Externalisation RH ➤ Définition et guide complet

L’externalisation des ressources humaines, également appelée externalisation RH, est une pratique où une entreprise confie la gestion de certaines de ses fonctions liées aux ressources humaines à un assistant expert. Cela peut inclure la paie, le recrutement, la gestion des avantages sociaux, la formation, la conformité aux réglementations du travail, et d’autres aspects des RH.

[VIDÉO] Qu’est-ce que l’externalisation des ressources humaines ? Explication en 2min avec Officéo

Pour se recentrer sur leur cœur de métier afin d’atteindre leurs objectifs variés, les entreprises ont recours à l’externalisation des ressources humaines. 

Il est important de connaître et maîtriser ce process afin de le réussir. Le donneur d’ordre doit ainsi se fonder sur plusieurs éléments, dont le bon choix de son prestataire, pour parvenir à ses fins. Ce sont eux que nous détaillons plus amplement dans la suite de notre article.

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Comment définir l’externalisation RH :

L’externalisation des ressources humaines consiste pour une entreprise à déléguer une partie ou la totalité de ses fonctions rh à un prestataire externe.

Le but de l’externalisation des ressources humaines est de traiter des aspects chronophages et non stratégiques de la fonction RH pour aider à la croissance de l’entreprise. Elle vise à dégager du temps et de l’énergie pour l’entreprise afin qu’elle se concentre sur son cœur de métier. L’outsourcing RH provient en réalité d’un besoin de performance et de création de valeur ajoutée. 

Quels sont les différents types d’externalisation RH ?

La solution d’externalisation peut concerner plusieurs domaines des ressources humaines.

L’entreprise aura le choix entre différents types d’externalisation pour les RH, selon ses besoins et les sujets à traiter :

Type d’externalisation	Besoins
Le consulting	Il consiste à confier une mission déterminée et limitée dans le temps à un cabinet de consulting ou à un consultant, comme le recours à un logiciel SIRH
Le temps partagé	Il permet de faire appel aux compétences d’un expert RH quelques jours par semaine ou par mois selon les besoins et selon la charge de travail, sur site, ou à distance.
L’infogérance (l’impartition)	Elle permet de déléguer la gestion des ressources informatiques à un prestataire externe
La sous-traitance	Elle permet de déléguer une fonction ou plusieurs fonctions RH de l’entreprise comme la gestion de la paie, le recrutement, la gestion du personnel, etc. à un prestataire de services externe et avec une expertise comme Officéo

Quel est le but de l’externalisation du service des ressources humaines ? Tous les enjeux !

Plusieurs entreprises préfèrent gérer en interne leurs ressources humaines. C’est un choix louable, mais il est peu économique, particulièrement pour les petites et moyennes entreprises. Voici quelques principales raisons qui conduisent les entreprises à opter pour l’externalisation RH.

1. Pour économiser de l’argent

L’externalisation du service RH permet de réduire certains coûts importants. Pour un cdi, il faut prendre en compte les dépenses relatives aux recrutements, aux formations et intégrations dans l’entreprise. De plus, il faudra gérer les congés maladie, sans oublier les cas d’absences. 

L’externalisation permet d’éviter ces couts annexes.

2. Pour gagner du temps

La gestion des ressources humaines demande beaucoup de temps. Que ce soit le processus de recrutement, de formation… Avec l’externalisation, toutes les heures de présence du prestataire externe sont bénéfiques.

3. Pour bénéficier d’une expertise pointue

La gestion des missions RH exige certaines compétences. En interne, il est rare d’en profiter sans former le personnel présent. Spécialisé et à jour, le prestataire gestionnaire de la paie est généralement en mesure de fournir les meilleures compétences à coûts accessibles.

4. Pour éviter les erreurs 

Pendant le traitement des ressources humaines comme la paie des salariés, des erreurs peuvent être commises. Ce sont des situations qui peuvent créer des tensions et être contre-productives. 

Le prestataire externe est conscient de tous ces points. Il veille alors à fournir des prestations de qualité. Lorsqu’il y a des remarques à prendre en compte, il veille généralement à rassurer l’employé le plus rapidement possible et à retraiter son cas dans les meilleurs délais.

Les outils de l’externalisation RH

Les logiciels et les outils RH aident à l’externalisation de plusieurs tâches et processus RH chronophages. Il existe une multitude d’outils pour chaque processus : gestion des temps et des activités, recrutement, gestion de la paie, gestion du personnel, etc.

Un seul outil, généralement, permet d’externaliser plusieurs missions à la fois. Le SIRH (Système Information Ressources Humaines) permet, en effet, de gérer tous les outils RH à partir d’une seule et même application.

Les outils d’externalisation RH vous apportent une aide dans :

• L’automatisation des tâches répétitives et chronophages ;
• L’intégration et la mise à jour automatique des mentions légales ;
• La centralisation des données du personnel et facilitation du suivi des RH ;
• La communication et le partage d’informations entre les services et les collaborateurs.

Quel est le tarif d’une externalisation RH ?

Le tarif d’une externalisation RH varie selon plusieurs critères tels que : le volume de la mission, le type de la prestation, sa complexité, sa durée, sur site ou à distance, etc.
Le tarif sera plus élevé pour des missions nécessitant des compétences et une expertise. Le prix peut également être négocié à la baisse selon le volume et la récurrence de la mission.

Le tarif d’une externalisation RH pour un prestataire de services comme Officéo est généralement compris entre 35 et 50 euros.

Les avantages de l’externalisation RH

En entreprise, l’externalisation permet de se soulager des activités chronophages et les moins importantes afin de se recentrer sur son cœur de métier. Le personnel présent peut ainsi être redirigé vers les activités plus à forte valeur ajoutée.

En outsourcing, ce sont des prestataires rh externes spécialisés qui interviennent. Ils peuvent gérer efficacement des missions telles que la gestion de paie, le recrutement, la mise en forme de dossier du personnels…

En externalisant des fonctions RH, le donneur d’ordre évite les risques légaux relatifs. L’accompagnement d’un prestataire externe est souvent la solution la plus adaptée pour respecter les lois. L’entreprise déjoue les pièges relatifs à la législation. Les erreurs de calcul sont aussi évitées.

En contactant un prestataire externe doté de tout le nécessaire pour mener à bien ses missions, il n’y a plus d’achat d’outils à effectuer.

Notez qu’il vous est possible de bénéficier d’aides financières pour votre accompagnement RH. En effet, la DIRECCTE a mis en place un dispositif appui conseil qui permet d’aider les TPME en prenant en charge le financement total ou partiel des prestations RH.

Je suis intéressé(e) par l’externalisation RH

Quels sont les domaines RH les plus souvent externalisés par les entreprises ?

Les missions et les activités rh les plus externalisées concernent les fonctions support, les tâches administratives sans valeur ajoutées. Les tâches chronophages et répétitives qui éloignent les responsables de leur objectif sont faciles à externaliser afin qu’ils puissent se concentrer sur leur cœur d’activité.

Les activités rh les plus externalisées par les entreprises concernent :

• La gestion administrative du personnel ;
• La gestion de la paie ;
• Le recrutement ;
• La gestion du temps ;
• L’organisation interne ;
• La mise en place d’un SIRH ;
• Le conseil juridique ;
• La formation des salariés, etc.

L’externalisation de la paie demeure très fréquente au sein des entreprises à taille intermédiaire ainsi qu’au sein des grands groupes. D’autres projets limités dans le temps et qui exigent l’exploitation de compétences spécifiques peut aussi être externalisés.

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L’externalisation ou l’outsourcing au sein d’une direction rh: comment réussir ?

L’outsourcing des ressources humaines répond aux exigences opérationnelles et stratégiques de l’entreprise.

• Définir des objectifs d’externalisation : l’entreprise détermine les missions à externaliser et celles à conserver en interne. Elle procède ensuite à la rédaction d’un cahier des charges précis et clair. Celui-ci regroupera tous les détails sur les missions à traiter par le prestataire externe ;
• Choisir le prestataire adapté et qualifié ;
• Mettre en place un comité de pilotage ; celui-ci veillera au suivi des missions confiées au prestataire externalisé ;
• Communiquer avec le prestataire : l’entreprise doit être transparente et régulière pour limiter le risque d’erreur et les éventuels blocages. Une communication fluide aidera à préserver une relation saine avec le prestataire sur le long terme ;
• Prévoir le backsourcing ou plan de sortie, avant même d’entamer l’externalisation : lorsque le prestataire ne répond plus correctement à ses attentes ou augmente ses coûts, il ne lui sera plus difficile de mettre fin au contrat.

Comment bien choisir son prestataire externe RH ?

Lorsque qu’on recrute un prestataire externe, il doit répondre à certains critères et qualités exigés par l’entreprise. Dans le cas contraire, il peut s’avérer compliqué de travailler ensemble. Voici quelques exemples :

• Comprendre la méthodologie de travail du prestataire : selon la fonction RH qui est confiée au prestataire, celui-ci doit être en mesure de l’accomplir selon une certaine méthodologie. C’est cette dernière qu’il faudra d’abord comprendre afin de s’assurer qu’elle peut contribuer à l’atteinte des résultats de qualité de prestation ;

• Considérer les outils de travail : le prestataire externe capable de fournir des prestations à la hauteur est celui qui dispose des bons outils. Il peut être important de compter sur un professionnel évoluant avec des équipements certifiés.

• Prendre en compte les compétences du prestataire : quelles sont les années d’expérience du prestataire ? Quelles sont ses références ? Ce sont des points à prendre en compte. Il n’est en réalité pas serein de confier des missions RH, même celles à faible valeur ajoutée, à un prestataire peu expérimenté.
• Choisir un prestataire disponible et à l’écoute : le prestataire doit faire preuve de professionnalisme et offrir une oreille attentive aux besoins de l’entreprise.

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Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo

O. : Quels sont les résultats obtenus depuis que vous avez fait appel à Officéo ?
J. M. : En déléguant toutes les tâches RH à vos équipes, j’ai pu bénéficier d’un gain de temps de plus de 50%. Du côté de la comptabilité, Officéo m’a permis, grâce à son efficacité sur les relances clients et les factures impayées, de libérer plus de 60% du temps qualifié.

TÉMOIGNAGE COMPLET

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Témoignage de Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain et cliente Officéo

O. : Comment quantifiez-vous ce qu’Officéo vous a apporté ?

L.M. : Avoir une collaboratrice extérieure à la société a une influence bénéfique sur les employés internes. Ils se comportent mieux avec elle. La charge de travail est également mieux gérée. Sur des tâches très consommatrices de temps, Officéo me permet de gagner 30 % sur mon temps de travail.

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Questions fréquentes sur l’externalisation RH