[Gestion d’agenda d’entreprise] 3 solutions pour + d’organisation
La gestion d’agenda en entreprise est un élément essentiel de l’efficacité opérationnelle. Elle permet de planifier, de suivre et d’optimiser l’utilisation du temps et des ressources de manière à maximiser la productivité et à atteindre les objectifs de l’entreprise.
Que vous soyez un professionnel, une grande ou une petite entreprise, tenir un agenda professionnel pour planifier vos rendez-vous par exemple est indispensable.
Pourquoi ? L’agenda est l’un des meilleurs outils pour gérer et organiser votre temps au quotidien en vue d’optimiser votre productivité. Pour vous venir en aide dans votre gestion de temps et sur votre planning, plusieurs outils sont à votre disposition. En voici 3 exemples très répandus.
Les avantages de la gestion d’agenda en entreprise
L’agenda est un outil d’organisation indispensable pour toute entreprise et toute structure ayant besoin de planifier et optimiser son temps.
La gestion d’agenda permet aux dirigeants d’entreprises par exemple d’être efficaces dans leur vie professionnelle et d’avoir une vision claire sur leur emploi du temps.
L’agenda, que ce soit en ligne, logiciel, application ou papier comme à l’époque, aide à garder une trace du temps et des tâches à réaliser dans un laps de temps défini.
La gestion d’agenda est une des ressources précieuses en entreprises qui offre 5 avantages principaux :
- Faciliter la planification grâce à l’établissement d’emploi du temps ;
- Gérer les priorités et ne pas les perdre de vue ;
- Avoir une planification efficace des événements et des activités ;
- Garder un oeil sur les événements importants ;
- Gérer plus facilement les rendez-vous et les réunions.
Gestion d’agenda : 3 solutions efficaces
1re solution : un outil de priorisation
Pour bien gérer un agenda d’entreprise, l’essentiel est de savoir prioriser : savoir jongler avec les événements de dernière minute, l’urgent, mais aussi avec les missions de fonds, l’important… Pour ne rien laisser passer et correctement prioriser, nous avons des outils tels que la matrice d’Eisenhower ou la technique de Pomodoro. Cependant, tout le monde n’a pas le temps de mettre en place ces techniques-là.
Des logiciels et des applications ont donc vu le jour pour faciliter les entrepreneurs, managers et assistants dans leurs gestion d’agenda et de projets. Sur mobile on trouve Focus Matrix chez IOS ou My Effectiveness chez Android qui ont su comment se différencier des autres applications. Sur ordinateur, l’incontournable reste Trello pour bien gérer ses priorités.
Besoin de rester concentré pour un workflow du tonnerre ? Pour ceux qui souhaitent couper les distractions à la source, différents outils et applications peuvent aider comme : Freedom, Cold Turkey, PomoDone, ou encore Forest.
–> La priorisation est la clé du succès !
2ème solution : l’agenda collectif
Le milieu professionnel actuel tend vers la croissance du travail dit « collaboratif ». Les réunions, les planifications, les brainstormings n’en finissent plus et font parti du quotidien de nombreux employés. Ce travail repose sur l’optimisation des moyens de communication pour ne plus rien manquer et gagner un temps toujours plus précieux. Pour évoluer tout en conservant un certain confort dans chaque échange, les agenda collectifs en ligne permettent une synchronisation et un partage plus efficace.
Nous trouvons beaucoup d’outil sur le marché qui peuvent permettre de partager un calendrier personnel (avec ses amis) ou bien professionnel (avec les collègues du travail). Ceci avec, par exemple, Outlook, Google Agenda, Google Calendar, Cal (et Cloudcal), Doodle, etc.
L’avantage de ces calendriers partagés c’est la simplification de la gestion des rendez-vous, de la planification des réunions et donc de la réalisation des projets. La synchronisation est exécutée en permanence et toutes les personnes ayant accès au calendrier peuvent apporter leurs modifications. Ensuite, nous avons plusieurs options comme l’utilisation de code couleurs pour indiquer l’importance d’un rendez-vous, le service concerné, ou autres…
Cela peut notamment permettre de se réserver la salle de réunion pour un rendez-vous, un entretien ou une réunion sans qu’il y ait de conflits. L’agenda collectif est également un bon moyen pour organiser rapidement une visioconférence.
–> Un « must have » pour les managers ou pour leurs assistants désirant en faire plus avec moins !
3ème solution : un assistant administratif !
Il vous arrive de passer tout votre temps à effectuer les démarches et formalités administratives de votre entreprise, parfois répétitives, pas toujours passionnantes, et pourtant obligatoires. C’est dans ces moments-là qu’un assistant administratif peut vous apporter de l’aide pour ces activités chronophages.
Un assistant administratif peut en effet revêtir les fonctions d’un chargé du planning. Il a alors pour mission principale d’élaborer, d’optimiser et d’actualiser le planning de l’utilisation d’un site ou de collaborateurs.
Ainsi responsable du planning, il ou elle collecte les informations relatives au planning auprès des différents acteurs concernés. Faisant des simulations pour optimiser l’utilisation du site et du temps, il/elle tient à jour chaque planning. Les informations pertinentes sont saisies dans un logiciel de gestion dédié (Excel, ERP).
Dans certaines situations, le chargé de planning transmet aux commerciaux des informations nécessaires pour organiser leurs rendez-vous d’affaires et leur activité. Garant de la bonne gestion des agendas, ses relations internes principales sont en effet axées autour du service commercial, et de tout autre service ayant besoin d’une gestion de cette nature.
Les structures comprenant des visites de personnes externes ont également besoin d’un chargé de planning. Il est alors chargé d’allouer aux clients des dates d’utilisation du site, en accord avec les disponibilités internes.
Il arrive qu’un chargé de planning anime des réunions internes. La plupart du temps, ce sont des réunions d’information et de coordination concernant le planning.
Et comment ça marche concrètement ?
Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.
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J’ai besoin d’une assistante pour gérer mes rendez-vous
En résumé
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🤔 Qu’est-ce que la gestion de l’agenda ?
L’agenda est un outil d’organisation indispensable pour toute entreprise ayant besoin d’organisation et de planification.
La gestion de l’agenda permet aux dirigeants d’entreprises de profiter de plus d’efficacité et d’organisation au quotidien dans leur travail. -
❓ Quel est l’intérêt d’une bonne gestion d’agenda entreprise ?
Une bonne gestion d’agenda permet de régler et noter les rendez-vous avec différents interlocuteurs selon des objectifs précis (suivi, travail d’équipe, etc.), avec réactivité et efficacité opérationnelle. Un agenda partagé et bien géré, permet également de renforcer le travail d’équipes en entreprise et la coordination entre plusieurs emplois du temps
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💡 Quels sont les bonnes pratiques d’une gestion d’agenda réussie ?
– Prévoir des réunions privées pour discuter des plages horaires à privilégier ;
– Analyser le mode de travail, les habitudes et le rythme de ses collaborateurs pour identifier les attentes ;
– Improviser si besoin et réagir avec les supports appropriés (notes, échantillons de produits, documents) ;
– Se tenir informé en cas d’absence, déplacement ou autre imprévu pour poursuivre facilement l’activité sans perturber d’autres agendas. -
💰 Pourquoi choisir Officéo pour sa gestion d’agenda entreprise ?
La gestion d’agenda en entreprise ou de rendez-vous est une tâche chronophage, mais nécessite toutefois des compétences en gestion de planning. Officéo vous apporte une assistance conçue selon vos besoins, modulable à tout instant et sans engagement pour vous permettre de vous concentrer sur votre coeur de métier.
Pour aller plus loin
- Quels sont les outils pour une réunion à distance
- Quel matériel utiliser pour suivre une réunion à distance
- Les outils pour une gestion d’agenda réussie
- Les 7 activités les plus chronophages au bureau, et comment les gérer
- Réussir une réunion virtuelle du début à la fin
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On se charge de votre administratif.
