Vidéoconférence en entreprise : 5 raisons de s’y mettre
La visioconférence se démocratise en entreprise. Ce procédé apportant de nombreux avantages, Officéo vous dévoile les 5 raisons d’employer la visioconférence.
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Le monde de l’entreprise n’est plus le même que celui du début des années 2000. Le recours à des prestataires à l’étranger ainsi que le télétravail ont favorisé l’intégration de solutions de visioconférence dans les entreprises. A la fois pratique et économique, il s’agit également pour les entreprise de conserver un lien de communication entre les différents collaborateurs.
Une collaboration boostée
Rien ne vaut une réunion en face à face. La visioconférence permet de mieux collaborer pour des salariés ne travaillant pas forcément au même endroit. En effaçant les contraintes géographiques et temporelles, la visioconférence est l’un des outils de communications favorisant les échanges entre les collaborateurs.
Terminé la perte d’informations à répétition à cause des conférences téléphoniques ou conf call. Grâce à cette réunion virtuelle, les messages sont plus rapidement diffusés de manière instantanée auprès de plusieurs salariés.
Pour une entreprise possédant plusieurs établissements ou filiales, ou une PME collaborant avec des personnes à l’étranger, la web conférence offre une possibilité de contact beaucoup simple qu’une conférence téléphonique.
Cette solution de communication est un outil interactif permettant une collaboration beaucoup plus immersive.
C’est une réelle collaboration vidéo qui se met en place au sein d’une entreprise grâce à la visioconférence. Les systèmes de visioconférence s’intègre désormais totalement dans l‘environnement de travail d’une société.
Une productivité améliorée
Si la visioconférence est un moyen de gagner du temps, elle l’est également pour apporter plus d‘efficacité professionnelle. Le temps étant compté, les agendas des différents collaborateurs surchargés, il est difficile de mettre en oeuvre rapidement un rendez-vous. Ce moyen de communication, en accélérant la mise en oeuvre d’une réunion, permet une prise de décision plus rapide en cas d’urgence.
Grâce à cet outil de collaboration, les interlocuteurs sont davantage disponibles. Les réunions sont ainsi mises en place de manière plus efficace et surtout en temps voulu. Le travail avance plus rapidement et peut ainsi être fait en temps et en heure.
De plus les collaborateurs peuvent se voir au travers de la visioconférence. Elle permet apercevoir une réaction corporelle contrairement à un appel téléphonique. De ce fait, les interlocuteurs peuvent réagir en conséquence et adapter leur discours.
Un gain de temps
En plus d’offrir une facilité aux collaborateurs de se rencontrer et d’échanger, la visioconférence offre également une optimisation de l’agenda des salariés. Nul besoin de se déplacer et de prendre les transports, voire l’avion. Le temps des salariés est optimisé. De ce fait, ils gagnent du temps sur d’autres tâches.
La visioconférence apporte également un gain de temps en termes d’organisation. Inutile de rechercher la disponibilité des salles de conférence, prévoir le lieu de rendez-vous, le jour où tout le monde est disponible, ainsi que les horaires. La visioconférence peut s’effectuer n’importe où. Il suffit simplement de convenir d’un horaire en envoyant un mail aux différents interlocuteurs. Un enfant malade, une grève des transports ? Pas de panique, vous pouvez assister à votre réunion en toute sincérité.
Une réduction des coûts
Le déplacement des salariés pour une réunion ou un rendez-vous est un coût pour l’entreprise. S’il s’agit d’un rendez-vous client, la réservation d’un taxi ou VTC est nécessaire. Certaines entreprises implantées sur l’ensemble d’un territoire réunissent régulièrement une partie des collaborateurs. Cela suppose la réservation de différents transports, d’hébergement etc.
Organiser des réunions demande du temps. Les frais de déplacement sont maîtrisés avec la visioconférence. Ce procédé est une véritable aubaine économique.
En permettant aux employés de ne pas se déplacer pour une quelconque réunion, les collaborateurs n’accumulent pas la fatigue et le stress du travail et celle des déplacements.
Moins de déplacements, c’est également réduire les risques d’accident de la route, les pertes de temps ou possibles annulations liées aux transports.
Une réduction de l’empreinte carbone
Voiture, train… Tout cela coûte à votre entreprise mais également à la planète. En limitant les déplacements de vos collaborateurs, l’empreinte écologique de votre entreprise est réduite. Choisir la solution de visioconférence en entreprise peut conforter une démarche écologique.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre un visioconférence et une vidéoconférence ?
La vidéo conférence et la visioconférence sont finalement deux synonymes. Ces termes évoquent un même procédé technique permettant à plusieurs collaborateurs situés à des lieux différentes de communiquer visuellement. Ces procédés fonctionnent grâce à une connexion internet, de logiciels dédiés et une webcam.
Dans quels cas peut-on utiliser la visioconférence ?
- un lancement de projet : la visioconférence peut être employée pour définir avec l’ensemble d’une équipe les éléments du suivi de projet (feuille de route, date d’échéance etc). Facilitant le travail collaboratif, la visioconférence apporte un suivi de projet efficace. Ce procédé permet une bonne communication, mais également la présentation et a possibilité de partager des documents, de graphiques etc.
- un brainstorming : besoin de trouver une solution rapidement ? En réunissant visuellement tous les membres de l’équipe à n’importe quel moment, le visioconférence améliore la productivité de ce type de réunion créative.
- une réunion d’information : le président ou la direction a un message à faire passer ? Une réunion à distance est une solution pour éviter tout déplacement à l’ensemble de l’équipe concernée. Mieux qu’un mail collectif, la visioconférence permet aux participants de réagir et poser des questions en temps réel.
Il est également possible d’organiser un entretien d’embauche, une formation en interne par exemple. La multiplication des webinaires est une preuve que conférence et web font bon mélange.
Comment préparer une visioconférence ?
- Définir l’ordre de la visioconférence.
- Sélection du nombre de participants.
- Envoi des invitations.
Il est important de faire les présentations au début de la visioconférence si tous les participants ne se connaissent pas. La tenue vestimentaire est importante tout comme la diction. Il faut également penser à peu bouger et à faire court.
Vous consacrez trop de temps à certains tâches chronophages et cela vous détourne ainsi de votre métier ? Officéo vous apporte une solution premium, efficace et répondant à vos besoins.
Pour aller plus loin
- Quels sont les outils pour une réunion à distance
- Quel matériel utiliser pour suivre une réunion à distance
- Les outils pour une gestion d’agenda réussie
- 3 solutions pour gérer son agenda
- Les 7 activités les plus chronophages au bureau, et comment les gérer
- Réussir une réunion virtuelle du début à la fin
On se charge de votre administratif.
