rien. À la fin de chaque mois, il transmet au prestataire extérieur les données relatives à la paie de chaque salarié de l’entreprise. Les données en question sont relatives :

• Au nombre de jours de vacances ou congés par employé ; 
• Aux évolutions et changements de salaires ;
• Au nombre de tickets restaurant ;
• Aux absences non justifiées.

Le prestataire extérieur traite les données et renvoie à son client dans les meilleurs délais les divers éléments de paie par mail, courrier ou coursier. Le donneur d’ordre n’a plus qu’à procéder à l’impression des données qui lui sont transmises pour effectuer les paiements par chèque ou virement.

Externalisation partielle de la paie

L’entreprise opte pour une externalisation partielle de la gestion de la paie qui consiste à déléguer seulement une partie du processus de gestion de la paie.

Dans ce cas, le prestataire externe fournit une assistance administrative pour faciliter la gestion de la paie en prenant en charge des tâches administratives secondaires liées à la gestion de la paie pour lui faire gagner en temps et en efficacité.

Externalisation totale de la paie

L’entreprise décide d’externaliser la totalité de sa gestion de la paie.

L’entreprise ne s’occupe pas de la paie en interne, ce processus est entièrement confié à un prestataire externe spécialisé.

Quels sont les prix et les tarifs de l’externalisation de la paie ?

Le coût peut varier selon la prestation et le type de prestataire d’externalisation paie. Le prix peut être facturé au bulletin de salaire et il est fixé à environ 25 euros par bulletin.

Le prix peut vite augmenter si d’autres prestations viennent s’ajouter à la facturation. Comme un contrat de travail dont le prix est fixé entre 50 et 100 euros ou l’avenant facturé entre 10 et 20 euros.

Officéo par exemple, ne facture pas par bulletin. Les tarifs sont fixés au taux horaire, donc les prix dépendent de chaque prestataire qui fixe ses tarifs librement.

Pourquoi externaliser la gestion de la paie à une entreprise spécialisée ?

L’outsourcing de la paie s’intensifie dans les entreprises petites, moyennes et grandes. Elles veulent mobiliser leurs meilleures ressources sur les activités pouvant leur permettre d’être plus compétitives et productives. Pendant ce temps, les tâches secondaires sont confiées à des experts externes.

1. L’externalisation paie pour un gain de temps

Le traitement de la paie est une tâche compliquée et chronophage. Elle est aussi risquée dans la mesure où il ne faut faire aucune erreur au risque de plusieurs pénalités. La gestion de la paie peut ainsi détourner une entreprise de son cœur de métier pendant un certain moment. Mais lorsque cette gestion est externalisée, la société peut se consacrer entièrement aux activités les plus importantes, car elle se fait du temps précieux pour le traitement des tâches à forte valeur ajoutée.

2. L’externalisation paie pour avoir la garantie d’une paie juste

Le système de paie de la France est l’un des plus complexes au monde. Il y a d’importants éléments à prendre en compte dont les nombreuses lignes comptables à renseigner, la diversité des conventions collectives et l’évolution constante des taux de cotisations. Il peut alors être pénible de traiter la paie en interne. 

De plus, réaliser une veille juridique efficace est assez coûteuse, cela demande aussi d’énormes efforts. En externalisant la paie, l’entreprise s’assure de confier une activité complexe à un prestataire spécialisé. Celui-ci peut donner la garantie de veiller à la production des bulletins de salaire répondant aux nouvelles normes. Le donneur d’ordre s’évite toute erreur et les situations de redressement lorsque l’administration effectue un contrôle.

3. Externaliser pour bénéficier des conseils de professionnels

Un chef d’entreprise a souvent besoin de conseils relatifs à la gestion de paie de sa société. Avec l’externalisation, il peut à tout moment demander l’avis professionnel de son prestataire sur le sujet. Celui-ci propose généralement une réponse personnalisée dans les meilleurs délais par mail, téléphone ou visioconférence. Il met en œuvre toutes ses compétences pour apporter des solutions efficaces aux problèmes de paie de son client.

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Quels sont les avantages de l’externalisation de la paie ?

Si l’externalisation de la paie intéresse les entreprises de tous les domaines, c’est parce qu’elle leur permet de se recentrer sur leur cœur de métier en faisant un gain de temps considérable. Mais les avantages de ce process ne se limitent pas à cela.

1. L’externalisation de la paie permet de maitriser ses coûts

Pour établir une fiche de paie en interne, il faut rémunérer le responsable des paies et disposer du logiciel adapté. L’entreprise doit aussi prévoir les frais de veilles réglementaire et de formation. Ce sont d’importants postes de dépenses. 

En externalisation la paie, le chef d’entreprise opte pour la facturation selon le nombre de bulletins de salaire établis. Il réalise ainsi une importante réduction de ses dépenses. Dans la plupart des cas, le donneur d’ordre peut économiser plus de 25% avec un process d’outsourcing bien pensé. 

2. L’externalisation de la paie permet d’être flexible

Faire appel à un prestataire d’externalisation paie expert et engager un gestionnaire de paie qualifié en interne est très complexe. Il est d’autant plus complexe de le fidéliser. Il est en réalité possible que le professionnel chargé de la gestion de la paie de l’entreprise tombe malade et demande un congé maladie. Il peut aussi démissionner du jour au lendemain lorsqu’il trouve une offre plus intéressante. 

Ce sont des situations qui causeront du tort à la société. Elle va devoir rapidement remplacer le gestionnaire malade ou recruter un autre salarié pour tenir le rôle du professionnel démissionnaire, s’assurer qu’il est en mesure de réaliser efficacement les tâches et le former au besoin. Ce sont des situations difficiles à gérer.

Grâce à l’outsourcing de la paie, l’entreprise gagne en flexibilité sur ces points. Elle profite d’un suivi sans arrêt. Elle jouit aussi d’une meilleure réactivité par rapport à la prise de certaines décisions relatives à la paie des employés.

3. L’outsourcing de la paie permet de profiter d’une interface simplifiée

Lorsqu’un chef d’entreprise décide de tenir le rôle de Directeur des Ressources Humaines (DRH) et de gérer lui-même la paie de sa société, il doit se familiariser aux interfaces complexes des logiciels de paie. Mais lorsqu’il décide d’externaliser cette tâche, il est en mesure de profiter d’interfaces simplifiées. Les prestataires extérieurs mettent à disposition des interfaces faciles à prendre en main. En cas de problème, il est possible de jouir d’un accompagnement personnalisé. 

4. L’externalisation de la paie permet de meilleures prises de décisions

Les prestataires d’externalisation paie proposent un suivi adapté aux besoins de leurs clients. Ils ont des juristes en droit social et des consultants en paie. Ceux-ci sont capables d’apporter des éléments de réponses fiables aux questions des donneurs d’ordre lorsque c’est le moment de prendre d’importantes décisions pouvant affecter la paie des salariés.

Quels sont les risques liés à l’externalisation de la paie ?

Les limites de l’outsourcing de la paie sont d’abord relatives à la dépendance du donneur d’ordre vis-à-vis du prestataire extérieur. Il est en effet possible de dépendre fortement du prestataire en gestion des ressources de paie étant donné que la gestion de paie est un processus clé au sein de la société. Pour éviter tout risque de dépendance, il peut être indispensable de prévoir des engagements forts de la part du prestataire. Dans le contrat, il faudra prendre le temps de préciser clairement les responsabilités et fonctions de chaque partie.

En adoptant le process d’externalisation de la paie, l’entreprise peut perdre des compétences. Si elle disposait d’un salarié affecté à cette tâche en interne, l’outsourcing de celle-ci peut remettre en cause son poste. C’est pour cela qu’il est capital de se poser de véritables questions sur les réelles compétences à externaliser et celles à conserver.

L’outsourcing peut entrainer un problème de perte de confidentialité. En déléguant la gestion de la paie, l’entreprise doit transmettre plusieurs informations à son prestataire. Celui-ci se retrouve en possession de données sensibles, même à la fin du contrat. Il peut être serein d’inclure des clauses de confidentialité fermes dans le contrat d’outsourcing.

Quelles sont les étapes de l’externalisation de la paie ?

Externaliser la gestion de la paie se fait sur la prise en compte de plusieurs paramètres : 

La première étape 

L’entreprise qui désire mettre en œuvre le projet commence d’abord par définir ses réels besoins. Faut-il faire une externalisation partielle ou totale de la paye ? Si l’externalisation est partielle, quelles sont alors les missions à confier au prestataire extérieur et celles à traiter en interne ? L’entreprise définit ainsi le périmètre de l’opération.

La deuxième étape

Elle consiste à mettre en évidence les ressources auxquelles il faut confier la gestion du projet en interne. Le donneur d’ordre doit veiller au choix du chef de projet avec minutie, c’est à lui que sera confié le pilotage de l’opération en interne. Il doit s’occuper de la conduite de formation, du changement relatif à la communication et du marketing au sein de l’entreprise qui fait le choix de l’externalisation.

La troisième étape

Elle consiste à effectuer une étude économique. Celle-ci permettra de comparer les vrais coûts engagés par la gestion de la paie en interne et ceux qu’elle engagera une fois externalisée. L’entreprise commanditaire s’évite les mauvaises surprises de surcoûts, car il peut en effet arriver que le traitement de paie en interne coûte moins cher que l’outsourcing.

La quatrième étape

L’élément clé à considérer pour réussir l’externalisation paie des salariés est le choix du prestataire. Il sera important de vérifier la qualité du service qu’il peut fournir, ses références et les engagements qu’il est capables de prendre.

La cinquième étape

En dernière position, il faudra mettre en place un système de suivi des missions externalisées. L’entreprise établit des indicateurs permettant d’analyser et de mesurer la qualité du service. Par ailleurs, il faut mettre l’accent sur la communication entre les deux parties. Elles doivent être en mesure d’échanger régulièrement sur l’avancement du projet. Choisir des outils de communication permettant de partager tous les types de documents ou fichiers s’impose dans ce cas. Parmi les logiciels les plus employés, il y a par exemple Skype, Telegram et Slack.

Les critères à prendre en compte pour faire son choix de prestataire

Dans la gestion d’une société, précisément la gestion des ressources humaines ou du personnel, la paie est un élément importante. La gestion de la paie demande du temps et des compétences spécifiques. Lorsqu’une entreprise n’est pas en mesure de s’en occuper convenablement, elle peut l’externaliser partiellement ou totalement. Elle se doit toutefois de choisir avec précaution son prestataire externe. Pour y arriver, il faut tenir compte de plusieurs paramètres.

  Gestion de la paie : comment choisir son prestaire extérieur ?

Quel type de prestataire d’externalisation paie choisir ?

Il existe en réalité quatre catégories de sous-traitants capables de prendre en charge le traitement partiel ou total de la paie d’une société. Il s’agit des cabinets d’expertise comptable, des sociétés spécialisées dans le domaine, des éditeurs de logiciels de paie et des gestionnaires de paie indépendants.

En contactant un cabinet d’expertise comptable, le donneur d’ordre peut jouir d’une excellente maitrise des calculs et des chiffres. Ce type de prestataire garantit aussi la fiabilité des montants. Il y a un meilleur niveau de sécurité. Généralement, les cabinets d’expertise comptable sont situés à proximité de l’entreprise.

Une entreprise spécialisée en gestion de paie offre une bonne maitrise des process de gestion ainsi qu’une excellente sécurité. Elle a une parfaite connaissance du métier, ce qui lui permet de proposer un service de qualité sur mesure. Il est même possible d’obtenir les fiches de paie en ligne. Une entreprise de gestion de paie peut intervenir dans le recrutement des collaborateurs.

En choisissant un éditeur de logiciel de paie qui propose une prestation d’externalisation de la paie. Un logiciel de paie peut vous assister dans la saisie des éléments variables et la déclaration sociale effectuée par le prestataire ou même dans le contrôle de la paie par le client, etc.

La paie est donc gérée par le prestataire et la saisie par le client grâce à une plateforme en ligne dédiée. Le service reste modulable en fonction du besoin.

Un gestionnaire de paie indépendant qui a un statut de micro-entrepreneur. La procédure et le fonctionnement sont les mêmes que de faire appel à un cabinet comptable ou à une entreprise spécialisée en gestion de paie.

En revanche, il est important de s’assurer de l’expertise et des compétences du gestionnaire de paie indépendant auquel vous faites appel.

Pour choisir entre ces deux prestataires, il faut se fonder sur ses réelles exigences en termes des tarifs d’une externalisation paie, de prestations associées ou de proximité par exemple. 

Tenir compte de l’expertise du prestataire extérieur

Le bon choix en matière de prestataire externe de paie tient aussi compte des années d’expérience de celui-ci, de son histoire et de ses références. Il faut se renseigner sur les types de missions qu’il réalise. 

Pour une relation de partenariat sur le long terme, il peut être nécessaire de partager les mêmes valeurs et convictions avec le prestataire. La collaboration en est améliorée, car l’externalisation se traduit aussi par un savoir-vivre et un savoir-être au quotidien.

L’implantation du prestataire

Le donneur d’ordre peut recourir aux compétences d’un prestataire local de proximité. Il peut faire intervenir un fournisseur national ou international. Tout va dépendre de la taille de la société qui veut externaliser, de sa culture ou de sa notoriété sur le marché. 

En matière d’outsourcing de la gestion de paie d’une entreprise, le choix du prestataire est un élément déterminant de la réussite de l’opération. Lorsqu’il est bien fait, la société peut alors compter sur un collaborateur extérieur qualifié et compétent. 

Pourquoi choisir Officéo pour l’externalisation de la paie ?

 Quelles sont les activités concernées par l’externalisation paie chez Officéo ?

Vous manquez de temps pour la gestion de la paie de votre entreprise ? Faites confiance à l’expertise et au professionnalisme proposés par un prestataire d’externalisation de la paie comme Officéo afin de vous assister dans le traitement de la paie.

En effet, externaliser cette prestation permet aux dirigeants et aux chefs d’entreprises de libérer du temps qualifié et se débarraser de toutes les tâches administratives chronophages et sans valeur ajoutée à leur business. Faire confiance à Officéo c’est avoir la certitude d’avoir à disposition un assistant administratif compétent et expérimenté qui vous garantira un travail de qualité. C’est également une garantie pour éviter les risques de pénalités liés au non-respect des nouvelles directives et lois.

La gestion de la paie est une tâche fastidieuse pour les entreprises car il n’est pas évidet d’être à jour quant aux lois en vigueur.

Faites appel à un prestataire de services externe comme Officéo pour ne plus vous soucier de cette tâche chronophage. Officéo vous fournit tous les élements nécessaire à la gestion des variables paie.

Vous pouvez nous externaliser une multitude de prestations de la paie comme : 

• Bulletins de paie conformes aux lois en vigueur ;
• Déclarations sociales périodiques ou annuelles dématérialisées ;
• Mise en place de vos obligations d’adhésion aux caisses sociales obligatoires ;
• Fichiers d’exports vers un logiciel comptable ;
• Gestion des attestations de salaire maladie ;
• Gestion des attestations Pôle Emploi ;
• Gestion des attestations de salaire accident ;
• Gestion des attestations de salaire maternité ;
• Intégration des données d’une pointeuse ;
• Gestion des certificats de travail et solde de tout compte ;
• Assistance contrôle URSSAF…

Les avantages  d’externalisation paie et RH à la société Officéo

Officéo, comment ça marche ?

Conçue pour vous apporter une réponse experte, moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un freelance en direct et plus souple qu’un CDD, notre solution d’externalisation administrative est là pour vous.

Choisissez à présent de vous recentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier.

Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !

En bref

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