Les 7 péché capitaux de la perte de temps au bureau, et comment les gérer
Les activités chronophages sont énergivores. Elles empiètent sur notre travail mais également sur notre patience. S’il est impossible de s’en dispenser, gérer ses tâches les plus rébarbatives offre un véritable gain de temps et de rendement.
J’ai besoin de me recentrer sur mon travail
Les réunions
Qui n’est jamais sorti d’une réunion en se demandant si celle-ci a été utile ? Les réunions font parties des activités courantes et chronophages en entreprise. Il peut même arriver que celle-ci dure plusieurs heures par jour. Difficile alors de respecter toutes vos missions du jour.
Si elles sont néanmoins bénéfiques et utiles, certaines réunions sont préparées rapidement sans ordre du jour. C’est dans ce cas qu’elles peuvent nous faire perdre du temps.
Si votre collègue ou manager décide de fixer une réunion pour une gestion de projet ou la définition du planning, il est important de fixer l’ordre de cette réunion. Cette réunion est-elle vraiment nécessaire ? Quelles sont ces objectifs ?
Afin de rendre une réunion efficace et non chronophage, le temps doit être clairement fixé ainsi que la liste des personnes y participant. Si vous avez accumulé du travail inachevé, demandez-vous si votre présence est indispensable. Il ne faut pas hésiter à savoir dire non. La visioconférence peut également être envisagé si vous travaillez avec des collaborateurs ne travaillant pas au même endroit.
Les emails
Les mails nous ont fait gagné un temps considérable dans notre vie professionnelle. Cependant les boîtes mails se remplissent rapidement. Se retrouver avec plus d’une centaine de mails cumulés est chose courante. Il vous arrive peut-être de consulter plusieurs fois par jour votre boîte mail. Lire, répondre, trier, supprimer…le temps passé sur les mails est considérable.
En milieu professionnel, une bonne gestion des mails est essentielle. Pour être plus efficace, définissez un ou plusieurs moments de votre journée à cette activité. Il est également important de classer vos mails par ordre d’importance. À quels mails faut-il répondre en urgence ? Un collègue me sollicite pour une tâche? mais suis-je indispensable ? Quelqu’un ne peut-il pas le faire à ma place ?
Le reporting
La réalisation d’un reporting est une activité longue et fastidieuse. Qu’elle soit journalière, hebdomadaire ou mensuelle, cette activité chronophage est primordiale pour l’évaluation des actions d’une société. Il est donc important de bien s’organiser pour l’établir efficacement.
Cependant le reporting traditionnel à la main est trop rébarbatif. Beaucoup de sociétés ont ainsi décider d’automatiser le reporting. Cela permet de produire plus rapidement des tableaux de bord clairs. Une automatisation apporte gain de temps et de productivité.
La rédaction de documents
Vous êtes amené à rédiger régulièrement des documents ou des comptes rendus ? Même si elle est facilitée par nos ordinateurs, la rédaction peut s’avérer chronophage. La mise en forme d’un plan d’action, l’écriture d’un dossier sont des tâches auxquelles il est difficile d’échapper.
L’utilisation d’outils informatiques permet de travailler avec efficacité. N’hésitez pas à vous former. Une rédaction courte mais claire est plus parlante que de longues phrases s’enchaînant. Préalablement à la rédaction, couchez vos idées sur un brouillon. Cette méthode vous offre un gain de temps non négligeable.
Le téléphone
Les appels téléphoniques, qu’ils soient professionnels ou personnels, peuvent nous faire perdre un temps considérable. Si vous êtes amené à régulièrement téléphoner avec vos clients ou vos collègues, il est important d’optimiser son temps passé au téléphone. Concentrez vous seulement sur la raison de l’appel en évitant toute autre discussion.
Cet appel est-il indispensable ? Un échange de quelques mails n’est-il pas suffisant ? Ne serait-il pas plus efficace de programmer un rendez-vous téléphonique ? Tout comme les mails, les appels téléphoniques peuvent être gérés par ordre de priorité.
Etant une activité chronophage, libérez des moments dédiés à la réalisation des appels permet une gestion plus efficace de son temps.
Besoin d’un coup de main ?
Les imprévus et la fatigue s’accumulent ? La gestion de vos démarches administratives n’est pas efficace ? Déléguez vos activités chronophage à l’un(e) de nos assistant(e)s Officéo.
Office Management
Les tâches administratives
Note de frais, formulaire, archivage, demandes de congés, absences… Autant de paperasse dont vous vous passerez bien. Que vous soyez employé, manager et même patron, tout le monde est confronté aux tâches administratives.
S’il est difficile de s’en débarrasser totalement, il ne faut hésiter à demander de l’aide à vos collègues ou aux personnes compétentes. Certains moments de la journée sont peut-être plus propices pour ce type de tâches. Par exemple les moments où vous êtes moins actif, comme après une pause déjeuner.
Les discussions informelles
Un collègue toque à votre porte pour vous raconter son week-end ? Une discussion informelle nous amène bien souvent à prendre des minutes précieuses. Ce type de distractions permet, certes, un temps de pause à notre cerveau constamment sollicité. Néanmoins, ces discussions ne doivent pas constamment empiéter sur votre productivité.
Pour maîtriser son temps de travail, profitez de vos différents temps libres de la journée pour souffler et partager vos dernières aventures.
Comment venir à bout des activités chronophages ?
Si vous possédez une autodiscipline insuffisante et que vous n’arrivez pas à atteindre vos objectifs personnels, planifier votre journée est une bonne technique. Établissez une liste de tâches vous prenant le plus de temps puis établissez des plages horaires consacrées aux différentes travaux chronophages.
Il est important de hiérarchiser ces différentes tâches pour optimiser son organisation. Demandez-vous quelles sont vos urgences. Une mauvaise organisation personnelle de vos missions peut vous amener à la procrastination. Repousser sans cesse ces activités chronophages diminue davantage votre motivation pour les réaliser. Maîtriser son temps, c’est se donner les moyens de respecter ses échéances.
Vous consacrez trop de temps à certains tâches chronophages et cela vous détourne ainsi de votre métier ? Officéo vous apporte une solution premium, efficace et répondant à vos besoins.
Pour aller plus loin
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