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Suivi des factures fournisseurs

Vous êtes un professionnel libéral (avocat, médecin, architecte…), une association, une startup, une TPE/PME, ou une grande entreprise ? Les factures s’entassent mais vous n’avez pas le temps de vous en occuper ? Vous souhaitez mettre en place un suivi de facturation efficace ? N’attendez pas que les retards de paiements s’accumulent, pensez à votre règlement fournisseur dès à présent.

Évitez-vous toutes contraintes en optant pour l’externalisation du suivi de facturation Officéo.

 Règlement des factures fournisseurs : les enjeux

Ne payez pas trop tôt …

La qualité du suivi du règlement des factures fournisseur a une incidence directe sur la trésorerie de votre entreprise, et plus particulièrement son Besoin en Fonds de Roulement (BFR). Cette tâche importante demande régularité, rigueur et savoir-faire pour une gestion efficace.

… Mais ne payez pas trop tard non plus !

Les retards de règlement d’une facture fournisseur sont encadrés par la loi. L’entreprise cliente peut dans certains cas négocier des délais de paiement. Le fournisseur est tenu de veiller à ce que ses clients paient dans les délais et peut notamment adresser des courriers de relance pour factures impayées en cas de retard. Dans certains cas, les deux parties peuvent prévoir un paiement comptant sans délai. Le fournisseur est ainsi payé le jour de la réalisation de la prestation convenue.

Vous le savez peut être déjà par expérience personnellerèglement des factures fournisseurs, le paiement des factures est l’un des défis majeurs des entreprises. Certaines d’entre elles déposent le bilan à la suite de l’accumulation de factures impayées. Vous rencontrez des difficultés pour régler vos factures fournisseurs ? Vos clients payent leurs factures en retard ?

Faute de temps, les factures impayéesdeviennent vite un casse-tête… Officéo peut vous aider à assurer un suivi rigoureux des règlements des factures fournisseurs, parfois rébarbatif, mais indispensable à la vie de toute entreprise et ainsi respecter vos délais.

Pénalités en cas de retard du traitement des factures fournisseurs

  • Relances intempestives ;
  • Détérioration de la relation de confiance ;
  • Des pénalités de retard ;
  • Poursuite en justice.

Le délai de paiement des factures fournisseurs ont un impact sur la santé financière de l’entreprise. Ces délais sont alignés sur la durée prévue dans le contrat entre la livraison ou facturation du bien, du service, et du paiement par le client. Même sous indication contractuelle, le délai ne peut être supérieur à 30 jours par défaut. Sous négociation, il peut être poussé à 60 jours à compter de l’émission de la facture, ou sous mention dans le contrat, à 45 jours en fin de mois après la date d’émission de la facture.

Le non-respect des délais de paiement fournisseur entraîne des pénalités. En cas de non-régularisation suite à l’envoi de lettres relance, le créancier peut contraindre le débiteur à régler ses factures. Les conséquences directes sont préjudiciables à la rentabilité des entreprises créancières.

Ces retards ont un impact sur la trésorerie, compétitivité, et pour les structures les plus fragiles, l’existence de l’entreprise. En cas de réitération dans le manquement au délais convenus, le montant de l’amende fixée par la Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes (DGCCRF) peut doubler.

Une comptabilité maîtrisée : la réponse d’Officéo pour les règlements fournisseurs

Les factures impayées représentent un véritable risque pour toute entreprise quelle que soit sa taille : ETIgrande entreprise, startup ou PME. Afin de faire face à la menace des impayés et de réduire les risques, confiez le règlement des factures fournisseurs à votre assistant Officéo.

Il sera en mesure, une fois la facture réceptionnée et vérifiée, de créer un tableau Excel (ou logiciel de comptabilité) facilement lisible affichant :

  • Le nom du fournisseur à régler pour permettre de vérifier que l’affectation du compte de tiers est correcte ;
  • Le numéro d’ordre interne et la date de la facture ainsi que la somme due ;
  • La date à laquelle la facture doit être payée ;
  • Un libellé permettant d’identifier la nature de la dépense, la périodicité éventuelle et le montant en devise d’origine ;
  • Les factures restant à payer ou en retard, comprenant les opérations de relance de paiement nécessaires.

Afin d’optimiser la gestion des factures fournisseurs, il peut mettre en place des échéanciers de règlements pour prévoir de régler les fournisseurs de manière périodique. Celle solution permet alors de limiter le nombre de virements manuels et de faire disparaître les règlements urgents.

Paiement des factures fournisseurs : la solution Officéo

Oubliez les impayés ou factures oubliées, votre assistant s’occupe pour vous du règlement des factures fournisseurs, assure le suivi des échéances de paiement. En cas de problème, il les rapproche de votre état de trésorerie, vous alerte et vous fait un état des lieux de la situation, vous offrant ainsi le temps nécessaire pour trouver une solution.

Par ailleurs il est également force de proposition s’il faut trouver une solution en cas de retard ou de difficultés de paiement. Par exemple, en cas de retard de paiement votre assistant mettra en place un échéancier détaillant les montants restants dus. Il pourra répondre à votre besoin d’informations chiffrées externes et internes afin de mesurer la performance de l’organisation et disposer des données nécessaires à la prise de décision. Vous aurez alors tous les indicateurs de pilotage pour mesurer l’efficience de notre service de comptabilité.

Finis les agios et les lettres recommandées, tout est une question d’organisation. Vous pourrez enfin travailler l’esprit libre et vous consacrer à votre cœur de métier.

La solution Officéo vous assurera un suivi des fournisseurs et une vision précise de vos dépenses à venir et votre banquier gardera le sourire.

Votre assistant administratif pourra aussi grâce à ses compétences de soutien en comptabilité analytique se charger du suivi des factures et des relances de paiements en cas d’impayés. Il pourra également assumer la gestion et l’enregistrement d’avoir d’une facture fournisseur.

Officéo vous propose d’autres solutions pour externaliser vos services généraux parmi lesquels :

Contactez-nous au 01 49 70 98 63 ou via « NOUS CONTACTER » ci-dessous. Nos commerciaux entrent en relation avec vous selon vos disponibilités.

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