[VIDÉO]L’externalisation paie expliquée en une minute

L’externalisation de la paie désigne l’opération de déléguer à un tiers (un prestataire de services externe) une partie ou la totalité des tâches administratives liées à la gestion de la paie. L’externalisation s’affiche davantage comme l’une des solutions les plus utilisées en entreprise pour se recentrer sur les activités à forte valeur ajoutée. 

Elle permet de confier à un professionnel extérieur les missions qui demandent des compétences spécifiques, des ressources matérielles importantes et qui sont souvent chronophages.

Parmi les activités les plus externalisées, il y a la paie. La réussite de cette opération dépend principalement de la qualité du service rendu par le prestataire extérieur. Il faut le choisir avec précaution.

Comment fonctionne l’externalisation de la paie ?

L’outsourcing de la paie est un processus complet par lequel une entreprise confie la gestion de paie à un prestataire extérieur. Celui-ci intervient ainsi pour s’occuper de l’établissement des bulletins de paie, de la gestion des contrats de travail, des déclarations sociales auprès des organismes sociaux comme les caisses de retraite et l’URSSAF et du suivi du droit à la formation.

Le prestataire gestionnaire de paie s’assure que l’entreprise respecte les diverses normes, nouvelles ou anciennes en vigueur, en matière de paiement. Il met constamment à jour ses connaissances dans le domaine législatif pour éviter au donneur d’ordre les erreurs qui peuvent coûter plusieurs milliers d’euros. Par ailleurs, le professionnel extérieur peut accompagner son client lors d’un contrôle URSSAF.

Le fonctionnement de l’externalisation paie est assez simple dans la mesure où l’entreprise qui décide de confier la gestion de sa paie à un professionnel ne s’occupe plus de rien. À la fin de chaque mois, il transmet au prestataire extérieur les données relatives à la paie de chaque salarié de l’entreprise. Les données en question sont relatives :

• Au nombre de jours de vacances ou congés par employé ; 
• Aux évolutions et changements de salaires ;
• Au nombre de tickets restaurant ;
• Aux absences non justifiées.

Le prestataire extérieur traite les données et renvoie à son client dans les meilleurs délais les divers éléments de paie par mail, courrier ou coursier. Le donneur d’ordre n’a plus qu’à procéder à l’impression des données qui lui sont transmises pour effectuer les paiements par chèque ou virement.

Quels sont les tarifs de l’externalisation de la paie ?

Le coût peut varier selon la prestation et le type de prestataire d’externalisation paie. Le tarif d’externalisation d’une fiche de paie peut être facturé au bulletin de salaire et il est fixé à environ 25 euros par bulletin.

Le prix peut vite augmenter si d’autres prestations viennent s’ajouter à la facturation. Comme un contrat de travail dont le prix est fixé entre 50 et 100 euros ou l’avenant facturé entre 10 et 20 euros.

Officéo par exemple, ne facture pas par bulletin. Les tarifs sont fixés au taux horaire, donc les prix dépendent de chaque prestataire qui fixe ses tarifs librement.

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Quels sont les avantages de l’externalisation de la paie ?

Si l’externalisation de la paie intéresse les entreprises de tous les domaines, c’est parce qu’elle leur permet de se recentrer sur leur cœur de métier en faisant un gain de temps considérable. Mais les avantages de ce process ne se limitent pas à cela.

1. L’externalisation de la paie permet de maitriser ses coûts

Pour établir une fiche de paie en interne, il faut rémunérer le responsable des paies et disposer du logiciel adapté. L’entreprise doit aussi prévoir les frais de veilles réglementaire et de formation. Ce sont d’importants postes de dépenses. 

En externalisant la paie, le chef d’entreprise opte pour la facturation selon le nombre de bulletins de salaire établis. Il réalise ainsi une importante réduction de ses dépenses. Dans la plupart des cas, le donneur d’ordre peut économiser plus de 25% avec un process d’outsourcing bien pensé. 

2. L’externalisation de la paie permet d’être flexible

Opter pour un prestataire d’externalisation de paie offre une solution sans tracas comparé à l’embauche et à la fidélisation d’un gestionnaire de paie interne. Recruter un expert qualifié est non seulement complexe, mais le garder dans l’entreprise face à des offres concurrentielles est un autre défi.

De plus, les imprévus tels qu’une maladie ou une démission soudaine peuvent désorganiser la gestion de la paie, obligeant l’entreprise à trouver rapidement un remplaçant ou à former un nouveau venu, des processus souvent coûteux et chronophages.

Avec l’externalisation de la paie, l’entreprise évite ces complications. Elle bénéficie d’une flexibilité accrue et d’une continuité garantie dans la gestion de la paie, avec une capacité de réaction immédiate aux besoins changeants. Ce service assure une gestion de paie ininterrompue et adaptative, permettant à l’entreprise de se concentrer sur ses objectifs principaux sans interruption.

3. L’outsourcing de la paie permet de profiter d’une interface simplifiée

Lorsqu’un chef d’entreprise décide de tenir le rôle de Directeur des Ressources Humaines (DRH) et de gérer lui-même la paie de sa société, il doit se familiariser aux interfaces complexes des logiciels de paie. Tandis qu’une paie externalisée lui permet de profiter d’interfaces simplifiées. Les prestataires extérieurs mettent à disposition des interfaces faciles à prendre en main. En cas de problème, il est possible de jouir d’un accompagnement personnalisé. 

4. L’externalisation de la paie permet de meilleures prises de décisions

Les prestataires d’externalisation paie proposent un suivi adapté aux besoins de leurs clients. Ils ont des juristes en droit social et des consultants en paie. Ceux-ci sont capables d’apporter des éléments de réponses fiables aux questions des donneurs d’ordre lorsque c’est le moment de prendre d’importantes décisions pouvant affecter la paie des salariés.

5 étapes de l’externalisation de la paie

1/ L’entreprise qui désire mettre en œuvre le projet commence d’abord par définir ses réels besoins. Faut-il faire une externalisation partielle ou totale de la paie ? Si l’externalisation est partielle, quelles sont alors les missions à confier au prestataire extérieur et celles à traiter en interne ? L’entreprise définit ainsi le périmètre de l’opération.

2/ Elle consiste à mettre en évidence les ressources auxquelles il faut confier la gestion du projet en interne. Le donneur d’ordre doit veiller au choix du chef de projet avec minutie, c’est à lui que sera confié le pilotage de l’opération en interne. Il doit s’occuper de la conduite de formation, du changement relatif à la communication et du marketing au sein de l’entreprise qui fait le choix de l’externalisation.

3/ Elle consiste à effectuer une étude économique. Celle-ci permettra de comparer les vrais coûts engagés par la gestion de la paie en interne et ceux qu’elle engagera une fois externalisée. L’entreprise commanditaire s’évite les mauvaises surprises de surcoûts, car il peut en effet arriver que le traitement de paie en interne coûte moins cher que l’outsourcing.

4/ L’élément clé à considérer pour réussir l’externalisation paie des salariés est le choix du prestataire. Il sera important de vérifier la qualité du service qu’il peut fournir, ses références et les engagements qu’il est capables de prendre.

5/ En dernière position, il faudra mettre en place un système de suivi des missions externalisées. L’entreprise établit des indicateurs permettant d’analyser et de mesurer la qualité du service. Par ailleurs, il faut mettre l’accent sur la communication entre les deux parties. Elles doivent être en mesure d’échanger régulièrement sur l’avancement du projet. Choisir des outils de communication permettant de partager tous les types de documents ou fichiers s’impose dans ce cas. Parmi les logiciels les plus employés, il y a par exemple Skype, Telegram et Slack.

 

Comment faire son choix de prestataire ?

Dans la gestion d’une société, précisément la gestion des ressources humaines ou du personnel, la paie est un élément important. La gestion de la paie demande du temps et des compétences spécifiques. Lorsqu’une entreprise n’est pas en mesure de s’en occuper convenablement, elle peut l’externaliser partiellement ou totalement. Elle se doit toutefois de choisir avec précaution son prestataire externe. Pour y arriver, il faut tenir compte de plusieurs paramètres.

Critères	Externalisation de la paie	Gestion de la paie en interne
Le coût	Le coût est défini au préalable et reste fixe, une solution rentable et avantageuse pour les PME	Pour définir le coût d’un gestionnaire de paie en interne, il faut prendre en compte aussi le coût du logiciel de paie utilisé, le salaire de la personne et le coût de sa formation. Des coûts masqués peuvent venir s’ajouter ce qui peut vite gonfler le prix d’un gestionnaire de paie en interne.
L’expertise	La paie est un métier qui nécessite de l’expertise et des compétences. Un prestataire externe s’engage pour garantir une prestation de qualité qui répond à toutes les exigences. Les assistants Officéo sont des experts dans leur domaine, expérimentés et connaissent vos métiers.	Il est clair que disposer d’une expertise en interne est une stratégie intéressante pour l’entreprise même si cela ajoute des frais supplémentaires.
Le temps que prend cette fonction	L’externalisation de la paie permettra au dirigeant de l’entreprise de gagner un temps considérable à consacrer à son cœur de métier.	Dans certaines entreprises, il est nécessaire d’avoir un interlocuteur pour la gestion de la relation (salariés-prestataire). Il ne faut donc pas négliger son salaire en plus du prix du prestataire.
La responsabilité et ses conséquences	Le prestaire de services a la responsabilité de la gestion et la production de la paie conformément à la législation. En cas d’erreur, l’entreprise peut reporter la faute directement sur le prestataire.	Lorsque la paie est gérée en interne, l’entreprise est seule responsable en cas d’erreur ou de non-respect de la législation par le gestionnaire de paie. Ainsi, il est important de sécuriser la paie en mettant en place des veilles et des procédures internes.

 

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Les avantages d’externalisation paie et RH à la société Officéo

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