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Comment classer ses factures fournisseurs ?

gestion des notes de fraisClasser les factures fournisseurs est une opération importante pour une entreprise, même si elle peut s’avérer chronophage. Elle ne doit pas être négligée. Pour éviter toute perte de document, la mise en oeuvre d’un système de classement est primordiale. Voici quelques pistes pour classer ses factures fournisseurs de manière efficace.

J’ai besoin d’aide pour classer  mes factures

Comment s’y prendre ?

Créer différentes catégories

Les factures fournisseurs faisant parties des pièces comptables, il est important de les classer rigoureusement. Les documents fournisseurs peuvent regrouper les pièces suivantes :

  • les devis ;
  • les bons de commande ;
  • les factures.

Dans un souci d’efficacité, regrouper l’ensemble de vos documents comptables est intéressant. En les classant au même endroit, le service comptabilité peut rapidement vérifier que les prix, les quantités et les produits des fournisseurs apparaissant sur les devis et bons de commandes correspondent à ceux figurant sur les factures.

Un exemple de classement de factures fournisseurs  :
1. Regroupez dans un même classeur les factures fournisseurs associées à leur devis et bons de commandes respectifs.
2. Dans le classeur, différenciez par intercalaires les factures déjà traitées et les factures en attente.
3. Choisissez un ordre de classement unique en fonction de l’étape de traitement :

  • pour les factures non traitées, elles peuvent être classées par mois et par ordre alphabétique ;
  • pour les factures payées, elles peuvent être regroupées par fournisseurs et numéro de factures.

Les pré-classer

Avant l’enregistrement des factures, l’étape de pré-classement accélère le traitement. Au moment de la réception des factures achats fournisseurs, il est rare qu’elle soient réglées le jour même. Les factures en attente sont courantes en entreprise. Plusieurs personnes doivent parfois valider une facture avant qu’elle soit payée.

Dans ce cas, il est important de bien les distinguer des autres factures. Les factures de vente (factures clients) sont à classer rapidement. Les factures fournisseurs à traiter doivent être isolées et disposées au même endroit pour toutes les personnes y ayant accès puissent les trouver.

Les référencer

Pour un classement efficace, chaque facture fournisseur doit être référencée par un numéro unique. D’ailleurs la numérotation fait partie des mentions obligatoires sur n’importe quel type de facture. Chaque entreprise doit créer un numéro de facture facilement identifiable par les différents salariés concernés (service comptable, service achat etc).

Classer ses factures en entreprise

Dans une petite/moyenne entreprise

Au sein d’une petite et moyenne structure, classer les factures fournisseurs est moins conséquent qu’au sein d’une grande entreprise. Les factures sont moins nombreuses.

De plus le classement des factures prend ainsi généralement moins de temps lorsque l’on a une centaine de factures par mois, plutôt qu’un millier. Néanmoins cela ne signifie pas qu’il faut être moins rigoureux. Un système de classement doit être mis en place, comme par exemple celui cité ci dessous.

Dans une grande entreprise

Dans le cas d’une grande entreprise, classer des factures s’avère beaucoup plus fastidieux. Le classement doit s’effectuer de manière plus régulière. S’y atteler une fois par mois peut prendre plusieurs heures. Un classement quotidien de quelques minutes, ou hebdomadaire,peut être plus efficace et moins fatiguant.

Pour mieux s’y retrouver, un code couleur peut être adopté, par exemple en fonction des factures traitées et non traitées. Généralement lors de la réception d’une facture fournisseur, celle-ci est rapprochée avec le bon de commande y correspondant. Un système de classement efficace doit être adopté, voire formalisé, si le classement des factures concerne plusieurs personnes au sein de la comptabilité.

Bien souvent, les plus grosses structures photocopient les factures, et leur bon de commande, en cas de perte. Il est important de le faire dès la réception de la facture fournisseur pour éviter de perdre du temps.

Papier ou numérique ?

Version numérique

La méthode de classement varient selon le mode de conservation des documents. En outre, depuis quelques temps, un nouveau mode de facturation se développe : les factures électroniques. Ce procédé accélère ainsi le traitement des factures.

Ce nouveau procédé de facturation amène ainsi les entreprises à conserver leur facture de manière dématérialisée. Si tel est le cas, le stockage de ces données est à effectué via un service ou disque dur fiable. Ce stockage nécessite également un accès sécurisé. Une telle logistique n’est parfois pas possible pour des petites et moyennes structures.

L’article L102 C du Livre des procédures fiscales précise que les factures doivent être conservées sous leur « forme originelle ». De ce fait si la facture est envoyée de manière électronique, elle doit être conservée telle quelle en cas de contrôle. Néanmoins rien ne vous empêche d’imprimer une copie.

Version papier

Les factures papier restent encore majoritaires. Tout comme le précise l’article de loi précédent, les factures papiers originales doivent être conservées. La dématérialisation des factures facilite bien évidemment la recherche de document. Mais il est obligatoire de conserver la version papier d’une facture envoyées sous format postale.

Rappel : Les factures doivent respectées les délais de conservation. Elle doivent être archivées pendant une période minimum de 10 ans « à compter de la clôture de l’exercice comptable » selon l’article L.123-22 du Code du Commerce.

Qu’est-ce qu’un classement apporte à la gestion des factures ?

N’importe quelle entreprise a tout intérêt à intégrer un système de classement pour ses factures, les avantages n’en sont que bénéfiques.

Tout d’abord, la recherche d’une facture n’est plus un casse-tête avec un classement méthodique. Les opérations comptables comme le rapprochement et le pointage comptable, ainsi que l’archivage, sont facilitées.

Ensuite l’entreprise réalise un suivi et une gestion de factures fournisseurs plus efficace. Le contrôle interne des factures est ainsi plus rapide.Les factures sont plus rapidement traitées, les erreurs mieux repérées et les contentieux sont évités.


Besoin d’un coup de main ?

Le classement des factures vous donne la migraine ? Votre secrétaire est absent pour un long congé et les factures risquent rapidement de se perdre ? Faites appel à nos expert.e.s !

Officéo répond à vos besoins de classement et autres opérations liées à la gestion et au suivi de factures fournisseurs. Bénéficiez d’une solution personnalisée et rapidement grâce à une externalisation administrative experte. Vous pouvez nous joindre du lundi au vendredi de 9h à 19h au 01 49 70 98 63.

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