Le publipostage avec Word 2010
Connaissez-vous une entreprise qui n’a pas recours au publipostage ? Si oui, elle fait partie des exceptions qui confirment la règle. Au sein d’une entreprise, un commercial ou un assistant administratif sera très souvent amené à effectuer des tâches de secrétariat dont le publipostage.
Qu’est-ce que publipostage ?
On parle, on parle… mais d’abord… c’est quoi le publipostage ?
La définition que l’on trouve sur internet est la suivante : « Un publipostage est une campagne de marketing direct qui consiste à envoyer une proposition commerciale par voie postale à un ensemble d’individus ciblés. » Pour parler simplement, c’est de la prospection par correspondance. 🙂
Si vous avez une liste de clients ou de prospects à qui vous souhaitez envoyer un même message (qui peut donc être votre proposition commerciale), c’est l’idéal.
Dans cet article, nous allons voir ensemble comment :
- Sélectionner les destinataires du publipostage,
- Insérer des champs de fusion,
- Lier le document Word (qui sera votre message/proposition) avec la base de données Excel (qui sera notre liste de clients/prospects).
Pour ce tutoriel, nous utiliserons Word 2010.
Si vous utilisez une autre version, ne paniquez pas car le principe sera globalement le même !
Vous pensez tenir la route avec question publipostage en entreprise ? D’ailleurs, vous maîtrisez les outils courants, la suite Google et Microsoft sur le bout des doigts ? Venez nous montrer ce que vous savez faire. Nous vous attendons, pour garder les meilleurs.
Réaliser un publipostage sur Word 2010 à partir d’Excel
Sélection des destinataires
Avant toute chose, il faut avoir réalisé votre base de données clients ou prospects (liste de vos destinataires). Pour ce tutoriel, cette liste sera contenue dans un tableur Excel.
Nous allons maintenant sélectionner cette liste à partir de Word.
Pour cela, il faut vous rendre dans l’onglet « Publipostage » sur Word. Ensuite, il faut cliquer sur « Sélection des destinataires » qui est dans la section « Démarrer la fusion et le publipostage ». Le menu déroulant devrait alors s’ouvrir. Dans ce menu, vous cliquerez sur « Utiliser la liste existante… ».
Une fenêtre devrait s’ouvrir pour que vous puissiez sélectionner le document Excel. Parcourez votre ordinateur pour trouver ce document puis double-cliquez dessus (ou bien cliquez une fois dessus et cliquez sur Ouvrir).
Une autre fenêtre va alors s’ouvrir, sur celle-ci vous devrez choisir quel tableau contient votre liste de destinataires (un document Excel peut contenir plusieurs onglets et donc plusieurs tableaux). Sélectionnez donc l’onglet en question puis cliquez sur « OK ».
Jusqu’ici rien de trop compliqué ! 😮
Insertion des champs de fusion
L’objectif ici va être de dupliquer un document Word générique en plusieurs versions afin que chaque version soit personnalisée pour chacun de nos destinataires.
Nous allons donc insérer des « champs de fusion ». Pour cela, retournez dans l’onglet « Publipostage » puis cliquez sur la flèche à droite de « Insérer un champ de fusion » dans la section « Champs d’écriture et d’insertion ».
Nous allons insérer la civilité, le prénom, le nom, l’adresse et le code postal pour notre exemple (un classique ! 😛 ) :
Pour avoir une meilleure vision sur les champs et éviter de devoir les chercher si vous en avez beaucoup, vous pouvez cliquer sur « Champs de fusion en surbrillance » toujours dans le même onglet et dans la même section.
On touche bientôt à la fin, courage !
Liaison avec la base de données Excel
Avant d’en finir, on va procéder à une petite vérification, histoire de voir que notre tableau Excel et notre document Word sont correctement liés entre eux !
Cela nous permettra aussi d’avoir un petit aperçu du résultat final.
Toujours dans l’onglet « Publipostage » mais cette fois-ci dans la section « Aperçu des résultats », nous allons cliquer sur « Aperçu des résultats ». Pour changer de destinataire, vous pouvez cliquer sur « Suivant » ou « Précédent » qui sont juste à droite de la fonction « Aperçu des résultats » :
Allez, maintenant, il faut en finir avec tout cela !
Cliquez sur « Terminer & fusionner » tout à droite de l’onglet « Publipostage ». Vous aurez le choix entre « Imprimer les documents » ou « Envoyer des messages électroniques ».
Pour notre exemple, nous allons imprimer les documents. Une fenêtre devrait apparaître, comme nous voulons imprimer les documents pour tous nos destinataires, nous cliquerons directement sur « OK ».
La fenêtre d’impression devrait alors s’afficher, vous pouvez modifier les paramètres (couleurs, format, …) comme vous le souhaitez puis finir en cliquant sur « OK » une nouvelle fois.
What else ? 😉
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Pour en savoir plus :
- Créer un publipostage sur Open Office ;
- Faire du publipostage avec Word ;
- Réaliser un publipostage écolo ;
- Faire un publipostage sur Outlook ;
- Faire un publipostage avec Excel ;
- Dompter sa boîte mail professionnelle.
On se charge de votre administratif.
