[Toutes les conditions] Comment organiser une réunion virtuelle ?
Réussissez votre réunion virtuelle du début à la fin…
Bien organisée, une réunion de travail virtuelle est un excellent support. Pouvant réunir virtuellement des participants éloignés pour répondre à l’éloignement géographique, la réunion virtuelle s’impose tout particulièrement pour les entreprises choisissant de collaborer avec des freelances ou firmes étrangères.
J’ai besoin d’aide pour organiser une réunion
Assistant(e) de direction, responsable RH ou cadre, vous avez à réfléchir à ce type d’organisation. Pourtant, maîtrisez-vous les processus les plus efficaces pour que votre réunion virtuelle soit un succès ?
Définition d’une salle de réunion virtuelle
Une salle de réunion virtuelle ou salle de réunion en ligne est un espace dédié aux échanges en temps réel entre interlocuteurs souvent éloignés géographiquement.
Plusieurs manières d’intéractions sont possibles dans les salles de réunions virtuelles : messagerie instantanée, visioconférence, appel audio, partage d’écran… Selon l’outil utilisé, les fonctionnalités sont nombreuses et très diverses à adapter selon les besoins.
Les participants sont conviés à la réunion virtuelle grâce à un lien d’invitation qui leur permet de quitter et de revenir à la salle virtuelle comme bon leur semble. Une salle de réunion virtuelle est un nouveau mode de fonctionnement qui s’adapte au mode de travail de l’entreprise comme le télétravail. Les salariés peuvent donc se réunir dans des salles virtuelles pour échanger ou collaborer ce qui permet à l’entreprise de créer une dynamique de groupe.
Les différents types de réunions virtuelles
Faites le choix de l’outil ou de la plateforme la mieux adaptée à vos besoins et qui vous permet d’organiser au mieux vos réunions virtuelles en visioconférence.
Il existe, par ailleurs, différents types de réunions virtuelles à organiser selon les besoins et les objectifs :
Les réunions commerciales
Des réunions qui concernent les négociations commerciales, les signatures de contrats avec les clients ou les partenaires externes, etc.
Les réunions de groupe ou de brainstorming
Ce sont les réunions d’équipe qui visent à travailler ou réfléchir ensemble sur une problématique ou un sujet particulier. Il y a souvent beaucoup d’interactions dans ce type de réunions donc optez pour une plateforme ergonomique et intuitive.
Les entretiens d’embauche
Les entretiens d’embauche à distance prennent de plus en plus place dans le monde du travail. Les avantages sont multiples : réduction des coûts de déplacements pour le recruteur et le candidat, la possibilité pour le recruteur d’expertiser les compétences du candidat en faisant intervenir un collaborateur par exemple.
Les interviews de groupe
L’organisateur de la réunion a un seul but, c’est de collecter des informations sur un sujet donné en interrogeant les personnes présentes à la réunion.
Réunir les bonnes conditions
Conduire une réunion ne s’improvise pas. Encore moins si elle est à distance. Pour atteindre les objectifs fixés, faisons le point sur les outils et méthodes pour animer efficacement cet événement clé de la vie d’entreprise.
Opter pour le bon format de réunion
En fonction de la thématique de l’échange, des objectifs attendus et du contexte dans lequel est piloté la réunion virtuelle, les possibilités sont aussi variées que les organisations différentes :
- Réunion informationnelle.
- Rencontre de revue.
- Réunion d’échange.
- Comité de résolution de problème.
- Réunion de prise de décision.
Choisir le type d’échange
Certains font le choix de faire une visioconférence ou une conférence uniquement basée sur un change vocal. Des difficultés propres à l’organisation d’une réunion connectée surviennent. Avant d’opter pour un échange exclusivement audio ou d’autoriser l’intrusion d’une webcam, considérez vous besoins.
Trois types de réunions virtuelles sont possibles à choisir selon la configuration prévue de l’entrevue :
- Visioconférence : le président de réunion est visible. Choisi pour présenter un projet face à beaucoup de personnes en simultanné. Un matériel adapté et un réseau de qualité est nécessaire. Les interactions sont assez limitées et sont surtout concentrées sur l’animateur président.
- Webconférence : l’envoi d’un lien web au préalable à tous les participants permet l’accès à la conférence. Tous les participants voient la même chose sur leur écran et suivent une présentation : les interactions sont limitées, et ce format est préféré pour une présentation plutôt qu’un échange.
- Appel de groupe : aucun matériel ni serveur particulier n’est requis pour un appel de groupe. Ce format peut permettre un appel vidéo comme audio et les plateformes proposant cette solution sont nombreuses. Pour rester efficace, une réunion en appel de groupe doit comprendre un nombre de participants limité.
Définir les besoins de communication pour choisir son format
En effet, face à tous les besoins que vous pouvez avoir, consultez les différentes possibilités. Vous trouverez ce que vous cherchez une fois l’ensemble des besoins éclaircis. Voici à titre d’exemple, un cheminement à adopter pour répondre à la question de la visibilité des participants.
Vous êtes plutôt pour la possibilité de voir les participants : les invités s’interrompent ou se coupent la parole plus souvent lorsqu’ils ne se voient pas. L’absence de vidéo empêche égaement de savoir quel interlocuteur prend la parole. Une absence de webcam peut nuire à l’organisation de la réunion virtuelle.
Au contraire, vous ne souhaitez pas avoir la possibilité de voir les participants : un télétravailleur n’a pas forcément envie de donner un accès visuel à son espace personnel. La caméra peut être un frein à la participation pour cette raison. Animer la participation et capter suffisamment l’attention pour éviter aux clients et collaborateurs d’être déconcentrés par l’environnement dans lequel il se trouve est aussi une difficulté à mentionner.
SOLUTION : Si vous proposez aux participants une conférence visuelle, faites en sorte qu’il y ait une possibilité pour le ou les participants ne souhaitant pas apparaître de remplacer leur image par un avatar, ou de les placer hors champ.
Tenir la réunion
Choisir la méthode de pilote efficace
Citons quelques-unes des méthodes les plus connues pour conduire efficacement une réunion virtuelle d’entreprise. Parmis les plus célèbres :
- Brainstorming.
- Stand-up.
- Diagramme d’Ishikawa.
- 6 chapeaux de la réflexion.
- Pecha Kucha.
Gérer toutes les possibilités
La notoriété de la solution utilisée pour organiser la réunion virtuelle est un critère à prendre en compte. Parmi les éditeurs les plus utilisés et approuvé au sein des utilisateurs professionnels se trouvent :
- WebEx : propose une diffusion vidéo avec un partage d’écran des annotations simultannées. La fonction de partage du rôle d’animateur et d’enregistrement de la conférence est intéressante.
- GoToMeeting : utilisable depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone, le logiciel présente un tableau de bord polyvalent pour une organisation impeccable.
- Google Hangouts : présente une solution moins professionnelle mais doté d’une simplicité d’utilisation incomparable.
- Skype Entreprises : permet des réunions en ligne gratuites pour 10 participants. Le partage d’écran et la messagerie instantanné de Skype sont tout particulièrement appréciés.
- Tamashare : « salle de réunion virtuelle », Tramashare fait de la technologie de cryptage et de sauvegarde des données un argument pour choisir cette solution de collaboration sécurisée.
La réunion virtuelle a l’avantage de vous faire économiser du temps, sur les déplacements ou pendant la réunion elle-même, et de l’argent. Orchestrée comme il faut, elle améliore la productivité du rassemblement par rapport à une réunion classique, souvent encadrée de manière plus superficielle.
Anticiper les imprévus
Quelques jours avant la réunion, pensez à vérifier le bon fonctionnement du matériel. Les dysfonctionnements au moment de la réunion sont une source de stress pouvant nuire au bon déroulement général.
Egalement, selon la solution choisie, des outils peuvent être partagés sur un serveur cloud. Choisissez de stocker et échanger les supports et informations nécessaires sur un second support. Partagez une solution de secours avec d’autres aprticipants : un appel téléphonique au lieu d’une réunion en visio, un brief par écrit au lieu d’une présentation orale, une date de report. Avec un plan B, les moments de panique sont évités.
En amont, la date et l’heure sont fixées et adaptées à chaque participant. Le lieu est choisi pour son calme, sans passage et sans nuisance sonore pouvant nuire au bon déroulement de la réunion.
Pendant la réunion, le temps de parole est réparti de manière équitable, ou passe par la délégation d’une tierce personne pour cet office. Avec un ordre de réunion clair, un temps de parole équilibré et des outils mapitrisés , la réunion virtuelle a tout pour être efficace.
Débriefer et suivre
L’après-réunion donne un sens à l’événement. Conserver et communiquer par écrit un résumé des échanges et faire un compte-rendu permet d’agir sur cette base de support en vue de rendre utile la réunion virtuelle.
Contrairement à une réunion classique, il n’est pas toujours possible de débriefer les participants de vive voix. Il est cependant possible de récapituler les points abordés dans un mail, ou via un document partagé. C’est aussi le bon moment de faire le point sur les outils de suivi utilisé lors de l’organisation de votre réunion. Si l’outil n’est pas adapté ou rend l’organisation plus difficile, d’autres méthodes peuvent être utilisées pour la prochaine réunion virtuelle.
C’est à vous !
Maintenant, il ne reste plus qu’à mettre en pratique ce que vous avez appris. Les réunions en personne sont toujours idéales pour un contact professionnel. Il existe toutefois des moyens d’amélioration de vos réunions en ligne pour quelles soient tout aussi productives. Quelques points essentiels à retenir :
- Choisissez des outils pertinents et adaptés.
- Pensez aux plans de secours en cas de défaillance technique.
- Restez organisé pendant la réunion. Votre trame est clairement établie, le temps de parole distribué entre les participants et la nomination d’une personne en charge du compte-rendu est faite.
- Gardez un comportement approprié.
- Pensez au débriefing de fin de réunion. Récapitulez les points principaux dans un email ou dans un document partagé avec d’autres participants.
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