[Externalisation RH] GUIDE COMPLET : définition, avantages

Pour se recentrer sur leur cœur de métier afin d’atteindre leurs objectifs variés, les entreprises, petites, moyennes ou grandes, font alors recours à l’externalisation des ressources humaines. 

C’est une option assez pratique, mais il est important de maîtriser ce process afin de le réussir. Le donneur d’ordre doit ainsi se fonder sur plusieurs éléments, dont le bon choix de son prestataire, pour parvenir à ses fins. Ce sont eux que nous détaillons plus amplement dans la suite de notre article.

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C’est quoi l’externalisation des ressources humaines ?

L’externalisation des ressources humaines consiste pour une entreprise à contacter un prestataire externe afin de lui confier durablement la prise en charge partielle ou totale d’un processus RH ou d’une application de la fonction RH. Généralement, la délégation de missions est faite sur la base d’un contrat pluriannuel et d’engagements de résultats sur les délais de livraison, les coûts, la qualité et l’accessibilité des systèmes et des services.

L’objet de l’externalisation des ressources humaines est de traiter des aspects chronophages et non stratégiques de la fonction RH à un moment spécifique dans la croissance de l’entreprise. Elle vise alors à dégager du temps et de l’énergie pour l’entreprise afin qu’elle se concentre davantage sur son cœur de métier. L’outsourcing RH provient en réalité d’un besoin de création de performance et de valeur.

[VIDÉO] L’externalisation des RH expliquée en 2min avec Officéo

Quels sont les différents types d’externalisation pour les RH ?

La solution d’externalisation peut concerner plusieurs métiers dans une entreprise. Surtout les métier à la fois chronophages, complexes et circonscrits comme les RH.

L’entreprise aura le choix entre différents types d’externalisation pour les RH, selon ses besoins et les sujets à traiter :

Pourquoi externaliser ses ressources humaines ?

La gestion des ressources humaines demande du temps et du matériel. Il y a divers éléments à prendre en compte pour la réussir. Dans une optique de conservation de confidentialité, plusieurs entreprises préfèrent gérer en interne leurs ressources humaines. C’est un choix louable, mais il est peu économique à divers égards, particulièrement pour les petites et moyennes entreprises. Voici quelques principales raisons qui conduisent les entreprises à opter pour l’externalisation RH.

1. Pour économiser de l’argent

L’outsourcing RH séduit plusieurs sociétés pour son aspect économique principalement. Cette option leur permet alors de réduire certains coûts trop importants en règle générale. Dans la plupart des cas, recruter par exemple deux personnes affiliées à la gestion des ressources humaines peut valoir entre 200 000 et 300 000 euros par an. Il y a parallèlement les dépenses relatives aux recrutements mêmes de ce personnel, à leur plan de formation et à leur intégration dans l’entreprise. La masse salariale s’accroit sur ce point de vue. De plus, il faudra gérer les congés maladie par exemple, sans oublier les cas d’absences qui peuvent se répéter. 

En externalisation, tous ces éléments sont évités. L’entreprise peut même faire des économies pouvant varier entre 30 et 60 % grâce à la solution d’outsourcing par rapport à un processus de recrutement en interne.

2. Pour gagner du temps

La gestion des ressources humaines demande beaucoup de temps. Il faut prendre en compte plusieurs éléments pour traiter efficacement la paie par exemple. Il faut également se pencher sur divers aspects pour effectuer un recrutement digne du nom. Ce sont des procédés qui prennent du temps, mais qui ne sont pas réellement rentables. Pour diriger son personnel vers les missions plus importantes et sérieuses, il faudra déléguer celles moins essentielles à un professionnel extérieur. Celui-ci pourra utiliser des méthodes modernes et optimisées pour remplir les missions qui lui sont confiées.

3. Pour bénéficier d’une expertise pointue

La gestion des missions RH exige une certaine compétence. En interne, il peut être complexe d’en profiter sans former le personnel présent, particulièrement s’il s’agit d’un savoir-faire récent ; un poste de dépenses parfois important. Spécialisé et à jour, le prestataire gestionnaire de la paie est généralement en mesure de fournir les meilleures compétences à coûts accessibles. Il saura préserver l’image du donneur d’ordre en respectant les clauses du contrat. La société donneuse d’ordre jouit ainsi d’une compétence qu’elle ne possédait pas. 

4. Pour éviter les erreurs 

Pendant le traitement des ressources humaines comme la paie des salariés, il faut éviter les manques d’attention. Le cas échéant, des erreurs peuvent se glisser et avoir des conséquences importantes pour l’entreprise. Ce sont des situations qui peuvent créer des frustrations au sein de l’équipe. Les requêtes de traitement peuvent être des sources de contre-productivité. 

Le prestataire externe est conscient de tous ces points. Il veille alors à fournir des prestations de qualité. Lorsqu’il y a des remarques à prendre en compte, il veille généralement à rassurer l’employé le plus rapidement possible et à retraiter son cas dans les meilleurs délais.

Externalisation des ressources humaines : les missions à confier au prestataire externe

En matière de gestion de talents et des ressources humaines, toutes les fonctions ne peuvent pas être externalisées. Ce sont les missions non stratégiques qu’il faut généralement viser. Avant de se lancer dans un processus d’outsourcing d’une activité RH, il importe alors de prendre en compte son caractère stratégique ou non.

L’évaluation du caractère externalisable d’une mission RH peut se fonder sur des éléments comme son niveau de complexité, son degré de circoncision, son caractère chronophage et la gravité de l’effet d’une erreur l’affectant.

Dans la plupart des cas, les fonctions non stratégiques en matière de RH sont :

• La gestion de la paie ;
• Le recrutement ;
• L’évaluation ;
• La formation.

Une entreprise peut confier à un prestataire externe l’établissement d’une CVthèque et d’un Terminal de Paiement Electronique (TPE) et leur mise à jour régulière, la rédaction et la publication des annonces de recherches de poste et l’organisation des rendez-vous d’entretien d’embauche. 

Les PME ainsi que les grandes entreprises peuvent décider d’externaliser partiellement les élections des professionnelles, le reporting social, l’administration du personnel et le sourcing des candidats. Avec une bonne méthode, il est possible d’externaliser la gestion de la masse salariale et des charges sociales malgré son caractère stratégique. 

Quel est le tarif d’une externalisation RH ?

Les tarifs pour des prestations RH externalisées varient selon plusieurs critères tels que : le volume de la mission, le type de la prestation, sa complexité, sa durée, prestation rendue sur site ou à distance, etc.
Le tarif sera plus élevé par exemple pour des missions nécessitant des compétences et une expertise. Les prestations sont moins chères quand il s’agit des tâches administratives ou des fonctions support. Le prix peut également être négocié à la baisse selon le volume et la récurrence de la mission.

Le coût d’une externalisation RH pour un prestataire de services comme Officéo est généralement compris entre 35 et 50 euros de l’heure selon le type et le volume de la prestation.

Comment financer un accompagnement RH ?

Notez qu’il vous est possible de bénéficier d’aides financières pour votre accompagnement RH. En effet, la DIRECCTE a mis en place un dispositif appui-conseil qui permet d’aider les TPME en prenant en charge le financement total ou partiel des prestations RH.

Parmi les prestations RH pouvant être financées par ce dispositif, on retrouve :

• Le recrutement des salariés et leur intégration dans l’entreprise ;
• La gestion des emplois et des compétences ;
• La formation ou le recrutement des alternants ;
• L’organisation du travail, etc.

Les avantages de l’externalisation des ressources humaines

En entreprise, l’externalisation de la paie par exemple est un outil de management, un mode de gestion non négligeable. Elle permet à l’entreprise qui l’adopte de se soulager des activités chronophages et les moins importantes afin de se recentrer sur son cœur de métier. Le personnel présent peut ainsi être redirigé vers les activités à forte valeur ajoutée.

En outsourcing, ce sont généralement des prestataires spécialisés qui interviennent. De ce fait, ils peuvent gérer efficacement les comptes et les déclarations, évitant que des erreurs soient commises. Le donneur d’ordre peut même bénéficier de leurs conseils sur divers sujets relatifs aux RH. Leurs compétences peuvent intervenir dans la recherche de solutions à certains problèmes du domaine.

En externalisant des fonctions RH, le donneur d’ordre évite les risques légaux relatifs. En effet, les lois sont en constante évolution. Certaines sont abrogées au profit de nouvelles ; c’est un défi pour le chef d’entreprise d’être informé sur ce point et de veiller à l’application des nouvelles normes lorsqu’elles apparaissent. L’accompagnement d’un prestataire externe est souvent la solution la plus adaptée pour respecter les lois. L’entreprise déjoue les pièges relatifs à la législation. Les erreurs de calcul sont aussi évitées. La société peut aussi profiter d’un service de recrutement fiable. 

La gestion administrative de toutes les fonctions des ressources humaines implique l’adoption d’outils à la pointe de la technologie pour être rapide et efficace. L’achat de ces équipements peut constituer une dépense importante. En contactant un prestataire externe doté de tout le nécessaire pour mener à bien ses missions, il n’y a plus d’achat d’outils à effectuer.

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Quels sont les domaines RH les plus souvent externalisés par les entreprises ?

Les missions et les activités les plus externalisées dans le domaine des RH concernent les fonctions support les tâches administratives sans valeur ajoutées. Les tâches chronophages et répétitives qui éloignent les responsables de leur objectif sont faciles à externaliser afin qu’ils puissent se concentrer sur leur cœur d’activité.

Les activités les plus externalisées par les entreprises dans le domaine des RH concernent :

• La gestion administrative du personnel ;
• La gestion de la paie ;
• Le recrutement ;
• La gestion du temps ;
• L’organisation interne ;
• La mise en place d’un SIRH ;
• Le conseil juridique ;
• La formation des salariés, etc.

D’autres projets limités dans le temps et qui exigent l’exploitation de compétences spécifiques peut aussi être externalisés.

Quels sont les domaines RH les moins externalisés par les entreprises ?

Plusieurs activités sont faciles à externaliser à un prestataire de services mais plein d’autres sont plus difficiles à externaliser à un prestataire externe même s’il s’agit d’un prestataire fiable et expert.

Les activités les moins externalisées concernent :

• Toutes les missions qui concernent la stratégie RH ne peuvent pas être externalisées car elles sont de la responsabilité des dirigeants. Un prestataire aura un rôle à jouer dans le conseil et la réalisation de diagnostic afin d’apporter des méthodes stratégiques ;
• De nombreuses activités réglementaires ne peuvent pas non plus faire l’objet d’une externalisation et doivent absolument être gérées en interne. Il revient, en effet, aux dirigeants de mettre en place le CSE par exemple ;
• Les fonctions de management sont aussi difficiles à externaliser du fait de leur caractère important pour l’entreprise ;

En fonction de la taille de l’entreprise, de nombreuses activités doivent être gérées en interne. Si une TPE opte pour l’externalisation de sa gestion RH à un prestataire, une PME préfère créer un poste de responsable RH par exemple.

Quels sont les risques si une entreprise externalise complètement les métiers RH ?

Externaliser les ressources humaines est certes avantageux à divers égards. Mais cette solution présente aussi des limites qu’il est important de prendre en compte. Les cerner permet de les éviter dans la plupart des cas. 

Lorsqu’un chef d’entreprise externalise une fonction RH comme la Gestion Prévisionnelle de l’Emploi et des Compétences, GPEC, il renonce à un lien hiérarchique avec son salarié au profit d’un lien contractuel avec un prestataire externe. Généralement, la peur de perdre le contrôle sur la fonction externalisée est grande. Le chef d’entreprise peut en effet avoir du mal à établir des procédés permettant d’amener le prestataire à respecter les délais, la qualité et la confidentialité des missions.

L’entreprise qui externalise peut aussi avoir du mal à contrôler en interne toutes les compétences et connaissances indispensables à la réalisation des missions déléguées. Il y a aussi les risques liés à la perte de qualité. En effet, le prestataire peut fournir des services très standards, peu adaptés aux besoins réels du donneur d’ordre.

L’entreprise donneuse d’ordre peut se retrouver dans une situation de dépendance vis-à-vis du prestataire externe. Elle se retrouve prisonnière de la relation qui n’évolue pas et ne lui apporte plus d’impacts. Elle peut alors avoir à supporter l’augmentation des coûts. 

L’entreprise qui externalise peut aussi attirer le mécontentement des équipes. Généralement, l’outsourcing représente un déficit de création d’emplois par la société. Les collaborateurs en interne peuvent avoir du mal à supporter les prestataires externes.

Les questions à se poser avant d’envisager l’externalisation RH

Avant d’envisager l’externalisation de ses ressources humaines, il est recommandé de se poser quelques questions pertinentes et nécessaires pour déterminer si la fonction peut être externalisée ou pas. Parmi les questions à se poser, on retrouve :

• Une expertise est-elle nécessaire pour mener une tâche à bien ?
• Combien du temps est nécessairepour traiter la tâche ?
• Quels sont les risques liés à l’externalisation de cette fonction ?
• Que risque l’entreprise en cas d’erreur dans la gestion de cette activité ?
• Combien de ressources sont nécessaires sur une activité RH ?

 Externalisation des ressources humaines : comment réussir ?

L’outsourcing des ressources humaines répond généralement aux exigences opérationnelles et stratégiques de l’entreprise. C’est une option à adopter avec une certaine organisation. Il y a des éléments à prendre en compte pour garantir la réussite de l’opération.

Le premier des points à prendre en compte est la définition des objectifs d’externalisation. L’entreprise se pose les bonnes questions afin de déterminer les missions à externaliser et celles à conserver en interne. Elle procède ensuite à la rédaction d’un cahier de charges précis et clair. Celui-ci regroupera tous les détails sur les missions à traiter par le prestataire externe.

Il faudra ensuite veiller au choix du prestataire, car il y a tous les types de profils sur le marché. Lorsque le choix est fait, le donneur d’ordre peut procéder à la mise en place d’un comité de pilotage. Celui-ci veillera au suivi des missions confiées au professionnel en sous-traitance. Il va s’assurer que le professionnel extérieur respecte la qualité des prestations rendues et les délais de livraison.

 Il ne faut pas négliger la communication avec le prestataire. Elle doit être transparente et régulière pour permettre de contourner souvent les risques d’erreur et les éventuels blocages. Une communication fluide aidera à préserver une relation saine avec le prestataire sur le long terme. 

L’entreprise donneuse d’ordre doit également prévoir un plan de sortie, le backsourcing, avant même d’entamer l’externalisation. Lorsque le prestataire ne répond plus correctement à ses attentes ou augmente ses coûts, il ne lui sera plus difficile de mettre fin au contrat.

Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo

O. : Quels sont les résultats obtenus depuis que vous avez fait appel à Officéo ?
J. M. : En déléguant toutes les tâches RH à vos équipes, j’ai pu bénéficier d’un gain de temps de plus de 50%. Du côté de la comptabilité, Officéo m’a permis, grâce à son efficacité sur les relances clients et les factures impayées, de libérer plus de 60% du temps qualifié.

TÉMOIGNAGE COMPLET

Les outils de l’externalisation RH

Les logiciels et les outils RH aident à l’externalisation de plusieurs tâches et processus RH chronophages. Il existe une multitude d’outils pour chaque processus : gestion des temps et des activités, recrutement, gestion de la paie, gestion du personnel, etc.

Ainsi, l’externalisation des ressources humaines peut nécessiter la mise en place d’un logiciel de gestion RH.

Un seul outil, généralement, permet d’externaliser plusieurs missions à la fois. Le SIRH (Système Information Ressources Humaines) permet, en effet, de gérer tous les outils RH à partir d’une seule et même application.

Les outils d’externalisation RH vous apportent une aide dans :

• L’automatisation des tâches répétitives et chronophages ;
• L’intégration et la mise à jour automatique des mentions légales ;
• La centralisation des données du personnel et facilitation du suivi des RH ;
• La communication et le partage d’informations entre les services et les collaborateurs.

Les avantages Officéo

Ça m’intéresse 

Officéo répond à vos questions et vous fait bénéficier d’une solution d’externalisation administrative flexible, experte, et à la mise en œuvre rapide. Vous pouvez nous joindre à votre convenance du lundi au vendredi de 9h à 19h au 01 49 70 98 63.

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Témoignage de Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain et cliente Officéo

O. : Comment quantifiez-vous ce qu’Officéo vous a apporté ?

L.M. : Avoir une collaboratrice extérieure à la société a une influence bénéfique sur les employés internes. Ils se comportent mieux avec elle. La charge de travail est également mieux gérée. Sur des tâches très consommatrices de temps, Officéo me permet de gagner 30 % sur mon temps de travail.

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Comment bien choisir son prestataire externe RH ?

Réussir une opération d’externalisation des ressources humaines dépend majoritairement du prestataire. C’est pour cela qu’il est impératif de bien le choisir pour profiter d’une prestation de référence.

1. Comprendre la méthodologie de travail du prestataire

Selon la fonction RH qui est confiée au prestataire, celui-ci doit être en mesure de l’accomplir selon une certaine méthodologie. C’est cette dernière qu’il faudra d’abord comprendre afin de s’assurer qu’elle peut contribuer à l’atteinte des résultats de qualité de prestation. Le donneur d’ordre peut alors demander au prestataire externe de fournir des descriptions précises sur les diverses phases de traitement des missions.

2. Considérer les outils de travail

Le prestataire externe capable de fournir des prestations à la hauteur des attentes du donneur d’ordre est celui qui dispose des bons outils. Il peut être important de compter sur un professionnel évoluant avec des équipements certifiés. Il peut alors fournir des prestations respectant une certaine norme de qualité.

3. Prendre en compte les compétences du prestataire

Quelles sont les années d’expérience du prestataire ? Quelles sont ses références ? Ce sont des points à prendre en compte. Il n’est en réalité pas serein de confier des missions RH, même celles à faible valeur ajoutée, à un prestataire peu expérimenté. Il faut ainsi considérer ses années d’exercice. Parallèlement, le donneur d’ordre peut se rapprocher des clients du sous-traitant pour tenir compte de leurs avis sur les services reçus.

4. Choisir un prestataire disponible et à l’écoute

Le prestataire doit faire preuve de professionnalisme et offrir une oreille attentive aux besoins du donneur d’ordre. Ce dernier doit pouvoir être en mesure de s’exprimer et de se faire comprendre. Il faut également s’assurer de la réelle disponibilité du prestataire, étant donné que dans la plupart des cas il intervient auprès de plusieurs clients. 

L’outsourcing des ressources est une option assez pratique lorsqu’il est question de se focaliser sur les tâches essentielles. Mais sa réussite dépend de plusieurs éléments, dont ceux que nous avons mentionnés plus haut. 

Besoin d’une solution premium, ultra-flexible et experte pour externaliser vos fonctions supports ? Vous êtes à la recherche d’un soutien administratif ou d’une externalisation RH en entreprise ? Officéo vous accompagne et vous apporte la bonne solution.

Questions fréquentes sur l’externalisation RH