Externalisation administrative ➤ Guide complet [+Vidéo]
L’externalisation administrative est une stratégie adoptée par de nombreuses entreprises pour optimiser l’efficacité et réduire les coûts. Cette pratique implique de confier certaines tâches administratives, telles que la gestion des ressources humaines, la comptabilité, ou le service client, à des entreprises spécialisées extérieures.
Sommaire
- Qu’est-ce que l’externalisation administrative ?
- Comment bien choisir sa sous traitance administrative ?
- Quelles sont les différentes formes de l’externalisation administrative ou du secrétariat externalisé ?
- 5 avantages de l’externalisation administrative
- Les inconvénients de l’externalisation administrative
- 3 étapes pour la mise en place de l’externalisation administrative
- Les tarifs pour une externalisation de prestation administrative
- Quel est le rôle d’un assistant administratif ?
- En résumé
[Vidéo] L’assistance administrative externalisée expliquée en 1 min !
Qu’est-ce que l’externalisation administrative ?
L’externalisation administrative, aussi appelée sous-traitance administrative ou outsourcing, est une stratégie de gestion où une entreprise confie certaines de ses fonctions support ou tâches à des prestataires externes. Cette pratique vise à optimiser l’efficacité opérationnelle en tirant parti des compétences spécialisées et des ressources disponibles chez ces prestataires.
Les services proposés par l’externalisation administrative sont nombreux et concernent toutes les missions d’assistance administrative, juridique de comptabilité, de gestion des ressources humaines et de secrétariat telles que : la prise de rendez-vous, la permanence téléphonique, le traitement de courrier, la relance des impayés, l’organisation des événements, etc.
Pourquoi externaliser sa gestion administrative ?
L’externalisation administrative permet aux entreprises de gagner en productivité et de se recentrer sur leur cœur de métier.
Faire appel à un assistant externe offre l’accès à une expertise spécialisée et à des outils avancés, tout en optimisant les coûts par une réduction significative des charges liées au personnel et à l’infrastructure informatique. Cette solution est également plus flexibilité et en capacité de s’adapter aux fluctuations d’activité, garantissant sécurité et conformité dans la gestion des données.
Quels sont les critères de sélection d’un prestataire d’externalisation administrtaive ?
Pour sélectionner un prestataire d’externalisation administrative, considérez plusieurs critères clés pour une collaboration efficace et durable. Vu l’absence de réglementation dans le secteur de la sous-traitance administrative, comparez plusieurs devis pour identifier une société prestataire fiable et expérimentée. Lire les conditions générales de vente et rencontrer l’assistant administratif avant l’engagement permettent d’évaluer sa compétence et sa compatibilité avec vos besoins. Il est essentiel de définir clairement le temps de travail légal, ainsi que les directives et liens de subordination, pour prévenir toute perception de la prestation comme un contrat de travail déguisé.
Quelles sont les différentes formes de l’externalisation administrative ou du secrétariat externalisé ?
Le marché de la gestion administrative externalisée connaît une grande expansion ces dernières années. Plusieurs types d’acteurs constituent aujourd’hui ce marché d’externalisation :
- Les prestataires de services externes, spécialisés dans la gestion administrative ;
- L’outsourcing off-shore ;
- Les cabinets d’expertise comptable ;
- Les portails de marchés ;
- Les plateformes digitales ;
- Les éditeurs de logiciels ou les éditeurs offrant des services technologiques ;
- Les professionnels indépendants (freelances)
5 avantages de l’externalisation administrative
Les avantages de l’externalisation administrative sont nombreux et vous permettent une gestion efficace, rapide et conforme aux normes en vigueur.
1. Se concentrer sur son cœur de métier
Le développement de votre business et de votre activité nécessite des compétences annexes que vous n’avez pas.
Vous avez la possibilité, bien entendu, de gérer ces tâches administratives en interne. Cependant, le manque de temps ne vous permet pas de recruter, ni de prendre un risque d’erreur en confiant ces tâches à des non-spécialistes.
Faire le choix de déléguer toute la partie administrative à un prestataire de services externalisé et spécialiste vous permettra de vous focaliser sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
2. Sans embauche et sans gestion RH
Compliqué de trouver une solution qui répond à vos besoins, surtout quand le budget alloué à vos RH est plafonné ou que vous êtes sujet à des contraintes sur votre masse salariale.
En faisant appel à un secrétaire externalisé, vous n’engagez aucun frais et n’entrez dans aucun processus de recrutement chronophage. Aucune contingence sociale et aucun impact sur la masse salariale, vous gagnez une totale efficacité économique.
3. Gagner en qualité et en productivité
Vous externalisez votre gestion administrative à des assistants professionnels et expérimentés qui vous feront profiter de leur expertise et de leurs compétences. Avoir à disposition des profils qualifiés vous aidera à mettre en œuvre des moyens efficaces pour optimiser vos activités administratives et vous permettra, par ailleurs, de gagner en productivité et en efficacité.
4. Réduire les coûts et faire des économies
Le coût de l’externalisation se transforme en investissement quand on se concentre sur tous les profits que l’entreprise peut en tirer. En ayant recours à l’externalisation administrative, vous faites des économies sur les moyens financiers de l’entreprise. Elle ne comporte aucun coût masqué et permet par dessus tout de dégager du temps qualifié pour le dirigeant
5. Travailler avec un partenaire de confiance
Le développement de l’entreprise dépend de ses partenaires, cette dernière doit bien s’entourer afin de trouver les clés lui permettant de développer son business et générer du ROI. Il faut identifier un partenaire de confiance, qui respecte de la confidentialité et la nature des données fournies par ses clients afin de profiter d’une collaboration pérenne et fructueuse.
Les inconvénients de l’externalisation administrative
Les entreprises trouvent plusieurs avantages à l’externalisation, mais certaines résistent encore au changement et y voient dans l’externalisation quelques freins comme :
- Une visibilité limitée : déléguer tout ou une partie d’une tâche peut parfois être synonyme de perte de contrôle ;
- Perte en autonomie : faire appel à un prestataire externe implique une certaine dépendance. L’entreprise se retrouve défaillante si la mission n’est pas respectée ;
- Disparit un savoir-faire : l’externalisation concerne généralement et en grande partie des activités contribuant substantiellement à la création de valeur ;
- Sous-estimer les coûts : la compétence et l’expertise d’un prestataire externe a un coût. Les tarifs sont communiqués dans le contrat d’externalisation.
La démarche à suivre pour la mise en place de l’externalisation administrative
Lorsque vous prenez la décision de déléguer des missions à un prestataire de services externe, vous devez être vigilant sur plusieurs points, que ce soit avant ou pendant la collaboration.
Pour réussir votre projet d’externalisation vous devez suivre quelques étapes pour mettre en place l’externalisation administrative dans votre organisation :
- Préparez votre cahier des charges
- Définissez en amont le périmètre des missions que vous souhaitez déléguer ;
- Définissez les objectifs attendus derrière ce projet,
- Sélectionnez le prestataire qui comprend vos besoins, qui a déjà fait une formation administrative et qui coche le plus de cases possibles pour répondre à vos exigences ;
- Mettez en place un contrat et construisez des relations de confiance avec votre partenaire.
Les tarifs pour une externalisation de prestation administrative
Les tarifs pour une prestation de services administratifs, varient entre 30 et 50 euros de l’heure. Plusieurs facteurs peuvent influencer ces tarifs, tels que l’expertise et l’expérience des assistants externes, la localisation de la mission et sa complexité.
Selon les circonstances et le mode de facturation adopté, d’autres frais divers peuvent être ajoutés dans le cadre de l’externalisation de tâches administratives.
Quel est le rôle d’un assistant administratif ?
Le rôle d’un assistant administratif externe est d’offrir un soutien administratif et organisationnel aux entreprises clients. Il peut être indépendant ou faire partie d’une entreprise d’externalisation.
Ce professionnel indépendant gère diverses tâches administratives à distance ou sur site, telles que la gestion des courriels, la planification des rendez-vous, la préparation de documents, la saisie de données, et parfois la gestion des réseaux sociaux ou la comptabilité de base.
L’assistant administratif externe offre de la flexibilité et une expertise spécialisée, permettant aux entreprises de se concentrer sur leurs activités principales sans les contraintes liées à l’embauche d’un employé à temps plein.
L’externalisation de la fonction administrative selon le prestataire de service Officéo
Des interventions plurielles, et expertes pour votre assistance administrative
La société Officéo rassemble tous les avantages de l’externalisation administrative, le tout, en vous offrant l’aspect rassurant d’une entreprise structurée, stable sur le marché, et ayant déjà fait ses preuves.
Nos assistants et secrétaires administratifs exercent à distance ou sur site. Ils bénéficient d’une expérience et d’une expertise qui vous feront gagner un temps précieux. En optant pour notre offre de sous-traitance administrative, vous pourrez vous consacrer pleinement au cœur de votre activité professionnelle. Votre assistante Officéo vous épaule dans toutes vos démarches et
s’occupe pour vous des tâches suivantes :
- Gestion du courrier et des emails ;
- Classement, archivage et numérisation de vos documents ;
- Rédaction et gestion de vos courriers administratifs ;
- Constitution et validation de vos dossiers administratifs ;
- Pointage comptable ;
- Permanence téléphonique ;
- Etc.
L’ensemble de ces services étant également disponibles en version bilingue.
Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain
O. : Quelles sont les missions réalisées ? Y a-t-il eu une évolution depuis le début des prestations ?
L. M. : Il y a des missions régulières et des missions ponctuelles. Pour les missions régulières, il s’agit de la gestion de courrier, du traitement des factures et de la gestion des frais généraux du site. L’archivage et le suivi des contrats fournisseurs font aussi partie des missions courantes. Des missions ponctuelles, comme la recherche de cadeaux de Noël pour les employés, ont pu également apparaître.
Besoin d’un résumé de notre offre d’outsourcing ?
Officéo, spécialiste de l’externalisation de services administratifs depuis 2008, vous aide à faire face en cas de surcharge ponctuelle de travail, en cas d’absence de votre secrétaire mais aussi en cas de besoin pérenne. Nous mettons à votre disposition, partout en France et sous 48h, un assistant de gestion administrative indépendant, compétent et efficace pour prendre en charge votre secrétariat externalisé.
Choisissez le nombre d’heures dont vous avez besoin. Vous êtes facturé aux nombres d’heures réellement effectuées, par votre secrétaire externalisée. De cette manière, vous bénéficiez d’une assistance administrative à la carte, sans engagement et adaptée à vos besoins.
Vous pouvez faire appel à un assistant qui effectuera sa mission à distance ou directement dans vos locaux.
Et comment ça marche concrètement ?
Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.
Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.
Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.
Une solution sans engagement où vous ne payez que ce que vous consommez !
En résumé
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💪 C’est quoi l’externalisation des services ?
L’externalisation des services, également connue sous le nom d’outsourcing, désigne le processus par lequel une entreprise confie certaines de ses fonctions ou activités à des prestataires extérieurs spécialisés, plutôt que de les réaliser en interne. -
💡 Quel est le but de l’externalisation administrative et commerciale ?
Le but principal de l’externalisation administrative et commerciale est de permettre aux dirigeants d’entreprise de se concentrer sur leurs activités principales en déléguant des tâches non essentielles à des prestataires externes spécialisés. Cela inclut des fonctions telles que la gestion de la paie, la comptabilité, le traitement des commandes, la gestion de la relation client, et le marketing. En externalisant, les entreprises peuvent réduire leurs coûts opérationnels, accéder à des compétences et technologies avancées, et améliorer l’efficacité et la qualité de ces services.
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🎯 C’est quoi l’externalisation de la facturation?
L’externalisation de la facturation désigne le processus par lequel une entreprise confie à un prestataire extérieur la gestion de ses factures, plutôt que de s’en occuper en interne.
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🤔 Quelle est la différence entre sous-traitant et prestataire ?
La mission déléguée à un sous-traitant concerne un manque ponctuel de compétences internes. La mission externalisée à un prestataire, quant à elle, concerne une mission ou un service que les employés ne peuvent pas réaliser en interne au sein de l’entreprise pour diverses raisons (pas cœur de métier, mission chronophages, etc.).
On se charge de votre administratif.
